Installez QuickBooks dans une configuration Multi-utilisateurs pour Installer automatiquement Database Server Manager

La première chose à faire est d’installer QuickBooks desktop en choisissant l’option d’installation personnalisée et réseau. Dans un réseau, vous pouvez avoir un ordinateur qui héberge QuickBooks. Il est également connu sous le nom d’ordinateur serveur. Le reste des ordinateurs peut accéder aux fichiers de l’entreprise mais ne les héberge pas. Ces ordinateurs sont vos postes de travail.

Vous pouvez choisir d’exécuter QuickBooks à partir de l’ordinateur hôte ainsi que des postes de travail ou d’utiliser les postes de travail uniquement. Au moment d’effectuer une installation personnalisée et réseau, vous voyez la possibilité de choisir si vous pouvez utiliser QuickBooks desktop sur l’ordinateur hôte ou non. Une fois l’installation de QuickBooks terminée, il installe automatiquement QuickBooks Database Server Manager.

Définissez les autorisations d’accès aux fichiers QuickBooks sur le réseau

Le dossier contenant les fichiers de votre entreprise sur l’ordinateur hôte doit être autorisé à les partager sur le réseau. Il garantit que les postes de travail peuvent travailler sur les fichiers de l’entreprise sans problème.

De plus, QuickBooks Database Server manager crée un nouvel utilisateur Windows pour chacune de ses versions. Recherchez les utilisateurs et identifiez le profil d’utilisateur créé par le gestionnaire de serveur de base de données. Il est au format QBDataServiceUserxx, où xx représente l’année de votre produit QuickBooks.

Définir les autorisations de pare-feu

Votre pare-feu et votre antivirus peuvent empêcher QuickBooks Database Server Manager de fonctionner correctement. Pour éviter cela, vous devez accorder des autorisations au Gestionnaire de serveur de base de données afin qu’il puisse s’exécuter sur votre ordinateur serveur.

Analyser les dossiers

Il serait préférable de scanner tous les dossiers avant de partager les fichiers. Suivez ces étapes pour analyser les dossiers:

• Sur l’ordinateur serveur, qui héberge vos fichiers QuickBooks, ouvrez le menu Démarrer de Windows.
• Dans la barre de recherche, écrivez ‘Database. » Parmi les résultats qui apparaissent, choisissez QuickBooks Database Server Manager. Alternativement, vous pouvez ouvrir le Gestionnaire de serveur de base de données en cliquant sur le menu Démarrer puis sélectionnez Programmes. Ensuite, vous choisissez QuickBooks et sélectionnez QuickBooks Database Server Manager.
• Vous voyez une poignée d’onglets en haut de cette fenêtre, choisissez celui qui dit ‘Analyser les dossiers.’
• Cliquez sur ‘Parcourir’ et sélectionnez les emplacements pour vos fichiers d’entreprise. Cliquez sur Démarrer l’analyse pour commencer l’analyse.
• Il faut quelques minutes pour que l’analyse se termine. Une fois l’analyse terminée, les fichiers sélectionnés apparaissent dans la section « Fichiers de l’entreprise QuickBooks trouvés » sur le même écran.

Cela signifie que le reste des ordinateurs peut désormais accéder aux fichiers sur le réseau.

Lecteurs de surveillance

Si vous modifiez l’emplacement du dossier des fichiers de votre entreprise, vous pouvez choisir de surveiller les lecteurs sélectionnés. De plus, même si l’emplacement change, les postes de travail peuvent accéder aux fichiers sans avoir à les analyser à nouveau. Il est important de noter que cette fonctionnalité ne fonctionne pas avec les lecteurs mappés. C’est pourquoi il est idéal d’enregistrer les fichiers de votre entreprise sur un lecteur local.

Suivez ces étapes pour surveiller les lecteurs :

• Dans la même fenêtre pour QuickBooks Database Server Manager, choisissez « Lecteurs surveillés  » dans les onglets supérieurs.
• Choisissez les lecteurs qui contiennent les fichiers de l’entreprise sur votre ordinateur serveur. Assurez-vous de ne choisir que les lecteurs contenant les fichiers de l’entreprise. Cochez les cases à côté des bons lecteurs pour les surveiller.

Gestion du gestionnaire de serveur de base de données QuickBooks

D’autres choses pour lesquelles vous pouvez utiliser le gestionnaire de serveur de base de données QuickBooks sont:

• Vérifiez le nombre de fichiers d’entreprise connectés au réseau.
• Vérifiez le nombre actif d’utilisateurs connectés au fichier de l’entreprise.
• Identifiez l’emplacement du Gestionnaire de serveur de base de données sur votre ordinateur.

Dans la fenêtre Gestionnaire de serveur de base de données, cliquez sur l’onglet Système pour vérifier l’emplacement du gestionnaire de serveur de base de données. Pour surveiller les utilisateurs de votre réseau, cliquez sur l’onglet ‘Serveur de base de données’.

Redémarrez QuickBooks Database Server Manager

Lorsque vous rencontrez un problème lors de l’utilisation du gestionnaire de serveur de base de données, vous pouvez redémarrer QuickBooks pour résoudre le problème. Cela doit être fait via l’ordinateur serveur qui héberge les fichiers de la société QuickBooks et le Gestionnaire du serveur de base de données. Suivez ces étapes :

• Ouvrez QuickBooks Desktop sur l’ordinateur serveur.
• Cliquez sur ‘Fichier’ et choisissez ‘Ouvrir ou Restaurer la société.’
• Sélectionnez ensuite l’option « Ouvrir un fichier d’entreprise « . »Recherchez votre fichier d’entreprise et cliquez sur  » Suivant.’
• Cochez la case « Ouvrir le fichier en mode multi-utilisateurs. »Cliquez sur « Ouvrir » et utilisez vos identifiants de connexion pour vous connecter au fichier de l’entreprise.
• Déconnectez maintenant le fichier en cliquant sur ‘Fichier’ puis en choisissant ‘Fermer la société / Déconnexion.’
• Dans la zone de recherche Windows, tapez Database et cliquez sur QuickBooks Database Server Manager.

QuickBooks Database Server Manager ne doit pas être installé sur votre ordinateur serveur si vous ne souhaitez pas héberger le fichier de l’entreprise localement.

Pour redémarrer le Gestionnaire de serveur de base de données, procédez comme suit :

• Accédez au panneau de configuration en recherchant ‘Panneau de configuration‘ sous Windows Search
• Choisissez Outils d’administration et ouvrez-le. Si vous ne trouvez pas cette option, alors en haut à droite de l’écran, cliquez sur l’option qui dit « Voir par.’Cliquez sur des icônes petites ou grandes. Il apporte automatiquement plusieurs outils et programmes. Les outils d’administration sont généralement les premiers.
• Ouvrez les Services dans la liste des outils d’administration
• Recherchez le service nommé QUICKBOOKSDBxx, où XX indique l’année du produit QuickBooks que vous utilisez. Choisissez ce service et cliquez sur redémarrer.

Le gestionnaire de serveur de base de données QuickBooks est nécessaire pour tous ceux qui souhaitent utiliser QuickBooks dans une configuration multi-utilisateurs. Cet outil vous aide à surveiller l’utilisation de QuickBooks sur le réseau et à vous assurer que le fichier est accessible par toute personne autorisée à utiliser les postes de travail sur le réseau.

Si vous rencontrez des problèmes avec le gestionnaire de serveur de base de données, vous pouvez le redémarrer comme mentionné ci-dessus. Un redémarrage échoué nécessite que vous réessayiez les mêmes étapes. Mais si cela ne fonctionne pas, vous devez réinstaller QuickBooks à nouveau sur votre ordinateur serveur.

Alternativement, vous pouvez demander à un technicien QuickBooks professionnel de consulter le gestionnaire de serveur de base de données QuickBooks s’il doit être réparé.