Aggiornato il 12 gennaio 2021

Tutti i nuovi dipendenti devono compilare il nuovo modulo W-4, il certificato di ritenuta dei dipendenti una volta assunti. La compilazione accurata del modulo è responsabilità del dipendente e il datore di lavoro deve accettare il modulo compilato man mano che viene compilato. Se un datore di lavoro non riceve un modulo compilato W-4 da un dipendente, sono autorizzati a trattenere l’imposta federale sul reddito al tasso di detrazione unico.

Riempire un W-4 in modo errato può significare che i dipendenti hanno passività fiscali inaspettate alla fine dell’anno, quindi incoraggiali a prendersi il loro tempo e seguire attentamente le istruzioni.

Che cos’è un W-4?

Il nuovo modulo ha un processo in cinque fasi e una nuova pubblicazione 15-T (Federal Income Tax Withholding Methods) per determinare la ritenuta dei dipendenti. Non utilizza più le ritenute alla fonte. Un W-4 deve essere compilato da tutti i dipendenti quando vengono assunti, o ogni volta che la loro vita o situazione finanziaria cambia. Per esempio, alcuni dipendenti potrebbero voler compilare un nuovo W-4 se lavorano un secondo lavoro, sposarsi, avere un figlio, o divorziare.

Stampabile IRS Modulo W-4 PDF

Istruzioni per la compilazione di un W-4

Come datore di lavoro, è possibile rispondere ad alcune domande generali su W-4s per i dipendenti, ma non è possibile compilare il modulo per il vostro dipendente, né si può suggerire quale impatto le loro selezioni avranno sulle loro tasse.

Questi sono i passaggi che il tuo dipendente dovrà seguire:

Passaggio 1: Informazioni personali

Il tuo dipendente inserirà le proprie informazioni personali tra cui nome, indirizzo e stato di archiviazione. Si noti che per qualsiasi dipendente che non dispone di un W-4 completato in archivio, si calcolerà ritenute alla tariffa “Singola” più alta.

Passaggio 2: Lavori multipli o lavori del coniuge (opzionale)

Questa sezione si applica ai dipendenti che hanno più di un lavoro o sono sposati e che presentano congiuntamente un coniuge che lavora. L’IRS offre alcune indicazioni qui per i dipendenti per determinare se hanno bisogno di completare questo passaggio e dove cercare ulteriori istruzioni. Opzione (a) fornisce la maggior parte della privacy per le informazioni del dipendente, secondo l’IRS, così come i calcoli più accurati.

Passo 3: Reclama dipendenti (opzionale)

Se il tuo dipendente ha dipendenti, completeranno questa sezione. Singoli contribuenti con un reddito di $200.000 o meno ($400.000 se sposato deposito congiuntamente) sono ora ammissibili per il credito d’imposta bambino come risultato del TCJA pure.

Passo 4: Altri aggiustamenti (opzionale)

Qui, il dipendente può tenere conto di altri redditi non derivanti da lavori o aggiungere ulteriori detrazioni o ritenute.

Passo 5: Firma

Il dipendente firmerà e daterà il modulo e completerà la sezione Datore di lavoro.

Quando deve essere completato un W-4?

Il modulo W-4 deve essere compilato da ogni nuovo dipendente preferibilmente il primo giorno di impiego, ma non oltre la prima settimana. Non è necessario presentare i moduli W-4 dei tuoi dipendenti con l’IRS, ma dovrebbero essere conservati in archivio con altri registri del personale per un minimo di quattro anni. Fornitori di software di libro paga spesso offrono opzioni per il dipendente per completare questo lavoro di ufficio interamente online-e spesso prima del loro primo giorno in modo da poter arrivare alla formazione subito.