“a kommunikáció minden globális vállalkozás kulcsa” – Anita Roddick

korunk technológiai fejlődése lehetővé tette az emberek számára, hogy a világ minden tájáról határok nélkül kommunikáljanak. Például, akkor írj egy e-mail üzenetet, hogy bárki a Föld bolygón, és kap egy választ néhány percen belül, vagy akár másodperc.

vannak azonban bizonyos idők, amikor egyszerűen nincs hozzáférése az e-mail postafiókjához.

de manapság nem számít, hogy mi a szakmád, a karriered sikere nagymértékben függ a kommunikáció hatékonyságától és hatékonyságától.

ezért, ha nem érhető el időben reagálni a kapott e-mailekre, mindent meg kell tennie annak érdekében, hogy kollégái és ügyfelei tudják ezt, valamint mikor lesz képes válaszolni üzeneteikre.

szerencsére ez az Internet korában nagyon egyszerű dolog. Digitalizált világunkban az emberek olyan sok megoldást találtak a problémákra, amelyekről még azt sem tudtuk, hogy léteznek.

szoftverprogramok segítségével most az emberek mindent beállíthatnak, amit csak akarnak. Például egy olyan szoftver, mint a Microsoft Outlook, segít Önnek az irodán kívüli automatikus válaszadó e-mailek létrehozásában.

könnyen használható, a YouTube pedig tele van hasznos oktatóanyagokkal ezeken a témákon. Meg kell feltétlenül nézd meg! Az alábbi linkeket csatolom.

miután úgy döntött, hogy be kell állítania az automatikus válasz e-mailek egyikét, úgy találja magát, hogy gondolkodik azon, hogy mit kell belefoglalni.

Ha ez az első alkalom, hogy irodán kívüli e-mail üzenetet állít be, ez ijesztő feladat lehet, tehát itt van ez a cikk, amely segít ebben a helyzetben.

amikor az emberek irodán kívüli e-mail üzeneteket használnak?

először is derítsük ki, hogy milyen esetekben és helyzetekben fogja használni az automatikus válaszoló out-of-office e-maileket.

például akkor használhatja őket, ha üzleti vagy képzési célokra nem tartózkodik a városban,családjával vagy betegszabadságon van.

ezenkívül előfordulhat, hogy azokat akkor kell használni, amikor gyászszabadságot vesz igénybe; ha túl elfoglalt vagy sürgős munka vállalása van abban a pillanatban.

másrészről, lehet, hogy egyszerűen nem akarja, hogy az e-mailek egy bizonyos ideig zavarjanak, így valami másra összpontosíthat.

tehát most merüljünk bele abba, hogy az embereknek miért kell feltétlenül használniuk az automatikus válaszoló e-maileket az irodán kívüli helyzetekre.

miért használjon irodán kívüli e-mail üzeneteket?

meg kell fontolnia az automatikus válaszüzenet beállítását a következő okok bármelyikére:

megkönnyíti a munkáját

az e-mail postafiókjának hosszú ideig felügyelet nélkül hagyása nagyon felelőtlen dolog.

nem számít, hogy Ön az osztály vezetője vagy a csapat része, minden munkakörnyezetben elengedhetetlen, hogy reagáljon azokra az emberekre, akik kapcsolatba lépnek veled.

ezért, hogy bármikor professzionálisnak tűnjön, automatikus válaszoló e-maileket hoztak létre. Új levelet kap a postafiókjában, de nem tud válaszolni rá? Ezután az irodán kívüli postai válaszadó fogja csinálni helyetted. Csodálatos, mi?

Ez az eszköz sok ideget és időt takarít meg a megválaszolatlan e-mailekre gondolva. Azt sem fogja gondolni, hogy elveszíti a kapcsolatot a kollégákkal és partnerekkel.

egyszerűen elhalasztja a kommunikációt nagyon udvarias módon.

kényelmes

Képzeld el, hogy egy nyaralás, és meg kell pihenni teljesen. Ön azonban attól tart, hogy ügyfelei és munkatársai nem tudják, hogy Ön nem érhető el.

tehát a vakáció alatt gyakran ellenőrizni kell a postafiókját. Az nem lenne nagy nyaralás, ugye? Másrészről, ha részt vett egy nagyon fontos képzés egy pár napig, és nem áll rendelkezésre, hogy ellenőrizze a mail -, akkor nem lenne összpontosítva sokat a tanulás új dolgokat, ha folyamatosan figyelembe a megválaszolatlan e-maileket.

az irodán kívüli automatikus válaszoló e-mailek a “kényelem” szó szinonimája ezekben a helyzetekben. Csak állíts össze mindent, és elmehetsz.

a feladókat nagyon gyorsan értesítik, és képesek lesznek más intézkedéseket tenni, vagy kapcsolatba lépni más emberekkel, ha sürgős kérdéseik vannak.

megbeszéljük azt is, hogy mit kell tenni vészhelyzet esetén az alábbiakban.

hadd tudják az emberek, hogy miért nem állnak rendelkezésre

valóban fontos, hogy tudassa kollégáival és partnereivel a távollétéről, valamint arról, hogy mikor lesz újra elérhető.

némelyiknek homályos megértése lehet, hogy miért hiányzik a munkahelyéről; némelyiknek nincs ötlete a tartózkodási helyéről.

Ezen információk megosztása az irodán kívüli válaszában, kellemetlenség nélkül, a legjobb megoldás.

ebben az esetben a szakmai képet nem fogja károsítani, ha úgy néz ki, mintha ok nélkül hiányzik a munkából. Ezért, ha valaki, aki értékeli a munkája hírnevét, akkor feltétlenül fontolja meg az automatikus válaszadás beállítását a következő alkalommal, amikor hiányzik.

nem fog szakszerűtlennek tűnni

néha nagyon nehéz helyzetben lesz, hogy nem tud időben válaszolni kollégáinak, ügyfeleinek vagy partnereinek. A szemükben, akkor kezd úgy tűnik, nagyon szakszerűtlen és arrogáns, mint valaki, aki csak figyelmen kívül hagyja az e-maileket, és úgy véli, hogy nem fontos.

ezért annak megakadályozása érdekében, hogy ez a fajta dolog megtörténjen, el kell kezdenie fontolóra venni az automatikus válaszoló e-mailek beállítását még a munkából való rövid távollétek miatt is.

tehát most, hogy alaposan megvitattuk, miért fontosak ezek az e-mailek, és miért kell használni őket, beszéljünk arról, hogy mit kell belefoglalnia az irodán kívüli professzionális e-mailekbe.

8 példák a professzionális irodai e-mailekre

az alábbiakban tárgyalt e-mailek minden típusa megfelelő bármilyen munkakörnyezetben. Mind informatív, mind szakmai jellegűek, mivel alapvető információkat adnak a távollétéről, valamint arról, hogy mikor tér vissza dolgozni. Ezt az információt kreatív módon is meg lehet osztani az e-mail küldőkkel, miközben továbbra is lépést tart a szakmai szabványokkal.

a kreatív, irodán kívüli e-maileket szinte minden munkakörnyezetben nagyra értékeljük és üdvözöljük. Adj szabadságot a képzelet, a kreatív gondolkodás; használja a lehetőséget, hogy írjon egy emlékezetes e-mailt, hogy a személy kommunikál veled.

nézzük át néhány példát az e-maileket meg kell fontolnia beállítás automatikus válaszoló e-maileket, mielőtt elhagyja az irodában.

A legegyszerűbb

az első és a legrövidebb egy létfontosságú információkat tartalmazó e-mail. Mit kell tudnia a feladónak? A legfontosabb dolog – mennyi ideig nem lesz elérhető.

mikor lesz képes elérni végül?

kedves (feladó),

Üdvözlet és köszönöm, hogy e-mailt küldött nekem.
jelenleg nem vagyok hivatalban, és nem tudok személyesen válaszolni a levelére.
én hiányozni fog (az idő a távollét kezdődik), amíg (az idő a távollét befejezi).
érkezésemkor nagyon hamar válaszolok az e-mailedre.

őszintén,
XXX

világosan látható, hogy a fenti e-mail a legfontosabb részleteket tartalmazza a távollétéről. Ennek az információnak elegendőnek kell lennie a legtöbb ember számára, aki e-mailt küld Önnek, miközben távol van a munkától.

a feladók egy része azonban bizonyos határidőkkel hajlandó megvitatni veled néhány szakmai kérdést.

mit fog tenni ebben a helyzetben?

nézzük meg a következő példát.

egy kicsit részletesebb, de még mindig egyszerű

Ha attól tart, hogy az előző példában szereplő információk nem elegendőek, akkor vészhelyzeti kapcsolatot is hozzáadhat. Ez biztosítja, hogy az Önnel kapcsolatba lépő személy képes legyen kommunikálni kérdéseit, ajánlatait, megrendeléseit stb. azzal, aki fedezhet téged, amíg távol vagy.

ebben az esetben meg kell adnia a neveket, a telefonszámokat vagy az e-mail címeket, hogy segítsen az e-mail feladónak. Ki tudja, milyen típusú vészhelyzet lehet ez?

nézzük meg egy ilyen e-mail példáját.

kedves (feladó),

Nagyon köszönöm, hogy e-mailt küldött nekem.
jelenleg nem vagyok hivatalban, és nem tudok személyesen válaszolni a levelére. Ha sürgős, itt van egy vészhelyzeti kapcsolat, amellyel kommunikálhat: (az adott személy elérhetőségei, például neve, e-mail címe, munkahelyi telefon stb.)
addig nem leszek jelen, amíg (a távollét befejeződésének napján).
kapcsolatba lépek, amint visszajövök dolgozni.
köszönjük a megértést és a türelmet.

Üdvözlettel:
XXX

Ez a példa arra az e-mailre, amelyet a legjobban lát, amikor automatikus válasz e-maileket kap, és a legösszetettebb irodai e-mail, amely mindent megad, amit a vevőnek tudnia kell.

egy e-mail, amely előfizetéshez vezet

eltekintve attól, hogy elmondja a feladónak az indulással vagy elérhetetlenséggel kapcsolatos általános információkat, használhatja ezt a lehetőséget, hogy a feladót egy olyan helyre vezesse, ahol szeretné.

lehet, hogy előfizetési ajánlat egy hírlevélre, egy videóra vagy egy weboldalra mutató linkre stb. Más szavakkal, más módon is profitálhat ebből a kommunikációs pillanatból – például új ügyfél vagy új Levelezőlista-előfizető megszerzése.

így megy előre, helyezzen be egy érvényes linket vagy meghívót!

Dear (Sender),

Köszönjük, hogy e-mailezett nekem. Jelenleg nem vagyok hivatalban, és nem tudok személyesen válaszolni az e-mailjére.
addig nem leszek jelen, amíg (a távollét befejeződésének napján).
kérjük, feltétlenül közölje sürgős kérdéseit ezzel a személlyel: (az adott személy elérhetőségei).
eközben feltétlenül nézze meg ezt (link, meghívó). Később küldje el a véleményét.
hamarosan jelentkezem. Köszönöm a megértést.

Üdvözlettel,
XXX

határozottan, miután megkapta ezt az e-mailt, a feladó érdekli a megadott link és / vagy ajánlat.

ragadja meg a lehetőséget, és használja ki később.

ki tudja, mit eredményez a linkre kattintás?

olyan e-mail, amely a közösségi médiához vezet

lehet, hogy nincs tippje, de az a személy, aki e-mailt küld Önnek, miközben távol van a munkától, komoly üzleti lehetőséget kínálhat Önnek.

az automatizált Out-of-office válasz, felveheti linkeket a szociális média szakmai oldalak vagy a cég honlapján.

Ez a kis információ több információt ad a feladónak Önről / cégéről, hogy érdeklődjön az üzleti ügy folytatása iránt, amikor visszatér a munkába.

Alternatív megoldásként, ha az ügy nem várhat a visszatérésig, megpróbálhatják elérni Önt az Ön által ellenőrzött közösségi média profilokon, amíg távol van.

Dear (Sender),

Köszönjük, hogy e-mailezett nekem. Jelenleg, én ki a hivatalból, és én nem lesz jelen/nak nek (az időtartam a távollét).
Ha sürgős módja van, ne habozzon kapcsolatba lépni velem ezen a Facebook oldalon (vagy más közösségi média oldalakon, ahol elérhető lesz). Ezen felül, akkor lépjen kapcsolatba a cég ezen a weboldalon keresztül (linkto a cég honlapján)
elnézést az esetleges kellemetlenségeket okozhat.
hamarosan jelentkezem. Köszönöm a megértést.

Üdvözlettel,
XXX

Ez a fajta e-mail kiválóan alkalmas a vállalat és a feladó vállalata, illetve Ön és maga a feladó közötti további kapcsolatépítésre és jövőbeni együttműködésre.

szorosabb és barátságosabb kapcsolatokat alakít ki a két fél között.

egy információs e-mail

az előfizetéshez és a közösségi médiához vezető e-mailek típusai mellett beszéljünk az utolsóról, amely tartalmaz egy információs linket vagy/és egy mellékletet.

Ha arra várva, hogy valaki e-mailben kér valamely információ pontosításra (vagy, ha az emberek általában e-mailben/a munka helyzetben, így nekik egy kis információ), akkor tartalmazza ezt az információt a out-of-office-email üzenet, valamint a hozzá linkek hasznos forrás a témában.

más szóval, az ilyen típusú e-mailek hivatkozást nyújtanak az e-mail küldője által használható anyagokra.

így biztosan választ ad a feladó kérdéseire anélkül, hogy személyesen válaszolna.

nézzük meg a példában.

kedves (feladó),

Köszönjük, hogy e-mailt küldött nekem, de kérjük, fogadja el bocsánatkérésemet, hogy nem áll rendelkezésre. Én lesz a hivatalból (az időtartam).
Ha a tippem helyes, akkor e-mailen küld nekem információt (a tárgy). Csatolva hasznos fájlokat osztok meg, itt van néhány link, amelyeket feltétlenül ellenőriznie kell.
remélem, tudtam segíteni. Hamarosan jelentkezem, amint visszatérek.

legjobb,
XXX

így továbbra is hasznos anyagokat nyújthat azoknak, akiknek szüksége lehet a segítségére, miközben koktélokat iszik a tengerparton.

kreatív

hamarosan szünetet tart a munkából, így ezt a lehetőséget is felhasználhatja vicces vagy kreatív e-mail írására. Egy vicc vagy egy vicces történet biztosan értékelni fogja.

Ez a fajta irodán kívüli e-mail lehetőséget ad arra, hogy a kreativitását a lehető legteljesebb mértékben kihasználja, és szépen meglepni fogja a feladót, amikor ilyen e-mailt kap:

Hé,

elraboltak az idegenek, és ez az egyetlen üzenet, amit képes voltam létrehozni.
azt mondták, hogy visszavisznek dolgozni (a visszatérés dátuma).
időközben, ha kapcsolatba szeretne lépni valakivel, aki még mindig az értékes munkahelyemen van, itt van néhány névjegy (elérhetőség).

hamarosan találkozunk… remélhetőleg,
XXX

hagyja, hogy a képzelet elvaduljon, és írjon, amit akar (természetesen a professzionális beállításokban is megfelelő).

használhatja referenciák filmek, TV-műsorok vagy könyvek, akkor is mondani egy vicces vagy érdekes történet.

biztos vagyok benne, hogy ha megpróbálja, akkor biztosan összeállít egy irodán kívüli e-mailt, amely kreatívabb, mint a fenti.

Add aranyos képek a mail

ki nem szereti aranyos kölykök? Az alapvető információk mellett hozzáadhat egy képet, amely megmutatja, hogy törődik a feladóval vagy a bolygóval. Imádnivaló kiskutyák, kiscicák vagy bármely más kis állat, amely mindenkinek mosolyt ad, hozzáadható az irodán kívüli automatikus válasz e-mailhez.

csak talál egy ingyenes fényképet az Interneten, amelyet ilyen típusú e-mailekhez használhat, de a vállalati kultúra diktálja a megfelelő típusú fényképet, amelyet erre a célra ki kell választania.

Hé,

kérjük, fogadja el bocsánatkérésemet, mert nem válaszolt az e-mail azonnal. Csatoltam egy képet egy aranyos kiskutya találtam az interneten, így nem kap mérges meJ.
én is így a kapcsolatok a partnerem felveheti a kapcsolatot, ha sürgős kérdések, hogy megvitassák.
hamarosan visszatérek.

XXX

Ez a példa valóban aranyos és aranyos. Azonban nem mindenki hajlandó használni a hivatalos közleményében. Néhányan még szakszerűtlennek vagy nem megfelelőnek találják az ilyen automatikus válaszadó e-mail beállítását, tehát ha kétségei vannak – ellenőrizze a felettesét.

szabadítsa fel a költő benned

mivel már tárgyalt out-of-office e-mail példák vicces, aranyos tartalom, itt az ideje, hogy vizsgálja meg egy példát egy vers. Igen, jól olvastad – egy vers.

itt is szabadon használhatja kreativitását és írói tehetségét.

kedves feladó,

A rózsák vörösek,
Az ibolyák kékek,
nem vagyok hivatalban,

kinek kell írni?
itt vannak a megbízható személyem kapcsolatai: (elérhetőségek)

őszintén,
XXX

nem olyan nehéz, ugye? Egy nagyon rövid e-mailben megmutatta a félelmét, ugyanakkor megadta a szükséges információkat a feladónak. Meg kell törekednie, hogy rövid és informatív itt. Itt azt is hiszem, hogy jobb verset írhatsz, mint én, tehát dolgozz az írás varázslatával.

keverje össze az egészet

ebben a cikkben több ötletet sikerült kitalálnom arról, hogyan írhatok mind kreatív, mind formális, irodán kívüli automatikus válasz e-maileket-ezek közül bármelyik szabadon használható. Ezen felül használhatja a fenti e-mailek keverékét; csak hozzon létre egy tökéleteset az Ön számára.

tetszhet egy ólomgenerátor kombinációja, és egy vicces történetet adhat hozzá. Azt is hozzá képeket aranyos kölykök vagy kiscicák, majd írj egy verset, majd állítsa be, mint az automatikus válaszoló e-mail.

A vállalati levelezési irányelvektől függően előfordulhat, hogy szabadon használhatja a képzeletét, és kifejezheti saját személyiségét az automatikus válasz e-mailekben, amelyeket társai kapnak, amíg távol vannak a munkától. Mindenkinek van bizonyos egyedi jellemzői, és nincs olyan dolog, mint “egy-méret-illik-minden”, amikor az írás out-of-office automatikus válasz e-maileket.

következtetés

a digitális világban a mi, még egy nem fogadott hívás vagy üzenet is drasztikus következményekkel járhat az Ön, a karrier és a munkáltató. A problémák, hiányzások és egyéb fontos kérdések kommunikálása létfontosságú ahhoz, hogy a munkahelyén sikeres legyen. A gyors reagálóképesség olyan minőség, amelyet az Önnel dolgozó emberek mindig értékelni fognak.