Une lettre d’enquête est une demande d’information que l’auteur croit que le lecteur peut fournir. Quel que soit son sujet, l’objectif est d’amener le lecteur à répondre par une action qui satisfait l’enquête.
L’action entreprise peut bénéficier à l’écrivain ou au lecteur, et parfois aux deux. Cela étant, la portée doit inclure suffisamment d’informations pour aider le lecteur à déterminer la meilleure façon de répondre.

Identifiez votre lecteur

Une lettre de demande doit être adressée à la personne la plus susceptible de répondre de manière positive et utile. Si vous ne savez pas qui cela pourrait être, essayez de passer quelques appels téléphoniques pour identifier une personne de contact. Le nom de cette personne doit être placé dans la rubrique intérieure et la salutation de votre demande. Il devrait également être inclus sur la ligne supérieure de votre enveloppe.
Rappelez-vous que les gens font des affaires avec les gens d’abord, les entreprises ensuite. Lorsque vous vous adressez à votre lecteur par son nom, vous reconnaissez son importance et sa valeur en tant qu’être humain individuel.

Établissez votre objectif

L’objectif dans une lettre de demande est de faire une demande. Il demandera soit au lecteur de fournir quelque chose de bénéfique à l’écrivain, soit de profiter de quelque chose que l’écrivain a à offrir.
Votre demande doit être spécifique et brève. Si vous posez plus d’une question, vous pouvez envisager de les mettre en évidence dans une liste à puces.

Déterminez votre portée

La portée d’une lettre d’enquête doit fournir suffisamment d’informations pour que le lecteur comprenne votre objectif, prenne une décision éclairée et y réponde en temps opportun.
Considérez votre lecteur et allez au but. Ils ont ce que tu veux ? Peuvent-ils faire ce que vous demandez? Réfléchissez à ce que votre lecteur devra savoir dans l’ordre avant de prendre une décision et de vous envoyer une réponse.
Si vous devez recevoir une prestation, il peut être utile d’expliquer dans quel but la prestation sera utilisée. Si le lecteur doit recevoir un avantage, cela peut aider à offrir une incitation à répondre.

Organisez votre lettre

L’organisation de votre lettre de demande établira un ordre logique dans lequel présenter vos informations. Vous avez déjà commencé cette tâche en établissant un objectif et en déterminant votre portée. Référez-vous à eux. Ensemble, ils comprennent une grande partie du contenu qui deviendra le corps de votre lettre.
Un simple aperçu vous permettra de vous organiser. Commencez par créer une liste de points pertinents et placez-les dans l’ordre séquentiel qui aidera le mieux votre lecteur. comprenez votre demande. Ces points deviendront l’épine dorsale de votre projet; votre plan deviendra une liste de contrôle.

Rédiger votre lettre

Travailler à partir d’un plan est le moyen le plus simple de rédiger une lettre d’enquête. Vous vous êtes déjà organisé en créant une liste. Revenez-y et transformez chaque fragment en une phrase complète et complète exprimant une pensée ou une idée unique.
Afin que vos pensées et vos idées soient transmises de manière cohérente, écrivez une voix aussi naturelle que possible. Essayez d’écrire votre brouillon rapidement, puis lisez-le à haute voix. Concentrez-vous sur la communication de votre objectif à votre lecteur. Assurez-vous que la portée de votre lettre contient toutes les informations pertinentes incluses dans votre liste organisationnelle.
Gardez à l’esprit que vous écrivez un brouillon. Pour le moment, vous pouvez ignorer l’orthographe, la grammaire, la ponctuation, la structure des phrases et des paragraphes. Ce sont des détails techniques auxquels vous prêterez attention à la dernière étape lorsque vous réviserez et réviserez votre travail.

Fermez votre lettre

Une lettre de demande de renseignements doit être clôturée de manière professionnelle. Une fois votre dernier paragraphe écrit, signez entre une clôture gratuite telle que « Sincèrement » ou « Merci » et votre nom imprimé.
Si vous écrivez en conjonction avec un devoir officiel, placez votre titre sous le nom imprimé. Des informations supplémentaires telles que les remarques de dictée, les avis de pièces jointes, les pièces jointes et les copies envoyées à d’autres personnes doivent être placées sous la ligne de titre.

Révisez et révisez votre lettre de demande

La révision et la révision de votre lettre de demande constituent la dernière étape du processus de rédaction. Vous vérifierez votre projet à cette étape, en vous assurant que votre objectif est clair et que votre portée est concise. Mettez-vous à la place du lecteur pendant que vous examinez le brouillon. Demandez-vous, en tant que destinataire, si vous êtes en mesure de comprendre la demande rapidement et si suffisamment d’informations ont été incluses pour permettre une réponse rapide.
Recherchez d’abord les erreurs évidentes. Vérifiez l’orthographe, la structure des phrases et les erreurs de grammaire. Rappelez-vous qu’une voix passive n’est pas aussi dominante qu’une voix active. Vous voulez que votre demande soit forte, alors écrivez avec une voix active.
La chose importante à garder à l’esprit est la cohésion globale de l’ensemble de l’unité. Recherchez la précision, la clarté et un sentiment d’exhaustivité. Demandez-vous si les transitions entre les paragraphes fonctionnent et si votre point de vue, votre ton et votre style sont cohérents dans tout le texte.
Examinez attentivement vos choix de mots. Les mots ambigus conduisent à la confusion. Le jargon et les termes abstraits peuvent ne pas être compris du tout et les affectations, les clichés et le langage banal ne servent à rien et obscurciront votre objectif. Vous voulez aider votre lecteur à comprendre exactement ce que vous voulez, alors supprimez tout ce qui n’est pas utile.
Et enfin, si vous n’avez pas écrit d’ouverture ou de conclusion, c’est le moment. L’introduction doit conduire dans le corps de votre lettre avec une déclaration ferme sur le sujet de votre demande et suffisamment d’informations à l’appui pour que le lecteur continue de lire. Vos remarques finales doivent réitérer votre objectif avec une question qui appelle une action.