Quando necessario, essere fermo ma pieno di tatto.

Impara a usare parole ferme ma diplomatiche anche quando correggi gli avversari. Puoi essere sincero senza essere cattivo gusto.

Fare buon uso di domande.

La persona che pone le domande è spesso la persona in controllo della conversazione. Tuttavia, il controllo non è necessariamente l’obiettivo. Piuttosto, l’uso di buone domande arriverà al cuore del problema e aiuterà a coinvolgere le persone nel processo di dialogo e comunicazione. Chiedi fino a quando non ci sono chiarimenti usando le domande” chi-cosa-quando-dove-come “e talvolta” perché”.

Cerca momenti insegnabili, chiarimenti o scoperte di sé.

Fai questo fermando l’altra persona nei punti critici e chiedendo cosa sta pensando.

Cerca il momento del registro silenzioso.

Questo è il momento in cui una persona sembra congelare e riflettere su ciò che viene detto. Questo è spesso il luogo in cui la persona(s) è impegnata, qualcosa che hai detto ha colpito una corda e risuonato con lei o lui.

Tuttavia, non usare il silenzio per frustrare l’altra persona. Se la conversazione sta diventando più difficile di quanto tu sia in grado di sopportare in quel momento, spiega perché sei titubante a parlare e poi chiudi la discussione.

Scopri in anticipo di cosa tratta una conferenza organizzata.

Se ti viene chiesto di incontrare qualcuno e sospetti che non sia solo per un’occasione divertente o sociale, chiedi se l’altra persona ti fa la cortesia di dirti in anticipo lo scopo dell’incontro.

Registra questioni importanti.

In alcuni contesti, questo è cruciale come quando si incontra personalmente un avversario o un antagonista, o durante una riunione di comitato o di squadra molto importante. Winston Churchill era un accanito sostenitore di questa pratica. Una delle sue massime era: “Sono un forte credente nel trattare affari ufficiali con la parola scritta…Sia chiaro che tutte le indicazioni da me emanate sono fatte per iscritto, o dovrebbero essere immediatamente confermate per iscritto e che non accetto la responsabilità per le questioni relative alla difesa nazionale, sulle quali mi pare di aver dato decisioni a meno che non siano registrate per iscritto.”(Stephen Hayward, Churchill on Leadership; p. 110)

Comunicare regolarmente piani e decisioni a coloro che hanno bisogno di sapere.

Le persone che interrompono lo fanno per una serie di motivi, alcuni dei quali portano valore o migliorano la conversazione. Alcuni interrompono perché non stanno ascoltando. Hanno bisogno di ascoltare o il vostro tempo ed energia sono sprecati. Alcuni interrompono perché hanno poco rispetto per te o per gli altri nella conversazione. Quando sono così, è una questione di disprezzo per te. Difficilmente ci può essere uno scambio reciprocamente vantaggioso quando c’è poco o nessun rispetto. Devono essere rispettosi. Alcuni interrompono perché sono troppo arroganti per credere di avere qualcosa di interesse o importanza da condividere. Hanno bisogno di una certa umiltà per poter interagire con gli altri in qualsiasi modo utile e significativo.

Se l’altra persona continua a interrompere, quindi termina la conversazione e se ne va.

Non lasciare che le questioni irrisolte rimangano senza risposta.

Raramente le questioni irrisolte vanno semplicemente via. Spesso questi problemi tornano a perseguitare il vostro rapporto più tardi. Se non riesci a risolvere eventuali problemi durante la conversazione, fissa un appuntamento per discuterne in un secondo momento. Di solito è meglio fare che molto importa la priorità singolare del vostro discorso di follow-up.

Usa la parafrasi.

Se una questione è abbastanza importante allora parafrasare ciò che è stato detto o avere il vostro ascoltatore(s) parafrasare di nuovo a voi quello che hai detto. Questo può essere uno strumento prezioso per determinare se esiste una comprensione accettabile tra le parti. Può essere utile per assicurarsi che si sta capendo ciò che viene detto riformulando ciò che l ” altra persona ha detto e chiedendogli se questo è ciò che effettivamente è stato detto o significato.

Riepiloga le riunioni.

Nelle riunioni, prendere tempo alla fine per riassumere ciò che è stato coperto e chi è assegnato vari compiti.

Ottenere aiuto quando si comunica con un’altra persona è difficile.

Se hai costantemente difficoltà a comunicare con un’altra persona, chiedi l’aiuto di uno o due altri per migliorare la comunicazione. Spesso questo può risolvere la sfida tra persone regolarmente in conflitto. Essere consapevoli del fatto che non sempre significa che ci sarà una risoluzione.

Dare il quadro generale, ma non abusare generalizzazioni.

Segui concetti astratti con esempi concreti. Come consigliano gli specialisti della comunicazione: dipingi un’immagine verbale e collega i punti.

Sbarazzarsi di distrazioni.

Essere intenzionale di mettere via le cose che possono rubare la conversazione del livello di valore che merita. Spegnere il telefono cellulare, chiudere il tablet o il computer, togliere l’auricolare dalla testa sono modi per farlo. Non solo non puoi prestare attenzione consapevole al discorso con altre cose che competono per l’attenzione della tua mente, queste distrazioni dimostrano effettivamente agli altri che non sono abbastanza importanti per avere una conversazione significativa.

Sul lato positivo, ci sono benefici quando metti via tutto ciò che può intromettersi nel tuo discorso con gli altri. I vantaggi includono, ma non limitati a:

• Essere in grado di conversare in modo più significativo.

• Mostrando rispetto reciproco, che ha una forte probabilità di elevare la tua relazione.

• Aumentando le possibilità di ottenere effettivamente qualcosa di compiuto.

• Sei in grado di concentrarti meglio l’uno sull’altro e sull’argomento o sull’agenda.

• Puoi ricordare la conversazione e molto probabilmente i punti salienti in un secondo momento.