お問い合わせの手紙は、作家が読者が提供できると考えている情報の要求です。 主題にもかかわらず、目的は照会を満たす行為と答えるために読者を得ることである。
取られた行為は作家か読者、および時々両方に寄与できる。 その場合、スコープには、読者がどのように対応するのが最善かを判断するのに役立つ十分な情報が含まれていなければなりません。

あなたの読者を識別

照会の手紙は肯定的で、有用な方法で答えて本当らしい人に演説するべきである。 それが誰であるかわからない場合は、連絡担当者を識別するためにいくつかの電話をかけてみてください。 その人の名前はあなたの照会の中のヘッディングそして挨拶に置かれるべきである。 それはまたあなたの封筒の上ラインで含まれているべきである。
人々は第一に人々とのビジネス、第二に企業を行うことを覚えておいてください。 あなたが名前であなたの読者に対処するとき、あなたは個々の人間としての重要性と価値を認識します。

あなたの目的を確立する

照会書の目的は、要求を行うことです。 それは読者に作家に有利な何かを提供するように頼むか、または作家が提供しなければならない何かを利用する。
お問い合わせは、具体的かつ簡単にする必要があります。 複数の質問をしている場合は、箇条書きリストでそれらを強調表示することを検討するかもしれません。

あなたの範囲を決定

お問い合わせの手紙の範囲は、読者があなたの目的を把握するための十分な情報を提供する必要があります,情報に
あなたの読者を考慮し、ポイントに得なさい。 彼らはあなたが望むものを持っていますか？ 彼らはあなたが求めることを行うことができますか？ あなたの読者が決定を下し、応答を送る前に順序で知る必要があるものについて考えなさい。
何らかの利益を受ける場合は、その利益がどのような目的で使用されるかを説明するのに役立つかもしれません。 読者が利益を得ることであれば、それは対応するインセンティブを提供するのに役立つかもしれません。

あなたの手紙を整理する

あなたの照会の手紙を整理することはあなたの情報を示す論理的な順序を確立します。 あなたはすでに目的を確立し、あなたの範囲を決定することによって、このタスクを開始しています。 それらに戻って参照してください。 一緒に彼らはあなたの手紙の体になるコンテンツの多くが含まれています。
簡単な概要は、あなたが整理されます。 関連したポイントのリストの作成によって始まり、最もよくあなたの読者を助ける順次順序に置きなさい。 あなたの照会を理解しなさい。 これらのポイントはあなたの草案の背骨になる;あなたの輪郭はチェックリストになる。

あなたの手紙を下書き

アウトラインから作業することは、in照会手紙を下書きする最も簡単な方法です。 あなたはすでにリストを作成して自分自身を整理しています。 それに戻って参照し、単一の思考やアイデアを表現する完全かつ完全な文に各フラグメントを回します。
あなたの考えやアイデアがまとまりのある方法で伝えられるように、できるだけ自然な声で書いてください。 すぐにあなたの下書きを書いてみて、それを大声で読んでみてください。 あなたの読者にあなたの目的を伝えることに集中してください。 あなたの手紙の範囲にあなたの組織のリストに含まれているすべての関連情報が含まれていることを確認してください。
あなたは大まかな草案を書いていることに注意してください。 現時点では、スペル、文法、句読点、文と段落の構造を無視することができます。 これらは、あなたがあなたの仕事を見直し、改訂するときにあなたが最後のステップで注意を払う技術的な詳細です。

あなたの手紙を閉じる

お問い合わせの手紙は、専門的な方法で閉じる必要があります。 あなたの最後のパラグラフが書かれたら、”誠意をこめて”のような無料の終わりの間で署名するか、または”、”およびあなたの印刷された名前に感謝する。
公務と併せて書く場合は、印刷された名前の下にあなたのタイトルを置きます。 口述の発言、添付ファイルの通知、エンクロージャ、他の個人に送信されたコピーなどの追加情報は、タイトルラインの下に配置する必要があります。

お問い合わせの手紙を確認し、改訂

お問い合わせの手紙を確認し、改訂することは、書き込みプロセスの最後のステップです。 あなたの目的が明確であり、あなたの範囲が簡潔であることを確認して、このステップであなたのドラフトをチェックします。 荒い草案を検査すると同時に読者の靴にあなた自身を置いて下さい。 受信者として、要求を迅速に理解できるかどうか、およびタイムリーな応答を可能にするのに十分な情報が含まれているかどうかを自問してくださ
最初に明らかなエラーを探してください。 スペル、文の構造や文法の間違いを確認してください。 受動的な声は能動的な声ほど指揮的ではないことを忘れないでください。 あなたはあなたの照会が強くなりたいので、活発な声で書いてください。
心に留めておくべき重要なことは、ユニット全体の全体的な凝集性です。 正確さ、明快さおよび完全性の感覚を捜しなさい。 段落間の遷移が機能しているかどうか、およびあなたの視点、トーンとスタイルがテキスト全体で一貫しているかどうかを自問してくださ
あなたの言葉の選択肢を慎重に調べてください。 あいまいな言葉は混乱につながります。 専門用語や抽象的な用語はまったく理解されていないかもしれませんし、影響、決まり文句や陳腐な言語は本当の目的を果たしておらず、あなたの目的 あなたはあなたの読者があなたが望むものを正確に理解するのを助けたいので、役に立たないものをすべて削除します。
そして最後に、あなたが開口部や結論を書いていない場合は、今の時間です。 導入は読者の読書を保つあなたの照会および十分な支持情報の主題についてのしっかりした声明のあなたの手紙のボディに導く必要がある。 あなたの閉会の発言は、行動を求める質問であなたの目的を繰り返す必要があります。/div>