Abonner for at modtage rettidige opdateringer om moderne arbejdspladstendenser fra vores brancheeksperter

hvad bruger virksomheder små kontanter til?

virksomheder bruger små kontante midler til at dække mindre forretningsudgifter, der er upraktiske at betale for med check.

virksomheder bruger små kontante midler til at dække mindre forretningsudgifter, der er upraktiske at betale for med check.

eksempler på små kontantudgifter:

• Gaver til kunder, såsom blomster eller lykønskningskort
• Kontorartikler, såsom penne eller printerpapir
• frimærker
• div> refusion af medarbejdere for udgifter til små virksomheder, såsom snacks til et personalemøde

Du bør ikke bruge små kontante midler til driftsudgifter, såsom lønninger, lønninger, varer eller tjenester, eller til at foretage forskud på lønsedler.

hvem kontrollerer småkassefonden?

hver petty cash fund forvaltes af en petty cash depotbank. I en lille virksomhed er denne person ofte kontorchef eller en anden betroet medarbejder.

den smålige kontante Depot er ansvarlig for:

• bestemmelse af gyldigheden af små kontante anmodninger
• udbetaling af små kontante midler
• sporing af små kontante udgifter
• håndhævelse af virksomhedens små kontantpolitikker

hvordan fungerer små kontantudbetalinger og genopfyldninger?

små kontantudbetalinger foretages ved brug af små kontante kvitteringer / kuponer, som du kan købe fra en kontorforsyningsbutik. Kvitteringen / voucheren afspejler typisk:

• kontant udbetalingsdato
• udbetalingsbeløb
• navn på den person, der modtog betalingen
• årsag for udbetalingen
• hovedbogskontoens navn vil udgiften blive opkrævet til

de små kontantindtægter sammen med den resterende små kontantsaldo skal svare til det oprindelige små kontantfondsbeløb — hvilket betyder det oprindelige beløb, der blev placeret i småkasseskuffen eller kassen.

når den smålige kontantsaldo når en vis lav, kan du genopbygge fonden ved at udstede en check i kvitteringens størrelse. Dette vil bringe petty cash fund tilbage til det oprindelige niveau.

hvad skal du lægge i din petty cash policy

en velkonstrueret petty cash policy omfatter:

• en politikerklæring, der forklarer formålet med den smålige kontantfond og det maksimale beløb, der er tilladt for hver udgift
• hvad petty kan og ikke kan bruges til
• den smålige kontantforvalters ansvar
• andre relaterede kontakter og deres roller
• procedurer for udbetaling, genopfyldning og sikring af små kontantfonde
• de forskellige små kontantformularer og deres instruktioner, såsom små kontanter kvittering / voucher og genopfyldningsformular

Sådan sporer du petty cash

Du kan spore petty cash gennem optagelse og afstemning.

hver gang petty cash depotian anmoder om og modtager nye små kontante midler, skal der i bytte for kvitteringerne foretages journalposter i hovedbogen for at registrere transaktionen. Registrer specifikt de små kontantudgifter — som skal svare til kvitteringerne-som en debet og genopfyldningsbeløbet som en kredit (til din kontantkonto).

som tidligere nævnt skal den resterende smålige kontantsaldo svare til forskellen mellem det indledende smålige kontantbeløb og de foretagne udbetalinger. Hvis der er et overskud eller mangel, skal du prøve at finde kilden til uoverensstemmelsen — hvilket kan stamme fra et hvilket som helst antal eller årsager, såsom matematisk fejl eller udbetaling af midler uden kvittering.

Hvis du administrerer petty cash korrekt, bør du ikke have noget problem med at afbalancere dine transaktioner. Men hvis der er mangel, skal du redegøre for tabet ved at foretage en ekstra debitering i hovedbogen. Omvendt, hvis der er et overskud, skal du registrere det som en ekstra kredit for at tage højde for gevinsten.

Best practices to keep you safe

opbevar altid din lille pengekasse i et sikkert område, såsom et pengeskab eller et låst arkivskab.

• din petty cash depotbank skal være en ærlig, pålidelig og etisk person, der forstår vigtigheden af at beskytte det smålige kontantsystem
• opbevar altid din smålige pengekasse i et sikkert område, såsom et pengeskab eller et låst arkivskab. På intet tidspunkt bør boksen udelades i det åbne for kunder eller uautoriserede medarbejdere at se
• Udfør periodiske afstemninger for at fange uoverensstemmelser og sikre nøjagtig smålig kontantadministration
• udvikle strenge interne kontroller til styring af små kontante midler
• giv ikke en person eneste myndighed over dine småpenge. En anden bør gennemgå depotforvalterens arbejde og regelmæssigt kontrollere den smålige kontantsaldo
• Begræns små kontantadgang til kun et begrænset antal overvåget personale

endelig gennemgå IRS publikation 583 for små kontantregler og anbefalinger