Introduction

L’énoncé de portée du projet a pour but de fournir une compréhension de base de la portée d’un projet afin d’inclure la portée et les produits livrables du projet, le travail requis pour compléter les produits livrables et assurer une compréhension commune de la portée du projet parmi toutes les parties prenantes. Le modèle d’énoncé de portée du projet définit les éléments suivants:

• Objet et justification du Projet
• Description de la Portée
• Exigences de Projet de haut Niveau
• Limites du Projet
• Stratégie du Projet
• Produits livrables du Projet
• Critères d’acceptation
• Contraintes du Projet
• Hypothèses du Projet
• Estimations des coûts
• Analyse coûts-avantages

Cet Énoncé de la Portée du projet sert en tant que document de référence pour définir la portée du projet de Base de données de gestion de portefeuille (PMD) d’Acme Consulting, les livrables du projet, le travail nécessaire pour réaliser les livrables et assurer une compréhension commune de la portée du projet entre toutes les parties prenantes. Tous les travaux du projet doivent se dérouler dans le cadre de l’énoncé de la portée du projet et appuyer directement les produits livrables du projet. Tout changement apporté à l’énoncé de portée doit être vérifié par le biais du processus de gestion des changements de projet approuvé avant la mise en œuvre. La date d’achèvement de ce projet est le 31 décembre 20xx.

Objet et justification du projet

Il est important que les parties prenantes du projet comprennent le but et la justification d’un projet. Les projets sont conçus pour soutenir divers buts et objectifs commerciaux et ceux-ci doivent être communiqués pour assurer la compréhension de la façon dont le projet améliorera les affaires. Ce modèle aide également les parties prenantes à comprendre les investissements réalisés et comment cela se traduit par une meilleure performance commerciale.

Le projet PMD a été approuvé pour planifier, concevoir, construire et mettre en œuvre un nouvel outil de suivi pour les professionnels du conseil Acme afin de gérer tous les programmes actuels et futurs de son portefeuille. Le but de ce projet est de centraliser les programmes d’Acme sur une plate-forme de gestion commune afin d’améliorer la gestion, l’allocation des ressources et la priorisation de ses différents programmes. En tant que petite entreprise, Acme Consulting a toujours été confrontée à des difficultés avec des ressources limitées pour gérer ses divers programmes clients. Par conséquent, certains programmes ont connu des retards, ont dépassé leurs budgets ou n’ont pas atteint correctement leurs produits livrables. En mettant en œuvre le projet PMD, Acme Consulting peut mieux tirer parti de ses ressources limitées en établissant les priorités du programme, en allouant les ressources de manière plus efficace et en assurant une surveillance proactive de la gestion pour aider à identifier et à atténuer les risques avant qu’ils n’aient un impact négatif sur les programmes. La mise en œuvre réussie de ce projet devrait réduire de 30 % les dépassements de coûts et les retards d’échéancier d’Acme Consulting.

Description de la portée

La description de la portée doit inclure toutes les caractéristiques connues du produit ou du service du projet. Il est important de noter qu’au fur et à mesure que le projet avance dans son cycle de vie, cette description de la portée deviendra plus définie. Tous les détails peuvent ne pas être connus au début du projet et cela peut être progressivement élaboré au fur et à mesure que le projet avance. Cette section du modèle d’énoncé de portée du projet est essentielle car elle sert de référence principale pour la planification et l’exécution du projet plus tard dans le cycle de vie. Cette section devrait contenir des descriptions de ce qui est inclus dans le produit ou le service ainsi que le résultat souhaité du projet.

La portée du projet PMD est de planifier, de concevoir, de construire et de mettre en œuvre un outil de base de données Access sur lequel tous les programmes de consultation d’Acme seront gérés. Divers accès et autorisations seront accordés au personnel approprié afin de mettre à jour, gérer et visualiser les programmes. Chaque programme intégrera un tableau de bord virtuel avec des mesures clés afin de fournir une méthodologie cohérente sur laquelle mesurer la santé et l’état du programme. Les tableaux de bord du programme contiendront les calendriers, les données budgétaires, les ressources attribuées, les risques et les jalons pour chaque programme. La portée de ce projet comprend la collecte de toutes les exigences, la planification, la conception, le développement et la mise en œuvre de l’outil PMD.

Exigences de haut niveau

Cette section devrait décrire les capacités à satisfaire par la réussite du projet. Selon la taille du projet, il peut y avoir de très nombreuses ou très peu d’exigences. Cependant, lors de la création de l’énoncé de portée, il est important de saisir, au moins, les exigences de haut niveau, car de nombreuses exigences détaillées peuvent ne pas encore être connues.

L’outil PMD a été approuvé pour répondre à un besoin commercial d’Acme Consulting. Afin de répondre à ce besoin commercial, plusieurs exigences doivent être satisfaites dans le cadre de la bonne exécution de ce projet. Les exigences de haut niveau suivantes ont été identifiées pour le projet PMD:

• Plate-forme de base de données avec accès accordé à tous les employés
• Accessible depuis le bureau ou à distance
• Outil de modèle de programme pour s’assurer que tous les tableaux de bord du programme sont cohérents
• Capacité de maintenir l’outil en interne sans support contractuel

Limites

Les limites du projet sont une partie importante de l’énoncé de portée car elles identifient ce qui doit être inclus dans le projet ainsi que ce qui ne doit pas être inclus. Sans limites spécifiques dans le cadre de l’énoncé de portée du projet, il est possible d’introduire le fluage de la portée car les parties prenantes peuvent supposer que certains éléments à inclure dans le projet ne sont pas clairement énoncés.

Le projet PMD comprend tous les travaux liés à la planification, à la conception, à la construction et à la mise en œuvre de l’outil PMD pour Acme consulting. Cela inclut la collecte des exigences, la collecte des commentaires de tous les départements, le travail de conception et de codage conceptuel et technique, la configuration du serveur, les tests, le dépannage et le déploiement de l’outil PMD dans toute l’organisation. Cela inclut également les manuels de formation et le matériel associé à l’utilisation de l’outil. Ne sont pas inclus dans la portée de ce projet: la maintenance continue du système, la mise en œuvre de produits de base de données commerciales, le service d’assistance et / ou le support technique en cours, ou les mises à niveau matérielles / logicielles.

Stratégie

Cette section de l’énoncé de portée du projet doit décrire la stratégie que l’équipe de projet utilisera pour exécuter le projet. Selon la taille et la complexité du projet, la stratégie peut différer considérablement. À mesure que le nombre d’intervenants, les produits livrables et la complexité augmentent, la stratégie peut devenir plus difficile à planifier. La stratégie est parfois appelée l’approche que l’équipe adoptera pour mener à bien le projet.

Pour la stratégie du projet PMD, l’équipe du projet tirera parti de l’expertise de plusieurs développeurs de bases de données du groupe Informatique d’Acme Consulting. Ces experts seront en soutien matriciel au sein de l’équipe de projet. Ils aideront le chef de projet et les autres membres de l’équipe dans la conception conceptuelle et technique, le codage, la configuration du serveur, les tests et le dépannage et le déploiement. Le gestionnaire de projet veillera à ce que les experts informatiques intègrent tous les commentaires des parties prenantes et les exigences recueillies.

Livrables

Les livrables du projet sont les produits ou extrants que le projet est destiné à produire. Les livrables peuvent également inclure divers rapports ou documents. Cette section devrait décrire les produits livrables du projet qui peuvent être en termes généraux et non un niveau de détail élevé. Au cours du cycle de vie du projet, plus de détails peuvent être ajoutés au fur et à mesure qu’ils sont déterminés.

Plusieurs produits livrables seront produits à la suite de la réussite du projet PMD. Si tous les produits livrables suivants ne sont pas atteints, le projet ne sera pas considéré comme réussi. Le gestionnaire de projet est responsable d’assurer l’achèvement de ces produits livrables.

1. Livrable 1 – Un outil de base de données de gestion de programme testé et opérationnel exempt d’erreurs et répondant aux spécifications décrites dans la Description de la portée du projet.
2. Livrable 2 – Un outil de modèle de programme testé et opérationnel (dans le cadre du PMD) qui permet aux utilisateurs d’entrer des données et des mesures de programme de manière cohérente.
3. Livrable 3 – Un manuel d’utilisation complet et complet qui fournit des instructions étape par étape sur l’utilisation de l’outil PMD pour les utilisateurs de tous les niveaux d’autorisation.
4. Livrable 4 – Un guide de dépannage complet et approfondi qui fournit des étapes correctives aux utilisateurs de tous les niveaux d’autorisation pour tous les problèmes anticipés.

Critères d’acceptation

Les critères d’acceptation sont les critères qui doivent être remplis pour que le projet soit considéré comme complet et accepté par la direction. Cette section du modèle d’énoncé de la portée du projet est importante car elle définit les attentes quant à ce qui constituera et ne constituera pas l’acceptation du projet. Sans une définition claire de ce qui sera accepté, il peut y avoir de l’incertitude au sein de l’équipe du projet et des intervenants. Les critères d’acceptation peuvent être à la fois qualitatifs et quantitatifs.

Des critères d’acceptation ont été établis pour le projet PMD afin d’assurer une vérification approfondie et une réalisation réussie du projet. Les critères d’acceptation sont à la fois qualitatifs et quantitatifs. Tous les critères d’acceptation doivent être remplis pour réussir ce projet:

1. Respecter tous les livrables dans les délais prévus et les tolérances budgétaires.
2. Réduisez les délais d’au moins 30 %.
3. Réduisez les dépassements de budget d’au moins 30 %.
4. Améliorer la capacité d’allocation des ressources d’Acme Consulting.
5. Améliorer la performance globale des mesures du programme.

Contraintes

Les contraintes de projet sont des limitations auxquelles le projet est confronté en raison du financement, de la planification / du temps, de la technologie ou des ressources. Les contraintes peuvent également être physiques (c’est-à-dire un espace ou des installations inadéquats). Les contraintes doivent être soigneusement planifiées et communiquées à toutes les parties prenantes, car elles peuvent nécessiter un niveau élevé d’urgence ou de flexibilité pour travailler dans le cadre du projet et mener à bien le projet. Cette section du modèle d’énoncé de la portée du projet décrit les contraintes du projet afin de s’assurer que tous les intervenants comprennent les limites dans lesquelles le projet doit être mené à bien.

Plusieurs contraintes ont été identifiées pour le projet PMD. Il est impératif de tenir compte de ces contraintes tout au long du cycle de vie du projet. Toutes les parties prenantes doivent garder à l’esprit ces contraintes, car elles doivent être soigneusement planifiées pour éviter tout impact négatif sur le calendrier, le coût ou la portée du projet. Les contraintes suivantes ont été identifiées pour le projet PMD :

1. Les experts informatiques ne travailleront que 50% des heures facturables sur ce projet.
2. Le chef de projet ne travaillera que 75% des heures facturables sur ce projet.
3. Le projet doit être terminé avant la fermeture des bureaux le 31 décembre 20xx.
4. Le projet doit être achevé dans les limites de la tolérance budgétaire.
5. L’outil PMD doit être conforme aux suites matérielles / logicielles existantes car aucun nouveau matériel / logiciel ne sera autorisé à l’achat.

Hypothèses

Les hypothèses de projet sont des facteurs affectant le projet que nous croyons être vrais mais que nous n’avons pas vérifiés. Il est important de documenter nos hypothèses parce qu’il y a un niveau d’incertitude qui y est associé, ce qui présente un risque pour un projet. Cette section du modèle décrit les hypothèses pour le projet afin que toutes les parties prenantes soient au courant et qu’elles puissent être analysées à l’avenir afin d’atténuer les risques.

Plusieurs hypothèses ont été identifiées pour le projet PMD. Toutes les parties prenantes doivent être conscientes de ces hypothèses car elles introduisent un certain niveau de risque pour le projet jusqu’à ce qu’elles soient confirmées. Au cours du cycle de planification du projet, tous les efforts doivent être déployés pour identifier et atténuer tout risque associé aux hypothèses suivantes:

1. IT group est capable de produire des manuels et des guides professionnels de qualité dans son imprimerie.
2. Les experts informatiques travaillant seulement 50% de leurs heures facturables sur ce projet sont suffisants pour terminer le projet d’ici le 31 décembre 20xx.
3. Le gestionnaire de projet ne travaillant que 75% des heures facturables sur ce projet est suffisant pour terminer le projet d’ici le 31 décembre 20xx.
4. Le projet PMD bénéficie du soutien total de la haute direction de tous les départements d’Acme Consulting.

Estimation des coûts

L’estimation des coûts du projet est la base de la budgétisation du projet. Il représente une estimation du financement qui sera nécessaire pour mener à bien le projet. Bien que tous les coûts ne soient pas connus avec précision avant la fin du cycle de vie du projet, il est extrêmement important d’élaborer une estimation aussi précise que possible. Cette section devrait fournir une estimation des coûts du projet avec tous les détails connus afin qu’il y ait une compréhension commune entre toutes les parties prenantes.

Les coûts estimatifs de ce projet sont inclus dans le tableau ci-dessous. Au fur et à mesure que le projet avance et que les coûts supplémentaires deviennent connus, cette estimation des coûts sera affinée et communiquée à toutes les parties prenantes du projet.

l’Analyse Coûts-Avantages

Le projet de l’analyse coûts-avantages est une mesure des coûts d’un projet par rapport à son avantages afin de déterminer un plan d’action plus bénéfique d’une organisation en termes de coût. Les projets sont entrepris pour offrir un certain avantage à une organisation en supposant que le projet soit mené à bien. S’il n’y a aucun avantage fourni par un projet, il ne sera pas approuvé. Cependant, il doit y avoir un moyen quantitatif de mesurer les avantages fournis par le projet. Cette partie du modèle d’énoncé de la portée du projet fournit cette analyse quantitative et veille à ce que tous les intervenants comprennent pourquoi le projet a été approuvé ainsi que les avantages.

Une analyse coûts-avantages a été réalisée pour le projet PMD. La réussite de ce projet procurera des avantages importants à Acme Consulting. Il est impératif que toutes les parties prenantes comprennent ces avantages ainsi que l’importance de la réussite de ce projet. Le tableau ci-dessous montre un avantage net de 35 000 $ sur un an après la réussite du projet PMD. Il s’agit d’un avantage total de 242 000 $ si aucun projet n’est réalisé et que les retards d’échéancier, les dépassements de coûts et la mauvaise allocation des ressources se poursuivent.