Les propriétaires d’entreprise peuvent déduire les frais d’utilisation d’une voiture à des fins professionnelles, pour leur propre conduite et pour la conduite des employés.

Comment déduire les dépenses

L’IRS permet deux façons différentes de déduire les dépenses pour la conduite professionnelle: les dépenses réelles et une déduction de kilométrage standard. La méthode de déduction des dépenses que vous choisissez dépend de votre situation et des exigences et limites de l’IRS.

Indemnité de kilométrage standard. La déduction de kilométrage IRS standard pour la conduite professionnelle, qui change chaque année, est la plus facile à utiliser. Il vous suffit de multiplier les miles professionnels parcourus pour l’année par le taux de cette année et d’utiliser ce montant sur le formulaire fiscal approprié.

Si vous devez utiliser le tarif kilométrique standard la première année d’utilisation d’une voiture. Si vous souhaitez utiliser cette méthode pour une voiture louée, vous devez l’utiliser pour toutes les années du bail.

L’IRS a certaines exigences pour l’utilisation de l’indemnité de kilométrage standard:

• Vous ne devez pas conduire cinq voitures ou plus en même temps, comme dans une exploitation de parc automobile,
• Vous ne devez pas avoir demandé une déduction pour amortissement pour la voiture en utilisant une méthode autre que la ligne droite,
• Vous ne devez pas avoir demandé une déduction en vertu de l’article 179 sur la voiture,
• Vous ne devez pas avoir demandé la déduction pour amortissement spéciale sur la voiture, et
• Vous ne devez pas avoir demandé de dépenses réelles pour une voiture que vous louez.

En plus de la déduction de kilométrage standard, vous pouvez déduire plusieurs autres frais de conduite:

• Frais d’intérêt sur un prêt auto, en fonction du pourcentage de temps que vous l’utilisez à des fins commerciales.
• Péages et frais de stationnement liés aux entreprises séparément du tarif kilométrique standard.
• La partie commerciale des impôts fonciers locaux sur les véhicules automobiles.

En savoir plus sur les avantages, les inconvénients et les limites de la déduction forfaitaire par rapport à la déduction pour frais réels.

Dépenses réelles. Votre entreprise peut déduire les dépenses réelles pour la conduite professionnelle qui peuvent être déduites, notamment::

• Amortissement (mais voir limites ci-dessous)
• Frais d’immatriculation du véhicule
• Licences
• Gaz
• Assurance
• Réparations
• Huile
• Location de garage
• Titres de véhicules.

Frais de voiture pour une voiture louée

Si vous louez une voiture à des fins professionnelles, vous pouvez déduire la partie de chaque paiement de location à usage professionnel en utilisant le taux de kilométrage standard ou les dépenses réelles. Vous devez utiliser la même méthode pendant toute la durée du bail.

Frais d’amortissement pour la conduite professionnelle

Généralement, une voiture utilisée à des fins professionnelles est un actif et son coût est un coût en capital, ce qui signifie qu’elle peut être amortie sur plusieurs années.

Si vous utilisez la déduction forfaitaire, vous ne pouvez pas déduire l’amortissement d’un véhicule professionnel. Vous devez passer à la méthode des dépenses réelles afin de déprécier le véhicule. Des règles spéciales s’appliquent si vous utilisez votre voiture à 50 % ou moins à des fins professionnelles.

Conduire en tant que propriétaire d’entreprise

Les dépenses liées à la conduite d’une voiture à des fins professionnelles (pas les déplacements quotidiens ou tout autre usage personnel) sont des dépenses professionnelles légitimes, et vous pouvez déduire ces dépenses sur votre déclaration de revenus d’entreprise.

La façon dont vous enregistrez la déduction pour votre entreprise dépend de votre type d’entreprise et du type de déclaration de revenus que votre entreprise dépose. La plupart des propriétaires de petites entreprises utilisent l’annexe C pour déclarer leurs profits et leurs pertes.

Les employés qui conduisent pour affaires

Certains employeurs remboursent les employés pour le coût de la conduite, tandis que d’autres ne le font pas.

À compter de 2018 jusqu’en 2025, l’IRS a suspendu la déduction fiscale divers détaillée sur l’annexe A des déclarations de revenus des particuliers. Les frais d’entreprise des employés non remboursés ont été inclus dans cette catégorie, de sorte que vous ne pouvez pas déduire les frais de conduite d’entreprise qui n’ont pas été remboursés par votre entreprise.

Tenue de registres d’impôts

Pour pouvoir déduire les frais de voiture pour la conduite professionnelle, vous devez être en mesure de fournir une preuve de conduite professionnelle. Cela est vrai même si vous prenez la déduction forfaitaire.

Vous devez également être en mesure de montrer les montants que vous avez payés pour la conduite professionnelle, Vous devez conserver un enregistrement écrit, tel que des reçus, des chèques annulés ou des factures. Y

Gardez une trace de:

• le coût de la voiture et les améliorations éventuelles
• La date à laquelle vous avez commencé à utiliser la voiture pour affaires,
• Le kilométrage pour chaque utilisation professionnelle,
• le total des miles pour l’année.

Pour chaque dépense, inscrivez la date de la dépense ou la date d’utilisation de la voiture, la destination de votre entreprise et le but de votre entreprise.

Tous les dossiers de dépenses de conduite professionnelle doivent être :

• complets, indiquant toutes les informations, y compris la date, le lieu, le kilométrage, les dépenses réelles et l’objectif commercial.
• Précis, ce qui signifie que vous devriez avoir des sauvegardes pour les dépenses individuelles.
• En temps opportun, au moment de la dépense, non créé plus tard.

Frais de conduite professionnelle non déductibles

Vous ne pouvez pas déduire pour la conduite professionnelle:

• Pour l’usage personnel de la voiture: Vous devez séparer l’usage professionnel et l’usage personnel de la voiture, qu’il s’agisse de votre voiture personnelle ou d’une voiture appartenant à une entreprise. Les dépenses personnelles ne sont jamais déductibles.
• Pour les frais de déplacement (aller-retour au travail depuis la maison).
• Utilisation de la voiture pour transporter du matériel professionnel pendant les trajets quotidiens, ou pour passer des appels téléphoniques professionnels sur votre téléphone portable. L’IRS dit que ces circonstances ne rendent toujours pas les dépenses déductibles parce que vous utilisez la voiture principalement pour faire la navette.
• Pour l’utilisation de votre véhicule pour la publicité comme mettre un panneau sur votre voiture et conduire autour. L’IRS dit spécifiquement:

« Mettre du matériel d’affichage qui annonce votre entreprise sur votre voiture ne change pas l’utilisation de votre voiture d’un usage personnel à un usage professionnel. Si vous utilisez cette voiture pour vos déplacements ou d’autres utilisations personnelles, vous ne pouvez toujours pas déduire vos dépenses pour ces utilisations. »

Avertissement: Chaque entreprise est différente et les dépenses de conduite d’entreprise sont compliquées. Ces informations sont destinées à être un aperçu général, et non des conseils fiscaux ou juridiques. Gardez de bons dossiers et discutez-en avec un fiscaliste avant de remplir votre déclaration de revenus d’entreprise.