“la Comunicazione è la chiave per qualsiasi business globale” – Anita Roddick

i progressi Tecnologici della nostra epoca hanno attivato la gente di tutto il mondo per comunicare senza confini. Ad esempio, è possibile scrivere un messaggio di posta elettronica a chiunque sul pianeta Terra e ottenere una risposta in pochi minuti o addirittura secondi.

Tuttavia, ci sono alcuni momenti in cui semplicemente non si ha accesso alla casella di posta elettronica.

Ma al giorno d’oggi, non importa quale sia la tua professione, il tuo successo professionale dipenderà enormemente dall’efficacia e dall’efficienza della tua comunicazione.

Pertanto, quando non sei disponibile a rispondere tempestivamente alle e-mail che ricevi, dovresti fare del tuo meglio per far sapere ai tuoi colleghi e clienti di questo, così come quando sarai in grado di rispondere ai loro messaggi.

Per fortuna, fare questo nell’era di Internet è una cosa molto semplice. Nel nostro mondo digitalizzato, le persone hanno trovato così tante soluzioni ai problemi che non sapevamo nemmeno esistessero.

Con l’aiuto di programmi software, ora le persone possono impostare tutto ciò che desiderano. Ad esempio, un software come Microsoft Outlook ti aiuterà a creare le tue e-mail di risposta automatica fuori ufficio.

E ‘ facile da usare e YouTube è pieno di tutorial utili su questi argomenti. Si dovrebbe assolutamente check it out! Allegherò i link qui sotto.

Dopo aver deciso di impostare una di queste e-mail di risposta automatica, ti ritroverai a pensare a cosa includere in esse.

Se è la prima volta che si imposta un messaggio e-mail fuori ufficio, potrebbe essere un compito arduo, quindi ecco questo articolo per aiutarti in questa situazione.

QUANDO LE PERSONE UTILIZZANO MESSAGGI E-MAIL FUORI UFFICIO?

In primo luogo, cerchiamo di scoprire quali sono i casi e le situazioni che si intende utilizzare auto rispondere e-mail out-of-office.

Ad esempio, puoi usarli quando sei fuori città per motivi di lavoro o di formazione, sei in vacanza con la tua famiglia o in congedo per malattia.

Inoltre, potrebbe essere necessario utilizzarli quando si prende un congedo di lutto; quando si è troppo occupati o si hanno impegni di lavoro urgenti da fare in quel momento.

D’altra parte, potresti semplicemente non voler essere disturbato dalle e-mail per un certo periodo in modo da poterti concentrare su qualcos’altro.

Così ora, cerchiamo di tuffarsi in perché la gente dovrebbe assolutamente utilizzare le e-mail di risposta automatica per situazioni fuori ufficio.

PERCHÉ DOVRESTI USARE MESSAGGI E-MAIL FUORI UFFICIO?

Dovresti considerare di impostare un messaggio di risposta automatica per uno dei seguenti motivi:

Rende il tuo lavoro più facile

Lasciare la tua casella di posta elettronica per un lungo periodo incustodito è una cosa molto irresponsabile da fare.

Non importa se sei il capo del dipartimento o una parte del team, essere reattivo alle persone che si connettono con te è essenziale in ogni ambiente di lavoro.

Ecco perché, per farti sembrare professionale in qualsiasi momento, sono state create e-mail a risposta automatica. Si ottiene una nuova posta nella tua casella di posta, ma non si è in grado di rispondere ad esso? Quindi, il risponditore di posta fuori ufficio lo farà al posto tuo. Fantastico, eh?

Questo strumento ti farà risparmiare un sacco di nervi e tempo a pensare alle tue e-mail senza risposta. Non penserai nemmeno di perdere il contatto con colleghi e partner.

Rimanderai semplicemente la tua comunicazione in modo molto educato.

Conveniente

Immagina di essere in vacanza e devi rilassarti completamente. Tuttavia, sei preoccupato che i tuoi clienti e collaboratori non sappiano che non sei disponibile.

Quindi, sarai obbligato a controllare frequentemente la tua casella di posta durante la tua vacanza. Che non sarebbe molto di una vacanza, giusto? D’altra parte, se si stavano frequentando una formazione molto importante per un paio di giorni e non sono disponibili per controllare la posta – allora non sarebbe concentrarsi molto sull’apprendimento di cose nuove se sono stati costantemente considerati con le e-mail senza risposta.

Le e-mail a risposta automatica fuori ufficio sono il sinonimo della parola “convenienza” in queste situazioni. Basta impostare tutto a destra e si è pronti ad andare.

I mittenti saranno avvisati molto rapidamente e saranno in grado di intraprendere altre misure o contattare altre persone se hanno problemi urgenti.

Discuteremo anche cosa fare in caso di emergenza in basso.

Facciamo sapere alla gente perché non sei disponibile

È davvero importante far sapere ai tuoi colleghi e partner le tue assenze e quando sarai di nuovo disponibile.

Alcuni di loro potrebbero avere una vaga comprensione del motivo per cui ti manca il tuo posto di lavoro; alcuni potrebbero non avere alcuna idea di dove ti trovi.

Condividere queste informazioni nella tua risposta fuori ufficio, senza alcun inconveniente per te, è la soluzione migliore.

In questo caso, la tua immagine professionale non sarà danneggiata dall’apparire come se fossi assente dal lavoro senza una ragione. Pertanto, se sei una persona che apprezza la sua reputazione di lavoro, dovresti assolutamente considerare l’impostazione della risposta automatica per la prossima volta che sei assente.

Non ti farà sembrare poco professionale

A volte, ti troverai in una situazione molto difficile di non essere in grado di rispondere ai tuoi colleghi, clienti o partner in modo tempestivo. Ai loro occhi, inizierai a sembrare molto poco professionale e arrogante, come qualcuno che ignora le email e le considera non importanti.

Pertanto, per evitare che questo tipo di cose accada, dovresti iniziare a considerare l’impostazione delle e-mail di risposta automatica anche per brevi assenze dal lavoro.

Così, ora che abbiamo discusso a fondo perché queste e-mail sono importanti e perché si dovrebbe usarli, cerchiamo di discutere di ciò che si dovrebbe includere nelle vostre e-mail professionali out-of-office.

8 ESEMPI DI E-MAIL PROFESSIONALI FUORI UFFICIO

Tutti i tipi di e-mail discussi di seguito sono appropriati da utilizzare in qualsiasi ambiente di lavoro. Sono entrambi informativi e professionali, in quanto forniscono le informazioni essenziali sulla tua assenza e quando tornerai al lavoro. Queste informazioni possono essere condivise con i mittenti di e-mail in modo creativo, pur mantenendo il passo con gli standard professionali.

Anche le email creative fuori ufficio sono apprezzate e benvenute in quasi tutti gli ambienti di lavoro. Dai libertà alla tua immaginazione e al tuo pensiero creativo; usa l’opportunità di scrivere un’email memorabile alla persona che comunica con te.

Esaminiamo alcuni esempi delle e-mail che dovresti considerare come e-mail di risposta automatica prima di lasciare il tuo ufficio.

Il più semplice

Il primo e il più breve è una e-mail contenente solo informazioni vitali. Cosa deve sapere il mittente? La cosa più essenziale – per quanto tempo non sarai disponibile.

Quando saranno in grado di raggiungerti finalmente?

Caro (Mittente),

Saluti e grazie per avermi inviato un’email.
Attualmente, sono fuori ufficio e non posso rispondere personalmente alla tua posta.
Sarò assente da (il tempo in cui inizia la tua assenza) fino a (il tempo in cui termina la tua assenza).
Risponderò alla tua email molto presto al mio arrivo.

Sinceramente,
XXX

Si può vedere chiaramente che l’e-mail sopra fornisce i dettagli più importanti sulla tua assenza. Queste informazioni dovrebbero essere sufficienti per la maggior parte delle persone che ti invieranno un’e-mail mentre sei lontano dal lavoro.

Tuttavia, alcuni dei mittenti potrebbero essere disposti a discutere con voi alcune questioni professionali con determinate scadenze.

Cosa farai in questa situazione?

Diamo un’occhiata al prossimo esempio.

Un po ‘ più dettagliato ma comunque semplice

Se ti preoccupi che le informazioni nell’esempio precedente non siano sufficienti, puoi anche aggiungere un contatto di emergenza. Ciò garantirà che la persona che ti contatta sarà in grado di comunicare i propri problemi, offerte, ordini, ecc., con chiunque può coprire per Lei mentre Lei è via.

In questo caso, è necessario fornire nomi, numeri di telefono di lavoro o indirizzi e-mail per essere in grado di aiutare il mittente dell’e-mail. Chissà che tipo di emergenza può essere?

Vediamo l’esempio di tale e-mail.

Caro (Mittente),

La ringrazio molto per avermi inviato un’email.
Attualmente, sono fuori ufficio e non posso rispondere personalmente alla tua posta. Se è urgente, ecco un contatto di emergenza con cui puoi comunicare: (Dettagli di contatto di quella persona come nome, indirizzo email, telefono di lavoro, ecc.)
Sarò assente fino a quando (il giorno in cui la tua assenza finisce).
Mi metterò in contatto non appena torno al lavoro.
Grazie per la comprensione e la pazienza.

Sinceramente,
XXX

Questo è l’esempio dell’e-mail che vedi di più quando ricevi e-mail di risposta automatica e l’e-mail fuori ufficio più concisamente scritta che fornisce tutto ciò che il destinatario deve sapere.

Un’e-mail che porta a un abbonamento

Oltre a comunicare al mittente le informazioni generali sulla tua partenza o indisponibilità, puoi utilizzare questa opportunità per condurre il mittente in un luogo in cui desideri che si trovino.

Può essere un’offerta di abbonamento a una newsletter, un link a un video o un sito web, ecc. In altre parole, puoi beneficiare in altri modi di questo momento di comunicazione, come ottenere un nuovo cliente o un nuovo abbonato alla mailing list.

Quindi vai avanti, inserisci un link valido o un invito!

Caro (Mittente),

Grazie per avermi inviato un’email. Attualmente, sono fuori ufficio e non posso rispondere personalmente alla tua email.
Sarò assente fino a quando (il giorno in cui la tua assenza finisce).
Assicurati di comunicare i tuoi problemi urgenti con questa persona: (dettagli di contatto di quella persona).
Nel frattempo, dovresti assolutamente controllare questo (link, invito). Mandami le tue opinioni più tardi.
Mi metterò in contatto molto presto. Grazie per la comprensione.

Sinceramente,
XXX

Sicuramente, dopo aver ricevuto questa email, il mittente sarà interessato al link e/o all’offerta che fornisci.

Cogli l’opportunità e trarne vantaggio in un secondo momento.

Chi sa cosa si tradurrà in questo link?

Un’e-mail che porta ai social media

Potresti non avere alcun suggerimento, ma la persona che ti invia un’email mentre sei lontano dal lavoro può avere una seria opportunità di business per te.

Nella risposta automatica fuori sede, puoi aggiungere link alle tue pagine professionali sui social media o alla pagina web della tua azienda.

Questo bit di informazioni darà più informazioni al mittente su di te / la vostra azienda per tenerli interessati a perseguire la questione di business quando si torna al lavoro.

In alternativa, se la questione non può aspettare fino al tuo ritorno, possono cercare di raggiungerti sui profili dei social media che controlli mentre sei lontano.

Caro (Mittente),

Grazie per avermi inviato un’email. Attualmente, sono fuori ufficio e sarò assente da/per (il periodo di tempo della tua assenza).
Se avete modo urgente, non esitate a contattarmi su tramite questa pagina Facebook (o altre pagine di social media dove sarete disponibili). Inoltre, è possibile contattare l’azienda tramite questa pagina web (link al sito web della società)
Ci scusiamo per gli eventuali disagi che ciò potrebbe causare.
Mi metterò in contatto molto presto. Grazie per la comprensione.

Cordiali saluti,
XXX

Questo tipo di e-mail è ottimo per ulteriori relazioni e future collaborazioni tra la tua azienda e la società del mittente o te e il mittente stesso.

Stabilirà relazioni più strette e amichevoli tra le due parti.

Un’e-mail informativa

Oltre ai tipi di e-mail che portano all’abbonamento e ai social media, discutiamo l’ultimo che include un link informativo o / e un allegato.

Se stai aspettando che qualcuno ti invii un’e-mail per chiedere chiarimenti sulle informazioni (o se le persone di solito ti inviano un’e-mail/la tua posizione di lavoro in modo da poter dare loro qualche informazione), puoi includere queste informazioni nel tuo messaggio e-mail fuori ufficio, così come aggiungere link a fonti utili sull’argomento.

In altre parole, questo tipo di email fornirà un link ai materiali che possono essere utilizzati dal mittente dell’email.

In questo modo darai sicuramente risposte alle domande del mittente senza rispondere personalmente.

Vediamo nell’esempio.

Caro (Mittente),

Grazie per avermi inviato un’email, ma ti prego di accettare le mie scuse per non essere disponibile. Sarò fuori ufficio per (il periodo di tempo).
Se la mia ipotesi è corretta, allora mi stai inviando un’email per informazioni su (l’argomento). In allegato sto condividendo file utili e qui ci sono alcuni link che dovresti assolutamente controllare.
Spero di essere stato in grado di aiutare. Mi metterò in contatto presto al mio ritorno.

Best,
XXX

In questo modo, puoi comunque fornire materiali utili a coloro che potrebbero aver bisogno del tuo aiuto mentre bevi cocktail su una spiaggia.

Uno creativo

Presto ti prenderai una pausa dal lavoro, quindi potresti anche usare questa opportunità per scrivere un’e-mail divertente o creativa. Uno scherzo o una storia divertente saranno sicuramente apprezzati.

Questo tipo di e-mail fuori ufficio ti darà la possibilità di utilizzare la tua creatività al massimo potenziale e sorprenderai piacevolmente il tuo mittente quando riceverà un’e-mail come questa:

Hey there,

Sono stato rapito dagli alieni e questo è l’unico messaggio che sono stato in grado di creare.
Hanno detto che mi avrebbero cadere di nuovo al lavoro su (la data del vostro ritorno).
Nel frattempo, se si desidera connettersi con qualcun altro ancora al mio prezioso posto di lavoro, ecco alcuni contatti (dettagli di contatto).

A presto hopefully speriamo,
XXX

Lasciate correre la vostra immaginazione e scrivere quello che vuoi (ancora appropriato in ambienti professionali, ovviamente).

È possibile utilizzare i riferimenti da film, spettacoli televisivi o libri, si può anche raccontare una storia divertente o interessante.

Sono sicuro che se ci provi compilerai sicuramente un’email fuori ufficio più creativa di quella sopra.

Aggiungi immagini carine alla tua mail

A chi non piacciono i cuccioli carini? Oltre alle informazioni essenziali, puoi aggiungere un’immagine per mostrare che ti interessa il mittente o il pianeta. Cuccioli adorabili, gattini o altri piccoli animali che daranno sorriso a tutti possono essere aggiunti alla tua e-mail di risposta automatica fuori ufficio.

Si può solo trovare una foto gratis su Internet da utilizzare per questo tipo di e-mail, ma la vostra cultura aziendale detterà il giusto tipo di foto è necessario selezionare per questo scopo.

Ciao,

Ti prego di accettare le mie scuse per non aver risposto immediatamente alla tua email. Ho allegato un’immagine di un cucciolo carino che ho trovato sul Web, quindi non arrabbiarti con meJ.
Sto anche dando i contatti del mio partner è possibile contattare se avete problemi urgenti da discutere.
Tornerò presto.

Sinceramente,
XXX

Questo esempio è davvero adorabile e carino. Tuttavia, non tutti saranno disposti ad usarlo nella sua comunicazione ufficiale. Alcuni possono anche trovare poco professionale o inappropriato per impostare tale e-mail di risposta automatica, quindi in caso di dubbio – verificare con il supervisore.

Scatena il poeta in te

Come abbiamo già discusso esempi di e-mail fuori ufficio con contenuti divertenti e carini, ora è il momento di esplorare un esempio con una poesia. Sì, hai letto bene-una poesia.

Anche in questo caso, sei libero di usare la tua creatività e il tuo talento di scrittura.

Caro Mittente,

Le rose sono rosse,
le viole sono blu,
Sono fuori ufficio,

A chi dovresti scrivere?
Ecco i contatti della mia persona di fiducia: (dettagli di contatto)

Sinceramente,
XXX

Non è così difficile, giusto? In una breve e-mail qui, hai mostrato la tua suggestione e, allo stesso tempo, hai dato le informazioni necessarie al mittente. Si dovrebbe mirare ad essere breve e informativo qui. Qui credo anche che si potrebbe scrivere una poesia migliore di me, in modo da lavorare la vostra magia di scrittura.

Mix it all

In questo articolo, sono riuscito a venire con diverse idee su come scrivere sia creativo e formale out-of-office auto-reply email – si è liberi di utilizzare uno di questi. Inoltre, è possibile utilizzare un mix delle e-mail di cui sopra; basta creare uno perfetto per voi.

È possibile, come la combinazione di un generatore di piombo e aggiungere una storia divertente ad esso. Puoi anche aggiungere immagini di cuccioli o gattini carini, quindi scrivere una poesia e impostarla come email di risposta automatica.

A seconda delle linee guida per la corrispondenza aziendale, potresti essere libero di usare la tua immaginazione ed esprimere la tua personalità nelle e-mail di risposta automatica che i tuoi associati riceveranno mentre sei lontano dal lavoro. Ognuno ha alcune caratteristiche uniche e non esiste una cosa come ‘one-size-fits-all’ quando si tratta di scrivere e-mail di risposta automatica out-of-office.

CONCLUSIONE

Nel nostro mondo digitalizzato, anche una sola chiamata o messaggio perso può avere conseguenze drastiche per te, la tua carriera e il tuo datore di lavoro. Comunicare i vostri problemi, assenze e altre questioni importanti sono di vitale importanza per la posizione per il successo sul posto di lavoro. La reattività rapida è una qualità che le persone che lavorano con te apprezzeranno sempre.