La tua proposta di evento è prima di tutto un riflesso del tuo cliente. Poiché la pianificazione di un evento richiede la personalizzazione di tale evento in base alle esigenze e al budget del cliente, la proposta dovrebbe riflettere un evento personale e unico. Puoi utilizzare un modello come guida generale per iniziare a scrivere la tua proposta di evento, ma poi personalizzarla e includere i singoli servizi forniti per ogni cliente.

Una nota Prima di iniziare

Il primo passo è quello di incontrare il vostro potenziale cliente per discutere ciò che hanno in mente per questo evento, qual è lo scopo, il numero di ospiti, e ciò che sperano di realizzare. Oltre alla data, ora, e la posizione desiderata, notare tutte le idee per quanto riguarda il tema, ristorazione, estetica generale, colori, o ambiente discusso durante questo incontro.

Introduzione alla proposta di evento

Ogni proposta deve essere scritta pensando al cliente. Pianificazione di eventi è un business di servizio, e che il servizio, tocco personale e approccio creativo sono ciò che rendono un evento di successo e memorabile, due caratteristiche che vanno un lungo cammino nella generazione di nuovi clienti per il vostro business. Le proposte dovrebbero essere ben scritte e accuratamente studiate, fornendo i dettagli necessari in modo che il cliente possa immaginare ciò che hai in mente.

1. Presenta te stesso e il progetto. Inizia con una breve introduzione a te e alla tua attività di pianificazione degli eventi. Includi specifiche come quanto tempo sei stato in affari e il tuo background professionale. Alcuni pianificatori mettono questa sezione alla fine, proprio come la biografia di un autore di un libro su una sovraccoperta o sulla copertina posteriore.
2. Scrivi una descrizione interessante dell’evento. Riassumi l’evento reale, inclusi i dettagli discussi durante le riunioni, come l’obiettivo dell’evento, il periodo di tempo generale, il numero di ospiti e le possibili sedi. Se non sei uno scrittore esperto, trovare o assumere qualcuno esperto con le parole per dare a questa sezione il più appello possibile.
3. Elencare tutti i servizi forniti. Questa sezione è particolarmente importante. Il cliente deve sapere in particolare quali servizi fornirai per questo evento. Una lista di controllo con punti elenco mostra chiaramente i diversi servizi che sono inclusi. Questo approccio funziona bene per funzioni più piccole come docce da sposa o cene celebrative ed è facile per il cliente vedere cosa farai e qualsiasi fornitore che userai. Per eventi più grandi con funzioni multiple, come un cocktail o un pranzo, è possibile creare sezioni per ogni aspetto dell’evento e quindi elencare i servizi specifici forniti per ciascuno di essi.
4. Mostra il tuo lavoro precedente. Se hai pianificato eventi simili in passato, includi le foto di questi eventi per mostrare il tuo lavoro. Le rappresentazioni visive possono aiutare il cliente a vedere cosa puoi fare e sono una grande garanzia per te che il tuo stile corrisponde alla loro visione. Avere cose da confrontare può davvero aiutare a semplificare l’evento una volta che arriva il momento di rompere il terreno.
5. Incorporare informazioni monetarie in tutto. Mentre il cliente potrebbe leggere la tua proposta e prendere tutti i dettagli e le immagini dell’evento che prevedi, questa mentalità di solito cambia marcia quando si tratta della sezione che parla di denaro. Non vuoi che il processo si interrompa bruscamente, quindi evita improvvisi cambiamenti nella lingua o nel tono di tutti gli affari e fatti. Intitola una sezione “Costi proposti” e continua a guidare il cliente attraverso gli aspetti di questo evento articolando attentamente i costi, mentre infarcisce i prezzi in tutta la proposta. Aiuta il tuo cliente a vedere la tua proposta come una serie di passaggi, ognuno con servizi diversi e costi correlati. Fornire un riepilogo dettagliato che elenca il prezzo per ogni articolo e il suo scopo in modo che il cliente possa immaginare l’evento e comprendere il relativo costo.

Un’ultima parola

L’ultimo pezzo della tua proposta è un ringraziamento per la loro considerazione. Fornire informazioni di contatto-tra cui il tuo sito web, indirizzo e—mail e numero di telefono-in modo che i potenziali clienti possono entrare in contatto con voi per qualsiasi domanda o, ancora meglio, di assumere per il lavoro.