Ci sono un sacco di volti nuovi al lavoro. Sai che questo significa che l’azienda sta crescendo — che è una buona cosa. Ma sai anche che dovrai formare tutti questi nuovi dipendenti, il che è una cosa spaventosa. Perché il nuovo orientamento dei dipendenti ha un impatto così grande sulla lealtà e sulla produttività del personale.

Hai letto che il 69% dei dipendenti ha maggiori probabilità di rimanere con un’azienda per almeno tre anni dopo una grande esperienza di onboarding. E che può richiedere ovunque tra 8 mesi e 2 anni per un nuovo dipendente per raggiungere la piena produttività, a seconda del loro orientamento. Quindi ti piacerebbe davvero seguire tutte le migliori pratiche per creare un efficace nuovo orientamento al noleggio.

Sei arrivato nel posto giusto. Queste nuove linee guida complete per l’orientamento dei dipendenti includono tutto ciò che devi sapere sulla pianificazione e sulla razionalizzazione del tuo nuovo processo di orientamento al noleggio. Da questo menu, puoi passare alla sezione che ti interessa di più.

1. 1. Qual è il nuovo orientamento dei dipendenti?
      1.1 Quanto è importante il nuovo orientamento dei dipendenti?
      1.2 Qual è lo scopo del nuovo orientamento dei dipendenti?
   2. Qual è la differenza tra orientamento e onboarding?
      2.1 Quanto dovrebbe durare il nuovo orientamento dei dipendenti?
   3. Come pianificare il nuovo orientamento dei dipendenti
      3.1 Cosa includere nel nuovo orientamento dei dipendenti
      3.2 Ruoli e responsabilità nell’orientamento dei dipendenti
   4. Condurre l’orientamento online per i dipendenti remoti
      4.1 Aiutare i nuovi dipendenti a utilizzare strumenti di lavoro remoti
      4.2 Organizzare riunioni e presentazioni virtuali
      4.3 Creare un archivio di conoscenze online
   5. Come semplificare il flusso del processo di nuova assunzione
      5.1 Creare una nuova lista di controllo dell’orientamento dei dipendenti
      5.2 Utilizzare un sistema di gestione dell’apprendimento
      5.3 Impostare standard coerenti (e chiedere feedback)

Capitolo 1:

La formazione di orientamento per i nuovi dipendenti è il processo di introduzione di nuove assunzioni alle loro attività lavorative, ai processi aziendali e ai team. Ma è anche l’inizio di una relazione tra il dipendente e il loro datore di lavoro. Come ogni relazione, un inizio traballante di solito porta a una fine imminente.

Quanto è importante il nuovo orientamento dei dipendenti?

Immagine questo: ogni nuovo dipendente riceve una chiazza di petrolio, pre-stampato pacchetto di benvenuto il loro primo giorno. Un mentore esperto e amichevole li facilita nel loro nuovo ambiente di lavoro, e dà loro una visita guidata dell’ufficio. Poi, nel proprio tempo, i dipendenti lavorano attraverso il corso di orientamento online dell’azienda per saperne di più sulla cultura aziendale e sulle loro responsabilità lavorative. Infine, si dirigono fuori a pranzo con la loro nuova squadra.

Ora immagina questo: i nuovi assunti sono accolti da un volto sconosciuto alla reception e diretti al loro silo con un manuale dei dipendenti di cento pagine nascosto in modo sicuro sotto il braccio. Dopo aver capito (abbastanza da solo) come accedere alla loro e-mail, trovano le istruzioni dal loro nuovo capo (che, a proposito, non hanno visto dall’intervista finale) e iniziano il loro lavoro.

È facile vedere quale di questi scenari lascerebbe il nuovo dipendente più disorientato, sopraffatto e solo. Il fatto è che è improbabile che i dipendenti che si sentono in questo modo diventino fedeli all’azienda. Inoltre, senza una formazione approfondita sul lavoro e sull’azienda, è probabile che i nuovi assunti impieghino mesi per raggiungere la piena produttività nei loro ruoli.

Quando l’orientamento di un’azienda è più simile al secondo scenario, manca totalmente lo scopo del nuovo orientamento al noleggio.

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Qual è lo scopo del nuovo orientamento dei dipendenti?

Molte aziende considerano l’orientamento come un processo amministrativo, in cui i dipendenti acquisiscono familiarità con le regole, firmano i loro contratti e si mettono al lavoro. Si può quasi immaginare un manager che colpisce fuori gli elementi dalla loro immaginaria nuova lista di controllo di orientamento dei dipendenti, orgogliosamente pensando che un altro compito impegnativo è fatto. La verità è che c’è molto di più nell’orientamento. Il vero scopo del nuovo orientamento al noleggio è quello di integrare mentalmente ed emotivamente i dipendenti nell’organizzazione e dotarli delle competenze, degli strumenti e del supporto di cui hanno bisogno per raggiungere il loro potenziale.

Perché con ogni nuovo assunto che si unisce alla tua azienda, è lecito supporre che vogliono dare un contributo significativo, che vorrebbero sentirsi fedeli alla loro squadra e che dovresti dare loro tutte le risorse di cui hanno bisogno per avere successo. Se queste ipotesi sono difficili da fare, è probabile che hai fatto alcuni errori nel processo di assunzione.

Capitolo 2: Qual è la differenza tra orientamento e onboarding?

Prima di discutere gli argomenti da includere nel tuo piano di orientamento per i nuovi dipendenti, dobbiamo fare la distinzione tra orientamento e onboarding.

I termini “orientamento” e “onboarding” sono spesso usati in modo intercambiabile, ma in realtà sono due concetti separati. E hai bisogno di entrambi.

Puoi pensare al nuovo orientamento al noleggio come a un primo appuntamento: è un evento una tantum che ti dà informazioni sufficienti per decidere se ti potrebbe piacere o meno la persona. Allo stesso modo, l’orientamento è un evento che dura solo poche ore o pochi giorni. Il suo scopo è quello di introdurre nuovi dipendenti all’azienda, al loro team e, naturalmente, al loro lavoro.

D’altra parte, onboarding è come incontri. Con una durata compresa tra 90 giorni e un anno intero, l’onboarding include esperienze di formazione e on-the-job che offrono ai dipendenti informazioni più approfondite sull’azienda e sul loro lavoro. Durante l’onboarding, i dipendenti formano legami con i membri del team, si integrano nella cultura aziendale, iniziano ad avere idee e suggerimenti e scoprono modi, non solo per svolgere il loro lavoro, ma per migliorare le loro prestazioni.

Quanto dovrebbe durare il nuovo orientamento dei dipendenti?

Anche se l’orientamento è un processo relativamente breve, ci vorrà ancora più di un giorno per i nuovi assunti per incontrare i loro nuovi colleghi e iniziare a sentirsi a proprio agio con il loro nuovo ruolo. Così, quando l’orientamento e la formazione di nuovi dipendenti, una buona regola empirica da seguire è: non abbiate fretta il processo. Consentire almeno una settimana prima di attraversare fuori tutti gli elementi sulla vostra nuova lista di controllo di orientamento dei dipendenti e passare alla formazione ufficiale.

Capitolo 3: Pianificare il tuo nuovo programma di orientamento del personale

Ora che abbiamo capito lo scopo della formazione di induzione, questo prossimo capitolo esplorerà come rendere nuovo orientamento noleggio divertente e coinvolgente. Come con la maggior parte delle cose, tutto inizia con un piano!

Cosa includere nel nuovo orientamento dei dipendenti

Decidere cosa includere nel programma di orientamento potrebbe sembrare un compito impossibile. C’è così tanto da imparare sul lavoro e l’azienda, e così tante persone per loro di incontrare. Da dove cominci?

Ricorda che i nuovi dipendenti avranno 90 giorni o più per acquisire familiarità con attività, persone e processi durante il loro onboarding. Per l’orientamento, però, cerca di attenersi a questi argomenti importanti:

Vediamo più in dettaglio ogni punto di questa nuova lista di controllo dell’inserimento dei dipendenti:

Scartoffie e nuove informazioni sul noleggio

I documenti potrebbero non essere la parte più eccitante dell’orientamento, ma è necessario. Dalle regole e le politiche aziendali ai moduli fiscali, i dipendenti devono conoscere i confini e le aspettative del loro lavoro e del loro spazio di lavoro. Assicurati di includere documenti come un’offerta di lavoro firmata, il manuale dei dipendenti della tua azienda, ecc.

Per un processo di lavoro di ufficio rapido e conveniente, rendere questi documenti accessibili sul vostro LMS per i dipendenti di leggere e firmare. Quindi, se vogliono tornare a questi documenti, possono localizzarli nello stesso posto.

Benvenuto e presentazioni

Un caloroso benvenuto fa molto per far sentire i dipendenti parte del team, specialmente quando proviene da più di una persona. Tutto ciò che serve è un piccolo sforzo da parte di poche persone.

Per far sentire apprezzati i nuovi assunti, invia loro una lettera di benvenuto firmata dal CEO. Quindi, chiedi al loro manager di portarli in un tour guidato dell’ufficio e di mostrare loro dove si trovano le importanti sale riunioni, i bagni e gli spazi comuni. Quindi, per presentarli correttamente alla loro squadra, organizza un pranzo. In questo modo, i nuovi assunti possono conoscere i loro colleghi in un ambiente divertente e neutro.

Infine, ti consigliamo di dare ai dipendenti un pacchetto di benvenuto con alcuni regali, come articoli di cancelleria di marca e una t-shirt aziendale, per far loro sapere quanto sei entusiasta di averli nella squadra. Assicurati di includere anche un programma di orientamento per i nuovi dipendenti per ottenere un quadro chiaro delle attività imminenti.

Office access

Non ci sono molte cose peggiori che arrivare a un nuovo lavoro in tempo, solo per scoprire che non è possibile entrare nell’edificio o parcheggiare l’auto. Per evitare situazioni di disagio come questa, organizzare il parcheggio, carte di accesso, e una mappa ufficio per i nuovi dipendenti sul loro primo giorno di lavoro. Ricorda di condividere dettagli utili in anticipo, ad esempio, fai sapere ai nuovi membri del team che il primo giorno dovranno portare il loro documento d’identità e mostrarlo alla guardia di sicurezza per entrare nell’edificio.

Hardware e software

Per essere un membro produttivo del team, è probabile che i tuoi nuovi dipendenti debbano utilizzare strumenti per la comunicazione, la gestione dei progetti, il monitoraggio del tempo, i processi delle risorse umane e forse anche per fare il loro lavoro. Ad esempio, un copywriter digitale potrebbe aver bisogno di imparare come utilizzare lo strumento SEO dell’azienda per scrivere articoli ad alto traffico.

Crea un corso online che mostri ai nuovi assunti i dettagli del software che utilizzeranno. In questo modo, ogni nuovo dipendente può imparare nel proprio tempo e al proprio ritmo. Non dimenticare di mostrare loro come utilizzare strumenti fisici, anche, come stampanti e telefoni.

Formazione di induzione

Inizia a pianificare la formazione di induzione per i nuovi dipendenti per apprendere le abilità e le conoscenze che li renderanno di successo nel loro lavoro. Ciò potrebbe includere formazione tecnica specifica per il lavoro, formazione sulla sicurezza o formazione sulle competenze trasversali per allineare i dipendenti ai valori aziendali. Non lasciare questo per dopo. Piuttosto, assicurarsi che i dipendenti siano consapevoli della formazione imminente dal giorno 1 introducendolo durante il nuovo orientamento al noleggio.

Ruoli e responsabilità nel nuovo orientamento dei dipendenti

L’orientamento potrebbe sembrare un lavoro per le risorse umane. Ma, in realtà, è un lavoro di squadra. Quando tutti i seguenti ruoli lavorano insieme, è probabile che i nuovi dipendenti abbiano la migliore esperienza di orientamento.

È meglio creare un elenco dettagliato con tutte le attività di orientamento che devono essere completate e chi è responsabile di ognuna. In questo modo, sarete certi che nulla cade attraverso le fessure. Ad esempio, puoi creare un foglio di calcolo come questo:

Se non si dispone di un modello posto, abbiamo ottenuto coperto. Di seguito troverai un nuovo modello di orientamento dei dipendenti che puoi scaricare e personalizzare in base alle tue esigenze specifiche.

Ora vediamo come diversi team e membri del team possono garantire un’esperienza di orientamento positiva per i nuovi assunti.

HR

Il reparto risorse umane svolge uno dei ruoli più importanti, perché crea un nuovo modello di orientamento dei dipendenti di sorta — o piano d’azione, se volete. Spesso, HR organizza anche le sale di formazione, il pacchetto di benvenuto, e la configurazione scrivania, e assicura che i nuovi assunti hanno accesso alla società LMS per la formazione onboarding e altri strumenti di formazione dei dipendenti.

Team manager

Il secondo ruolo più importante spetta al nuovo manager del dipendente. Come leader del team e qualcuno che interagirà frequentemente con il dipendente, il manager è nella posizione migliore per far sentire i loro nuovi membri del team benvenuti e confortevoli. In effetti, il 20% dei nuovi assunti si preoccupa più delle aspettative del proprio supervisore che dei loro posti di lavoro effettivi. Quindi anche i manager devono fissare obiettivi chiari per i nuovi dipendenti durante l’orientamento.

IT department

Ci sono pochissime aziende al mondo che non utilizzano la tecnologia per lavorare, imparare, e reporting. Quindi è probabile che i nuovi dipendenti avranno bisogno di acquisire familiarità con le applicazioni software della società e LMS. Il team tecnico svolgerà un ruolo importante nel guidare e sostenere il nuovo personale mentre navigano queste tecnologie.

Nuovo dipendente

Questo potrebbe essere una sorpresa, ma i nuovi dipendenti dovrebbero assumersi la responsabilità della loro esperienza di orientamento, anche. Impegnandosi pienamente nella nuova formazione di orientamento dei dipendenti, impareranno come svolgere bene il loro lavoro. Attraverso le interazioni con i loro membri del team, si sentiranno come se appartenessero. E facendo domande quando sono bloccati, i nuovi assunti si sentiranno a proprio agio con i sistemi e i processi aziendali.

Capitolo 4: Condurre l’orientamento online per i dipendenti remoti

I dipendenti remoti potrebbero avere più difficoltà ad acclimatarsi e padroneggiare le competenze essenziali sul posto di lavoro rispetto alle loro controparti interne. Successivamente, l’orientamento e l’onboarding per i dipendenti remoti meritano un’attenzione speciale e un’attenta organizzazione.

Dopo il loro programma di orientamento virtuale, i nuovi assunti devono avere una buona conoscenza delle loro responsabilità lavorative, degli strumenti di lavoro e delle informazioni aziendali. Soprattutto, dovrebbero iniziare a sentirsi parte della squadra e formare legami con i loro nuovi colleghi.

Ecco alcuni suggerimenti per un programma di orientamento online di successo:

Aiuta i nuovi dipendenti a utilizzare strumenti di lavoro a distanza

Il lavoro a distanza è salito alla ribalta grazie alla tecnologia. I dipendenti remoti si affidano a piattaforme di comunicazione, strumenti di videoconferenza e software di gestione dei progetti per connettersi con i colleghi e semplificare il lavoro di squadra.

Pertanto, una priorità assoluta nel tuo orientamento virtuale è una chiamata con il tuo team IT. Il tuo team di supporto tecnico aiuterà i nuovi assunti a impostare i loro account e scaricare il software necessario e anche dare loro un tour di caratteristiche chiave per aiutarli a iniziare.

Organizza riunioni e presentazioni virtuali

Non dare per scontato che un incontro con il manager del nuovo assunto e il resto del team sia sufficiente. Invece, pianificare incontri diversi con diversi dipartimenti e team. Ogni squadra dovrebbe fare una breve presentazione per tracciare le basi della loro funzione e, quando necessario, per spiegare al tuo nuovo dipendente come collaboreranno in futuro.

Oltre agli incontri di lavoro, assicurati di organizzare un incontro informale tra i membri del team più vicini solo per chiacchierare e presentarti. Ciò richiederà un po ‘ di pressione e aiuterà il nuovo noleggio a vedere il lato più divertente e rilassato dei loro colleghi.

Crea un repository di conoscenza online

Le chiamate e le riunioni sono tutte buone, ma anche i nuovi assunti remoti devono mettere le mani su alcune linee guida reali. Struttura aziendale, un tour virtuale dell’ufficio, materiale di formazione, vantaggi e politiche aziendali: tutte queste informazioni dovrebbero essere documentate e comunicate verbalmente. Per fortuna, non c’è carenza di soluzioni di cloud storage per caricare e salvare tutti i tipi di contenuti.

Se preferisci una soluzione all-in-one, un sistema di gestione dell’apprendimento è l’opzione giusta per te. Utilizzando un LMS, è possibile archiviare e organizzare tutto il materiale di orientamento nello stesso luogo in cui si distribuiscono i corsi di formazione. Ciò elimina la necessità di nuovi e vecchi dipendenti di cercare attraverso diverse piattaforme (o peggio, tramite e-mail) per trovare le informazioni di cui hanno bisogno. Inoltre, non dovrai passare attraverso il processo di creazione e condivisione di tutte queste guide ogni volta che accogli un nuovo membro del team — ogni nuovo assunto troverà automaticamente tutto ciò di cui ha bisogno nel loro portale di formazione.

Capitolo 5: Come semplificare il flusso del processo di nuova assunzione

Conoscere gli argomenti più importanti da includere nel tuo nuovo programma di orientamento al noleggio è un buon inizio. Tuttavia, anche con le idee più creative e le attività divertenti, il tuo nuovo orientamento ai dipendenti avrà successo solo se funziona senza intoppi per tutti i soggetti coinvolti.

Ecco i nostri migliori consigli per creare un’esperienza di orientamento senza soluzione di continuità.

Crea una nuova lista di controllo per l’orientamento dei dipendenti

Dopo aver letto queste nuove linee guida per l’orientamento dei dipendenti, capirai esattamente cosa, quando e come i nuovi assunti imparano durante i loro primi due giorni di lavoro. Ma, come abbiamo già discused, non sei l’unica persona coinvolta nel programma di orientamento. Dovrai affidarti a manager, IT e altri dipendenti in tutta l’azienda per offrire un’esperienza positiva.

Quindi, per garantire che tutti i dipendenti ricevano il grande orientamento che hai pianificato per loro, crea una lista di controllo di tutte le attività che i nuovi assunti devono completare e chi è responsabile di ciascuna.

Abbiamo creato per te un nuovo modello di checklist per l’orientamento dei dipendenti, che puoi scaricare, personalizzare e provare la prossima volta che accogli un nuovo noleggio:

Utilizzando una lista di controllo, è facile tenere traccia dei progressi di un dipendente attraverso l’orientamento e individuare eventuali attività rilevanti che non sono state completate.

Utilizzare un sistema di gestione dell’apprendimento

Il nuovo orientamento dei dipendenti è notoriamente irto di documenti e amministrazione. Ma per fortuna, i progressi tecnologici hanno reso più facile che mai per migliorare il processo di orientamento. Piuttosto che travolgere nuove assunzioni con una pila di moduli e contratti HR alle stelle, i dipendenti possono leggere, firmare e inviare tutto sul Learning Management system (LMS).

Un LMS è perfetto anche per la consegna e il monitoraggio della formazione onboarding, soprattutto con l’aumentare del numero di nuove assunzioni. Usa le funzioni di gamification del tuo LMS per incoraggiare i tuoi nuovi dipendenti a imparare più velocemente giocando, facendo quiz e guadagnando punti premio. Ottieni report personalizzati e crea test di follow-up per garantire ai dipendenti non solo di godere delle loro attività di orientamento online, ma anche di imparare da loro.

Imposta standard coerenti

Il nuovo orientamento al noleggio dovrebbe essere coerente in tutta l’azienda, il che significa che ogni persona coinvolta nell’orientamento dei dipendenti dovrebbe comprendere l’importanza e le aspettative del proprio ruolo.

A tal fine, spiegare lo scopo dell’orientamento ai manager, al personale IT e ai membri del team del nuovo dipendente. Per assicurarsi che essi svolgono tutte le loro responsabilità di orientamento, li hanno completare una lista di controllo di orientamento da consultare come guida. Se si dispone di un nuovo modello di orientamento dei dipendenti che possono utilizzare, tanto meglio. (Se no, torna indietro e prendi il nostro!).

ask e chiedere un feedback

Fornire alta qualità e orientamento coerente a tutti i nuovi assunti può essere complicato, soprattutto perché aumenta il numero di persone coinvolte nel processo di orientamento. Quindi, il modo migliore per sapere se i dipendenti trovano utile l’orientamento è semplicemente chiedere loro.

Raccogliere feedback da nuovi assunti durante e dopo il programma di orientamento. Se particolari nuove attività di orientamento dei dipendenti sono valutate male, discutere le strategie per il miglioramento con la persona responsabile di tali attività. Dopo tutto, i tassi di turnover del personale e le prestazioni potrebbero dipendere da esso.

Oltre a te

Speriamo che tu abbia trovato tutte le migliori pratiche per il nuovo orientamento ai dipendenti che stavi cercando in questa guida. Se desideri un po ‘ di aiuto per iniziare, abbiamo incluso un modello di lista di controllo per l’orientamento dei dipendenti. Fateci sapere come va il vostro orientamento.