Au besoin, soyez ferme mais avec tact.

Apprenez à utiliser des mots fermes mais diplomatiques même lorsque vous corrigez des adversaires. Vous pouvez être véridique sans être collant.

Faites bon usage des questions.

La personne qui pose les questions est souvent la personne qui contrôle la conversation. Cependant, le contrôle n’est pas nécessairement l’objectif. Au contraire, l’utilisation de bonnes questions permettra d’aller au cœur du problème et d’engager les gens dans le processus de dialogue et de communication. Demandez jusqu’à ce qu’il y ait des éclaircissements en utilisant les questions « qui-quoi-quand-où-comment » et parfois « pourquoi”.

Recherchez des moments enseignables, des éclaircissements ou une découverte de soi.

Pour ce faire, arrêtez l’autre personne aux points critiques et demandez ce qu’elle pense.

Recherchez le moment du registre silencieux.

C’est le moment où une personne semble se figer et réfléchir à ce qui est dit. C’est souvent l’endroit où la ou les personnes sont engagées, quelque chose que vous avez dit a touché une corde sensible et a résonné avec elle.

Cependant, n’utilisez pas le silence pour frustrer l’autre personne. Si la conversation devient plus difficile que vous ne pouvez le supporter à ce moment-là, expliquez pourquoi vous hésitez à parler, puis fermez la discussion.

Découvrez à l’avance en quoi consiste une conférence organisée.

Si on vous demande de rencontrer quelqu’un et que vous pensez que ce n’est pas simplement pour une occasion amusante ou sociale, demandez à l’autre personne de vous faire la courtoisie de vous dire à l’avance le but de la réunion.

Enregistrez les questions importantes.

Dans certains contextes, cela est crucial, par exemple lors d’une rencontre personnelle avec un adversaire ou un antagoniste, ou lors d’une réunion de comité ou d’équipe très importante. Winston Churchill était un adepte de cette pratique. L’une de ses maximes était: « Je suis un fervent partisan des transactions officielles par écrit…Qu’il soit bien entendu que toutes les directives émanant de moi sont faites par écrit, ou doivent être immédiatement confirmées par écrit et que je n’accepte aucune responsabilité pour les questions relatives à la défense nationale, sur lesquelles on me reproche d’avoir rendu des décisions à moins qu’elles ne soient consignées par écrit. » (Stephen Hayward, Churchill sur le leadership; p. 110)

Communiquer régulièrement des plans et des décisions à ceux qui ont besoin de savoir.

Les personnes qui interrompent le font pour diverses raisons, dont peu apportent de la valeur ou améliorent la conversation. Certains s’interrompent parce qu’ils n’écoutent pas. Ils ont besoin d’écouter ou votre temps et votre énergie sont gaspillés. Certains s’interrompent parce qu’ils ont peu de respect pour vous ou les autres dans la conversation. Quand ils sont comme ça, c’est une question de mépris pour toi. Il ne peut guère y avoir d’échange mutuellement bénéfique lorsqu’il y a peu ou pas de respect. Ils doivent être respectueux. Certains s’interrompent parce qu’ils sont trop arrogants pour croire que vous avez quelque chose d’intéressant ou d’important à partager. Ils ont besoin d’une certaine humilité pour pouvoir interagir avec les autres de manière utile et significative.

L’autre personne devrait-elle continuer à interrompre, puis mettre fin à la conversation et s’éloigner.

Ne laissez pas les questions non résolues rester sans réponse.

Il est rare que des questions non résolues disparaissent simplement. Souvent, ces problèmes reviennent hanter votre relation plus tard. Si vous n’êtes pas en mesure de résoudre des problèmes au cours de votre conversation, prenez rendez-vous pour en discuter plus tard. Il est généralement préférable de faire de cette question la priorité unique de votre entretien de suivi.

Utilisez la paraphrase.

Si une question est suffisamment importante, paraphrasez ce qui a été dit ou demandez à votre ou vos auditeurs de vous paraphraser ce que vous avez dit. Cela peut être un outil précieux pour déterminer s’il existe une entente acceptable entre les parties. Il peut être utile de vous assurer que vous comprenez ce qui est dit en reformulant ce que l’autre personne a dit et en lui demandant si c’est ce qui a été dit ou voulu dire.

Résumez les réunions.

Dans les réunions, prenez le temps à la fin de résumer ce qui a été couvert et à qui sont assignées les différentes tâches.

Obtenir de l’aide lorsque la communication avec une autre personne est difficile.

Si vous avez constamment des difficultés à communiquer avec une autre personne, demandez l’aide d’une ou deux autres personnes pour améliorer la communication. Souvent, cela peut résoudre le défi entre des personnes régulièrement en conflit. Sachez que cela ne signifie pas toujours qu’il y aura une résolution.

Donnez une vue d’ensemble, mais n’abusez pas des généralisations.

Suivez des concepts abstraits avec des exemples concrets. Comme le conseillent les spécialistes de la communication: peignez une image verbale et reliez les points.

Débarrassez-vous des distractions.

Soyez intentionnel pour ranger les choses qui peuvent priver votre conversation du niveau de valeur qu’elle mérite. Éteindre votre téléphone portable, fermer votre tablette ou votre ordinateur, enlever le ou les écouteurs de votre tête sont des moyens de le faire. Non seulement vous ne pouvez pas accorder une attention attentive au discours avec d’autres choses en lice pour l’attention de votre esprit, mais ces distractions démontrent en fait aux autres qu’elles ne sont pas assez importantes pour avoir une conversation significative.

Du côté positif, il y a des avantages lorsque vous rangez tout ce qui peut empiéter sur votre discours avec les autres. Les avantages incluent, mais sans s’y limiter:

• Être capable de converser de manière plus significative.

• Faire preuve de respect mutuel, ce qui a une forte probabilité d’élever votre relation.

• Augmenter les chances d’accomplir quelque chose.

• Vous êtes en mesure de mieux vous concentrer les uns sur les autres et sur le sujet ou l’ordre du jour.

• Vous pouvez vous souvenir de la conversation et très probablement des points saillants plus tard.