uanset din branche, betydningen af din organisations hjemmeside kan ikke overvurderes. Det er virksomhedens offentlige ansigt, er altid åbent og har potentialet til at konvertere afslappede besøgende til loyale kunder.

med dette i tankerne, når det drejer sig tid til at redesigne eller bygge en helt ny hjemmeside, hvem du beslutter at lede indsatsen er en af de mest kritiske beslutninger, du vil gøre. Men hvordan starter du endda processen? For mange er det første skridt at oprette en anmodning om forslag (eller RFP).

Denne artikel vil lede dig gennem hvordan man skriver en hjemmeside redesign RFP, der vil:

• Giv vigtige oplysninger til agenturer, der vil lade dem bygge bedre og mere præcise forslag
• Prioriter din funktion ønskeliste til at tilpasse med dine mål
• Tiltræk et bureau, du rent faktisk vil nyde at arbejde med
• hjælpe dig med at undgå overraskelser
• Opret et bedre slutresultat

Vi har også inkluderet en gratis, tilpasses hjemmeside RFP skabelon .DOC Hent, der skitserer alle de oplysninger, du har brug for.

som et interaktivt bureau har vi set mange RFP ‘ er gennem årene, og de er ikke alle skabt lige. Ved at sætte seriøs tanke og overvejelse i de oplysninger, du medtager i hjemmesiden redesign RFP, vil du ende med at spare dig selv en betydelig mængde tid senere på besvarelse agenturer spørgsmål.

relateret: ikke alle hjemmesideprojekter kræver, at klienter udfylder en anmodning om forslagsdokument. Hvis dit hjemmesideprojekt er mindre i omfang eller budget, skal du blot udfylde dette spørgeskema og starte en samtale.

Ved at inkludere oplysninger om dine mål, funktionskrav, budget og tidslinjer på en organiseret måde, præsenterer du dig selv som en klient med viden og respekt for, hvordan et agentur bedst kan hjælpe dig med at nå dem – med andre ord en klient, som topbureauer vil arbejde med! Mens mange agenturer er afhængige af RFP ‘ er for at få nye forretninger, tager det meget tid at reagere på dem, antager, at du har alle svarene, før du overhovedet starter, og tilskynder til unødvendige spil mellem parterne.

når det er sagt, snarere end en vaskeri liste over krav og taktik, bør din hjemmeside RFP bruges til at skabe en mulighed for agenturer til at hjælpe dig med at løse et problem. Vi har haft mange samtaler med klienter, hvor de beder om taktik, der sandsynligvis ikke er den bedste måde at nå deres mål på.

digitale tendenser ændrer sig hurtigt; det er næsten umuligt at være på toppen af enhver ny udvikling. Kunder vinder ved at forblive åbne og villige til at drage fordel af nye teknikker. Når alt kommer til alt ansætter du et agentur for deres ekspertise – ved kun at begrænse dem til de løsninger, du allerede har fundet, udelukker det store antal af deres kreativitet og erfaring.

relateret: vores ultimative 14-trins hjemmeside Redesign tjekliste kan hjælpe dig med at forberede din hjemmeside redesign og undgå almindelige faldgruber og vejspærringer undervejs.

Hvis du er åben for alle muligheder, skal RFP virkelig være indrammet som starten på en samtale. Opbygning af en vellykket hjemmeside kræver personlig kemi (du vil bruge de næste flere måneder arbejder tæt sammen med disse mennesker, trods alt), så basere denne beslutning udelukkende ud af et enkelt forslag dokument, der blev sendt til dig sandsynligvis ikke er den bedste måde at nå dine mål.

Sådan skriver du en hjemmeside Redesign RFP

lad os først dække basisniveauet for information, som hver RFP skal indeholde.

1. Intro / Resume: I et enkelt afsnit, detaljer hvorfor du udsteder denne RFP og hvad du leder efter. Er dette et redesign eller en opdatering? Leverandører læser dette afsnit for at sikre, at det, du leder efter, matcher deres færdigheder.
2. kontekst: Giv os den 10.000 fods visning, der giver os mulighed for at se, hvordan dette projekt passer ind i hele organisationens arbejdsgange og mål. Hvorfor du vil påtage dig dette projekt er sandsynligvis lige så vigtigt som hvad du vil gøre.
3. prioriterede mål: hvilke forretningsmål vil du have denne hjemmeside til at påvirke? For at være klar, en hjemmeside mål er ikke ” skabe en dynamisk og intuitiv hjemmeside, der vil engagere og begejstre vores brugere.”Enhver design bureau, der gør deres due diligence vil skabe en hjemmeside, der er intuitiv og engagerende. Et mål er heller ikke, hvad du vil have hjemmesiden til at gøre (site funktionalitet kommer senere). Fokuser i stedet på dine ønskede resultater fra dette projekt. Disse bør være smarte mål, såsom:
   • Forøg kundeemner genereret af hjemmesiden fra 1.500/måned til 2.500/måned inden 30.juni 2017
   • Forøg besøg på stedet med 50% (1.000/måned til 1.500 pr. måned) til vores nye produktlancering inden 30. September 2018
   • Kør $250.000 i donationer til støtte for vores kapitalkampagne inden udgangen af året
4. projektteam: Inkluder navne og titler på alle mennesker, der vil være involveret i dette projekt; specifikt, hvis godkendelse vil være nødvendig på hvert trin. Dette hjælper agenturet med at udarbejde en passende kommunikationsplan for projektet, der vil gøre alles job lettere.
5. brugere: hvem forsøger du at nå med din hjemmeside? Inkluder ikke kun deres demografiske oplysninger, men også deres problemer, som besøger din hjemmeside potentielt kan løse. Bureauer vil typisk udvikle disse brugere til brugerpersoner, som vil blive brugt til at udforme en indholdsstrategi og brugerdefinerede internetoplevelser.
6. ønsket proces: hvis der er specifikke trin, du vil tage eller har lyst til at springe over, er du velkommen til at kalde det ud. For eksempel, hvis du for nylig har gennemgået en dybdegående brugerundersøgelsesundersøgelse, der kan overleveres til det nye team, skal du fortælle agenturer, så de ikke antager, at de bliver nødt til at starte fra bunden med brugerundersøgelser og samtaler for at komme med deres strategiske anbefalinger.
7. RFP tidslinje: Brug dette afsnit til at fortælle agenturer, når de har brug for at sende dig deres svar. Inkluder, hvornår de vil høre tilbage, hvis de er finalist og timing for opfølgningsmøder (mere om det senere). Endelig, lad alle vide, hvornår du forventer at træffe en beslutning.
8. projektets tidslinje: Fortæl alle i starten, hvornår du vil have projektet afsluttet, og om der er noget, der kører den dato, såsom en produktlancering eller begivenhed.
9. Budget: mange kunder tøver med at give et budget fra starten. Imidlertid, deling af disse oplysninger fra starten vil hjælpe agenturer med at give meget bedre anbefalinger og spare alle tid. Agenturer, der er langt uden for dit prispunkt, kan høfligt undskylde sig, mens leverandører, der passer godt, har frihed til at foreslå kreative måder at nå flere af dine mål på. Hvis du ikke kender dit budget, er du sandsynligvis ikke klar til at sende en hjemmeside redesign RFP. Også, hvis du har en betalingsplan eller regnskabsårsbegrænsninger, dette ville være et godt tidspunkt at afsløre dem.
10. Eksisterende hjemmeside Info: alle ved, at din nuværende hjemmeside ikke er perfekt (det er derfor, du skriver en hjemmeside redesign RFP). Men Brug dette afsnit til at forklare, hvilke elementer der fungerer, og hvad dine største smertepunkter er.
11. Funktionalitetskrav: Detaljerede alle de funktioner, du har brug for til din nye hjemmeside, idet de er specifikke som muligt. Denne liste kan omfatte, hvad hjemmesiden skal gøre, samt vigtige indholdstyper. Nogle funktionalitetseksempler kan omfatte:
    • responsivt layout
    • mulighed for at redigere nøglesider gennem et indholdsstyringssystem
    • begivenhedskalender med registreringssystem
    • Vis brugerdefineret indhold baseret på brugerens internethistorik
    • interaktivt kort over kontorlokationer
12. integrationer/Teknologikrav: Angiv og detaljer enhver funktionalitet, der er afgørende for, at dette projekt bliver en succes. Skal sitet bygges i et specifikt CMS som f. eks. Drupal? Hvorfor? Er der et tredjepartssystem som Salesforce eller Blackbaud, der skal integreres til din hjemmeside? Hvordan bruger du dem? Er du vært for hjemmesiden, eller har du brug for ekstern hosting?
13. Forslagskrav: nu hvor du har blottet din sjæl, er det her, du kan spørge dine potentielle leverandører alt hvad du behøver at vide for at træffe en informeret beslutning. Jo mere specifikke din hjemmeside redesign spørgsmål er, jo lettere vil det være for dig at sammenligne leverandørernes svar, når du begynder at få svar.

OK, så nu har du udfyldt din hjemmeside redesign RFP skitse, du er klar til at sende det ud til alle dine agentur venner, højre? Maaaaybe …

lad os krank dette op til 11

Hvis du virkelig ønsker at imponere hjemmesiden RFP modtagere og vise, at du er organiseret, her er nogle ekstra kredit info du kan medtage, der vil hjælpe dine svar

1. Competitive Set: Liste over de tre konkurrenter, der oftest tager forretning fra dig. Agenturer kan sammenligne din positionering og se, hvordan de løser lignende hindringer for at informere, hvordan din nye hjemmeside kan skille sig ud.
2. Comparables: i dette afsnit skal du liste alle hjemmesider, der kan give inspiration til innovative måder, som andre virksomheder, der ikke er i din branche, udfører lignende problemer. For eksempel, hvis du arbejder for en non-profit, hvis mål er at øge online donationer, kan du liste e-handel eller udgivelsessider, der gør et godt stykke arbejde med at bruge andet indhold og brugerstrømme for at forbedre konverteringsfrekvensen.
3. Style Guide: Hvis din virksomhed har en etableret online style guide, skal du medtage den her for at sætte parametre omkring designprocessen.
4. marketingmaterialer: Inkluder ethvert print, video eller andet materiale, som du planlægger at fortsætte med at bruge for at sikre, at hjemmesiden bærer et ensartet udseende. Eventuelle noter om, hvilke taktikker der fungerer eller underpresterer, ville også være nyttige.

dette er kun begyndelsen

som du måske har hørt mig sige tidligere, bør en hjemmeside redesign RFP være begyndelsen på en samtale, der dykker ned i din virksomheds mål, brugere og messaging. Hvis du starter med en skabelon (selv vores), skal du ikke være genert over at redigere den, så den passer bedre til dine behov. Dette vil sætte dig og de agenturer, du kommer i kontakt med, på et meget bedre udgangspunkt.

gør din forskning og sende din hjemmeside RFP til agenturer med tjenester og arbejde prøver, der matcher dine behov.

brug de svar, du modtager, til at vælge en gruppe finalister, som du kan bringe ind og møde personligt. Du skal vælge et bureau, der passer til din personlighed – og det er ikke muligt at bedømme via e-mail alene.

Hvis du følger disse tips, vil du være godt på vej til en fantastisk ny hjemmeside. Gennem hele processen lærer du meget om dine brugere, din virksomhed og digitale strategi – det skal være sjovt!

nu, for den del, du har ventet på… vores hjemmeside Redesign RFP skabelon er linket nedenfor. Du er velkommen til at tilpasse den til dine behov, og glem ikke at sende os en kopi, når du er færdig! Vi er glade for at tale om dit næste projekt!