La tecnologia di posta elettronica come la conosciamo oggi è molto vecchia ed è rimasta quasi invariata nel corso degli anni. Alcuni dei termini associati all’e-mail che sono ancora in uso oggi sono presi in prestito dai giorni in cui la comunicazione era ancora fatta usando la carta. Sono sicuro che hai notato i campi CC: e BCC: durante la composizione di un’e-mail. Ti sei mai chiesto cosa significano i campi CC e BCC?

Cosa significano CC e CCN nelle e-mail?

Il campo CC in un’e-mail sta per Carbon Copy, mentre il campo BCC sta per Blind Carbon Copy. Se questi termini non hanno alcun senso rispetto a un’e-mail, non preoccuparti. In questo articolo, spiegheremo il contesto, perché hai bisogno di CC e BCC nell’e-mail e quando usare questi campi.

Vedi, ai vecchi tempi quando la maggior parte delle comunicazioni era fatta su carta. Se si doveva creare una copia fisica di una lettera, si doveva inserire qualcosa di noto come carta carbone tra due fogli di carta. Ecco come sarebbe.

Con questa disposizione, tutto ciò che hai scritto o digitato sul foglio di carta superiore verrebbe impresso attraverso la carta carbone sul foglio di carta pulsante. Il foglio inferiore della carta sarebbe quindi conosciuto come la “Copia carbone” dell’originale.

Poiché la comunicazione è cambiata lentamente dalla carta all’e-mail nel corso degli anni, c’era la necessità di inviare una “copia carbone” di un’e-mail a qualcuno. È così che è nato il campo CC.

Cosa significa CC nelle email?

In effetti, il campo CC in un’e-mail consente al mittente di inviare una “copia carbone” dell’e-mail a qualcuno oltre al destinatario nel campo A: dell’e-mail. Il campo CC nell’e-mail consente di mantenere i destinatari nel ciclo.

Ad esempio, supponiamo che tu stia inviando un’e-mail a un potenziale cliente con la citazione del progetto. Vuoi inviare una copia della tua email al tuo manager, in modo che sia tenuto in loop. In questo caso, inserirai l’indirizzo email del potenziale cliente nel campo A: e l’indirizzo email del tuo manager nel campo CC:.

Cosa significa CCN?

BCC sta per Blind Carbon Copy. Proprio come funziona CC in un’e-mail, BCC viene utilizzato per inviare una copia carbone dell’e-mail a qualcuno. Tuttavia, a differenza di CC, c’è una grande differenza nel modo in cui funziona BCC.

Quando si invia un’e-mail a qualcuno, i destinatari sia nel campo A che nel campo CC sono in grado di visualizzare gli indirizzi e-mail l’uno dell’altro. Nell’esempio precedente, il potenziale cliente può vedere che il tuo manager è stato CC’d nell’e-mail. Per evitare questo, vale a dire. se si desidera mantenere privati i destinatari della copia carbone, è necessario utilizzare il campo CCN.

Tutti gli indirizzi e-mail menzionati nel campo CCN vengono mantenuti nascosti, pertanto i destinatari nei campi A e CC non sono in grado di visualizzarli.

Quando dovresti usare CC nelle email?

Da un punto di vista tecnico, il campo CC funziona esattamente come il campo A nella posta elettronica. Cioè, non fa differenza se includi un indirizzo e — mail nel campo A o nel campo CC: l’e-mail viene consegnata ai destinatari e ciascuno di essi può visualizzare l’indirizzo e-mail dell’altro. Allora, perché hai bisogno del campo CC?

In realtà si riduce all’etichetta della posta elettronica. Quando si compone l’e-mail, il campo A è per i destinatari a cui l’e-mail è destinata direttamente. D’altra parte, il campo CC è per quei destinatari che ricevono l’e-mail come cortesia o in modo che siano tenuti nel ciclo.

In generale, se ricevi un’e-mail in cui sei menzionato nel campo CC, non è prevista alcuna azione da parte tua.

Quando si dovrebbe usare BCC in e-mail?

Il campo CCN è molto diverso dal campo CC e in realtà ha un sacco di casi d’uso. Poiché gli indirizzi email menzionati nel campo BCC rimangono privati e nascosti, ecco alcuni esempi in cui è possibile utilizzare BCC a proprio vantaggio.

• Quando si deve inviare una e-mail a un gran numero di destinatari, senza condividere gli indirizzi e-mail di tutti con l’altro. Ad esempio, un insegnante di scuola deve inviare un’e-mail a tutti i genitori della sua classe, ma non vuole rendere pubblici tutti gli indirizzi e-mail. In questo caso, può inserire il proprio indirizzo e-mail nel campo A e gli indirizzi e-mail di tutti i genitori nel campo BCC.
• Quando si desidera mantenere qualcuno nel ciclo senza lasciare che il destinatario originale sapere. Ad esempio, vuoi inviare un’e-mail a qualcuno dal tuo account e-mail principale e vuoi anche salvare una copia dell’e-mail nel tuo account e-mail secondario senza condividerla con il destinatario originale.

Quali sono i problemi con l’utilizzo di CC nella posta elettronica?

Il campo CC ti consente di inviare una copia dell’e-mail a qualsiasi destinatario di tua scelta. Nella maggior parte dei casi, il campo CC viene utilizzato per mantenere qualcuno nel ciclo, o per condividere la stessa e-mail con loro. Sfortunatamente, questo crea una copia letterale della stessa e-mail nella casella di posta del destinatario. Immaginate lo stato della casella di posta del vostro manager se si dovesse CC lui su ogni e-mail in uscita che si invia. Questo è un modo a fuoco rapido per ingombrare la tua casella di posta.

Non solo, le email CC’d occupano anche spazio di archiviazione non necessario nell’account di posta elettronica. Se l’e-mail contiene allegati, le copie di tali allegati vengono create e consegnate a tutti i destinatari menzionati nei campi A e CC. Immagina quanto spazio di archiviazione viene sprecato in questo modo.

Infine, se si utilizza un servizio di posta elettronica che addebita per e-mail inviata (come SES di Amazon), si sta sprecando un credito per ogni destinatario menzionato nel campo CC. Quindi quali sono le alternative a CC in e-mail?

Quali sono le alternative a CC nella posta elettronica?

Un ottimo modo per evitare il disordine generato dall’utilizzo di CC all’interno del tuo team è passare a Spark for Teams. Spark è un incredibile client di posta elettronica che ti consente di condividere un’e-mail con i tuoi compagni di squadra senza creare una copia aggiuntiva. È quindi possibile discutere questa e-mail con commenti privati, evitando così il disordine aggiuntivo di email di follow-up.

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