Installa QuickBooks in Configurazione multiutente per installare automaticamente Database Server Manager

La prima cosa è installare QuickBooks desktop scegliendo l’opzione di installazione personalizzata e di rete. In una rete, si può avere un computer che ospita QuickBooks. È anche conosciuto come il computer server. Il resto dei computer può accedere ai file aziendali ma non li ospita. Questi computer sono le vostre workstation.

Si può scegliere di eseguire QuickBooks dal computer host così come le workstation o utilizzare solo le workstation. Al momento di fare un’installazione personalizzata e di rete, si vede la possibilità di scegliere se è possibile utilizzare QuickBooks desktop sul computer host o meno. Una volta completata l’installazione di QuickBooks, installa automaticamente QuickBooks Database Server Manager.

Impostare le autorizzazioni per i file QuickBooks a cui accedere tramite la rete

La cartella che contiene i file aziendali sul computer host dovrebbe avere il permesso di condividerlo sulla rete. Assicura che le workstation possano lavorare sui file aziendali senza problemi.

Inoltre, QuickBooks Database Server Manager crea un nuovo utente di Windows per ciascuna delle sue versioni. Verificare la presenza di utenti e identificare il profilo utente creato da Database Server Manager. È nel formato QBDataServiceUserxx, dove xx rappresenta l’anno del tuo prodotto QuickBooks.

Impostare le autorizzazioni firewall

Il firewall e anti-virus possono bloccare QuickBooks Database Server Manager senza intoppi. Per evitare ciò, è necessario fornire le autorizzazioni per il Database Server Manager in modo che possa essere eseguito sul computer server.

Scansiona le cartelle

Sarebbe meglio se scansionassi tutte le cartelle prima di condividere i file. Seguire questi passaggi per eseguire la scansione delle cartelle:

• Sul computer server, che ospita i file QuickBooks, aprire il menu Start di Windows.
• Sulla barra di ricerca, scrivere ‘Database.’Dai risultati che appaiono, scegliere QuickBooks Database Server Manager. In alternativa, è possibile aprire il Database Server manager facendo clic sul menu Start, quindi selezionare Programmi. Successivamente, si sceglie QuickBooks e selezionare QuickBooks Database Server Manager.
• Vedi una manciata di schede nella parte superiore di questa finestra, scegli quella che dice ‘Scan folders.’
• Fare clic su ‘Sfoglia’ e selezionare le posizioni per i file aziendali. Fare clic su Avvia scansione per iniziare la scansione.
• La scansione richiede alcuni minuti. Al termine della scansione, i file selezionati vengono visualizzati nella sezione “QuickBooks Company files found” nella stessa schermata.

Significa che il resto dei computer può ora accedere ai file sulla rete.

Unità monitor

Se si modifica la posizione della cartella dei file aziendali, è possibile scegliere di monitorare le unità selezionate. Inoltre, anche se la posizione cambia, le workstation possono accedere ai file senza la necessità di scansionarli nuovamente. È importante notare che questa funzionalità non funziona con le unità mappate. Ecco perché è ideale per avere i file aziendali salvati su un disco locale.

Seguire questi passaggi per monitorare le unità:

• Nella stessa finestra per QuickBooks Database Server Manager, scegliere ‘Unità monitorate‘ dalle schede in alto.
• Scegliere le unità che contengono i file aziendali sul computer server. Assicurati di scegliere solo le unità che hanno i file aziendali in loro. Seleziona le caselle accanto alle unità giuste per monitorarle.

Gestione di QuickBooks Database Server Manager

Altre cose che è possibile utilizzare QuickBooks Database Server manager per sono:

• Controllare quanti file aziendali sono connessi alla rete.
• Controllare il numero attivo di utenti connessi al file della società.
• Identificare la posizione del Database Server Manager sul computer.

Nella finestra Gestione server database, fare clic sulla scheda Sistema per verificare la posizione di Gestione server database. Per monitorare gli utenti della rete, fare clic sulla scheda “Server database”.

Riavviare QuickBooks Database Server Manager

Quando si verifica un problema durante l’utilizzo di Database Server Manager, è possibile riavviare QuickBooks per risolvere il problema. Dovrebbe essere fatto attraverso il computer server che ospita i file aziendali QuickBooks e il gestore del server di database. Attenersi alla seguente procedura:

• Aprire QuickBooks Desktop sul computer server.
• Clicca su ‘File’ e scegli ‘ Apri o Ripristina Azienda.’
• Quindi selezionare l’opzione che dice, ‘Apri un file di società.’Cerca il tuo file aziendale e fai clic su’ Avanti.’
• Seleziona la casella che dice ‘ Apri file in modalità multiutente.’Fare clic su ‘Apri’ e utilizzare le credenziali di accesso per accedere al file della società.
• Ora disconnetti il file facendo clic su ‘File’ quindi scegliendo ‘ Chiudi azienda / Disconnetti.’
• Nella casella di ricerca di Windows, digitare Database e fare clic su QuickBooks Database Server Manager.

QuickBooks Database Server Manager non deve essere installato sul computer server se non si desidera ospitare localmente il file aziendale.

Per riavviare il Database Server Manager, attenersi alla seguente procedura:

• Vai al pannello di controllo dalla ricerca di ‘Pannello di controllo‘ su Windows Search
• Scegliere Strumenti di amministrazione e aprirlo. Se non si trova questa opzione, poi in alto a destra dello schermo, fare clic sull’opzione che dice ‘Visualizza per.’Clicca su icone piccole o grandi. Porta automaticamente diversi strumenti e programmi. Strumenti di amministrazione è di solito il primo.
• Apri Servizi dall’elenco degli strumenti di amministrazione
• Cerca il servizio denominato QUICKBOOKSDBxx, dove XX indica l’anno del prodotto QuickBooks che stai utilizzando. Scegli questo servizio e fai clic su riavvia.

QuickBooks Database Server Manager è necessario per chiunque voglia utilizzare QuickBooks in una configurazione multiutente. Questo strumento consente di monitorare l’uso di QuickBooks sulla rete e garantire che il file sia accessibile da chiunque sia autorizzato a utilizzare le workstation sulla rete.

Se si riscontrano problemi con il Database Server Manager, è possibile riavviarlo come menzionato sopra. Un riavvio non riuscito richiede di riprovare gli stessi passaggi. Ma se non funziona, allora è necessario reinstallare QuickBooks tutto da capo sul computer server.

In alternativa, si può avere un tecnico QuickBooks professionale guardare in QuickBooks Database Server Manager se deve essere riparato.