et undersøgelsesbrev er en anmodning om information, som forfatteren mener, at læseren kan give. Uanset emnet er målet at få læseren til at reagere med en handling, der tilfredsstiller forespørgslen.
den handling, der træffes, kan gavne enten forfatteren eller læseren, og nogle gange begge dele. Når det er tilfældet, omfanget skal indeholde nok information til at hjælpe læseren med at bestemme, hvordan man bedst skal reagere.

Identificer din læser

et forespørgselsbrev skal rettes til den person, der mest sandsynligt reagerer på en positiv og hjælpsom måde. Hvis du er usikker på, hvem det kan være, kan du prøve at foretage et par telefonopkald for at identificere en kontaktperson. Denne persons navn skal placeres i den indvendige overskrift og hilsen til din forespørgsel. Det skal også medtages på den øverste linje i din konvolut.
Husk, at folk gør forretninger med mennesker først, virksomheder andet. Når du henvender dig til din læser ved navn, anerkender du deres betydning og værdi som et individuelt menneske.

Opret dit mål

målet i et forespørgselsbrev er at fremsætte en anmodning. Det vil enten bede læseren om at give noget gavnligt for forfatteren eller drage fordel af noget, som forfatteren har at tilbyde.
din forespørgsel skal være specifik og kort. Hvis du stiller mere end et spørgsmål, kan du overveje at fremhæve dem på en punktliste.

Bestem dit omfang

omfanget af et forespørgselsbrev skal give tilstrækkelig information til, at læseren kan forstå dit mål, træffe en informeret beslutning og svare rettidigt.
Overvej din læser og kom til det punkt. Har de hvad du vil have? Kan de gøre, hvad du beder om? Tænk over, hvad din læser skal vide i rækkefølge, før du træffer en beslutning og sender dig et svar.
Hvis du skal modtage en fordel, kan det hjælpe med at forklare, til hvilket formål fordelen vil blive brugt. Hvis læseren skal modtage en vis fordel, kan det hjælpe med at tilbyde et incitament til at reagere.

Organiser dit brev

organisering af dit forespørgselsbrev opretter en logisk rækkefølge, hvor du kan præsentere dine oplysninger. Du er allerede begyndt på denne opgave ved at etablere et mål og bestemme dit omfang. Henvis tilbage til dem. Sammen indeholder de meget af det indhold, der bliver kroppen af dit brev.
En simpel oversigt vil få dig organiseret. Begynd med at oprette en liste over relevante punkter, og placer dem i den rækkefølge, der bedst hjælper din læser. forstå din forespørgsel. Disse punkter bliver rygraden i dit udkast; din oversigt bliver en tjekliste.

udkast til dit brev

at arbejde ud fra en oversigt er den enkleste måde at udarbejde et undersøgelsesbrev på. Du har allerede organiseret dig selv ved at oprette en liste. Henvis tilbage til det, og vend hvert fragment til en fuld og komplet sætning, der udtrykker en enkelt tanke eller ide.
for at dine tanker og ideer formidles på en sammenhængende måde, skriv så naturligt en klingende stemme som muligt. Prøv at skrive dit udkast hurtigt, og læs det derefter højt. Koncentrer dig om at kommunikere dit mål til din læser. Sørg for, at omfanget af dit brev indeholder alle de relevante oplysninger, der er inkluderet i din organisationsliste.
Husk, at du skriver et groft udkast. For øjeblikket kan du ignorere stavning, grammatik, tegnsætning, sætning og afsnit struktur. Det er tekniske detaljer, som du vil være opmærksom på i det sidste trin, når du gennemgår og reviderer dit arbejde.

luk dit brev

et forespørgselsbrev skal lukkes på en professionel måde. Når dit sidste afsnit er skrevet, skal du logge af mellem en gratis Afslutning som “med venlig hilsen” eller “tak” og dit trykte navn.
Hvis du skriver sammen med en officiel pligt, skal du placere din titel under det trykte navn. Yderligere oplysninger såsom diktat bemærkninger, anmeldelse af vedhæftede filer, kabinetter og kopier sendt til andre personer bør placeres under titellinjen.

gennemgå og revidere dit forespørgselsbrev

gennemgang og revision af dit forespørgselsbrev er det sidste trin i skriveprocessen. Du vil kontrollere dit udkast i dette trin og sørge for, at dit mål er klart, og dit omfang er kortfattet. Sæt dig selv i læserens sko, når du undersøger det grove træk. Spørg dig selv, som modtager, om du er i stand til at forstå anmodningen hurtigt, og om der er inkluderet nok information til at muliggøre et rettidigt svar.
se efter de åbenlyse fejl først. Kontroller for stavning, sætningsstruktur og grammatikfejl. Husk, at en passiv stemme ikke er så kommanderende som en aktiv. Du vil have din forespørgsel til at være stærk, så skriv med en aktiv stemme.
den vigtige ting at huske på er den samlede sammenhæng i hele enheden. Se efter nøjagtighed, klarhed og en følelse af fuldstændighed. Spørg dig selv, om overgangene mellem afsnit fungerer, og om dit synspunkt, tone og stil er konsistente i hele teksten.
Undersøg dine ordvalg omhyggeligt. Tvetydige ord fører til forvirring. Jargon og abstrakte udtryk forstås muligvis slet ikke, og påvirkninger, klicheer og banalt sprog tjener intet reelt formål og vil skjule dit mål. Du vil hjælpe din læser med at forstå nøjagtigt, hvad det er, du vil have, så Fjern alt, hvad der ikke er nyttigt.
og endelig, hvis du ikke har skrevet en åbning eller en konklusion nu er det tid. Introduktionen skal føre ind i kroppen af dit brev med en fast Erklæring om emnet for din forespørgsel og tilstrækkelig understøttende information til at holde læseren læsning. Dine afsluttende bemærkninger skal gentage dit mål med et spørgsmål, der kræver en handling.