a vizsgálólevél olyan információkérés, amelyet az író úgy véli, hogy az olvasó nyújthat. Tárgyától függetlenül a cél az, hogy az olvasó reagáljon egy olyan cselekvéssel, amely kielégíti a vizsgálatot.
a megtett intézkedés előnyös lehet az író vagy az olvasó számára, néha mindkettő. Ebben az esetben a hatókörnek elegendő információt kell tartalmaznia ahhoz, hogy segítsen az olvasónak meghatározni, hogyan lehet a legjobban reagálni.

azonosítsa olvasóját

egy vizsgálóbeszédet annak a személynek kell címeznie, aki valószínűleg pozitív és hasznos módon válaszol. Ha nem biztos benne, hogy ki lehet, próbáljon meg néhány telefonhívást kezdeményezni a kapcsolattartó személy azonosítására. Ennek a személynek a nevét a belső címsorba kell helyezni, és a vizsgálatuk elismerését. Azt is fel kell tüntetni a boríték felső sorában.
ne feledje, hogy az emberek üzleti emberekkel első, vállalkozások második. Amikor név szerint szólítja meg olvasóját, felismeri azok fontosságát és értékét, mint egyéni emberi lényt.

állítsa be a célját

a vizsgálati levélben a cél egy kérés benyújtása. Vagy felkéri az olvasót, hogy nyújtson valami hasznosat az író számára, vagy kihasználja azt, amit az író kínál.
érdeklődésének konkrétnak és rövidnek kell lennie. Ha egynél több kérdést tesz fel, érdemes kiemelni őket egy felsorolásban.

határozza meg a hatókörét

a vizsgálólevél hatókörének elegendő információt kell biztosítania ahhoz, hogy az olvasó megértse a célját, megalapozott döntést hozzon, és időben válaszoljon.
tekintse meg olvasóját, és térjen a lényegre. Megvan, amit akarsz? Megtehetik, amit kér? Gondoljon arra, hogy mit kell tudnia az olvasónak a döntés meghozatala előtt, majd küldjön választ.
Ha valamilyen előnyt szeretne kapni, segíthet megmagyarázni, hogy milyen célból fogják használni az előnyt. Ha az olvasó valamilyen előnyt kap, segíthet arra, hogy ösztönözze a választ.

Szervezze meg a levelet

szervezése a vizsgálati levél létrehoz egy logikai sorrendet, amelyben bemutatni az adatokat. Ön már megkezdte ezt a feladatot azáltal, hogy létrehoz egy célt, és meghatározza a hatókörét. Lásd vissza őket. Együtt magukban foglalják a tartalom nagy részét, amely a levél testévé válik.
egy egyszerű vázlat szerveződik. Kezdje azzal, hogy létrehozza a releváns pontok listáját, majd helyezze őket a szekvenciális sorrendbe, amely a legjobban segít az olvasónak. értse meg a vizsgálatot. Ezek a pontok lesznek a vázlat gerincét; a vázlat lesz egy ellenőrző lista.

tervezet a levél

munka egy vázlatot a legegyszerűbb módja annak, hogy dolgozzon ki egy in vizsgálatot levelet. Már megszervezte magát egy lista létrehozásával. Hivatkozz rá, és minden egyes töredéket teljes és teljes mondattá alakítsunk, egyetlen gondolatot vagy ötletet fejezve ki.
annak érdekében, hogy gondolataid és ötleteid összetartó módon legyenek közvetítve, a lehető legtermészetesebb hangzású hangot írd be. Próbálja meg gyorsan megírni a tervezetet, majd hangosan olvassa el. Koncentráljon arra, hogy kommunikálja a célját az olvasóval. Győződjön meg róla, hogy a levél hatálya tartalmazza a szervezeti listában szereplő összes releváns információt.
ne feledje, hogy durva tervezetet ír. Jelenleg figyelmen kívül hagyhatja a helyesírást, a nyelvtant, az írásjeleket, a mondatot és a bekezdésszerkezetet. Ezek olyan technikai részletek, amelyekre az utolsó lépésben figyelni fog, amikor felülvizsgálja és felülvizsgálja munkáját.

zárja be a levelet

egy vizsgálóbizottsági levélnek szakmai módon kell bezárnia. Miután az utolsó bekezdést megírta, jelentkezzen ki egy ingyenes Bezárás között, például “őszintén” vagy “Köszönöm”, valamint a nyomtatott név között.
Ha hivatalos feladattal együtt ír, helyezze a címét a nyomtatott név alá. A címsor alatt további információkat, például diktálási megjegyzéseket, mellékletekről szóló értesítéseket, tartási helyeket és más személyeknek küldött másolatokat kell elhelyezni.

A vizsgálati levél felülvizsgálata és felülvizsgálata

a vizsgálati levél felülvizsgálata és felülvizsgálata az írási folyamat utolsó lépése. Ebben a lépésben ellenőrizni fogja a tervezetet, ügyelve arra, hogy a cél egyértelmű legyen, és a hatóköre tömör legyen. Helyezze magát az olvasó cipőjébe, amikor megvizsgálja a durva vázlatot. Kérdezd meg magadtól, mint címzettet, hogy képes vagy-e gyorsan megérteni a kérést, és ha elegendő információ van a megfelelő időben történő válaszadáshoz.
először keresse meg a nyilvánvaló hibákat. Ellenőrizze a helyesírási, mondatszerkezeti és nyelvtani hibákat. Ne feledje, hogy a passzív hang nem olyan parancsoló, mint egy aktív. Azt akarja, hogy érdeklődése erős legyen, ezért írjon aktív hangon.
fontos szem előtt tartani az egész egység általános kohézióját. Keresse meg a pontosságot, a világosságot és a teljesség érzetét. Kérdezd meg magadtól, hogy a bekezdések közötti átmenetek működnek-e, és ha a nézeted, hangod és stílusod összhangban van a szövegben.
gondosan vizsgálja meg a szó választásait. A kétértelmű szavak zavart okoznak. A zsargon és az absztrakt kifejezések egyáltalán nem értelmezhetők, és az affektációk, a klisék és a trite nyelv Nem szolgál valódi célt, és elhomályosítja a célodat. Szeretne segíteni az olvasónak, hogy pontosan megértse, mi az, amit akar, ezért távolítsa el mindazt, ami nem hasznos.
és végül, ha még nem írt egy nyitó vagy következtetés most itt az ideje. A bevezetésnek a levél törzsébe kell vezetnie egy határozott nyilatkozattal a vizsgálat tárgyáról, valamint elegendő támogató információval ahhoz, hogy az olvasó olvashasson. Záró megjegyzéseinek meg kell ismételniük célkitűzését egy olyan kérdéssel, amely cselekvésre szólít fel.