Non importa il vostro settore, l’importanza del sito web della vostra organizzazione non può essere sopravvalutata. È il volto pubblico dell’azienda, è sempre aperto e ha il potenziale per convertire i visitatori occasionali in clienti fedeli.

Con questo in mente, quando arriva il momento di riprogettare o costruire un nuovo sito web, chi si decide di condurre lo sforzo è una delle decisioni più critiche che farai. Ma come si fa anche avviare il processo? Per molti, il primo passo è la creazione di una richiesta di proposta (o RFP).

in Questo articolo vi guiderà attraverso il modo di scrivere di un sito web riprogettazione RFP che:

• Fornire informazioni chiave per le agenzie che permetterà loro di costruire una migliore e più accurata proposte
• Priorità la vostra lista dei desideri per allinearsi con i vostri obiettivi
• Attrarre un’agenzia che in realtà ti piace lavorare con
• Aiutare a evitare sorprese
• Creare un migliore risultato finale

Abbiamo anche incluso un gratuito e personalizzabile sito RFP modello .DOC download che delinea tutte le informazioni di cui avrete bisogno.

Come agenzia interattiva, abbiamo visto un sacco di RFP nel corso degli anni, e non sono tutti creati uguali. Mettendo serio pensiero e considerazione nelle informazioni che includi nella riprogettazione del sito web RFP, finirai per risparmiare una notevole quantità di tempo in seguito rispondendo alle domande delle agenzie.

Correlati: Non tutti i progetti di siti web richiedono ai clienti di compilare un documento di richiesta di proposta. Se il tuo progetto di sito web è più piccolo in termini di portata o budget, compila semplicemente questo questionario e inizia una conversazione.

Includendo informazioni sui tuoi obiettivi, requisiti di funzionalità, budget e scadenze in modo organizzato, ti presenterai come un cliente con conoscenza e rispetto per come un’agenzia può aiutarti a raggiungerli – in altre parole, un cliente con cui le migliori agenzie vorranno lavorare! Mentre molte agenzie si affidano a RFP per portare nuovi affari, rispondere a loro richiede molto tempo, presuppone che tu abbia tutte le risposte prima ancora di iniziare e incoraggia giochi inutili tra le parti.

Detto questo, piuttosto che una lunga lista di requisiti e tattiche, il tuo sito web RFP dovrebbe essere utilizzato per creare un’opportunità per le agenzie di aiutarti a risolvere un problema. Abbiamo avuto molte conversazioni con i clienti in cui chiedono tattiche che probabilmente non sono il modo migliore per raggiungere i loro obiettivi.

Le tendenze digitali cambiano velocemente; è quasi impossibile rimanere in cima ad ogni nuovo sviluppo. I clienti vincono rimanendo aperti e disposti a sfruttare le nuove tecniche. Dopo tutto, si sta assumendo un’agenzia per la loro esperienza – limitandoli solo alle soluzioni che hai già venire con esclude la vastità della loro creatività ed esperienza.

Correlati: Il nostro ultimo 14-Step Sito Web Redesign lista di controllo può aiutare a preparare per il vostro sito web redesign ed evitare insidie comuni e blocchi stradali lungo la strada.

Se sei aperto a tutte le possibilità, la RFP dovrebbe essere davvero inquadrata come l’inizio di una conversazione. Costruire un sito web di successo richiede chimica personale (trascorrerai i prossimi mesi a lavorare a stretto contatto con queste persone, dopo tutto), quindi basare questa decisione esclusivamente su un singolo documento di proposta che ti è stato inviato via email probabilmente non è il modo migliore per raggiungere i tuoi obiettivi.

Come scrivere un sito Web Riprogettazione RFP

In primo luogo, cerchiamo di coprire il livello di base di informazioni ogni RFP dovrebbe includere.

1. Introduzione / Sommario: In un unico paragrafo, dettagli perché stai emettendo questa RFP e cosa stai cercando. È una riprogettazione o un aggiornamento? I venditori leggeranno questo paragrafo per assicurarsi che ciò che stai cercando corrisponda alle loro abilità.
2. Contesto: dacci la vista di 10.000 piedi che ci permetterà di vedere come questo progetto si inserisce nei flussi di lavoro e negli obiettivi dell’intera organizzazione. Perché si vuole prendere su questo progetto è probabilmente altrettanto importante come quello che si vuole fare.
3. Obiettivi prioritari: quali obiettivi aziendali vuoi che questo sito influenzi? Per essere chiari, un obiettivo del sito web NON è “Creare un sito Web dinamico e intuitivo che coinvolga ed ecciti i nostri utenti.”Qualsiasi agenzia di design che fa la loro due diligence creerà un sito web intuitivo e coinvolgente. Un obiettivo non è anche quello che vuoi che il sito web faccia (la funzionalità del sito viene dopo). Invece, concentrarsi sui risultati desiderati da questo progetto. Questi dovrebbero essere obiettivi INTELLIGENTI, come ad esempio:
   • Aumenta il cliente contatti generati dal sito web di 1.500/mese 2.500/mese entro il 30 giugno 2017
   • Aumentare le visite al sito, del 50% (da 1.000/mese 1.500 € al mese) per il nostro nuovo lancio di prodotto, entro il 30 settembre 2018
   • Unità di 250.000 $in donazioni a sostegno della nostra campagna dei capitali entro la fine dell’anno
4. Team di Progetto: Includere i nomi e i titoli di tutte le persone che saranno coinvolte in questo progetto; in particolare, la cui approvazione sarà necessaria in ogni fase. Questo aiuta l’agenzia a redigere un piano di comunicazione appropriato per il progetto che renderà il lavoro di tutti più facile.
5. Utenti: Chi stai cercando di raggiungere con il tuo sito web? Includi non solo le loro informazioni demografiche, ma anche i loro problemi che visitare il tuo sito web può potenzialmente risolvere. Le agenzie in genere evolvono questi utenti in user personas, che verranno utilizzati per creare una strategia di contenuti e esperienze Web personalizzate.
6. Processo desiderato: Se ci sono passi specifici che si desidera prendere o sentire come si può saltare, sentitevi liberi di chiamare che fuori. Ad esempio, se hai recentemente seguito uno studio approfondito di ricerca sugli utenti che può essere consegnato al nuovo team, fai sapere alle agenzie in modo che non presumano di dover ricominciare da zero con sondaggi e interviste agli utenti per formulare le loro raccomandazioni strategiche.
7. RFP Timeline: Utilizzare questa sezione per dire alle agenzie quando hanno bisogno di inviare le loro risposte. Includi quando sentiranno di nuovo se sono finalisti e tempi per le riunioni di follow-up (ne parleremo più avanti). Infine, far sapere a tutti quando ci si aspetta di prendere una decisione.
8. Timeline del progetto: Fai sapere a tutti all’inizio quando vuoi che il progetto sia completo e se c’è qualcosa che sta guidando quella data, come un lancio di un prodotto o un evento.
9. Budget: Molti clienti sono riluttanti a fornire un budget all’inizio. Tuttavia, la condivisione di queste informazioni fin dall’inizio aiuterà le agenzie a fornire raccomandazioni molto migliori e farà risparmiare tempo a tutti. Le agenzie che sono molto al di fuori del tuo punto di prezzo possono scusarsi educatamente, mentre i venditori che sono una buona misura hanno la libertà di suggerire modi creativi per raggiungere più dei tuoi obiettivi. Se non conosci il tuo budget, probabilmente non sei pronto per inviare una riprogettazione del sito web RFP. Inoltre, se hai un programma di pagamento o limitazioni dell’anno fiscale, questo sarebbe un ottimo momento per rivelarli.
10. Informazioni sul sito Web esistente: tutti sanno che il tuo sito Web attuale non è perfetto (ecco perché stai scrivendo una riprogettazione del sito web RFP). Ma usa questa sezione per spiegare quali elementi stanno funzionando e quali sono i tuoi più grandi punti dolenti.
11. Requisiti di funzionalità: dettagli tutte le funzionalità di cui avrai bisogno per il tuo nuovo sito web, essendo il più specifico possibile. Questo elenco può includere ciò che il sito web dovrebbe fare così come i tipi di contenuto chiave. Alcune funzionalità esempi potrebbero includere:
    • layout Responsive
    • Possibilità di modificare le pagine chiave attraverso un sistema di gestione dei contenuti
    • calendario Eventi con sistema di registrazione
    • Visualizzazione di contenuti personalizzati in base all’utente la cronologia di navigazione web
    • mappa Interattiva di uffici
12. Integrazioni/Tecnologia Requisiti: Elenco e il dettaglio delle funzionalità che è essenziale per questo progetto un successo. Il sito deve essere costruito in un CMS specifico come WordPress o Drupal? Perché? Esiste un sistema di terze parti come Salesforce o Blackbaud che deve essere integrato nel tuo sito? Come li stai usando? Stai ospitando il sito o hai bisogno di hosting esterno?
13. Requisiti della proposta: ora che hai scoperto la tua anima, questo è dove puoi chiedere ai tuoi potenziali fornitori tutto ciò che devi sapere per prendere una decisione informata. Più specifiche sono le domande di riprogettazione del tuo sito Web, più facile sarà per te confrontare le risposte dei fornitori quando inizi a ricevere risposte.

OK, quindi ora hai compilato il tuo profilo RFP di riprogettazione del sito web, sei pronto per inviarlo a tutti i tuoi amici dell’agenzia, giusto? Maaaaybe

Diamo Manovella Questo fino a 11

Se si vuole veramente impressionare i destinatari RFP sito web e mostrare che sei organizzato, ecco alcune informazioni di credito in più è possibile includere che aiuterà le vostre risposte

1. Competitivo Set: Elencare i tre concorrenti che più frequentemente prendono affari da voi. Le agenzie possono confrontare il tuo posizionamento e vedere come affrontano ostacoli simili per informare come il tuo nuovo sito web può distinguersi.
2. Comparables: In questa sezione, elencare tutti i siti web che possono fornire ispirazione per modi innovativi che altre aziende che non sono nel vostro settore realizzare problemi simili. Ad esempio, se si lavora per un non-profit il cui obiettivo è quello di aumentare le donazioni online, si potrebbe elencare e-commerce o siti di pubblicazione che fanno un ottimo lavoro di utilizzare diversi contenuti e user-flussi per migliorare i tassi di conversioni.
3. Guida di stile: se la tua azienda ha una guida di stile Web consolidata, includila qui per mettere i parametri attorno al processo di progettazione.
4. Materiali di marketing: Includere qualsiasi stampa, video o altri materiali che si prevede di continuare a utilizzare per garantire il sito web trasporta su un aspetto coerente. Eventuali note su cui tattiche stanno lavorando o sotto-performing sarebbe anche utile.

Questo è solo l’inizio

Come potresti aver sentito dire in precedenza, una riprogettazione del sito web RFP dovrebbe essere l’inizio di una conversazione che si tuffa negli obiettivi, negli utenti e nella messaggistica della tua azienda. Se inizi con un modello (anche il nostro), non essere timido nel modificarlo per adattarlo meglio alle tue esigenze. Questo metterà voi e le agenzie si entra in contatto con un punto di partenza molto migliore.

Fai la tua ricerca e invia il tuo sito web RFP alle agenzie con servizi e campioni di lavoro che corrispondono alle tue esigenze.

Utilizza le risposte che ricevi per selezionare un gruppo di finalisti che puoi portare e incontrare di persona. È necessario selezionare un ” agenzia che si adatta alla vostra personalità – e che non è possibile giudicare tramite e-mail da solo.

Se segui questi suggerimenti, sarai sulla buona strada per un nuovo grande sito web. Durante tutto il processo, imparerai molto sui tuoi utenti, sulla tua attività e sulla strategia digitale: dovrebbe essere divertente!

Ora, per la parte che stavi aspettando… il nostro modello RFP di riprogettazione del sito Web è collegato di seguito. Sentiti libero di personalizzarlo in base alle tue esigenze e non dimenticare di inviarci una copia quando hai finito! Siamo entusiasti di parlare del tuo prossimo progetto!