La gestion d’une petite entreprise exige beaucoup de temps, d’énergie, de créativité et de talent. Savoir où vous en êtes financièrement est un élément essentiel. Que vous soyez un pigiste, un entrepreneur indépendant ou que vous ayez une entreprise secondaire, vous avez probablement une bonne idée de ce à quoi ressemble le flux de revenus de votre entreprise.

Cependant, où va l’argent est souvent un peu plus brumeux. Et la façon dont ces dépenses d’entreprise s’intègrent dans votre image fiscale peut être encore plus mystérieuse. Il est très important de suivre correctement les dépenses de votre entreprise au moment des impôts, surtout si vous souhaitez tirer le meilleur parti de vos déclarations de revenus.

Jetez un coup d’œil au guide suivant sur les déductions de l’annexe C, et vous constaterez peut-être que vous manquez certaines déductions fiscales clés pour les indépendants indépendants et les propriétaires de petites entreprises.

Conseil de pro:Pour localiser et suivre facilement les dépenses de votre entreprise, vous pouvez utiliser Keeper Tax. Ils analyseront tous vos achats commerciaux passés à la recherche des radiations disponibles, puis ils surveilleront tous les achats futurs. Au moment des impôts, ils s’occuperont de déposer vos impôts pour vous.

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Les dépenses pour toutes les formes de publicité peuvent être placées à la ligne 8 de la Partie II (Dépenses) de l’annexe C. Cela comprend essentiellement tout ce que vous avez fait pour gagner de nouvelles affaires ou augmenter les ventes à d’anciens clients qui ne peuvent être catégorisés ailleurs.

Voici quelques exemples de dépenses publicitaires déductibles d’impôt ::

1. Listes de courrier électronique achetées pour la vente par publipostage
2. Frais de fabrication d’articles promotionnels, tels que stylos, calculatrices, calendriers et blocs-notes
3. Coûts d’impression de bannières et de cartes de visite
4. Coûts de publicité en ligne ou de site Web

Véhicules&Machines

L’utilisation de divers véhicules et machines est souvent requise pour diriger une entreprise. Assurez-vous de garder un œil sur le montant que vous dépensez dans ces domaines tout au long de l’année afin de pouvoir effectuer des déductions plus tard:

• Voitures et camions. La ligne 9 peut être utilisée pour déduire les frais réels d’utilisation de votre voiture ou de votre camion (tels que l’essence et l’huile, les réparations, le permis, l’immatriculation, l’assurance et les pneus) ou le taux de kilométrage standard, qui pour l’année d’imposition 2020 est de 57,5 cents par mille. Pour un véhicule donné, vous pouvez demander soit les dépenses réelles, soit le tarif kilométrique standard si vous avez pris le tarif kilométrique standard la première année de mise en service de la voiture. Gardez à l’esprit que si le véhicule est destiné à un usage personnel ou professionnel, vous ne pouvez déduire que les miles qui ont été parcourus à des fins professionnelles. L’IRS considère les frais de déplacement entre votre domicile et votre lieu d’affaires comme des miles personnels. Vous devez tenir un journal de miles écrit pour documenter les miles professionnels parcourus pour l’année. Vous ne pouvez pas utiliser le tarif kilométrique standard si vous utilisez votre voiture de location (par exemple pour un service de covoiturage) – vous ne pouvez prendre en charge que les dépenses réelles. Il en va de même si vous utilisez cinq voitures ou plus à la fois. Que vous preniez les dépenses réelles ou la déduction de kilométrage, vous pouvez toujours déduire les frais de stationnement et les péages.
• Location ou Location de Véhicules, de Machines et d’Équipements. Si vous avez loué de l’équipement ou des véhicules, vous pouvez déduire le coût à la ligne 20. Si vous avez loué une voiture pendant 30 jours ou plus à des fins professionnelles, consultez la section sur la location d’une voiture dans la publication 463 pour obtenir des conseils. C’est également un domaine où vous voudrez peut-être impliquer un comptable.

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Salaires, commissions, &Frais

Si vous dirigez une petite entreprise, vous devrez peut-être embaucher des personnes pour diverses tâches. Certains d’entre eux peuvent être des employés réguliers à temps plein; d’autres peuvent être des contractuels ou des consultants. La bonne chose est que vous pouvez réclamer l’argent que vous dépensez pour payer ces personnes:

• Salaires. Vous pouvez déduire tout l’argent que vous avez versé aux employés à titre de salaire en utilisant la ligne 26. Cependant, vous ne pouvez pas déduire l’argent que vous vous êtes payé ou tout autre argent déduit ailleurs dans votre déclaration. Vous devez également soustraire les montants que vous avez reçus en tant que crédit du Crédit d’Opportunité de travail, du Crédit d’Emploi Communautaire pour la Zone d’Autonomisation et le Renouvellement, du Crédit pour l’Emploi indien ou du Crédit pour les Coûts de démarrage du Régime de retraite des Petits Employeurs. Assurez-vous que toute personne dont le salaire est inclus sur cette ligne reçoit également un W-2 de votre part.
• Entrepreneurs indépendants. Les paiements aux entrepreneurs, aux pigistes ou à d’autres petites entreprises peuvent être effectués à la ligne 11. Vous devez envoyer le formulaire 1099-NEC à ceux que vous payez 600 $ ou plus. Avant 2020, vous auriez déclaré ces paiements sur le formulaire 1099-DIVERS. Des copies du Formulaire 1099-NEC et du Formulaire 1096 (Résumé annuel et transmission des déclarations de renseignements américaines) doivent être envoyées à l’IRS.
• Services juridiques, comptables ou professionnels. Si vous avez eu recours aux services d’un avocat, d’un comptable, d’un CPA, d’un préparateur fiscal, d’un médecin ou d’un autre professionnel, leurs honoraires peuvent être déduits à la ligne 17. Il s’agit des entreprises qui ont fourni un service (comme Quickbooks qui pourrait gérer votre comptabilité mensuelle ou Quickbooks Payroll qui fait la paie de vos entreprises), ainsi que des entreprises qui produisent un produit physique (comme un nouveau manuel de l’employé). Si vous avez un comptable, les frais qu’il a facturés pour la préparation de l’impôt peuvent être divisés, et ceux pour la préparation de votre annexe C peuvent être déduits ici. Les frais de préparation du reste de votre déclaration personnelle ne sont pas déductibles.
• Commissions et frais. La ligne 10 est une sorte de catégorie fourre-tout pour tout argent que vous avez payé à d’autres entreprises ou à des particuliers pour des services. Un exemple pourrait être les commissions que vous avez versées aux vendeurs.

Amortissement &Déduction pour frais de l’article 179

La ligne 13 est l’endroit où entrer l’amortissement.  » Amortissement  » désigne la déduction du coût d’un achat important en portions sur sa durée de vie utile, au lieu d’une somme forfaitaire en une seule année. Vous devez commencer à amortir le coût de l’article soit l’année où vous l’avez acheté, soit l’année où vous avez commencé à l’utiliser.

L’avis IRS 2015-82 a augmenté le montant de la sphère de sécurité pour la passation en charges, plutôt que la dépréciation, des biens corporels de 500 $ à 2 500 $. Vous pouvez continuer à amortir les articles pendant leur durée de vie utile si vous le souhaitez, mais vous pouvez dépenser des articles jusqu’à 2 500 $ sans que cela affecte la limite annuelle prévue à l’article 179 pour le plafond des dépenses.

La déduction pour frais prévue à l’article 179 vous permet de déduire la valeur totale de la plupart des éléments corporels en une seule année au lieu de l’étaler. Si vous dépréciez des articles, consultez la publication 946 pour plus d’informations.

Programmes d’avantages sociaux des employés

Puisque vous êtes un travailleur autonome, vous pouvez déduire vos propres primes d’assurance médicale, dentaire ou de soins de longue durée à la ligne 16 de l’annexe 1 jointe à votre formulaire 1040. Cela peut également inclure des primes pour votre conjoint et vos enfants (moins de 27 ans à la fin de l’année – même s’ils ne sont pas à charge). Le bénéfice net de votre entreprise doit être égal ou supérieur aux primes. Cette déduction sur votre déclaration de revenus personnelle est appelée « Assurance maladie pour travailleurs indépendants. »

Vous pouvez également déduire les primes que vous avez payées pour les employés de la ligne 14 de votre annexe C. Cela comprend des éléments comme l’assurance maladie, l’assurance-vie temporaire collective, l’assurance-accident ou les programmes d’aide à la garde d’enfants.

Les cotisations que vous avez versées au nom de vos employés à des régimes de retraite ou de retraite peuvent être déduites à la ligne 19. Ceux-ci peuvent inclure des plans SEP, SARSEP, SIMPLES ou 401k. Voir la publication 560 de l’IRS pour plus d’informations sur ces plans. Un crédit d’entreprise est disponible pour l’établissement d’un régime de retraite pour les employés. Voir le formulaire 8881, avec ses instructions, pour plus d’informations. Le crédit est limité à 500 $ par année pendant une période maximale de trois ans.

Le respect de la réglementation du ministère du Travail peut faire partie de votre vie professionnelle si vous établissez des plans d’avantages sociaux. Ainsi, vous pourriez au moins envisager d’utiliser un tiers pour vous assurer que vous coloriez dans les lignes réglementaires. Normalement, vous déposez le formulaire 5550 auprès du ministère du Travail.

Assurance (Autre que la santé)

Vous pouvez déduire le coût de toute assurance que vous portez strictement pour protéger l’entreprise (telle que l’assurance responsabilité civile générale des entreprises ou l’assurance erreurs et omissions) à la ligne 15. Si vous avez un bureau à domicile et que vous payez une assurance locataire ou une assurance habitation, ne la déduisez pas ici – au lieu de cela, déduisez-la dans le cadre de votre déduction pour bureau à domicile.

Intérêts payés

Avez-vous des biens à usage commercial qui sont garantis par une hypothèque? Dans l’affirmative, les intérêts hypothécaires indiqués sur le formulaire 1098 que vous avez reçus sont déductibles à la ligne 16a. Si vous avez utilisé l’argent d’un prêt garanti par une hypothèque résidentielle à des fins commerciales, vous pouvez également déduire une partie de cet intérêt ici. Vous devriez consulter la publication 535 de l’IRS, ”Dépenses d’entreprise », Chapitre 4, pour obtenir de l’aide pour déterminer la répartition des intérêts qui peuvent être déduits ici. Rappelez-vous également que si quelqu’un d’autre a aidé à payer le prêt, vous devez partager la déduction avec lui.

Les intérêts payés sur les autres prêts aux entreprises, ainsi que sur les cartes de crédit pour petites entreprises, peuvent être déduits via la ligne 16b.

Frais de propriété

Les coûts d’entretien de la propriété où se trouve votre entreprise peuvent s’additionner tout au long de l’année. Heureusement, vous pouvez déduire ces coûts:

• Loyer ou Bail d’un Autre bien commercial. Celui-ci est assez simple. À la ligne 20b, vous pouvez déduire tout montant que vous avez payé en louant ou en louant des bureaux, des entrepôts ou d’autres biens immobiliers. La location de véhicules, de machines ou d’équipement passe par la ligne 20a. Cependant, consultez la publication 463 de l’IRS si vous avez loué un véhicule pendant plus de 30 jours. Vous devrez peut-être soustraire un  » montant d’inclusion ” de votre déduction pour tenir compte de l’amortissement.
• Réparations et entretien. La ligne 21 couvre tous les coûts engagés pour la réparation ou l’entretien de votre machinerie, de votre propriété ou de vos bâtiments qui n’ajoutent pas réellement à sa valeur. Si cela ajoute de la valeur, ou si vous restaurez quelque chose d’inutilisable à un état utilisable, ou si vous remplacez quelque chose, vous ne pouvez pas déduire ces coûts ici. Ces dépenses peuvent devoir être capitalisées et amorties. La réparation inclurait des dépenses comme payer un plombier pour réparer la salle de bain de votre épicerie, ne pas payer un plombier pour installer un évier supplémentaire dans la salle de bain.
• Utilitaires. La ligne 25 couvre tous les paiements de services publics que votre entreprise effectue (séparément de ceux qui peuvent être inclus dans votre loyer ou bail), comme l’électricité ou le gaz. Le service téléphonique est également considéré comme un utilitaire. Si vous prenez la déduction pour bureau à domicile, vous pouvez inclure le service téléphonique ici ou là, mais pas dans les deux. Mais attention, la première ligne fixe à la maison n’est pas déductible, bien que les coûts longue distance à des fins professionnelles sur cette ligne le soient.

Frais de bureau

Les frais liés à l’achat de fournitures de bureau – comme les frais postaux, le papier, les enveloppes et les stylos – peuvent être réclamés à la ligne 18. Les autres fournitures diverses consommées par l’entreprise peuvent être réclamées à la ligne 22. Il peut s’agir par exemple de papier toilette, de produits de nettoyage, de café pour les employés et les clients, de petits outils à main ou de trousses de premiers soins.

Les articles tels que les manuels techniques ou les petits équipements qui devront être remplacés tous les deux ans peuvent également être déduits ici. Cette ligne est en quelque sorte un fourre-tout, et vous devez donc faire un effort pour que rien de trop cher ne se retrouve dans cette catégorie.

Taxes&Licences

À la ligne 23, entrez les taxes de vente que vous avez payées en tant que vendeur de biens ou de services. Toutefois, si vous percevez ces taxes directement auprès de l’acheteur, ces montants doivent être inclus dans les recettes brutes à la ligne 1.

Les autres déductions qui tombent ici incluent:

1. Licences ou droits réglementaires (les licences d’alcool peuvent devoir être amorties en raison du coût et de la durée)
2. Impôt fédéral sur le chômage
3. Impôts sur la sécurité sociale et l’assurance-maladie payés pour vos employés
4. Impôts fonciers et immobiliers sur les actifs de votre entreprise
5. Vous ne pouvez pas déduire les impôts fédéraux sur le revenu ici, bien que vous puissiez déduire la moitié de votre impôt sur le travail indépendant à la ligne 14 de l’annexe 1. Vous ne pouvez pas non plus déduire les taxes de succession ou de donation ou les taxes d’évaluation pour les améliorations apportées à votre propriété. En règle générale, les taxes d’évaluation s’ajoutent à votre base dans la propriété et ne sont pas déductibles. Notez que les taxes de vente que vous payez sur les articles destinés à votre entreprise doivent être incluses dans le coût de ces articles.

Voyage, Repas, &Divertissement

• Voyage d’affaires. Si vous partez en voyage d’affaires, votre hôtel, votre billet d’avion, vos tarifs de taxi, votre parking et vos pourboires pour le bellboy sont tous déductibles en utilisant la ligne 24a. Vous devez conserver vos reçus pour tous ces articles, car il s’agit d’un domaine que l’IRS vérifie fréquemment. Les frais de déplacement  » extravagants ou somptueux » seront refusés. En ce qui concerne les voyages à l’extérieur de l’Amérique du Nord pour une convention d’affaires ou une autre réunion, il est déductible si la convention est directement liée à votre entreprise et qu’il y a une bonne raison pour qu’elle se tienne à l’extérieur du continent. Des informations plus détaillées à ce sujet peuvent être trouvées dans la publication 463 de l’IRS, « Frais de voyage, de cadeau et de voiture. »
• Repas d’affaires. Puisque, vraisemblablement, vous auriez besoin de manger dans tous les cas, vous ne pouvez déduire que 50% du coût des repas consommés à des fins professionnelles à la ligne 24b. Cela inclut les repas avec vos clients. Les repas « somptueux ou extravagants » ne sont pas déductibles, bien que l’IRS ne précise pas exactement la taille du steak. Vous ou un employé devez être présent au repas – vous ne pouvez pas simplement envoyer un client dîner et le facturer dans votre chambre et déduire le coût. La documentation est importante. Vous devez conserver un enregistrement de la date, du lieu, des participants, de l’objectif commercial et du coût.

Autres dépenses

La ligne 27 est le véritable piège. Sur la deuxième page de l’annexe C, vous pouvez énumérer  » autres dépenses. »Vous devez toujours les classer dans des catégories, mais vous pouvez mettre des articles ici si vous n’êtes pas sûr qu’ils correspondent à l’une des lignes fournies. Par exemple, vous pouvez énumérer les frais de port ici, car il n’y a pas d’élément de ligne distinct pour cela (bien que vous puissiez l’inclure sous « frais de bureau”). Vos frais de téléphone cellulaire ou d’Internet peuvent également être répertoriés ici.

Vous devez toujours vous assurer que toutes les dépenses que vous énumérez sont raisonnables et nécessaires pour votre entreprise. Si vous ne pouvez vraiment pas intégrer certaines dépenses dans une autre catégorie, l’IRS vous donne un endroit pour en créer certaines.

Dernier mot

Il y a plusieurs autres choses que vous devez garder à l’esprit lors de la préparation de votre déclaration :

• Qu’est-ce qui est inclus dans « autres revenus” à la ligne 6? La ligne  » autres revenus  » concerne les revenus qui pourraient être considérés comme des revenus ” hors ventes « . Cela comprend les créances irrécouvrables que vous avez radiées au cours des années précédentes mais que vous avez recouvrées cette année, les prix gagnés par votre entreprise, les intérêts qui vous sont versés (comme sur les comptes en souffrance), ou tout remboursement d’impôt ou crédit d’impôt lié à l’utilisation de carburants renouvelables. C’est également l’endroit où entrer l’amortissement récupéré sur les équipements répertoriés (comme les ordinateurs), dont l’utilisation commerciale est tombée à moins de 50%.
• Si vous avez payé une taxe de vente sur les articles que vous avez achetés pour l’entreprise, la taxe de vente est considérée comme faisant partie du coût de l’article. Ainsi, vous le déduisez partout où vous déduisez le coût de l’article. La taxe de vente sur les articles achetés n’est pas traitée séparément et est entrée sur la ligne des licences « Taxes&. »
• En tant que propriétaire d’entreprise, vous êtes traité différemment des autres employés (même si vous êtes un travailleur indépendant). Bien qu’il existe des lignes dédiées à l’annexe C pour les salaires, l’assurance maladie et les régimes de retraite de vos employés, vos propres coûts dans ces catégories ne sont pas inclus. Votre coût des soins de santé peut être déduit à l’annexe 1. De même, les cotisations à votre pension de travailleur autonome ou à votre régime SIMPLE sont déduites à la ligne 15 de l’annexe 1. Pour les déductions et les limites, voir la publication 560 de l’IRS, « Plans de retraite pour les petites entreprises.”
• La meilleure façon de vous assurer d’obtenir votre déduction de kilométrage est de tenir un journal. Vous devez noter votre compteur kilométrique au début et à la fin du voyage, ainsi que la date et ce que vous faisiez. Les agents de l’IRS sont facilement impressionnés si vous avez des pages et des pages de ce genre de choses. Il existe plusieurs applications, telles que MileIQ, pour suivre le kilométrage qui utilisent le GPS de votre téléphone. Certaines applications sont gratuites, tandis que d’autres offrent des forfaits premium avec des fonctionnalités supplémentaires.

Si vous gardez ces choses à l’esprit et suivez attentivement vos dépenses nécessaires, vous serez en bonne forme pour vraiment profiter de vos déductions.