En tant que propriétaire d’une petite entreprise, il est peut-être plus facile de ranger un peu d’argent pour de petits achats ou des achats accessoires au lieu de se donner la peine d’émettre un chèque à chaque fois. Ce fonds stocké est appelé petite caisse.

Qu’est-ce que la petite caisse?

La petite caisse est une petite somme d’argent que les entreprises gardent à portée de main, dans un tiroir ou une boîte verrouillée, pour payer les dépenses commerciales mineures. Dans les petites entreprises, il y a généralement un seul fonds de petite caisse. Cependant, dans les grandes entreprises, chaque département ou bâtiment peut avoir son propre fonds de petite caisse.

Le fonds de petite caisse est constitué d’un montant fixe pré-désigné, qui varie souvent de 30 $ à 300 $, selon l’entreprise. Lorsque ce montant pré-désigné est faible, le fonds est réapprovisionné.

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À quoi servent les entreprises pour la petite caisse?

Les entreprises utilisent des fonds de petite caisse pour couvrir les dépenses commerciales mineures qui ne sont pas pratiques à payer par chèque.

Les entreprises utilisent des fonds de petite caisse pour couvrir les dépenses commerciales mineures qui ne sont pas pratiques à payer par chèque.

Exemples de dépenses de petite caisse:

• Cadeaux pour les clients, tels que des fleurs ou des cartes de voeux
• Fournitures de bureau, telles que stylos ou papier d’imprimante
• Timbres-poste
• div> Rembourser aux employés les dépenses de la petite entreprise, telles que les collations pour une réunion du personnel

Vous ne devez pas utiliser les fonds de petite caisse pour les dépenses de fonctionnement, telles que les salaires, les salaires, les biens ou les services, ou pour faire des avances de salaire.

Qui contrôle la petite caisse ?

Chaque fonds de petite caisse est géré par un dépositaire de petite caisse. Dans une petite entreprise, cette personne est souvent le chef de bureau ou un autre employé de confiance.

Le dépositaire de la petite caisse est responsable de:

• Déterminer la validité des demandes de petite caisse
• Décaisser les fonds de petite caisse
• Suivre les dépenses de petite caisse
• Appliquer les politiques de petite caisse de l’entreprise

Comment fonctionnent les décaissements et les reconstitutions de petite caisse?

Les décaissements de petite caisse sont effectués à l’aide de reçus / bons de petite caisse, que vous pouvez acheter dans un magasin de fournitures de bureau. Le reçu/bon reflète généralement:

• Date du décaissement en espèces
• Montant du décaissement
• Nom de la personne qui a reçu le paiement
• Raison de la décaissement
• Nom du compte du grand livre la dépense sera imputée à

Les reçus de petite caisse ainsi que le solde de petite caisse restant doivent correspondre au montant initial du fonds de petite caisse — c’est-à-dire le montant initial qui a été placé dans le tiroir ou la boîte de petite caisse.

Lorsque le solde de la petite caisse atteint un certain niveau, vous pouvez reconstituer le fonds en émettant un chèque du montant des reçus. Cela ramènera le fonds de petite caisse au niveau initial.

Que mettre dans votre police de petite caisse

Une politique de petite caisse bien construite comprend:

• Un énoncé de politique expliquant l’objet du fonds de petite caisse et le montant maximal de fonds autorisé pour chaque dépense
• À quoi la petite caisse peut et ne peut pas être utilisée
• Les responsabilités du dépositaire de la petite caisse
• Autres contacts liés et leurs rôles
• Procédures de décaissement, de réapprovisionnement et de sauvegarde des fonds de petite caisse
• Les différents formulaires de petite caisse et leurs instructions, telles que la petite caisse formulaire de réception / bon et de réapprovisionnement

Comment suivre la petite caisse

Vous pouvez suivre la petite caisse grâce à l’enregistrement et au rapprochement.

Chaque fois que le dépositaire de la petite caisse demande et reçoit de nouveaux fonds de petite caisse, en échange des reçus, des écritures de journal doivent être faites dans le grand livre général pour enregistrer l’opération. Plus précisément, enregistrez les dépenses de petite caisse – qui doivent être égales aux reçus – comme débit et le montant du réapprovisionnement comme crédit (sur votre compte de caisse).

Comme indiqué précédemment, le solde de la petite caisse restante devrait correspondre à la différence entre le montant de la petite caisse de départ et les décaissements effectués. S’il y a un excès ou une pénurie, essayez de trouver la source de l’écart — qui pourrait provenir de n’importe quel nombre ou pour n’importe quelle raison, comme une erreur mathématique ou le versement de fonds sans reçu.

Si vous administrez la petite caisse de manière appropriée, vous ne devriez pas avoir de problème à équilibrer vos transactions. Mais en cas de pénurie, vous devrez comptabiliser la perte en effectuant un débit supplémentaire dans le grand livre général. Inversement, s’il y a un excédent, enregistrez-le comme crédit supplémentaire pour tenir compte du gain.

Bonnes pratiques pour votre sécurité

Rangez toujours votre petite caisse dans un endroit sécurisé, tel qu’un coffre-fort ou un classeur verrouillé.

• Votre gardien de petite caisse doit être une personne honnête, fiable et éthique qui comprend l’importance de protéger le système de petite caisse
• Conservez toujours votre boîte de petite caisse dans un endroit sécurisé, tel qu’un coffre-fort ou un classeur verrouillé. À aucun moment, la boîte ne doit être laissée à l’air libre pour que les clients ou les employés non autorisés puissent la voir
• Effectuer des rapprochements périodiques pour détecter les écarts et assurer une administration précise de la petite caisse
• Développer des contrôles internes stricts pour la gestion des fonds de petite caisse
• Ne pas donner une seule personne a la seule autorité sur votre petite caisse. Quelqu’un d’autre devrait examiner le travail du dépositaire et vérifier périodiquement le solde de la petite caisse
• Restreindre l’accès à la petite caisse à un nombre limité de personnel contrôlé

Enfin, consultez la publication 583 de l’IRS pour connaître les règles et recommandations relatives à la petite caisse