L’IRS a annoncé que, à compter de maintenant, les adresses où les formulaires papier 941 sont postés ont changé. L’IRS recommande de vérifier toutes les enveloppes préimprimées utilisées pour envoyer les déclarations de revenus des entreprises pour confirmer que l’adresse est correcte afin d’éviter les retards. (Voir les adresses postales mises à jour du formulaire 941 à partir de la page 3.)

Dans le même temps, l’IRS encourage les employeurs à envisager de produire leurs déclarations de revenus fédérales sur l’emploi par voie électronique.

Les formulaires IRS 940, 941, 943, 944 ou 945 sont utilisés pour déclarer les informations fiscales sur l’emploi et peuvent tous être déposés électroniquement auprès de l’IRS. Le dépôt électronique peut faire gagner du temps aux employeurs en effectuant des calculs et en remplissant des formulaires et des calendriers à l’aide d’un processus d’entrevue étape par étape. Une fois soumises, les informations sont rapidement mises à la disposition de l’IRS, ce qui réduit le temps de traitement.

L’IRS déclare que le dépôt électronique est la méthode la plus précise pour produire des déclarations. Les employeurs qui déposent par voie électronique leurs déclarations de revenus d’emploi fédérales reçoivent des alertes d’informations manquantes, ce qui garantit que leurs déclarations produites électroniquement comportent moins d’erreurs et réduit les chances que les employeurs reçoivent des avis de l’IRS.

L’IRS prend au sérieux la protection des informations personnelles et la sécurité du dépôt électronique est une priorité absolue à l’agence. Les normes de sécurité des fichiers électroniques aident l’IRS à confirmer que les informations fiscales sont protégées contre les atteintes à la sécurité. L’IRS exige que tous les fournisseurs de fichiers électroniques autorisés de l’IRS s’assurent que seuls les utilisateurs autorisés ont accès à des informations sécurisées.

L’IRS accuse réception des déclarations déposées par voie électronique dans les 24 heures et conserve les informations figurant sur la déclaration de revenus, la rendant accessible au déclarant ou au fiscaliste à tout moment. Contrairement au dépôt d’une déclaration sur papier, le dépôt électronique assure au déclarant que la déclaration de revenus est auprès de l’IRS et qu’elle n’est pas égarée ou perdue par la poste.

Il existe deux options pour produire électroniquement des déclarations de revenus sur les salaires:

• Auto-fichier
• Les entreprises achètent des logiciels approuvés par l’IRS. Une liste de fournisseurs offre des options en fonction de l’année d’imposition concernée.
• Les propriétaires d’entreprise peuvent devoir payer des frais pour produire leurs déclarations par voie électronique.
• Le logiciel fiscal nécessite une signature. Le contribuable a la possibilité de demander un code PIN de signature en ligne ou de numériser et de joindre le formulaire 8453-EMP, Déclaration d’impôt sur l’emploi pour une déclaration de fichier électronique IRS.
• Avoir un fichier professionnel fiscal au nom de l’entreprise
• Utilisez le service de localisation de fournisseur de fichiers électroniques IRS autorisé pour trouver un professionnel fiscal qui offre ce service.

Seul le propriétaire de l’entreprise peut demander un code PIN de signature en ligne. Les tiers, tels que les avocats, les CPA, les préparateurs de déclarations de revenus ou d’autres professionnels de l’impôt, ne peuvent pas demander un NIP au nom de l’entreprise, ni utiliser le NIP pour signer des déclarations au nom de leurs clients.

Pour de plus amples renseignements sur la production électronique des déclarations de revenus salariaux, consultez la page Formulaires de déclaration de revenus d’emploi en ligne.