“kommunikation er nøglen til enhver global forretning” – Anita Roddick

teknologiske fremskridt i vores æra har gjort det muligt for mennesker over hele verden at kommunikere uden grænser. For eksempel kan du skrive en e-mail-besked til alle på planeten Jorden og få et svar inden for flere minutter eller endda sekunder.

der er dog visse tidspunkter, hvor du simpelthen ikke har adgang til din e-mail-postkasse.

men i dag er det ligegyldigt, hvad dit erhverv er, din karriere succes vil enormt afhænge af effektiviteten og effektiviteten af din kommunikation.

derfor, når du ikke er tilgængelig til rettidigt at svare på de e-mails, du modtager, skal du gøre dit bedste for at lade dine kolleger og klienter vide om dette, samt hvornår vil du være i stand til at svare på deres meddelelser.

heldigvis er det en meget enkel ting at gøre dette i en alder af internettet. I vores digitaliserede verden kom folk med så mange løsninger på de problemer, vi ikke engang vidste eksisterede.

ved hjælp af programmer kan folk nu oprette alt, men de ønsker det. For eksempel, vil et program som Microsoft Outlook hjælpe dig med at oprette dine out-of-office auto reagere e-mails.

det er nemt at bruge, og YouTube er fuld af nyttige tutorials om disse emner. Du bør helt sikkert tjekke det ud! Jeg vil vedhæfte links nedenunder.

når du har besluttet, at du skal indstille en af disse auto-svar-e-mails, vil du finde dig selv at tænke på, hvad du skal medtage i dem.

hvis det er første gang, du opretter en mail uden for kontoret, kan det være en skræmmende opgave, så det er her, er denne artikel til at hjælpe dig i denne situation.

når folk bruger OUT-of-OFFICE e-mails?

lad os først finde ud af, hvad der er de tilfælde og situationer, du vil bruge Automatisk svar uden for kontoret e-mails.

for eksempel kan du bruge dem, når du er ude af byen til forretnings-eller træningsformål, du er på ferie med din familie eller på sygeorlov.

derudover skal du muligvis bruge dem, når du tager en sorgorlov; når du har for travlt eller har presserende arbejdsforpligtelser til at gøre i det øjeblik.

på den anden side vil du måske simpelthen ikke blive generet af e-mails i en bestemt periode, så du kan fokusere på noget andet.

så nu, lad os dykke ind i, hvorfor folk bør helt sikkert bruge auto reagere e-mails til out-of-office situationer.

hvorfor skal du bruge OUT-of-OFFICE e-mails?

Du bør overveje at oprette en automatisk svarmeddelelse af en af følgende grunde:

Gør dit job lettere

at forlade din e-mail-indbakke i lang tid uden opsyn er en meget uansvarlig ting at gøre.

er ligegyldigt, om du er leder af afdelingen eller en del af teamet, at være lydhør over for de mennesker, der forbinder dig, er afgørende i ethvert arbejdsmiljø.

det er derfor, for at få dig til at se professionel ud til enhver tid, blev der oprettet automatisk svar på e-mails. Du får en ny mail i din postkasse, men du kan ikke svare på den? Derefter vil out-of-office mail responder gøre det i stedet for dig. Fantastisk, ikke?

dette værktøj sparer dig en masse nerver og tid på at tænke på dine ubesvarede e-mails. Du vil ikke engang tro, at du vil miste din kontakt med kolleger og partnere.

du udsætter simpelthen din kommunikation på en meget høflig måde.

praktisk

Forestil dig, at du er på ferie, og du skal slappe af fuldt ud. Du er dog bekymret for, at dine kunder og medarbejdere ikke ville vide, at du ikke er tilgængelig.

så du vil være forpligtet til at tjekke din postkasse ofte under din ferie. Det ville ikke være meget af en ferie, ikke? På den anden side, hvis du deltog i en meget vigtig træning i et par dage, og du ikke er tilgængelig for at tjekke din mail – så ville du ikke fokusere meget på at lære nye ting, hvis du konstant blev overvejet med dine ubesvarede e-mails.

out-of-office auto-svarende e-mails er synonymet for ordet ‘bekvemmelighed’ i disse situationer. Bare sæt alt op rigtigt, og du er god til at gå.afsenderne vil blive underrettet meget hurtigt, og de vil være i stand til at træffe andre foranstaltninger eller kontakte andre mennesker, hvis de har presserende problemer.

Vi vil også diskutere, hvad vi skal gøre i nødstilfælde nedenunder.

lad os vide, hvorfor du ikke er tilgængelig

det er faktisk vigtigt at fortælle dine kolleger og partnere om dit fravær og om, hvornår du vil være tilgængelig igen.

Nogle af dem kan have en vag forståelse for, hvorfor du mangler fra dit arbejdspost; nogle har måske ikke nogen ide om dit opholdssted.

deling af disse oplysninger i dit out-of-office-svar uden besvær for dig er den bedste løsning.

i dette tilfælde vil dit professionelle billede ikke blive skadet ved at se ud som om du er fraværende fra arbejde uden grund. Derfor, hvis du er en person, der værdsætter hans/hendes arbejde omdømme, bør du helt sikkert overveje at oprette auto reagere for næste gang du er fraværende.

får dig ikke til at se uprofessionel

Nogle gange vil du være i en meget vanskelig situation med ikke at være i stand til at svare til dine kolleger, klienter eller partnere rettidigt. I deres øjne vil du begynde at virke meget uprofessionel og arrogant, som en person, der bare ignorerer e-mails og anser dem ikke for vigtige.

for at forhindre, at denne type ting sker, skal du begynde at overveje at indstille automatisk besvarelse af e-mails, selv for korte fravær fra arbejde.

så nu hvor vi grundigt har diskuteret, hvorfor disse e-mails er vigtige, og hvorfor du skal bruge dem, lad os diskutere, hvad du skal medtage i dine professionelle out-of-office-e-mails.

8 eksempler på professionelle OUT of OFFICE-e-mails

alle typer af e-mails, der diskuteres nedenfor, er passende at bruge i ethvert arbejdsmiljø. De er både informative og professionelle, da de giver de væsentlige oplysninger om dit fravær, og hvornår du kommer tilbage på arbejde. Disse oplysninger kan også deles med e-mails afsendere på en kreativ måde, mens du stadig holder trit med de professionelle standarder.

Kreative out-of-office e-mails er også værdsat og velkommen i næsten alle arbejdsmiljø. Giv frihed til din fantasi og kreativ tænkning; benyt lejligheden til at skrive en mindeværdig e-mail til den person, der kommunikerer med dig.

lad os gennemgå nogle eksempler på de e-mails, du bør overveje at indstille som automatisk svar på e-mails, før du forlader dit kontor.

den enkleste

den første og den korteste er en e-mail, der kun indeholder vigtige oplysninger. Hvad skal afsenderen vide? Det vigtigste – hvor længe vil du være utilgængelig.

Hvornår vil de være i stand til at nå dig endelig?

kære (afsender),

hilsner og tak for at sende mig en e-mail.
i øjeblikket er jeg ude af kontoret og kan ikke besvare din mail personligt.
Jeg vil være fraværende fra (den tid dit fravær starter) indtil (den tid dit fravær slutter).
Jeg vil besvare din e-mail meget snart ved min ankomst.

Med venlig hilsen,

det kan tydeligt ses, at e-mailen ovenfor giver de vigtigste detaljer om dit fravær. Disse oplysninger skal være nok for de fleste af de mennesker, der sender dig en e-mail, mens du er væk fra arbejde.

dog kan nogle af afsenderne være villige til at diskutere med dig nogle professionelle forhold med bestemte frister.

Hvad vil du gøre i denne situation?

lad os se på det næste eksempel.

lidt mere detaljeret, men stadig en simpel

Hvis du er bekymret for, at oplysningerne i det foregående eksempel ikke er nok, kan du også tilføje en nødkontakt. Dette vil sikre, at den person, der kontakter dig, vil være i stand til at kommunikere deres problemer, tilbud, ordrer osv., med den, der kan dække for dig, mens du er væk.

i dette tilfælde skal du angive navne, arbejdstelefonnumre eller e-mail-adresser for at kunne hjælpe e-mail-afsenderen. Hvem ved, hvilken type nødsituation dette kan være?

lad os se eksemplet på en sådan e-mail.

kære (afsender),

Mange tak for at e-maile mig.
i øjeblikket er jeg ude af kontoret og kan ikke besvare din mail personligt. Hvis det haster, er her en nødkontakt, du kan kommunikere med: (kontaktoplysninger for den person, såsom deres Navn, e-mail-adresse, arbejdstelefon osv.)
Jeg vil være fraværende indtil (den dag dit fravær slutter).
Jeg kommer i kontakt, så snart jeg kommer tilbage på arbejde.
tak for forståelse og tålmodighed.

Med venlig hilsen

Dette er eksemplet på den e-mail, du ser mest, når du får automatiske svar-e-mails og den mest koncist skrevne out-of-office-e-mail, der giver alt, hvad modtageren har brug for at vide.

en e-mail, der fører til et abonnement

bortset fra at fortælle afsenderen de generelle oplysninger om din afgang eller utilgængelighed, kan du bruge denne mulighed til at føre afsenderen til et sted, du vil have dem til at være.

det kan være et abonnementstilbud til et nyhedsbrev, et link til en video eller en hjemmeside osv. Med andre ord kan du drage fordel på andre måder af dette kommunikationsmoment – såsom at få en ny klient eller en ny mailinglisteabonnent.

så fortsæt, indsæt et gyldigt link eller en invitation!

kære (afsender),

tak for at maile mig. I øjeblikket, Jeg er ude af kontoret og kan ikke besvare din e-mail personligt.
Jeg vil være fraværende indtil (den dag dit fravær slutter).
sørg for at kommunikere dine presserende problemer med denne person: (kontaktoplysninger på denne person).
I mellemtiden bør du helt sikkert tjekke dette (link, invitation). Send mig dine meninger senere.
jeg kontakter dig meget snart. Tak for din forståelse.

Med venlig hilsen

bestemt, efter at have fået denne e-mail, vil afsenderen være interesseret i linket og/eller tilbyde dig at give.

Grib muligheden og drage fordel af den senere.

hvem ved, hvad der vil resultere i at klikke på dette link?

en e-mail, der fører til sociale medier

Du har muligvis ikke nogen tip, men den person, der e-mailer dig, mens du er væk fra arbejde, kan have en seriøs forretningsmulighed for dig.

i det automatiske out-of-office-svar kan du tilføje links til dine professionelle sider på sociale medier eller til din virksomheds hjemmeside.

denne information vil give mere information til din afsender om dig/din virksomhed for at holde dem interesserede i at forfølge forretningssagen, når du vender tilbage til arbejde.

Alternativt, hvis sagen ikke kan vente til din tilbagevenden, kan de prøve at nå dig på de sociale medieprofiler, du tjekker, mens du er væk.

kære (afsender),

tak for at maile mig. I øjeblikket er jeg ude af kontoret, og jeg vil være fraværende fra/til (tidsperioden for dit fravær).
Hvis du har presserende måde, tøv ikke med at kontakte mig på via denne Facebook-side (eller andre sociale medier sider, hvor du vil være tilgængelig). Derudover kan du kontakte virksomheden via denne hjemmeside (linktil virksomhedens hjemmeside)
beklager ulejligheden dette kan medføre.
jeg kontakter dig meget snart. Tak for din forståelse.

Med venlig hilsen

denne type e-mail er fantastisk til yderligere opbygning af relationer og fremtidigt samarbejde mellem din virksomhed og afsenderens virksomhed eller dig og afsenderen selv.

det vil etablere tættere og venligere forhold mellem de to sider.

en informationsmail

udover de typer e-mails, der fører til abonnement og sociale medier, lad os diskutere den sidste, der indeholder et informationslink eller/og en vedhæftet fil.

Hvis du venter på, at nogen sender dig en e-mail og beder om informationsforklaring (eller hvis folk normalt sender dig en e-mail/din arbejdsstilling, så du kan give dem noget information), kan du medtage disse oplysninger i din out-of-office-e-mail-meddelelse samt tilføje links til nyttige kilder om emnet.

med andre ord vil denne type e-mail give et link til materialer, der kan bruges af afsenderen af e-mailen.

på denne måde vil du helt sikkert give svar på afsenderens spørgsmål uden at svare personligt.

lad os se det i eksemplet.

kære (afsender),

tak for at sende mig en e-mail, men accepter venligst min undskyldning for ikke at være tilgængelig. Jeg vil være ude af Kontoret for (tidsperioden).
Hvis mit gæt er korrekt, så sender du mig en e-mail for information om (emnet). Vedhæftet jeg deler nyttige filer, og her er nogle links, du absolut bør tjekke ud.
håber jeg kan hjælpe dig. Jeg vil komme i kontakt snart efter min tilbagevenden.

bedst,

som denne kan du stadig levere nyttige materialer til dem, der muligvis har brug for din hjælp, mens du drikker cocktails på en strand.

en kreativ

du tager snart en pause fra arbejdet, så du kan lige så godt bruge denne mulighed til at skrive en sjov eller kreativ e-mail. En vittighed eller en sjov historie vil helt sikkert blive værdsat.

denne type e-mail uden for kontoret giver dig chancen for at bruge din kreativitet til sit fulde potentiale, og du vil pænt overraske din afsender, når de modtager en e-mail som denne:

Hej der,

jeg blev bortført af udlændinge, og dette er den eneste besked, jeg var i stand til at oprette.
De sagde, at de ville droppe mig tilbage til arbejde på (datoen for din tilbagevenden).
I mellemtiden, hvis du ønsker at forbinde med en anden stadig på min dyrebare arbejdsplads, her er nogle kontakter (kontaktoplysninger).

vi ses snart… forhåbentlig

lad din fantasi løbe vild og skriv hvad du vil (stadig passende i professionelle indstillinger, selvfølgelig).

Du kan bruge referencer fra film, tv-udsendelser eller bøger, du kan også fortælle en sjov eller interessant historie.

Jeg er sikker på, at hvis du prøver, vil du helt sikkert kompilere en out-of-office email mere kreativ end den ovenfor.

Tilføj søde billeder til din mail

hvem kan ikke lide søde hvalpe? Ud over de væsentlige oplysninger kan du tilføje et billede, der viser, at du er interesseret i afsenderen eller planeten. Yndig hvalpe, killinger eller andre små dyr, der vil give smil til alle kan føjes til din out-of-office auto-Svar e-mail.

Du kan bare finde et gratis foto på internettet til brug for denne form for e-mail, men din virksomhedskultur dikterer den rigtige type foto, du skal vælge til dette formål.

Hej der,

accepter venligst min undskyldning for ikke at besvare din e-mail med det samme. Jeg har vedhæftet et billede af en sød hvalp, jeg fandt på nettet, så du ikke bliver sur på meJ.
Jeg giver dig også kontakter fra min partner, du kan kontakte, hvis du har presserende spørgsmål at diskutere.
jeg kommer snart tilbage.

Med venlig hilsen

dette eksempel er virkelig sød og sød. Imidlertid, ikke alle vil være villige til at bruge det i hans eller hendes officielle kommunikation. Nogle kan endda finde det uprofessionelt eller upassende at indstille en sådan automatisk svarende e-mail, så hvis du er i tvivl – tjek med din vejleder.

slip digteren i dig

da vi allerede har diskuteret e-mail-eksempler uden for kontoret med sjovt og sødt indhold, er det nu tid til at udforske et eksempel med et digt. Ja, du læste det rigtigt – et digt.

Her er du igen fri til at bruge din kreativitet og skrivetalent.

kære afsender,

roser er røde,
violer er blå,
Jeg er ude af kontoret,

Hvem skal du skrive til?
her er kontakterne til min betroede persona: (kontaktoplysninger)

Med venlig hilsen

ikke så svært, ikke? I en meget kort e-mail her viste du din fantastiske og på samme tid gav du de nødvendige oplysninger til afsenderen. Du bør sigte mod at være kort og informativ her. Her tror jeg også, at du kunne skrive et bedre digt end jeg gjorde, så arbejd din skrivemagi.

bland det hele

i denne artikel har jeg formået at komme med flere ideer til, hvordan man skriver både kreative og formelle auto-Svar-e-mails uden for kontoret – du er fri til at bruge nogen af dem. Derudover kan du bruge en blanding af ovenstående e-mails; bare Lav en perfekt til dig.

Du kan godt lide kombinationen af en blygenerator og tilføje en sjov historie til den. Du kan også tilføje billeder af søde hvalpe eller killinger og derefter skrive et digt og indstille det som din automatisk svarende e-mail.

afhængigt af din virksomhed korrespondance retningslinjer, kan du være fri til at bruge din fantasi, og udtrykke din egen personlighed i auto-svar e-mails dine medarbejdere vil få, mens du er væk fra arbejde. Alle har visse unikke egenskaber, og der er ikke sådan noget som ‘en-størrelse-passer-alle’, når det kommer til at skrive out-of-office auto-Svar e-mails.

konklusion

i vores digitaliserede verden kan selv et ubesvaret opkald eller en besked have drastiske konsekvenser for dig, din karriere og din arbejdsgiver. Kommunikation af dine problemer, fravær og andre vigtige spørgsmål er afgørende for at placere dig for succes på din arbejdsplads. Hurtig lydhørhed er en kvalitet, som folk, der arbejder med dig, altid vil sætte pris på.