ditt eventforslag er først og fremst en refleksjon av klienten din. Fordi planlegging av en hendelse krever tilpasse hendelsen som passer kundens behov og budsjett, forslaget bør gjenspeile en hendelse som er personlig og unik. Du kan bruke en mal som en generell veiledning for å komme i gang med å skrive arrangementsforslaget ditt, men skreddersy det og inkludere de individuelle tjenestene som tilbys for hver klient.

Et Notat før du Starter

det første trinnet er å møte din potensielle klient for å diskutere hva de har i tankene for denne hendelsen, hva formålet er, antall gjester, og hva de håper å oppnå. I tillegg til dato, tid, og ønsket sted, merk noen ideer om temaet, catering, generelle estetikk, farger, eller atmosfære diskutert under dette møtet.

Komme I Gang Med Hendelsesforslaget

Hvert forslag skal skrives med klienten i tankene. Eventplanlegging er en servicevirksomhet, og den tjenesten, personlig berøring og kreativ tilnærming er det som gjør et arrangement vellykket og minneverdig, to egenskaper som går langt i å generere nye kunder for bedriften din. Forslag bør være godt skrevet og grundig undersøkt, og gir de nødvendige detaljene slik at klienten kan forestille seg hva du har i tankene.

1. Introduser deg selv og prosjektet. Begynn med en kort introduksjon til deg og din arrangementsplanlegging. Inkluder detaljer som hvor lenge du har vært i virksomhet og din faglige bakgrunn. Noen planleggere legger denne delen på slutten, som en bokforfatters biografi på en støvjakke eller bakdeksel.
2. Skriv en attraktiv hendelsesbeskrivelse. Oppsummer den faktiske hendelsen, inkludert detaljene som diskuteres under møtene dine, for eksempel målet for arrangementet, generell tidsramme, antall gjester og mulige arenaer. Hvis du ikke er en dyktig forfatter, finn eller ansett noen dyktige med ord for å gi denne delen så mye appell som mulig.
3. Liste alle tjenester som tilbys. Denne delen er spesielt viktig. Klienten trenger å vite spesifikt hvilke tjenester du vil gi for denne hendelsen. En sjekkliste med punkter viser tydelig de ulike tjenestene som er inkludert. Denne tilnærmingen fungerer godt for mindre funksjoner som brude dusj eller festmiddager og er lett for klienten å se hva du vil gjøre og noen leverandører du vil bruke. For større arrangementer med flere funksjoner, for eksempel en cocktailtime eller lunsj, kan det være lurt å lage seksjoner for hvert aspekt av arrangementet og deretter liste de spesifikke tjenestene som tilbys for hver enkelt.
4. Vis ditt tidligere arbeid. Hvis du har planlagt lignende hendelser tidligere, ta med bilder av disse hendelsene for å vise frem arbeidet ditt. Visuelle representasjoner kan hjelpe klienten se hva du kan gjøre, og er en stor forsikring for deg at din stil samsvarer med deres visjon. Å ha ting å sammenligne mot kan virkelig bidra til å effektivisere hendelsen når det kommer tid til å bryte bakken.
5. Innlemme monetær informasjon gjennom. Mens klienten kan lese forslaget ditt og ta inn alle detaljer og bilder av hendelsen du ser for deg, skifter denne tankegangen vanligvis gir når det gjelder delen som snakker om penger. Du vil ikke at prosessen kommer til en brå stopp, så unngå plutselige endringer i språket eller tone til alle forretninger og fakta. Tittel en del «Foreslåtte Kostnader» og fortsette å veilede kunden gjennom aspekter av denne hendelsen ved å nøye artikulere kostnadene, mens peppering priser gjennom hele forslaget. Hjelp kunden med å se forslaget ditt som en rekke trinn, hver med ulike tjenester og relaterte kostnader. Gi et detaljert sammendrag som viser prisen for hvert element og dens formål, slik at klienten kan se for seg hendelsen og forstå relaterte kostnader.

Et Siste Ord

det siste stykket av forslaget ditt er en takk for deres vurdering. Gi kontaktinformasjon—inkludert ditt nettsted, e-postadresse og telefonnummer-slik at potensielle kunder kan komme i kontakt med deg med spørsmål eller, enda bedre, å ansette deg for jobben.