Senti il bisogno di essere più organizzato e/o più produttivo? Trascorri la giornata in una frenesia di attività e poi ti chiedi perché non hai realizzato molto? Poi questi suggerimenti di gestione del tempo sono per voi-ti aiuteranno ad aumentare la produttività e rimanere fresco e raccolto.

1. Renditi conto che la gestione del tempo è un mito

Questa è la prima cosa che devi capire sulla gestione del tempo, che non importa quanto siamo organizzati, ci sono sempre solo 24 ore al giorno. Il tempo non cambia. Tutto quello che possiamo effettivamente gestire è noi stessi e quello che facciamo con il tempo che abbiamo. Lo apprezzo. Interiorizzalo. E passare il più presto possibile alla punta successiva.

2. Scopri dove stai perdendo tempo

Molti di noi sono preda di perdite di tempo che rubano tempo che potremmo usare in modo molto più produttivo. Quali sono i tuoi banditi del tempo? Passi troppo tempo a navigare in Internet, leggere e-mail, postare su Facebook, inviare SMS o effettuare chiamate personali?

In un sondaggio di salary.com 89 per cento degli intervistati ha ammesso di perdere tempo ogni giorno al lavoro:

• 31% di rifiuti circa 30 minuti al giorno
• 31% di rifiuti circa un’ora al giorno
• 16% di rifiuti circa due ore al giorno
• 6% di rifiuti circa tre ore al giorno
• 2% di rifiuti circa quattro ore al giorno
• 2% di rifiuti cinque o più ore al giorno

Il monitoraggio delle attività quotidiane aiuta a formare un quadro preciso di quanto tempo si spende in varie attività, che è il primo passo per una gestione efficace del tempo.

3. Crea obiettivi di gestione del tempo

Ricorda, il focus della gestione del tempo sta effettivamente cambiando i tuoi comportamenti, non cambiando il tempo. Un buon punto di partenza è eliminando le perdite di tempo personali. Per una settimana, ad esempio, impostare un obiettivo che non hai intenzione di prendere telefonate personali o rispondere a messaggi di testo non legati al lavoro mentre si lavora.

4. Implementare un piano di gestione del tempo

Pensate a questo come un’estensione del terzo suggerimento di gestione del tempo. L’obiettivo è quello di cambiare i comportamenti nel tempo per raggiungere qualsiasi obiettivo generale che hai impostato per te, come aumentare la produttività o diminuire lo stress. Quindi è necessario non solo impostare i tuoi obiettivi specifici, ma tenerli traccia nel tempo per vedere se li stai realizzando o meno.

5. Utilizzare strumenti di gestione del tempo

Che si tratti di un pianificatore, un programma software o un’app telefonica, il primo passo per gestire fisicamente il tuo tempo è sapere dove sta andando ora e pianificare come trascorrerai il tuo tempo in futuro. Un programma software come Outlook, per esempio, consente di pianificare gli eventi facilmente e può essere impostato per ricordare gli eventi in anticipo, rendendo la gestione del tempo più facile.

6. Dare la priorità spietatamente

Si dovrebbe iniziare ogni giorno con una sessione di priorità le attività per quel giorno e impostare il benchmark delle prestazioni. Se hai 20 compiti per un dato giorno, quanti di loro hai veramente bisogno di realizzare?

7. Impara a delegare e / o Esternalizzare

La delega è una delle cose più difficili da imparare come fare per molti imprenditori, ma non importa quanto piccola sia la tua attività, non c’è bisogno che tu sia uno spettacolo di una persona-devi lasciare che altre persone portino parte del carico. La delegazione condivide i compiti che faresti meglio a lasciare a qualcun altro, in modo da poter sfruttare al meglio il tempo che hai.

8. Stabilire routine e attenersi a loro il più possibile

Mentre sorgeranno crisi, sarete molto più produttivi se è possibile seguire le routine la maggior parte del tempo. Per la maggior parte delle persone, creando e seguendo una routine permette loro di ottenere fino ai compiti del giorno, piuttosto che frittering via il tempo per iniziare.

9. Prendi l’abitudine di fissare limiti di tempo per le attività

Ad esempio, leggere e rispondere alle e-mail può consumare l’intera giornata se lo lasci. Invece, impostare un limite di un’ora al giorno per questo compito e attenersi ad esso. (Il modo più semplice per farlo è assegnare un solido blocco di tempo a questa attività piuttosto che rispondere alle e-mail su richiesta.)

10. Assicurati che i tuoi sistemi siano organizzati

Stai perdendo un sacco di tempo alla ricerca di file sul tuo computer? Prendetevi il tempo per organizzare un sistema di gestione dei file. Il tuo sistema di archiviazione ti sta rallentando? Rifalo, quindi è organizzato al punto che puoi mettere rapidamente le mani su ciò di cui hai bisogno.

11. Non perdere tempo ad aspettare

Dalle riunioni dei clienti agli appuntamenti dal dentista, è impossibile evitare di aspettare qualcuno o qualcosa. Ma non è necessario sedersi lì e girare i pollici. La tecnologia rende facile lavorare ovunque ci si trovi; il tuo tablet o smartphone ti aiuterà a rimanere connesso. Puoi leggere un report, controllare un foglio di calcolo o pianificare la tua prossima campagna di marketing.

Un suggerimento bonus: il tuo tempo appartiene a te

Ed ecco il suggerimento di gestione del tempo più importante di tutti. Si può essere in controllo e realizzare ciò che si vuole realizzare — una volta che hai fatto i conti con il mito di gestione del tempo e preso il controllo del vostro tempo.