introduktion

formålet med projektomfanget er at give en baseline forståelse af omfanget af et projekt til at omfatte projektets omfang og leverancer, det arbejde, der kræves for at fuldføre leverancerne, og sikre en fælles forståelse af projektets omfang blandt alle interessenter. Skabelonen projektomfang definerer følgende:

• formål og begrundelse for projektet
• Scope Description
• Projektgrænser
• Projektstrategi
• projektleverancer
• acceptkriterier
• Projektbegrænsninger
• Projektantagelser
• omkostningsestimater
• cost Benefit analyse

dette projektomfang erklæring fungerer som et basisdokument til at definere omfanget af Acme Consulting portfolio management database (PMD) – projektet, projektleverancer, arbejde, der er nødvendigt for at udføre leverancerne, og sikre en fælles forståelse af projektets omfang blandt alle interessenter. Alt projektarbejde skal ske inden for rammerne af erklæringen om projektomfang og direkte understøtte projektleverancerne. Eventuelle ændringer i omfangserklæringen skal undersøges gennem den godkendte Projektændringsstyringsproces inden implementering. Denne afslutningsdato for dette projekt er December 31, 20h.

Projektets formål og begrundelse

det er vigtigt, at projektets interessenter forstår formålet og begrundelsen for et projekt. Projekter er udtænkt til at understøtte forskellige forretningsmæssige mål og målsætninger, og disse skal kommunikeres for at sikre forståelse for, hvordan projektet vil forbedre forretningen. Denne skabelon hjælper også interessenter med at forstå de investeringer, der foretages, og hvordan dette omsættes til bedre forretningsresultater.PMD-projektet er godkendt til at planlægge, designe, bygge og implementere et nyt sporingsværktøj til Acme Consulting professionals til at styre alle nuværende og fremtidige programmer i sin portefølje. Formålet med dette projekt er at centralisere Acmes programmer på en fælles styringsplatform for at forbedre styring, ressourceallokering og prioritering af dets forskellige programmer. Som et lille firma er Acme Consulting historisk blevet udfordret med begrænsede ressourcer til styring af sine forskellige klientprogrammer. Som et resultat har nogle programmer oplevet forsinkelser, overskredet deres budgetter eller ikke har opfyldt deres leverancer korrekt. Ved at implementere PMD-projektet kan Acme Consulting bedre udnytte sine begrænsede ressourcer ved at etablere programprioriteter, tildele ressourcer på en mere effektiv måde og give proaktivt ledelsestilsyn for at hjælpe med at identificere og afbøde risici, før de påvirker programmerne negativt. Den vellykkede gennemførelse af dette projekt forventes at reducere Acme Consultings omkostningsoverskridelser og planlægge forsinkelser med 30%.

Scope Description

Scope Description skal omfatte alle kendte egenskaber ved projektets produkt eller service. Det er vigtigt at bemærke, at når projektet bevæger sig længere i sin livscyklus, vil denne omfangsbeskrivelse blive mere defineret. Alle detaljer er muligvis ikke kendt ved projektets begyndelse, og dette kan gradvis uddybes, når projektet bevæger sig fremad. Dette afsnit i skabelonen projektomfang er nøglen, da den fungerer som en primær reference til projektplanlægning og udførelse senere i livscyklussen. Dette afsnit skal indeholde beskrivelser af, hvad der er inkluderet i produktet eller tjenesten samt det ønskede resultat af projektet.

omfanget af PMD-projektet er at planlægge, designe, bygge og implementere et Access-databaseværktøj, som alle Acme-Konsulentprogrammer administreres på. Forskellige adgang og tilladelser vil blive givet til det relevante personale for at opdatere, administrere og se programmer. Hvert program vil inkorporere et virtuelt dashboard med nøglemålinger for at give en ensartet metode til måling af programmets sundhed og status. Programdashboards indeholder tidsplaner, budgetdata, tildelte ressourcer, risici og milepæle for hvert program. Omfanget af dette projekt omfatter alle krav indsamling, planlægning, design, udvikling og implementering af PMD værktøj.

krav til højt niveau

dette afsnit skal beskrive de muligheder, der skal opfyldes ved en vellykket gennemførelse af projektet. Afhængigt af projektets størrelse kan der være meget mange eller meget få krav. Imidlertid, under oprettelsen af omfangserklæringen, det er vigtigt at indfange, i det mindste, kravene på højt niveau, da mange detaljerede krav muligvis endnu ikke er kendt.

PMD-værktøjet er godkendt til at imødekomme et forretningsbehov for Acme Consulting. For at imødekomme dette forretningsbehov er der flere krav, der skal opfyldes som en del af den vellykkede gennemførelse af dette projekt. Følgende krav på højt niveau er blevet identificeret til PMD-projektet:

• databaseplatform med adgang til alle medarbejdere
• tilgængelig fra office eller eksternt
• programskabelonværktøj for at sikre, at alle programdashboards er konsistente
• evne til at vedligeholde værktøjet internt uden kontraktstøtte

grænser

Projektgrænser er en vigtig del af omfangserklæringen, da de identificerer, hvad der skal inkluderes i projektet, såvel som hvad der ikke skal inkluderes. Uden specifikke grænser som en del af erklæringen om projektomfang er det muligt at introducere omfangskryb, da interessenter kan antage, at visse elementer indgår i projektet, der ikke er tydeligt angivet.

PMD-Projektet omfatter alt arbejde i forbindelse med planlægning, design, opbygning og implementering af PMD-værktøjet til Acme consulting. Dette inkluderer kravindsamling, indsamling af input fra alle afdelinger, konceptuelt og teknisk design og kodningsarbejde, serverkonfiguration, test, fejlfinding og implementering af PMD-værktøjet på tværs af organisationen. Dette inkluderer også træningsmanualer og materialer, der er forbundet med betjening af værktøjet. Ikke omfattet af dette projekt er: løbende vedligeholdelse af systemet, implementering af kommercielle databaseprodukter, løbende helpdesk og/eller servicesupport eller opgraderinger af udstyr/programmer.

strategi

dette afsnit i erklæringen om projektomfang skal beskrive den strategi, som projektteamet vil bruge til at udføre projektet. Afhængig af projektets størrelse og kompleksitet kan strategien variere betydeligt. Efterhånden som antallet af interessenter, leverancer og kompleksitet vokser, kan strategien blive vanskeligere at planlægge. Strategi kaldes undertiden den tilgang, teamet vil tage for at gennemføre projektet.

til PMD-Projektstrategien vil projektteamet udnytte ekspertisen hos flere databaseudviklere fra Acme Consulting Information Technology (IT) – gruppen. Disse eksperter vil være i matriceret støtte som en del af projektteamet. De vil hjælpe projektlederen og andre teammedlemmer med konceptuel og teknisk design, kodning, serverkonfiguration, test og fejlfinding og implementering. Projektlederen vil sikre, at it-eksperterne inkorporerer alle input fra interessenter og indsamlede krav.

leverancer

projektleverancer er de produkter eller output, som project er beregnet til at producere. Leverancer kan også omfatte forskellige rapporter eller dokumentation. Dette afsnit skal beskrive projektets resultater, som kan være i generelle vendinger og ikke et højt detaljeringsniveau. I løbet af projektets livscyklus kan der tilføjes flere detaljer, som det bestemmes.

der er flere leverancer, som vil blive produceret som et resultat af den vellykkede gennemførelse af PMD-projektet. Hvis alle følgende leverancer ikke er opfyldt, betragtes projektet ikke som vellykket. Projektlederen er ansvarlig for at sikre færdiggørelsen af disse leverancer.

1. Deliverable 1-et testet og operationelt Programstyringsdatabaseværktøj uden fejl og opfylder specifikationerne beskrevet i projektomfang beskrivelse.
2. Deliverable 2-et testet og operationelt programskabelonværktøj (som en del af PMD), der giver brugerne mulighed for at indtaste programdata og metrics på en ensartet måde.
3. Deliverable 3-en komplet og grundig brugervejledning, som giver trin for trin instruktioner om, hvordan du bruger PMD værktøj for brugere af alle tilladelsesniveauer.
4. Deliverable 4-En komplet og grundig fejlfindingsvejledning, der giver korrigerende trin til brugere på alle tilladelsesniveauer for alle forventede problemer.

acceptkriterier

acceptkriterier er de kriterier, der skal være opfyldt for, at projektet kan betragtes som komplet og accepteret af ledelsen. Dette afsnit i skabelonen til projektomfang er vigtig, da det sætter forventningerne til, hvad der vil og ikke vil udgøre accept af projektet. Uden en klar definition af, hvad der vil blive accepteret, kan der være usikkerhed på tværs af projektgruppen og interessenter. Acceptkriterier kan være både kvalitative og kvantitative.

acceptkriterier er etableret for PMD-projektet for at sikre grundig kontrol og vellykket gennemførelse af projektet. Acceptkriterierne er både kvalitative og kvantitative. Alle acceptkriterier skal være opfyldt for at opnå succes for dette projekt:

1. Mød alle leverancer inden for planlagt tid og budgettolerancer.
2. reducer forsinkelser i tidsplanen med mindst 30%.
3. reducer budgetoverskridelser med mindst 30%.
4. forbedre Acme Consultings ressourceallokeringsevne.
5. opnå en samlet præstationsforbedring i programmålinger.

begrænsninger

projektbegrænsninger er begrænsninger, som projektet står over for på grund af finansiering, planlægning / tid, teknologi eller ressourcer. Begrænsninger kan også være fysiske (dvs.utilstrækkelig plads eller faciliteter). Begrænsninger skal planlægges omhyggeligt og meddeles alle interessenter, da de kan kræve et forhøjet niveau af hastende karakter eller fleksibilitet for at arbejde inden for og gennemføre projektet. Dette afsnit i skabelonen projektomfang beskriver projektets begrænsninger for at sikre, at alle interessenter forstår de begrænsninger, inden for hvilke projektet skal gennemføres.

flere begrænsninger er blevet identificeret for PMD-projektet. Det er bydende nødvendigt, at der tages hensyn til disse begrænsninger i hele projektets livscyklus. Alle interessenter skal være opmærksomme på disse begrænsninger, da de skal planlægges omhyggeligt for at forhindre negative virkninger på projektets tidsplan, omkostninger eller omfang. Følgende begrænsninger er blevet identificeret for PMD-projektet:

1. IT-eksperter vil kun arbejde 50% af fakturerbare timer på dette projekt.
2. projektleder vil kun arbejde 75% af fakturerbare timer på dette projekt.
3. projektet skal være afsluttet ved afslutningen af virksomheden den 31. December 20.
4. projektet skal være afsluttet inden for budgettolerance.
5. PMD-værktøj skal være i overensstemmelse med eksisterende udstyr/programmer, da intet nyt udstyr/programmer vil blive godkendt til køb.

antagelser

projektantagelser er faktorer, der påvirker projektet, som vi mener er sandt, men som vi ikke har verificeret at være sandt. Det er vigtigt at dokumentere vores antagelser, fordi der er et niveau af usikkerhed forbundet med dem, der introducerer risiko for et projekt. Dette afsnit af skabelonen beskriver antagelserne for projektet, så alle interessenter er opmærksomme, og så de kan analyseres fremadrettet for at mindske risikoen.

flere antagelser er blevet identificeret for PMD-projektet. Alle interessenter skal være opmærksomme på disse antagelser, da de introducerer et vist risikoniveau for projektet, indtil de bekræftes at være sande. Under projektplanlægningscyklussen skal der gøres alt for at identificere og afbøde enhver risiko forbundet med følgende antagelser:

1. IT group er i stand til at producere kvalitets-og professionelle manualer og vejledninger i deres trykkeri.
2. IT-eksperter, der kun arbejder 50% af deres fakturerbare timer på dette projekt, er tilstrækkelige til at gennemføre projektet inden 31.December 20.
3. projektlederen, der kun arbejder 75% af fakturerbare timer på dette projekt, er tilstrækkelig til at gennemføre projektet inden 31. December 20.
4. PMD-projektet har fuld støtte fra den øverste ledelse på tværs af alle afdelinger inden for Acme Consulting.

omkostningsestimat

projektets omkostningsestimat er grundlaget for budgettering for projektet. Det repræsenterer et skøn over den finansiering, der er nødvendig for at gennemføre projektet. Selvom alle omkostninger muligvis ikke er nøjagtigt kendt før senere i projektets livscyklus, er det ekstremt vigtigt at udvikle et så nøjagtigt skøn som muligt. Dette afsnit skal give et projektomkostningsestimat med alle kendte detaljer, så der er en fælles forståelse blandt alle interessenter.

de anslåede omkostninger til dette projekt er inkluderet i nedenstående tabel. Efterhånden som projektet fortsætter, og eventuelle yderligere omkostninger bliver kendt, vil dette omkostningsoverslag blive raffineret og formidlet til alle projektets interessenter.

cost benefit-analyse

projektets cost benefit-analyse er et mål for et projekts omkostninger vs. dets fordele for at bestemme et handlingsforløb, der er mest gavnligt for en organisation med hensyn til omkostninger. Projekter gennemføres for at give en organisation en vis fordel, forudsat at projektet er afsluttet med succes. Hvis der ikke er nogen fordel fra et projekt, vil det ikke blive godkendt. Der skal dog være en kvantitativ måde at måle den fordel, projektet giver. Denne del af skabelonen til projektomfang giver denne kvantitative analyse og sikrer, at alle interessenter forstår, hvorfor projektet er godkendt såvel som fordelene.

der er udført en cost-benefit-analyse for PMD-projektet. En vellykket gennemførelse af dette projekt vil give betydelige fordele for Acme Consulting. Det er bydende nødvendigt, at alle interessenter forstår disse fordele såvel som vigtigheden af en vellykket gennemførelse af dette projekt. Tabellen nedenfor viser en nettofordel på $35.000 over et år efter en vellykket gennemførelse af PMD-projektet. Dette er en samlet fordel på $242.000, hvis der ikke udføres noget projekt, og planlæg forsinkelser, omkostningsoverskridelser og dårlig ressourceallokering fortsætter.