Smålig kontanter, også kjent Som Imprest cash, er et fond etablert for å gjøre små betalinger som er upraktisk å betale med sjekk. Eksempler er porto på grunn, refusjon til ansatte for små kjøp av kontorrekvisita, og mange lignende elementer. Etableringen av et petty cash-system begynner med å lage en sjekk til kontanter, innløse den og plassere kontanter i en petty cash-boks:

en petty cash depot bør utpekes for å beskytte og foreta betalinger fra dette fondet. På det tidspunktet fondet er opprettet, er følgende journaloppføring nødvendig. Denne bilagsregistreringen deler i hovedsak småkassedelen av tilgjengelige midler inn i en egen konto.

Det bør etableres Retningslinjer for passende utgifter som kan betales fra smålig kontanter. Når en utbetaling er gjort fra fondet, skal kvittering plasseres i småkassen. Kvitteringen skal angi mengden og arten av utgiftene. Kvitteringer er kjent som smålig kontanter bilag. På et hvilket som helst tidspunkt bør kvitteringene pluss de resterende kontanter være lik balansen i petty cash fund (dvs.mengden kontanter som opprinnelig ble plassert i fondet).

Fylle Smålig Kontanter

som utgifter oppstår, kontanter i boksen vil bli oppbrukt. Til slutt vil fondet kreve påfylling. En sjekk for kontanter er utarbeidet i et beløp for å bringe fondet tilbake til det opprinnelige nivået. Sjekken er innløst og inntektene er plassert i småkassen. Samtidig blir kvitteringer fjernet fra småkassen og formelt registrert som utgifter.

loggoppføringen for denne handlingen innebærer debiteringer til aktuelle utgiftskontoer som representeres av kvitteringene, og en kreditt Til Kontanter for beløpet for etterfyllingen. Legg merke Til At Petty Cash-kontoen ikke påvirkes-den ble opprinnelig etablert som et basisbeløp, og balansen er ikke endret i kraft av denne aktiviteten.

Kontanter Kort og Over

Sporadiske feil kan føre til at småkassefondet ikke er i balanse. Summen av kontanter og kvitteringer vil avvike fra riktig Liten Kontantbalanse. Dette kan være et resultat av enkle feil, for eksempel matematiske feil i å gjøre endringer, eller kanskje noen ikke klarte å gi kvittering for en passende utgift. Uansett årsak, må de tilgjengelige kontanter bringes tilbake til riktig nivå.

journaloppføringen for å registrere full påfylling kan kreve en ekstra debet (for mangel) eller kreditt (for overages) Til Kontantkort (Over). I følgende oppføring er $635 plassert tilbake i fondet, selv om kvitteringer utgjør bare $ 615. Forskjellen debiteres Til Kontanter Kort (Over):

Kontanter Kort (Over) konto er en resultatregnskap type konto. Det gjelder også for andre situasjoner enn små kontanter. For eksempel vil en forhandler sammenligne daglig kontantsalg med de faktiske kontanter som finnes i kassaskuff. Hvis et overskudd eller mangel oppdages, vil forskjellen bli registrert I Kontanter Kort (Over); en debetbalanse indikerer mangel (utgift), mens en kreditt representerer et overskudd (inntekter).

Øke Base Fund

som et selskap vokser, kan det finne et behov for å øke base størrelsen på sin petty cash fund. Oppføringen for å øke fondet vil være identisk med den første oppføringen illustrert; det vil si at beløpet som legges til fondets basisbeløp, vil bli debitert Til Små Kontanter og kreditert Til Kontanter. Ellers må du være oppmerksom på at den eneste oppføringen til Petty Cash-kontoen skjedde da fondet ble etablert.