La technologie de messagerie telle que nous la connaissons aujourd’hui est très ancienne et est restée presque inchangée au fil des ans. Certains des termes associés au courrier électronique qui sont encore utilisés aujourd’hui sont empruntés à l’époque où la communication se faisait encore sur papier. Je suis sûr que vous avez remarqué les champs CC: et BCC: lors de la composition d’un e-mail. Vous êtes-vous déjà demandé ce que signifient les champs CC et BCC?

Que signifient CC et BCC dans le courrier électronique?

Le champ CC d’un e-mail signifie Copie carbone, tandis que le champ BCC signifie Copie Carbone aveugle. Si ces conditions n’ont aucun sens par rapport à un e-mail, ne vous inquiétez pas. Dans cet article, nous expliquerons le contexte, pourquoi vous avez besoin de CC et BCC dans les e-mails et quand utiliser ces champs.

Vous voyez, à l’époque où la plupart des communications se faisaient sur papier. Si vous deviez créer une copie physique d’une lettre, vous deviez insérer quelque chose appelé papier carbone entre deux feuilles de papier. Voici à quoi cela ressemblerait.

Avec cet arrangement, tout ce que vous avez écrit ou tapé sur la feuille de papier supérieure serait imprimé à travers le papier carbone sur la feuille de papier bouton. La feuille inférieure du papier serait alors connue sous le nom de « copie conforme” de l’original.

Comme la communication est passée lentement du papier au courrier électronique au fil des ans, il était nécessaire d’envoyer une « copie conforme” d’un courrier électronique à quelqu’un. C’est ainsi que le champ CC est né.

Que signifie CC dans le courrier électronique?

En effet, le champ CC d’un e-mail permet à l’expéditeur d’envoyer une « copie carbone” de l’e-mail à quelqu’un d’autre que le destinataire dans le champ To: de l’e-mail. Le champ CC de l’e-mail vous permet de garder les destinataires au courant.

Par exemple, disons que vous envoyez un e-mail à un client potentiel avec le devis du projet. Vous souhaitez envoyer une copie de votre email à votre manager, afin qu’il soit tenu au courant. Dans ce cas, vous entrez l’adresse e-mail du client potentiel dans le champ À: et l’adresse e-mail de votre responsable dans le champ CC:.

Que signifie BCC?

BCC signifie Copie carbone aveugle. Tout comme le fonctionnement de CC dans un e-mail, BCC est utilisé pour envoyer une copie carbone de l’e-mail à quelqu’un. Cependant, contrairement au CC, il existe une différence majeure dans le fonctionnement du CCC.

Lorsque vous transmettez un e-mail à quelqu’un, les destinataires du champ À et du champ CC peuvent voir les adresses e-mail des autres. Dans l’exemple ci-dessus, le client potentiel peut voir que votre gestionnaire a été CC’d dans l’e-mail. Pour éviter cela, c’est-à-dire si vous souhaitez garder les destinataires de la copie carbone privés, vous devez utiliser le champ BCC.

Toutes les adresses e-mail mentionnées dans le champ BCC sont masquées, de sorte que les destinataires des champs TO et CC ne peuvent pas les voir.

Quand devriez-vous utiliser CC dans les e-mails?

D’un point de vue technique, le champ CC fonctionne exactement comme le champ TO dans les e-mails. Autrement dit, cela ne fait aucune différence si vous incluez une adresse e—mail dans le champ À ou dans le champ CC – l’e-mail est remis aux destinataires et chacun d’eux peut afficher l’adresse e-mail de l’autre. Alors pourquoi avez-vous besoin du champ CC?

Cela se résume vraiment à l’étiquette des e-mails. Lors de la composition de l’e-mail, le champ À est destiné aux destinataires auxquels l’e-mail est directement destiné. D’autre part, le champ CC est destiné aux destinataires qui reçoivent l’e-mail par courtoisie ou pour qu’ils soient tenus au courant.

De manière générale, si vous recevez un e-mail où vous êtes mentionné dans le champ CC, aucune action n’est attendue de votre part.

Quand devriez-vous utiliser BCC dans les e-mails?

Le champ BCC est très différent du champ CC, et a en fait un tas de cas d’utilisation. Comme les adresses e-mail mentionnées dans le champ BCC restent privées et cachées, voici quelques exemples où vous pouvez utiliser BCC à votre propre avantage.

• Lorsque vous devez envoyer un e-mail à un grand nombre de destinataires, sans partager les adresses e-mail de chacun entre eux. Par exemple, un enseignant doit envoyer un e-mail à tous les parents de sa classe, mais ne veut pas rendre toutes les adresses e-mail publiques. Dans ce cas, elle peut mettre sa propre adresse e-mail dans le champ À et toutes les adresses e-mail des parents dans le champ BCC.
• Lorsque vous voulez garder quelqu’un dans la boucle sans en informer le destinataire d’origine. Par exemple, vous souhaitez envoyer un e-mail à quelqu’un à partir de votre compte de messagerie principal et vous souhaitez également enregistrer une copie de l’e-mail dans votre compte de messagerie secondaire sans le partager avec le destinataire d’origine.

Quels sont les problèmes avec l’utilisation de CC dans les e-mails?

Le champ CC vous permet d’envoyer une copie de l’email avec n’importe quel destinataire de votre choix. Dans la plupart des cas, le champ CC est utilisé pour garder quelqu’un au courant ou pour partager le même e-mail avec lui. Malheureusement, cela crée une copie littérale du même e-mail dans la boîte de réception du destinataire. Imaginez l’état de la boîte de réception de votre responsable si vous deviez le mettre sur chaque e-mail sortant que vous envoyez. C’est un moyen rapide d’encombrer votre boîte de réception.

Non seulement cela, les e-mails CC’d occupent également de l’espace de stockage inutile dans le compte de messagerie. Si l’e-mail contient des pièces jointes, des copies de ces pièces jointes sont créées et remises à chaque destinataire mentionné dans les champs TO et CC. Imaginez combien d’espace de stockage est gaspillé de cette façon.

Enfin, si vous utilisez un service de messagerie qui facture par e-mail envoyé (comme le SES d’Amazon), vous gaspillez un crédit pour chaque destinataire mentionné dans le champ CC. Alors, quelles sont les alternatives au CC dans le courrier électronique?

Quelles sont les alternatives au CC dans le courrier électronique?

Un excellent moyen d’éviter l’encombrement généré par l’utilisation de CC au sein de votre équipe est de passer à Spark pour les équipes. Spark est un client de messagerie incroyable qui vous permet de partager un e-mail avec vos coéquipiers sans créer de copie supplémentaire. Vous pouvez ensuite discuter de cet e-mail avec des commentaires privés, évitant ainsi l’encombrement supplémentaire des e-mails de suivi.

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