Una lettera di richiesta è una richiesta di informazioni che lo scrittore ritiene che il lettore possa fornire. Indipendentemente dal suo soggetto, l’obiettivo è quello di convincere il lettore a rispondere con un’azione che soddisfi l’inchiesta.
L’azione intrapresa può beneficiare sia lo scrittore o il lettore, e talvolta entrambi. Stando così le cose, il campo di applicazione deve includere informazioni sufficienti per aiutare il lettore a determinare il modo migliore per rispondere.

Identifica il tuo lettore

Una lettera di richiesta deve essere indirizzata alla persona che ha maggiori probabilità di rispondere in modo positivo e utile. Se non siete sicuri di chi potrebbe essere, provare a fare un paio di telefonate per identificare una persona di contatto. Il nome di quella persona dovrebbe essere inserito nell’intestazione interna e nel saluto della tua richiesta. Dovrebbe anche essere incluso sulla riga superiore della busta.
Ricordate che le persone fanno affari con le persone in primo luogo, le imprese in secondo luogo. Quando ti rivolgi al tuo lettore per nome, riconosci la loro importanza e il loro valore come essere umano individuale.

Stabilisci il tuo obiettivo

L’obiettivo in una lettera di richiesta è quello di fare una richiesta. Sarà o chiedere al lettore di fornire qualcosa di utile per lo scrittore, o approfittare di qualcosa che lo scrittore ha da offrire.
La tua richiesta dovrebbe essere specifica e breve. Se stai facendo più di una domanda, potresti considerare di evidenziarli in un elenco puntato.

Determinare la portata

La portata di una lettera di richiesta dovrebbe fornire informazioni sufficienti per il lettore afferrare il vostro obiettivo, prendere una decisione informata e rispondere in modo tempestivo.
Considera il tuo lettore e arrivare al punto. Hanno quello che vuoi? Possono fare quello che chiedi? Pensa a ciò che il tuo lettore dovrà sapere prima di prendere una decisione e inviarti una risposta.
Se si sta per ricevere qualche beneficio, può aiutare a spiegare per quale scopo il beneficio sarà utilizzato. Se il lettore è quello di ricevere qualche beneficio, può aiutare a offrire un incentivo a rispondere.

Organizza la tua lettera

Organizzare la tua lettera di richiesta stabilirà un ordine logico in cui presentare le tue informazioni. Hai già iniziato questo compito stabilendo un obiettivo e determinando il tuo ambito. Fare riferimento a loro. Insieme includono gran parte del contenuto che diventerà il corpo della tua lettera.
Un semplice contorno ti organizzerà. Inizia creando un elenco di punti rilevanti e posizionali nell’ordine sequenziale che aiuterà meglio il tuo lettore. comprenda la vostra indagine. Questi punti diventeranno la spina dorsale della tua bozza; il tuo schema diventerà una lista di controllo.

Redige la tua lettera

Lavorare da un contorno è il modo più semplice per redigere una lettera in inchiesta. Hai già organizzato te stesso creando una lista. Fare riferimento ad esso e trasformare ogni frammento in una frase completa e completa che esprime un singolo pensiero o idea.
Affinché i tuoi pensieri e le tue idee siano trasmessi in modo coeso, scrivi nel modo più naturale possibile. Prova a scrivere rapidamente la bozza e poi leggila ad alta voce. Concentrati sulla comunicazione del tuo obiettivo al tuo lettore. Assicurati che l’ambito della tua lettera contenga tutte le informazioni pertinenti incluse nell’elenco organizzativo.
Tieni presente che stai scrivendo una bozza approssimativa. Per il momento è possibile ignorare l’ortografia, la grammatica, la punteggiatura, la frase e la struttura del paragrafo. Questi sono dettagli tecnici a cui presterai attenzione nella fase finale quando rivedi e rivedi il tuo lavoro.

Chiudi la tua lettera

Una lettera di richiesta dovrebbe chiudersi in modo professionale. Una volta scritto il tuo ultimo paragrafo, firma tra una chiusura gratuita come “Sinceramente” o “Grazie” e il tuo nome stampato.
Se si sta scrivendo in concomitanza con un dovere ufficiale, inserire il titolo sotto il nome stampato. Ulteriori informazioni, quali note di dettatura, notifica di allegati, allegati e copie inviate ad altri individui devono essere collocati sotto la riga del titolo.

Rivedere e rivedere la tua lettera di richiesta

Rivedere e rivedere la tua lettera di richiesta è il passo finale nel processo di scrittura. Controllerai la bozza in questo passaggio, assicurandoti che il tuo obiettivo sia chiaro e che il tuo ambito sia conciso. Mettiti nei panni del lettore mentre esamini la bozza approssimativa. Chiediti, come destinatario, se sei in grado di comprendere rapidamente la richiesta e se sono state incluse informazioni sufficienti per consentire una risposta tempestiva.
Cerca prima gli errori evidenti. Verifica errori di ortografia, struttura delle frasi e grammatica. Ricorda che una voce passiva non è così comandante come una attiva. Vuoi che la tua richiesta sia forte, quindi scrivi con una voce attiva.
La cosa importante da tenere a mente è la coesione complessiva dell’intera unità. Cerca precisione, chiarezza e un senso di completezza. Chiediti se le transizioni tra i paragrafi funzionano e se il tuo punto di vista, tono e stile sono coerenti in tutto il testo.
Esamina attentamente le tue scelte di parole. Parole ambigue portano alla confusione. Il gergo e i termini astratti potrebbero non essere compresi affatto e le influenze, i cliché e il linguaggio banale non servono a nulla e oscureranno il tuo obiettivo. Vuoi aiutare il tuo lettore a capire esattamente cosa vuoi, quindi rimuovi tutto ciò che non è utile.
E infine, se non hai scritto un’apertura o una conclusione ora è il momento. L’introduzione deve portare nel corpo della tua lettera con una dichiarazione ferma sull’argomento della tua richiesta e abbastanza informazioni di supporto per mantenere la lettura del lettore. Le tue osservazioni conclusive devono ribadire il tuo obiettivo con una domanda che richiede un’azione.