Obtenir un numéro d’identification d’employeur devrait être l’une de vos premières étapes lors de l’ouverture d’une entreprise. C’est gratuit, simple, et vous aurez une chose de moins à faire au moment des impôts. Ci-dessous, nous expliquons pourquoi vous en avez besoin et comment l’obtenir.

Qu’est-ce qu’un EIN ?

EIN signifie Numéro d’identification de l’employeur — C’est un numéro unique à neuf chiffres qui identifie votre entité commerciale à l’IRS. Lorsque vous produisez une déclaration de revenus fédérale, voici comment vous identifierez votre entreprise. Il est également parfois appelé Numéro d’Identification Fédéral de l’Employeur (FEIN) ou Numéro d’Identification Fiscale Fédéral (TIN).

Vous pouvez considérer un EIN comme un numéro de sécurité sociale pour votre entreprise. Ne vous inquiétez pas de le garder en sécurité, car contrairement à un numéro de sécurité sociale, un EIN n’est pas considéré comme une information sensible.

Veillez à ne jamais donner votre EIN sauf si vous en avez besoin — entre de mauvaises mains, il peut être utilisé pour le vol d’identité.

Avez-vous besoin d’un EIN ?

La plupart des travailleurs autonomes et des propriétaires de petites entreprises auront besoin d’un numéro d’identification d’employeur à un moment donné (même les organisations à but non lucratif), mais vous êtes légalement tenu d’obtenir un EIN si vous répondez oui à l’une des questions suivantes:

• Votre entreprise a-t-elle des employés?
• Votre entreprise fonctionne-t-elle en tant que société C, société S, société à responsabilité limitée (LLC) ou société de personnes?
• Produisez-vous des déclarations d’emploi ou de taxe d’accise?
• Retenez-vous l’impôt sur le revenu, autre que le salaire, versé à un non-résident?

Selon l’IRS, les entreprises individuelles ne nécessitent pas d’EIN, elles peuvent simplement utiliser leur numéro de sécurité sociale (SSN). L’exception à cela est si vous êtes un propriétaire unique qui veut faire l’une des choses ci-dessus (embaucher des employés, constituer en société, produire des déclarations de taxe d’accise, etc.).

Même si vous n’êtes pas légalement tenu d’avoir un EIN, nous vous recommandons d’en obtenir un car les EIN sont également tenus d’ouvrir des comptes bancaires et des cartes de crédit professionnels, de demander des licences commerciales et d’obtenir certains types de financement.

Obtenir un numéro EIN d’État

Si votre État vous oblige à payer des impôts sur le revenu de l’État, vous devrez peut-être obtenir un numéro EIN d’État. Les détails changent d’un État à l’autre, vous devrez donc vérifier auprès de l’administration fiscale de votre État comment obtenir un EIN d’État (si vous en avez besoin).

Postuler pour un EIN

Postuler pour un EIN est assez simple, mais il y a quelques nuances selon l’endroit où votre entreprise est basée.

Pour réduire le stress lié au processus de demande d’EIN, soyez prêt et donnez-vous suffisamment de temps car vous devrez remplir la demande en une seule séance.

Entreprises basées aux États-Unis

Avant de postuler, assurez-vous d’avoir un numéro de sécurité sociale ou un Numéro d’identification individuel du contribuable (ITIN) et de savoir quel type d’entreprise vous postulez au nom de (seule la « partie responsable” peut postuler, à savoir le propriétaire de l’entreprise).

Le moyen le plus simple (et certainement le plus rapide) est probablement de postuler en ligne sur le site Web de l’IRS. Ou, vous pouvez remplir le formulaire SS-4 de l’IRS et le télécopier ou l’envoyer par la poste à l’IRS.

Entreprises internationales

Si vous n’avez pas de résidence légale ou d’établissement principal aux États-Unis, mais que vous devez y déposer des taxes, vous serez considéré comme un demandeur international.

Obtenir un EIN pour un demandeur international implique un peu plus de paperasse, vous voudrez donc suivre ces instructions de l’IRS.

Lorsque vous obtenez votre EIN

Assurez-vous de noter votre EIN dans un endroit pratique et mémorable afin de pouvoir le trouver quand vous en avez besoin. Si vous le perdez, essayez ces tactiques pour le récupérer. Il est possible d’obtenir un numéro de remplacement — dans le pire des cas.

Comment faire une recherche EIN

Il peut arriver un moment où vous devez rechercher le EIN d’une autre entreprise, à vos propres fins fiscales ou pour valider certaines informations.

Voici comment:

• Si vous êtes un employé et que vous avez besoin de l’EIN de votre employeur, il se trouve au dos de votre formulaire W-2
• Si l’entreprise est cotée en bourse, utilisez l’outil EDGAR de la Security and Exchange Commission pour le rechercher gratuitement
• Si l’entreprise est privée, vous devrez peut-être retrouver son comptable pour demander ou utiliser un service de recherche (les débutants peuvent commencer par un essai gratuit)

La différence Entre l’EIN et l’identifiant fiscal

Plusieurs nombres différents sont utilisés pour identifier une entreprise en fonction du contexte.

En ce qui concerne la comptabilité et les impôts, ces numéros sont souvent appelés de manière générique un numéro d’identification fiscale, un numéro d’identification fiscale fédérale ou un numéro d’identification fiscale professionnelle. Si vous êtes propriétaire d’une entreprise et que vous entendez l’une de ces conditions, ils renvoient votre EIN.