som eier av en liten bedrift, kan du finne det lettere å stash litt penger bort for små eller tilfeldige kjøp i stedet for å gå gjennom bryet med å utstede en sjekk hver gang. Dette lagrede fondet kalles petty cash.

Hva er petty cash?

Petty cash Er en liten mengde kontanter som selskapene holder på hånden, i en låst skuff eller boks, for å betale for mindre forretningsutgifter. I små selskaper er det vanligvis et lite kontantfond. Men i større bedrifter kan hver avdeling eller bygning ha sitt eget småkassefond.petty cash fund er etablert som et forhåndsbestemt, fast beløp, som ofte varierer fra $ 30 til $300, avhengig av virksomheten. Når dette forhåndsdefinerte beløpet går lavt, fylles fondet på nytt.

Abonner for å motta rettidig oppdateringer om moderne arbeidsplass trender fra våre bransjeeksperter

hva gjør bedrifter bruker smålig kontanter for?

Bedrifter bruker små kontanter til å dekke mindre forretningsutgifter som er upraktiske å betale for med sjekk.

Bedrifter bruker små kontanter til å dekke mindre forretningsutgifter som er upraktiske å betale for med sjekk.

Eksempler på små kontantutgifter:

Du bør ikke bruke små kontanter til driftskostnader, for eksempel lønn, lønn, varer eller tjenester, eller for å gjøre lønnsforskudd.

hvem kontrollerer petty cash fund?

Hvert petty cash fond forvaltes av en petty cash depot. I en liten bedrift er denne personen ofte kontorleder eller en annen pålitelig medarbeider.

petty cash depot er ansvarlig for:

• Å Bestemme gyldigheten av petty cash forespørsler
• Sporing av petty cash utgifter
• håndheve selskapets petty cash politikk

hvordan smålig kontantutbetalinger og Påfyll arbeid?

Smålig kontantutbetalinger gjøres ved bruk av smålig kvitteringer / kuponger, som du kan kjøpe fra en kontorforsyningsbutikk. Kvitteringen / kupongen gjenspeiler vanligvis:

petty cash — kvitteringene sammen med Den Gjenværende Petty cash-saldoen skal være lik det opprinnelige petty cash-beløpet-noe som betyr det opprinnelige beløpet som ble plassert i petty cash-skuffen eller-boksen.

når den smålige kontantbalansen når en viss lav, kan du fylle opp fondet ved å utstede en sjekk i kvitterings beløpet. Dette vil bringe petty cash fondet tilbake til det opprinnelige nivået.

Hva du skal sette i din petty cash policy

en godt konstruert petty cash policy inkluderer:

hvordan spore petty cash

du kan spore petty cash gjennom opptak og avstemming.

Hver gang petty cash depotmottaker ber om og mottar nye petty cash-midler, i bytte for kvitteringene, må posteringer gjøres i finans for å registrere transaksjonen. Spesielt, registrere smålig kontanter utgifter-som skal lik kvitteringer – som en debet og påfyll beløpet som en kreditt (Til Din Kontantkonto).

som nevnt tidligere, bør den gjenværende petty cash-saldoen være lik differansen mellom start petty cash-beløpet og utbetalingene som er gjort. Hvis det er overforbruk eller mangel, prøv å finne kilden til uoverensstemmelsen — som kan stamme fra et hvilket som helst tall eller grunner, for eksempel matematisk feil eller utbetaling av midler uten kvittering.

hvis du administrerer smålig kontanter på riktig måte, bør du ikke ha noe problem med å balansere transaksjonene dine. Men hvis det er mangel, må du ta hensyn til tapet ved å foreta en ekstra debet i hovedboken. Omvendt, hvis det er et overskudd, ta det opp som en ekstra kreditt for å ta hensyn til gevinsten.

Beste praksis for å holde deg trygg

alltid lagre smålig kontanter boksen i et sikkert område, for eksempel en safe eller en låst arkivskap.

• din petty cash depot bør være en ærlig, pålitelig og etisk person som forstår viktigheten av å beskytte petty cash system
• oppbevar alltid din petty cash boks i et sikkert område, for eksempel et trygt eller et låst arkivskap. Ikke på noe tidspunkt bør boksen stå ute i det åpne for kunder eller uautoriserte ansatte for å se
• Utfør periodiske avstemminger for å fange avvik og sikre nøyaktig petty cash administration
• Utvikle strenge interne kontroller for styring av petty cash funds
• ikke gi en person eneste myndighet over smålig kontanter. Noen andre bør gjennomgå vaktmester arbeid og periodevis sjekke petty cash saldo
• Begrense petty cash tilgang til bare et begrenset antall vetted personell

TIL SLUTT, gjennomgå IRS Publikasjon 583 for petty cash regler og anbefalinger