«Kommunikasjon er nøkkelen for enhver global virksomhet» – Anita Roddick

Teknologiske fremskritt i vår tid har gjort det mulig for mennesker over hele verden å kommunisere uten grenser. For eksempel kan du skrive en e-postmelding til alle på planeten Jorden og få svar innen flere minutter eller sekunder.

det er imidlertid visse tider når du bare ikke har tilgang til e-postens postkasse.Men i dag spiller det ingen rolle hva yrket ditt er, din karriere suksess vil enormt avhenge av effektiviteten og effektiviteten av kommunikasjonen din.

derfor, Når du er utilgjengelig for rettidig svare på e-postene du mottar, bør du gjøre ditt beste for å la dine kolleger og kunder vet om dette, samt når vil du være i stand til å svare på sine meldinger.

Heldigvis, gjør dette i En Alder Av Internett er en veldig enkel ting. I vår digitaliserte verden kom folk opp med så mange løsninger på problemene vi ikke engang visste eksisterte.

med hjelp av programvare, nå folk kan sette opp alt men, de ønsker. For eksempel vil en programvare Som Microsoft Outlook hjelpe deg i å lage din out-of-office automatisk svare e-post.

Det er lett å bruke Og YouTube er full av nyttige tutorials på disse fagene. Du bør definitivt sjekke det ut! Jeg vil legge ved linker nedenfor.

etter at du har bestemt deg for å angi en av disse automatiske svar-e-postene, vil du finne deg selv å tenke på hva du skal inkludere i dem.

hvis det er første gang du setter opp en e-postmelding utenfor kontoret, kan det være en skremmende oppgave, så her er denne artikkelen for å hjelpe deg i denne situasjonen.

NÅR FOLK BRUKER E-POSTMELDINGER UTENFOR KONTORET?

For Det Første, la Oss finne ut hva som er tilfeller og situasjoner du vil bruke automatisk svare out-of-office e-post.

du kan for eksempel bruke dem når du er ute av byen for forretnings-eller treningsformål, du er på ferie med familien eller på sykefravær.

i tillegg må du kanskje bruke dem når du tar en bereavement permisjon; når du er for opptatt eller har presserende arbeidsforpliktelser å gjøre i det øyeblikket.

på den annen side vil du kanskje ikke bli plaget av e-post i en viss periode, slik at du kan fokusere på noe annet.Så nå, la oss dykke inn i hvorfor folk bør definitivt bruke auto svare e-post for out-of-office situasjoner.

HVORFOR BØR DU BRUKE OUT-OF-OFFICE E-POSTMELDINGER?

du bør vurdere å sette opp en automatisk svarmelding av en av følgende grunner:

gjør jobben enklere

Å Forlate e-postinnboksen din i lang tid uten tilsyn er en veldig uansvarlig ting å gjøre.

Spiller ingen rolle om du er avdelingsleder eller en del av teamet, å være lydhør overfor de som kobler deg til, er viktig i alle arbeidsmiljøer.

det er derfor, for å få deg til å se profesjonell når som helst, ble automatisk svar på e-post opprettet. Du får en ny e – post i postkassen din, men du kan ikke svare på den? Deretter, out-of-office mail responder vil gjøre det i stedet for deg. Utrolig, hva?

dette verktøyet vil spare deg for mye nerver og tid på å tenke på dine ubesvarte e-poster. Du vil ikke engang tro at du vil miste kontakten med kolleger og partnere.

du vil bare utsette kommunikasjonen din på en veldig høflig måte.

Praktisk

Tenk deg at du er på ferie, og du må slappe av fullt ut. Du er imidlertid bekymret for at dine kunder og kollegaer ikke ville vite at du er utilgjengelig.

så, du vil være forpliktet til å sjekke postkassen din ofte i løpet av ferien. Det ville ikke være mye av en ferie, ikke sant? På den annen side, hvis du var til stede en svært viktig trening for et par dager, og du ikke er tilgjengelig for å sjekke e-post – så du ikke ville fokusere mye på å lære nye ting hvis du ble stadig vurdert med ubesvarte e-poster.

out-of-office automatisk svarer e-post er synonym for ordet ‘bekvemmelighet’ i disse situasjonene. Bare sett opp alt riktig, og du er god til å gå.

avsenderne vil bli varslet svært raskt, og de vil være i stand til å gjennomføre andre tiltak eller kontakte andre personer hvis de har presserende problemer.

vi vil også diskutere hva du skal gjøre i nødstilfeller nedenfor.

la folk få vite hvorfor du ikke er tilgjengelig

det er faktisk viktig å la dine kolleger og partnere vite om ditt fravær og om når du skal være tilgjengelig igjen.

Noen av dem kan ha en vag forståelse av hvorfor du mangler fra arbeidsposten din; noen kan ikke ha noen ide om hvor du befinner deg.

Dele denne informasjonen i out-of-office svar, uten ulempe for deg, Er den beste løsningen.

I dette tilfellet vil ditt profesjonelle bilde ikke bli skadet ved å se ut som om du er fraværende fra jobb uten grunn. Derfor, hvis du er noen som verdsetter hans / hennes arbeid omdømme, bør du definitivt vurdere å sette opp auto svarer for neste gang du er fraværende.

vil ikke få deg til å se uprofesjonell

Noen ganger vil du være i en svært vanskelig situasjon for ikke å kunne svare på dine kolleger, kunder eller partnere i tide. I deres øyne vil du begynne å virke veldig uprofesjonell og arrogant, som noen som bare ignorerer e-post og anser dem ikke viktige.

derfor, for å forhindre at denne typen ting skjer, bør du begynne å vurdere å sette automatisk svar på e-post selv for korte fravær fra jobb.

Så nå som vi har grundig diskutert hvorfor disse e-postene er viktige og hvorfor du bør bruke dem, la oss diskutere hva du bør inkludere i din profesjonelle out-of-office e-post.

8 EKSEMPLER PÅ PROFESJONELL OUT OF OFFICE E-POST

alle typer e-post omtalt nedenfor er hensiktsmessig å bruke i ethvert arbeidsmiljø. De er både informative og profesjonelle, da de gir viktig informasjon om ditt fravær og når du kommer tilbake til jobb. Denne informasjonen kan deles med e-post avsendere på en kreativ måte også, samtidig holde tritt med de faglige standarder.

Kreative out-of-office e-poster er også verdsatt og velkommen i nesten alle arbeidsmiljø. Gi frihet til fantasi og kreativ tenkning; bruk muligheten til å skrive en minneverdig e-post til personen som kommuniserer med deg.

La oss se på noen eksempler på e-postene du bør vurdere å angi som automatisk svar på e-post før du forlater kontoret.

den enkleste

den første og den korteste er en e-post som bare inneholder viktig informasjon. Hva trenger avsenderen å vite? Det viktigste – hvor lenge vil du være utilgjengelig.

når vil de være i stand til å nå deg endelig?

Kjære (Avsender),

Hilsener Og takk for at du sendte meg en e-post.
For Tiden er Jeg ute av kontoret og kan ikke svare på e-posten din personlig.jeg vil være fraværende fra (tiden ditt fravær starter) til (tiden ditt fravær er ferdig).
jeg vil svare på e-posten din veldig snart ved ankomst.

Vennlig Hilsen,
XXX

det kan tydelig ses at e-posten ovenfor gir de viktigste detaljene om ditt fravær. Denne informasjonen bør være nok for de fleste som vil sende deg en e-post mens du er borte fra jobb.

noen av avsenderne kan imidlertid være villige til å diskutere med deg noen faglige saker med visse frister.

Hva vil du gjøre i denne situasjonen?

La oss se på neste eksempel.

litt mer detaljert, men likevel en enkel

hvis du er bekymret for at informasjonen i forrige eksempel ikke er nok, kan du også legge til en nødkontakt. Dette vil sikre at personen som kontakter deg, vil kunne kommunisere sine problemer, tilbud, bestillinger, etc., med den som kan dekke for deg mens du er borte.

i dette tilfellet bør du oppgi navn, telefonnumre for arbeid eller e-postadresser for å kunne hjelpe avsenderen av e-posten. Hvem vet hva slags krise dette kan være?

La oss se eksemplet på en slik e-post.

Kjære (Avsender),

Tusen takk for at du sendte meg en e-post.
For Tiden er Jeg ute av kontoret og kan ikke svare på e-posten din personlig. Hvis det haster, er det en nødkontakt du kan kommunisere med: (Kontaktinformasjon til den personen som navn, e-postadresse, arbeidstelefon, etc.)
jeg vil være fraværende til (dagen ditt fravær er ferdig).
jeg vil ta kontakt så snart jeg kommer tilbake til arbeid.
Takk for forståelse og tålmodighet.

Vennlig Hilsen,
XXX

Dette er eksemplet på e-posten du ser mest når du får automatisk svar e-post og den mest konsist skrevet out-of-office e-post som gir alt mottakeren trenger å vite.

en e-post som fører til et abonnement

Bortsett fra å fortelle avsenderen generell informasjon om avreise eller utilgjengelighet, kan du bruke denne muligheten til å lede avsenderen til et sted du vil at de skal være.

det kan være et abonnementstilbud til et nyhetsbrev, en link til en video eller et nettsted, etc. Med andre ord kan du på andre måter dra nytte av dette kommunikasjonsøyeblikket – for eksempel å få en ny klient eller en ny e-postliste abonnent.

Så fortsett, sett inn en gyldig lenke eller en invitasjon!

Kjære (Avsender),

Takk for at du sendte meg en e-post. For tiden er jeg ute av kontoret og kan ikke svare på e-posten din personlig.
jeg vil være fraværende til (dagen ditt fravær er ferdig).
vennligst sørg for å kommunisere dine presserende problemer med denne personen: (kontaktinformasjon til den personen).
I Mellomtiden bør du definitivt sjekke ut dette (link, invitasjon). Send meg dine meninger senere.
jeg vil komme i kontakt veldig snart. Takk for forståelsen.

Vennlig Hilsen,
XXX

Definitivt, etter å få denne e-posten, vil avsenderen være interessert i linken og/eller tilby deg å gi.

Grip muligheten og dra nytte av den senere.

Hvem vet hva å klikke på denne lenken vil resultere i?

en e-post som fører til sosiale medier

du har kanskje ingen hint, men personen som sender deg e-post mens du er borte fra jobb, kan ha en seriøs forretningsmulighet for deg.

i det automatiske svaret utenfor kontoret kan du legge til koblinger til profesjonelle sider i sosiale medier eller på bedriftens nettside.

denne biten av informasjon vil gi mer informasjon til avsenderen om deg / din bedrift å holde dem interessert i å forfølge virksomheten saken når du kommer tilbake til arbeid.

Alternativt, Hvis saken ikke kan vente til du kommer tilbake, kan de prøve å nå deg på de sosiale medieprofilene du sjekker mens du er borte.

Kjære (Avsender),

Takk for at du sendte meg en e-post. For tiden er jeg ute av kontoret, og jeg vil være fraværende fra / til (tidsperioden for ditt fravær).
hvis du har haster måte, ikke nøl med å kontakte meg på via Denne Facebook-siden (eller andre sosiale medier sider hvor du vil være tilgjengelig). I tillegg kan du kontakte selskapet via denne nettsiden (link til selskapets nettside)
Beklager eventuelle ulemper dette kan medføre.
jeg vil komme i kontakt veldig snart. Takk for forståelsen.

Vennlig Hilsen,
XXX

denne typen e-post er flott for videre relasjonsbygging og fremtidig samarbeid mellom din bedrift og avsenderens selskap eller deg og avsenderen selv.

det vil etablere nærmere og vennligere forhold mellom de to sidene.

en informasjons-e-post

I Tillegg til hvilke typer e-poster som fører til abonnement og sosiale medier, la oss diskutere den siste som inneholder en informasjonslenke eller / og et vedlegg.

hvis du venter på at noen skal sende deg e-post og be om informasjonsklarering (eller hvis folk vanligvis sender deg/din arbeidsstilling slik at du kan gi dem litt informasjon), kan du inkludere denne informasjonen i e-postmeldingen utenfor kontoret, samt legge til lenker til nyttige kilder om emnet.

med andre ord, denne typen e-post vil gi en link til materialer som kan brukes av avsenderen av e-posten.

På denne måten vil du definitivt gi svar på avsenderens spørsmål uten å svare personlig.

La oss se det i eksemplet.

Kjære (Avsender),

Takk for at du sendte meg en e-post, men vennligst godta mine unnskyldninger for ikke å være tilgjengelig. Jeg vil være ute av kontoret for (tidsperioden).
Hvis min gjetning er riktig, så du sender meg for informasjon om (emnet). Vedlagt jeg deler nyttige filer, og her er noen linker du definitivt bør sjekke ut.
Håper jeg kunne hjelpe. Jeg vil komme i kontakt snart når jeg kommer tilbake.

Best,
XXX

Som dette kan du fortsatt gi nyttige materialer til de som kanskje trenger hjelp mens du drikker cocktailer på en strand.

en kreativ

du tar en pause fra jobben snart, så du kan like godt bruke denne muligheten til å skrive en morsom eller kreativ e-post. En vits eller en morsom historie vil definitivt bli verdsatt.

denne typen out-of-office e-post vil gi deg muligheten til å bruke din kreativitet til sitt fulle potensial, og du vil pent overraske avsenderen når de mottar en e-post som denne:

Hei der,

jeg ble bortført av romvesener, og dette er den eneste meldingen jeg var i stand til å lage.
de sa at de ville slippe meg tilbake til jobb på (datoen for retur).
I mellomtiden, hvis du ønsker å få kontakt med noen andre fortsatt på min dyrebare arbeidsplass, her er noen kontakter(kontaktinformasjon).

Ser deg snart… forhåpentligvis
XXX

La fantasien løpe løpsk og skrive hva du vil (fortsatt passende i profesjonelle innstillinger, selvfølgelig).

du kan bruke referanser fra filmer, tv-programmer eller bøker, du kan også fortelle en morsom eller interessant historie.

jeg er sikker på at hvis du prøver vil du definitivt kompilere en out-of-office e-post mer kreativ enn den ovenfor.

Legg til søte bilder i posten din

Hvem liker ikke søte valper? I tillegg til viktig informasjon, kan du legge til et bilde for å vise at du bryr deg om avsenderen eller planeten. Adorable valper, kattunger eller andre små dyr som vil gi smil til alle kan legges til din out-of-office automatisk svar e-post.

du kan bare finne et gratis bilde på Internett for å bruke for denne typen e-post, men bedriftskulturen din vil diktere riktig type bilde du bør velge for dette formålet.

Hei der,

vennligst godta mine unnskyldninger for ikke å svare på e-posten din umiddelbart. Jeg har lagt ved et bilde av en søt valp jeg fant på Nettet, slik at du ikke blir sur på meJ.jeg gir deg også kontaktene til partneren min, du kan kontakte hvis du har presserende problemer å diskutere .
jeg kommer snart tilbake.

Vennlig Hilsen,
XXX

dette eksemplet er virkelig søt og søt. Men ikke alle vil være villige til å bruke det i sin offisielle kommunikasjon. Noen kan også finne det uprofesjonelt eller upassende å sette slike auto-svarer e-post, så hvis du er i tvil – sjekk med din veileder.

Slipp løs poeten i deg

Som vi allerede har diskutert out-of-office e-posteksempler med morsomt og søtt innhold, er det nå på tide å utforske et eksempel med et dikt. Ja, du leste riktig-et dikt.

her igjen er du fri til å bruke din kreativitet og skrive talent.

Kjære Sender,

Roser er røde,
Fioler er blå,
jeg er ute av kontoret,

hvem skal du skrive til?
her er kontaktene til min betrodde persona: (kontaktinformasjon)

Vennlig Hilsen,
XXX

Ikke så vanskelig, ikke sant? I en svært kort e-post her, du viste din awesomeness og samtidig, du ga nødvendig informasjon til avsenderen. Du bør sikte på å være kort og informativ her. Her tror jeg også at du kan skrive et bedre dikt enn jeg gjorde, så arbeid din skrivemagi.

Bland alt

I denne artikkelen har jeg klart å komme opp med flere ideer om hvordan du skriver både kreative og formelle automatiske svar-e-poster-du er fri til å bruke noen av dem – I tillegg kan du bruke en blanding av de ovennevnte e-postene; bare lage en perfekt for deg.

du kan like kombinasjonen av en blygenerator og legge til en morsom historie til den. Du kan også legge til bilder av søte valper eller kattunger deretter skrive et dikt og sette det som auto-svarer e-post.

Avhengig av bedriftens korrespondanse retningslinjer, kan du være fri til å bruke fantasien, og uttrykke din egen personlighet i auto-svar e-post dine medarbeidere vil få mens du er borte fra jobb. Alle har visse unike egenskaper, og det er ikke noe slikt som ‘one-size-fits-all’ når det gjelder å skrive out-of-office automatisk svar e-post.

KONKLUSJON

i den digitaliserte verden av oss, selv en tapte anrop eller melding kan ha drastiske konsekvenser for deg, din karriere og din arbeidsgiver. Kommunisere dine problemer, fravær og andre viktige saker er avgjørende for å posisjonere deg for å lykkes på arbeidsplassen. Rask respons er en kvalitet som folk som jobber med deg alltid vil sette pris på.