Poche attività creano ansia tra manager e dipendenti come la revisione delle prestazioni.

I manager lottano per bilanciare il feedback positivo con la necessità di miglioramento. I dipendenti non sono sicuri di come prendere il feedback e cominciare a preoccuparsi per il loro lavoro. Tutto questo stress e lotta è evitabile se tu, il manager, ti avvicini al compito nel modo giusto.

Ma qual è “la strada giusta”? Gli esperti di Sling rivelano 15 suggerimenti per condurre una revisione delle prestazioni (sia essa scritta o faccia a faccia) e ti mostrano quattro esempi di recensioni delle prestazioni che funzionano davvero.

Che cos’è una revisione delle prestazioni?

Una revisione delle prestazioni non è un’opportunità per scaricare una lunga lista di critiche. Piuttosto, è una valutazione onesta delle prestazioni del dipendente, sia buone che cattive. Pensa alla revisione delle prestazioni come un modo per:

• Festeggia gli aspetti positivi
• Fai luce sulle aree in cui è possibile apportare miglioramenti

Quando costruisci la tua revisione delle prestazioni attorno a queste metriche, fornisce ai tuoi dipendenti le informazioni di cui hanno bisogno per crescere all’interno della loro posizione e avvantaggiare l’azienda nel suo complesso.

Come dovrebbe essere una revisione delle prestazioni?

La maggior parte delle revisioni delle prestazioni sarà basata su sei componenti fondamentali:

• Comunicazione
• Collaborazione e lavoro di squadra
• risoluzione di problemi
• la Qualità e l’accuratezza del lavoro
• Presenza e affidabilità
• Capacità di raggiungere gli obiettivi e rispettare le scadenze

Come si sceglie il formato e qualità di questi componenti è fino a voi e le esigenze del vostro business. Alcune aziende utilizzano un sistema di classificazione A, B, C, D, F. Alcuni usano il punteggio da 1 a 5 o da 1 a 10. Alcuni usano percentuali.

Qualunque sia il sistema su cui ti stabilisci, assicurati che la revisione delle prestazioni sia facile da leggere (se vai con una forma scritta) e comunichi le informazioni in modo chiaro e conciso.

15 Suggerimenti per lo svolgimento di recensioni di prestazioni

Se si compone una recensione scritta prestazioni, condurre una valutazione faccia a faccia, o fare entrambe le cose, questi 15 suggerimenti vi aiuterà a ispirare il meglio dai vostri dipendenti.

1) Rendere l’ambiente il più confortevole possibile

Rendere l’ambiente in cui si tiene la revisione delle prestazioni il più confortevole possibile va un lungo cammino verso mettere il vostro dipendente a proprio agio anche prima dell’inizio della riunione.

Immagina te stesso nei panni dei tuoi dipendenti. Si cammina in una sala conferenze cavernosa. Il supervisore all’estremità di un lungo tavolo ti dice di avere un posto all’estremità opposta. Se si sarebbe intimidito, è probabile che il vostro dipendente sarà intimidito pure.

Non c’è niente di sbagliato con l’utilizzo di una sala conferenze per una revisione delle prestazioni, ma sedersi accanto al dipendente, piuttosto che 20 piedi di distanza e fare il possibile per metterli a proprio agio.

2) Ridurre al minimo le distrazioni

Tenere le recensioni delle prestazioni in un luogo diverso dal tuo ufficio è un modo ideale per ridurre al minimo le distrazioni. Anche le semplici interruzioni-telefonate, e — mail, il segnale acustico del telefono cellulare, qualcuno che bussa alla tua porta-diminuiscono l’efficacia e l’intensità di ciò che hai da dire.

Se si decide di tenere una revisione delle prestazioni nel vostro ufficio (che è un ottimo modo per rendere i vostri dipendenti confortevole), tacere i telefoni, spegnere la posta elettronica, e appendere un “Non disturbare” cartello sulla porta prima dell’inizio della riunione.

3) Fare uso della descrizione del lavoro

Molti manager si chiedono da dove cominciare quando si trovano di fronte a mettere insieme una revisione delle prestazioni. Il nostro suggerimento: rivedere la descrizione del lavoro. Che si tratti di un cameriere, di un food runner, di un rappresentante del servizio clienti o di qualcos’altro, poniti queste domande come base per il resto della tua recensione:

• Il dipendente ha soddisfatto tutte le responsabilità e i requisiti elencati nella descrizione del lavoro?
• Mancavano alcuni aspetti?

Mentre stai guardando la descrizione del lavoro, assicurati che sia aggiornata. La posizione è cambiata da quando è stata scritta la descrizione? Sono stati introdotti nuovi doveri da quando il dipendente è stato assunto? Solo quando la descrizione del lavoro è aggiornata e accurata sarai in grado di fornire una revisione delle prestazioni equa.

4) Conduci spesso recensioni

Non rendere la tua recensione delle prestazioni un evento annuale. Invece, fornire un feedback durante tutto l’anno. Molte aziende tengono revisioni delle prestazioni alla fine dei grandi progetti. Alcuni li impostano per ogni tre mesi.

Scegli una frequenza adatta alla tua azienda e ai tuoi dipendenti. Ed essere sicuri che la revisione delle prestazioni non è una sorpresa. I tuoi dipendenti dovrebbero sapere quando sta arrivando.

5) Non lasciare che solo le prestazioni recenti colorino la tua valutazione

Non lasciare che le attività più recenti dei tuoi dipendenti colorino la tua valutazione. Una revisione delle prestazioni dovrebbe essere basata su tutto ciò che si è verificato dall’ultima revisione, non solo la settimana o il mese passati.

Quando si guarda al quadro generale — non solo il tempo il mese scorso, quando il dipendente ha salvato un grande progetto o il tempo ha perso una scadenza critica — può aiutare a essere più obiettivo con il tuo feedback.

6) Basare la revisione sui punti chiave

Nella sua forma più elementare, una revisione delle prestazioni dovrebbe essere basata su tre punti chiave:

• Competenze principali specifiche dell’azienda.
• Competenze specifiche per la posizione.
• Realizzazione.

Le prime due competenze possono includere competenze come organizzazione, conoscenza aziendale/prodotto, attitudine e qualsiasi altra cosa importante per il lavoro. Se la tua azienda non ha ancora definito queste competenze, ora è un buon momento per farlo.

Per l’ispirazione, guardare indietro alle sei competenze fondamentali nel Che cosa dovrebbe una revisione delle prestazioni simile? sezione sopra.

7) Pesare ogni aspetto delle prestazioni del dipendente

Ciascuna delle competenze e dei punti chiave sopra menzionati differisce per importanza. Ecco perché è essenziale valutare ogni aspetto delle prestazioni dei tuoi dipendenti.

Ad esempio, le competenze specifiche dell’azienda (come l’impegno per l’organizzazione) dovrebbero valere il 20%. Le competenze specifiche per la posizione (come l’orientamento al servizio clienti) dovrebbero valere il 30%. Il raggiungimento (capacità di raggiungere gli obiettivi e rispettare le scadenze) dovrebbe valere il 50 percento.

Non sei sicuro di come elaborare tutti quei numeri? Ecco una formula semplice.

• Il peso (per esempio, il 20%) x i grado (ad esempio, l ‘ 80%)

se il vostro dipendente punteggi 80 per cento in compagnia di competenze specifiche, il 90 per cento sulla posizione on-competenze specifiche, e il 95 per cento sul risultato, la formula finale sarebbe simile a questa:

• (20 x 0,80) + (30 x 0,90) + (50 x 0.95) = 16 + 27 + 47.5 = 90.5

Utilizzando tale calcolo, è possibile rendere alcune parti della performance più o meno influente sul punteggio finale.

8) Tenere una revisione annuale delle prestazioni faccia a faccia

Una revisione scritta delle prestazioni è utile per valutazioni più frequenti, ma è utile tenere una revisione faccia a faccia almeno una volta all’anno. Puoi trasmettere molto con il tuo tono di voce e le tue espressioni. Queste cose non si incontrano in una lettera, non importa quanto ben scritto.

La revisione delle prestazioni faccia a faccia consente anche di avere una discussione sul lavoro del dipendente, piuttosto che un monologo unilaterale.

9) Conduci con il positivo

Se la tua recensione è scritta o di persona, porta sempre con il positivo. Questo mette il dipendente in uno stato d’animo favorevole e li rende più suscettibili ai suggerimenti di miglioramento che vengono dopo.

10) Termina con il positivo

Pensa alla tua recensione delle prestazioni come a un sandwich: i positivi sono il pane e i negativi sono la carne, la lattuga e i condimenti.

Come abbiamo detto, è una buona idea guidare con il positivo per impostare l’umore giusto per la revisione delle prestazioni, ma è anche intelligente finire con una nota positiva.

È probabile che l’ultima cosa di cui parli sarà ciò che il dipendente ricorda di più. Se quest’ultima cosa è negativa, potrebbe influenzare tutto ciò che fanno quando tornano al lavoro. Fine su una nota positiva – anche se il dipendente ha un sacco di cose su cui lavorare — così si sentono bene con se stessi e sicuro nel loro lavoro.

11) Sii aperto& Onesto con i dipendenti

L’onestà è la migliore politica, quindi non aver paura di essere aperto con i tuoi dipendenti sulle loro prestazioni. Non zucchero-cappotto vostra valutazione o battere intorno al cespuglio. I tuoi dipendenti sapranno quando sei eccessivamente lusinghiero e il processo di revisione è abbastanza difficile senza far decifrare ai tuoi dipendenti ciò che stai cercando di dire.

12) Includi feedback tra pari& Autovalutazioni

Prima di presentare la tua recensione a un dipendente, raccogli il feedback dei suoi colleghi. Può anche essere informativo per la tua analisi se chiedi al dipendente stesso come pensa di fare. Peer feedback e auto-valutazioni possono andare un lungo cammino verso dando il quadro più completo possibile delle prestazioni di un dipendente.

13) Usa la lingua giusta

Le parole che usi sono importanti tanto quanto il messaggio che stai cercando di comunicare. Ecco perché è fondamentale utilizzare il linguaggio giusto durante la revisione delle prestazioni. Sii il più chiaro e specifico possibile senza sembrare banale e insincero.

Evita termini generali come ” buono”, “ottimo” e ” eccellente.”Optare invece per parole di azione come:

• Eccelle
• Decisivo
• Reattiva
• Dedicato
• Esperto
• Onesto
• Completa

Questi tipi di parole che sono più descrittivo e, quindi, più significativo.

È anche una buona idea creare un elenco di frasi di forza e debolezza per parti comuni della revisione delle prestazioni, come ad esempio:

• Attendance
• Attitude
• Customer Service
• Dependability
• Flexibility
• Interpersonal Skills
• Leadership
• Performance
• Teamwork
• Time Management

For example, a strength phrase for performance is:

Mal excels at developing strategies that deliver results.

Una frase di debolezza per le prestazioni è:

Non prende l’iniziativa a meno che non venga richiesto.

Una frase di forza per l’atteggiamento è:

Non lascia che le circostanze difficili la facciano cadere.

Una frase di debolezza per l’atteggiamento è:

L’atteggiamento negativo in alcune situazioni ha la tendenza a causare problemi.

Con un elenco di frasi di forza e debolezza come queste a portata di mano quando conduci una recensione — sia scritta che faccia a faccia-puoi essere il più descrittivo possibile. Basta essere sicuri di elaborare le frasi che si sceglie in modo che il dipendente ha una chiara idea di ciò che si intende.

14) Impostare gli obiettivi

Rivedere i vecchi obiettivi e stabilire nuovi obiettivi è una componente cruciale di ogni revisione delle prestazioni di successo.

Quando imposti obiettivi per i tuoi dipendenti, dai loro qualcosa per cui lavorare. Dai loro un modo per quantificare le loro prestazioni. Possono guardare quello che stanno facendo e chiedere: “Questa abitudine mi avvicina al raggiungimento dei miei obiettivi? Cosa posso fare che renderebbe più facile raggiungere quegli obiettivi?”

15) Fornire un feedback informale prima e dopo la revisione delle prestazioni

Evitare di limitare il feedback alle occasioni formali e programmate una o due volte all’anno. Offrire valutazioni informali e suggerimenti durante tutto l’anno.

Se c’è qualcosa su cui un dipendente deve lavorare, assicurati di prenderne nota nel loro file in modo da poter fare riferimento ad esso quando arriva il momento per la revisione annuale delle prestazioni. Ciò aiuterà il dipendente a lavorare sui propri punti di forza e di debolezza ogni giorno.

E non trascurare di fornire feedback anche ai dipendenti ad alte prestazioni. Far loro sapere che stanno facendo un buon lavoro in modo che non pensano di dover cambiare. Anche un semplice” buon lavoro ” e-mail o una nota sulla loro scrivania va un lungo cammino verso aiutarli a sentirsi come una parte preziosa della squadra.

4 Esempi di recensioni di prestazioni che funzionano

Ecco quattro esempi di recensioni di prestazioni che funzionano davvero. Abbiamo incluso una recensione buona, una soddisfacente, una scarsa e una combinazione.

Buona recensione

Kalee supera tutte le aspettative nel suo ruolo di server. Ha sempre un atteggiamento positivo. Si adatta facilmente ai rapidi cambiamenti sul posto di lavoro. Lavora bene sotto pressione da sola e con gli altri membri del team. È orientata ai dettagli e completa le attività in modo tempestivo. Cerca anche ulteriori responsabilità quando il suo programma lo consente.

Recensione soddisfacente

Shep soddisfa tutte le aspettative aziendali nel suo ruolo di rappresentante del servizio clienti. Si adatta bene alle richieste dei clienti e ai cambiamenti dei carichi di lavoro. Mantiene un senso del dettaglio e un atteggiamento positivo anche sotto pressione. Queste abilità, però, vanno a scapito della gestione del tempo. E mentre Shep mostra un’attitudine per la leadership, non cerca attivamente formazione o opportunità di leadership.

Scarsa recensione

A volte, Jane può essere molto efficace nel suo lavoro come direttore di turno quando è impegnata nel suo lavoro. Sfortunatamente, Jane è spesso in ritardo, e questo ha un impatto serio le ore produttive della sua giornata lavorativa. Durante il prossimo trimestre, vorremmo che Jane si concentrasse sulle presenze, essendo pronta a lavorare all’inizio del suo turno.

Combinazione Recensione

River soddisfa alcune delle aspettative della società nel suo ruolo di barista, ma cade ben al di sotto di altri. È un’ascoltatrice attiva, gestisce il suo tempo in modo efficiente ed è sempre coscienziosa sulla qualità del suo lavoro. Fiume ha bisogno di lavorare per dimostrare professionalità in ogni momento e, anche se lei lavora bene da sola, trarrebbe grande beneficio da ulteriori competenze di team-building.

Utilizzare gli strumenti giusti per rendere la vostra giornata di lavoro più facile

I 15 suggerimenti su questo elenco sarà certamente rendere il vostro lavoro più facile quando il tempo di performance-review rotola intorno. Ma per semplificare le vostre responsabilità ogni giorno, avete bisogno di una soluzione di pianificazione come Sling. Sling ti mette in controllo completo dei vostri dipendenti’ orario di lavoro con le caratteristiche potenti come:

• Sposta
• Orologio in Tempo
• Messaggi
• Newsfeed
• Attività

Ognuna di queste caratteristiche è progettato per semplificare il processo di pianificazione e di tenere tutto e tutti, organizzato e funzionante. E se il tempo che puoi risparmiare non è sufficiente, Sling ti fa risparmiare anche denaro. Sling è gratuito e disponibile per un numero illimitato di dipendenti.

Visita GetSling.com oggi per aprire un conto e vedere perché i nostri clienti ci danno un 5 su 5 revisione delle prestazioni ogni volta.