Il y a beaucoup de nouveaux visages au travail. Vous savez que cela signifie que l’entreprise se développe — ce qui est une bonne chose. Mais vous savez aussi que vous devrez former tous ces nouveaux employés — ce qui est effrayant. Parce que l’orientation des nouveaux employés a un impact si important sur la loyauté et la productivité du personnel.

Vous avez lu que 69% des employés sont plus susceptibles de rester dans une entreprise pendant au moins trois ans après une excellente expérience d’intégration. Et qu’il peut prendre entre 8 mois et 2 ans pour qu’un nouvel employé atteigne sa pleine productivité, selon son orientation. Donc, vous aimeriez vraiment suivre toutes les meilleures pratiques pour créer une orientation efficace des nouveaux employés.

Vous êtes au bon endroit. Ces lignes directrices complètes sur l’orientation des nouveaux employés comprennent tout ce que vous devez savoir sur la planification et la rationalisation de votre processus d’orientation des nouveaux employés. À partir de ce menu, vous pouvez accéder à la section qui vous intéresse le plus.

1. 1. Qu’est-ce que l’orientation des nouveaux employés?
      1.1 Quelle est l’importance de l’orientation des nouveaux employés?
      1.2 Quel est le but de l’orientation des nouveaux employés?
   2. Quelle est la différence entre l’orientation et l’intégration ?
      2.1 Combien de temps l’orientation des nouveaux employés devrait-elle durer?
   3. Comment planifier l’orientation de vos nouveaux employés
      3.1 Ce qu’il faut inclure dans l’orientation des nouveaux employés
      3.2 Rôles et responsabilités dans l’orientation des employés
   4. Mener une orientation en ligne pour les employés à distance
      4.1 Aider les nouveaux employés à utiliser les outils de travail à distance
      4.2 Organiser des réunions et des présentations virtuelles
      4.3 Créer un référentiel de connaissances en ligne
   5. Comment rationaliser le flux de processus des nouveaux employés
      5.1 Créer une liste de contrôle d’orientation des nouveaux employés
      5.2 Utiliser un système de gestion de l’apprentissage
      5.3 Établir des normes cohérentes (et demander des commentaires)

Chapitre 1: Qu’est-ce que l’orientation des nouveaux employés?

La formation d’orientation pour les nouveaux employés consiste à initier les nouveaux employés à leurs tâches, aux processus de l’entreprise et aux équipes. Mais c’est aussi le début d’une relation entre l’employé et son employeur. Comme toute relation, un début fragile conduit généralement à une fin imminente.

Quelle est l’importance de l’orientation des nouveaux employés?

Imaginez ceci: chaque nouvel employé reçoit un pack de bienvenue pré-imprimé le premier jour. Un mentor compétent et amical les facilite dans leur nouvel environnement de travail et leur fait visiter le bureau de manière guidée. Ensuite, pendant leur temps libre, les employés suivent le cours d’orientation en ligne de l’entreprise pour en apprendre davantage sur la culture d’entreprise et leurs responsabilités professionnelles. Enfin, ils partent déjeuner avec leur nouvelle équipe.

Imaginez maintenant ceci: les nouveaux employés sont accueillis par un visage inconnu à la réception et dirigés vers leur silo avec un manuel de l’employé de cent pages caché en toute sécurité sous le bras. Une fois qu’ils ont compris (à eux seuls) comment se connecter à leur e-mail, ils trouvent des instructions de leur nouveau patron (qu’ils n’ont d’ailleurs pas vues depuis l’entretien final) et commencent leur travail.

Il est facile de voir lequel de ces scénarios laisserait le nouvel employé plus perplexe, dépassé et seul. Le fait est que les employés qui se sentent ainsi ont peu de chances de devenir fidèles à l’entreprise. Plus encore, sans une formation approfondie sur le travail et l’entreprise, les nouveaux employés mettront probablement des mois à atteindre leur pleine productivité dans leurs rôles.

Lorsque l’orientation d’une entreprise ressemble davantage au deuxième scénario, elle manque totalement l’objectif de l’orientation des nouveaux employés.

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Quel est le but de l’orientation des nouveaux employés ?

De nombreuses entreprises considèrent l’orientation comme un processus administratif, où les employés se familiarisent avec les règles, signent leurs contrats et se mettent au travail. Vous pouvez presque imaginer un gestionnaire supprimant des éléments de sa liste de contrôle d’orientation des nouveaux employés imaginaire, pensant fièrement qu’une autre tâche exigeante est effectuée. La vérité est qu’il y a beaucoup plus à l’orientation. Le véritable objectif de l’orientation des nouveaux employés est d’intégrer mentalement et émotionnellement les employés à l’organisation et de les doter des compétences, des outils et du soutien dont ils ont besoin pour atteindre leur potentiel.

Parce qu’avec chaque nouvelle embauche qui rejoint votre entreprise, il est prudent de supposer qu’ils veulent apporter une contribution significative, qu’ils aimeraient se sentir fidèles à leur équipe et que vous devriez leur donner toutes les ressources dont ils ont besoin pour réussir. Si ces hypothèses sont difficiles à faire, il y a de fortes chances que vous ayez commis des erreurs dans le processus d’embauche.

Chapitre 2 : Quelle est la différence entre l’orientation et l’intégration ?

Avant de discuter des sujets à inclure dans votre plan d’orientation pour les nouveaux employés, nous devons faire la distinction entre orientation et intégration.

Les termes « orientation » et ”intégration » sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais en réalité, ce sont deux concepts distincts. Et vous avez besoin des deux.

Vous pouvez considérer l’orientation des nouveaux employés comme un premier rendez-vous: c’est un événement ponctuel qui vous donne juste assez d’informations pour décider si vous pourriez aimer la personne ou non. De même, l’orientation est un événement qui ne dure que quelques heures ou quelques jours. Son but est de présenter aux nouveaux employés l’entreprise, leur équipe et, bien sûr, leur travail.

D’un autre côté, l’intégration est comme une rencontre. D’une durée de 90 jours à une année complète, l’intégration comprend une formation et des expériences en cours d’emploi qui donnent aux employés un aperçu plus approfondi de l’entreprise et de leur travail. Lors de l’intégration, les employés tissent des liens avec les membres de leur équipe, s’intègrent à la culture de l’entreprise, commencent à avoir des idées et des suggestions et découvrent des moyens, non seulement d’effectuer leur travail, mais d’améliorer leur performance.

Combien de temps l’orientation des nouveaux employés devrait-elle durer?

Bien que l’orientation soit un processus relativement bref, il faudra encore plus d’une journée aux nouveaux employés pour rencontrer leurs nouveaux collègues et commencer à se sentir à l’aise avec leur nouveau rôle. Ainsi, lors de l’orientation et de la formation de nouveaux employés, une bonne règle de base à suivre est la suivante: ne précipitez pas le processus. Prévoyez au moins une semaine avant de rayer tous les éléments de votre liste de contrôle d’orientation des nouveaux employés et de passer à la formation officielle.

Chapitre 3: Planification de votre nouveau programme d’orientation du personnel

Maintenant que nous comprenons le but de la formation d’initiation, ce prochain chapitre explorera comment rendre l’orientation des nouveaux employés amusante et engageante. Comme pour la plupart des choses, tout commence par un plan!

Ce qu’il faut inclure dans l’orientation des nouveaux employés

Décider de ce qu’il faut inclure dans votre programme d’orientation peut sembler une tâche impossible. Il y a tellement de choses à apprendre sur le travail et l’entreprise, et tant de personnes à rencontrer. Par où commencez-vous ?

N’oubliez pas que les nouveaux employés auront 90 jours ou plus pour se familiariser avec les tâches, les personnes et les processus lors de leur intégration. Pour l’orientation, cependant, essayez de vous en tenir à ces sujets importants:

Voyons plus en détail chaque point de cette liste de contrôle de l’intégration des nouveaux employés:

La paperasse et les informations sur les nouveaux employés

La paperasse n’est peut-être pas la partie la plus excitante de l’orientation, mais elle est nécessaire. Des règles et politiques de l’entreprise aux formulaires fiscaux, les employés doivent connaître les limites et les attentes de leur travail et de leur espace de travail. Assurez-vous d’inclure des documents tels qu’une offre d’emploi signée, le manuel de l’employé de votre entreprise, etc.

Pour un processus de paperasse rapide et pratique, rendez ces documents accessibles sur votre LMS pour que les employés puissent les lire et les signer. Ensuite, s’ils veulent un jour retourner à ces documents, ils peuvent les localiser au même endroit.

Accueil et présentations

Un accueil chaleureux permet aux employés de se sentir comme faisant partie de l’équipe, surtout lorsqu’il provient de plus d’une personne. Tout ce qu’il faut, c’est un petit effort de quelques personnes.

Pour que les nouveaux employés se sentent appréciés, envoyez-leur une lettre de bienvenue signée du PDG. Ensuite, demandez à leur responsable de les emmener faire une visite guidée de leur bureau et de leur montrer où se trouvent les importantes salles de réunion, salles de bains et espaces communs. Ensuite, pour bien les présenter à leur équipe, organisez un déjeuner. De cette façon, les nouveaux employés peuvent apprendre à connaître leurs collègues dans un cadre amusant et neutre.

Enfin, vous voudrez offrir aux employés un pack de bienvenue avec quelques cadeaux, comme de la papeterie de marque et un t-shirt d’entreprise, pour leur faire savoir à quel point vous êtes excité de les avoir dans l’équipe. Assurez-vous également d’inclure un horaire d’orientation pour les nouveaux employés afin d’avoir une idée claire des activités à venir.

Accès au bureau

Il n’y a pas beaucoup de choses pires que d’arriver à temps à un nouvel emploi, seulement pour constater que vous ne pouvez pas entrer dans le bâtiment ou garer votre voiture. Pour éviter de telles situations inconfortables, organisez un parking, des cartes d’accès et une carte de bureau pour les nouveaux employés dès leur premier jour de travail. N’oubliez pas de partager des détails utiles à l’avance, par exemple, informez les nouveaux membres de votre équipe que le premier jour, ils devront porter leur pièce d’identité et la montrer au gardien de sécurité pour entrer dans le bâtiment.

Matériel et logiciels

Pour être un membre productif de l’équipe, il est probable que vos nouveaux employés devront utiliser des outils de communication, de gestion de projet, de suivi du temps, de processus de ressources humaines, et peut-être même pour faire leur travail. Par exemple, un rédacteur numérique pourrait avoir besoin d’apprendre à utiliser l’outil de référencement de l’entreprise afin de rédiger des articles à fort trafic.

Créez un cours en ligne qui montre aux nouveaux employés les tenants et les aboutissants du logiciel qu’ils utiliseront. De cette façon, chaque nouvel employé peut apprendre à son rythme et à son temps. N’oubliez pas de leur montrer comment utiliser des outils physiques, comme les imprimantes et les téléphones.

Formation d’initiation

Commencez à planifier une formation d’initiation pour les nouveaux employés afin d’acquérir les compétences et les connaissances qui leur permettront de réussir dans leur travail. Cela pourrait inclure une formation technique spécifique à l’emploi, une formation à la sécurité ou une formation aux compétences non techniques pour aligner les employés sur les valeurs de l’entreprise. Ne laisse pas ça pour plus tard. Assurez-vous plutôt que les employés sont au courant de la formation à venir dès le jour 1 en l’introduisant lors de l’orientation des nouveaux employés.

Rôles et responsabilités dans l’orientation des nouveaux employés

L’orientation peut sembler un travail pour les RH. Mais, en réalité, c’est un effort d’équipe. Lorsque tous les rôles suivants fonctionnent ensemble, les nouveaux employés sont susceptibles d’avoir la meilleure expérience d’orientation.

Il est préférable de créer une liste détaillée avec toutes les tâches d’orientation à accomplir et qui est responsable de chacune. De cette façon, vous serez assuré que rien ne tombe entre les mailles du filet. Par exemple, vous pouvez créer une feuille de calcul comme celle-ci:

Si vous n’avez pas de modèle en place, nous avons ce qu’il vous faut. Vous trouverez ci-dessous un nouveau modèle d’orientation des employés que vous pouvez télécharger et personnaliser en fonction de vos besoins spécifiques.

Voyons maintenant comment différentes équipes et membres de l’équipe peuvent assurer une expérience d’orientation positive aux nouveaux employés.

HR

Le département des ressources humaines joue l’un des rôles les plus importants, car il crée une sorte de nouveau modèle d’orientation des employés — ou un plan d’action, si vous le souhaitez. Souvent, les RH organisent également les salles de formation, le pack de bienvenue et la configuration du bureau, et veillent à ce que les nouveaux employés aient accès au système LMS de l’entreprise pour la formation à l’intégration et d’autres outils de formation des employés.

Chef d’équipe

Le deuxième rôle le plus important revient au nouveau responsable de l’employé. En tant que leader de l’équipe et personne qui interagira fréquemment avec l’employé, le gestionnaire est le mieux placé pour que les nouveaux membres de l’équipe se sentent les bienvenus et à l’aise. En fait, 20% des nouveaux employés s’inquiètent davantage des attentes de leur superviseur que de leurs emplois réels. Les gestionnaires doivent donc également fixer des objectifs clairs pour les nouveaux employés lors de l’orientation.

Département informatique

Il reste très peu d’entreprises dans le monde qui n’utilisent pas la technologie pour travailler, apprendre et produire des rapports. Il est donc probable que vos nouveaux employés devront se familiariser avec les applications logicielles et le LMS de l’entreprise. L’équipe technique jouera un rôle important en guidant et en soutenant les nouveaux employés dans leur navigation dans ces technologies.

Nouvel employé

Cela peut surprendre, mais les nouveaux employés devraient également assumer la responsabilité de leur expérience d’orientation. En s’engageant pleinement dans la formation d’orientation des nouveaux employés, ils apprendront à bien exécuter leur travail. Grâce aux interactions avec les membres de leur équipe, ils se sentiront comme s’ils appartenaient. Et en posant des questions lorsqu’elles sont bloquées, les nouvelles recrues seront à l’aise avec les systèmes et les processus de l’entreprise.

Chapitre 4:Orientation en ligne pour les employés à distance

Les employés à distance pourraient avoir plus de mal à s’acclimater et à maîtriser les compétences essentielles en cours d’emploi que leurs homologues internes. Par la suite, l’orientation et l’intégration des employés à distance méritent une attention particulière et une organisation minutieuse.

Après leur programme d’orientation virtuelle, les nouveaux employés doivent avoir une bonne compréhension de leurs responsabilités professionnelles, des outils de travail et des informations sur l’entreprise. Plus important encore, ils devraient commencer à se sentir membres de l’équipe et à tisser des liens avec leurs nouveaux collègues.

Voici quelques conseils pour réussir un programme d’orientation en ligne :

Aidez les nouveaux employés à utiliser les outils de travail à distance

Le travail à distance a pris de l’importance grâce à la technologie. Les employés distants s’appuient sur des plateformes de communication, des outils de vidéoconférence et des logiciels de gestion de projet pour communiquer avec leurs collègues et rationaliser le travail d’équipe.

Par conséquent, une priorité absolue dans votre orientation virtuelle est un appel avec votre équipe informatique. Votre équipe de support technique aidera les nouveaux employés à configurer leurs comptes et à télécharger le logiciel nécessaire et leur fera également visiter les fonctionnalités clés pour les aider à démarrer.

Organisez des réunions et des présentations virtuelles

Ne supposez pas qu’une réunion avec le manager du nouvel employé et le reste de l’équipe soit suffisante. Planifiez plutôt différentes réunions avec différents départements et équipes. Chaque équipe doit faire une brève présentation pour exposer les bases de sa fonction et, le cas échéant, expliquer à votre nouvel employé comment elle collaborera à l’avenir.

En dehors des réunions d’affaires, assurez-vous d’organiser une réunion informelle entre les membres de l’équipe les plus proches juste pour discuter et vous présenter. Cela enlèvera une partie de la pression et aidera les nouveaux employés à voir le côté plus amusant et détendu de leurs collègues.

Créer un référentiel de connaissances en ligne

Les appels et les réunions sont tous bons, mais les nouveaux employés à distance doivent également mettre la main sur des directives réelles. Structure de l’entreprise, visite virtuelle du bureau, matériel de formation, avantages et politiques de l’entreprise — toutes ces informations doivent être documentées et communiquées verbalement. Heureusement, les solutions de stockage en nuage ne manquent pas pour télécharger et enregistrer toutes sortes de contenus.

Si vous préférez une solution tout-en-un, un système de gestion de l’apprentissage est la bonne option pour vous. À l’aide d’un LMS, vous pouvez stocker et organiser tout votre matériel d’orientation au même endroit où vous déployez vos cours de formation. Cela élimine la nécessité pour les nouveaux et anciens employés de rechercher sur différentes plates-formes (ou pire, par e-mail) pour trouver les informations dont ils ont besoin. De plus, vous n’aurez pas à passer par le processus de création et de partage de tous ces guides chaque fois que vous accueillez un nouveau membre de l’équipe — chaque nouvel employé trouvera automatiquement tout ce dont il a besoin dans son portail de formation.

Chapitre 5: Comment rationaliser votre flux de processus de nouvelle embauche

Connaître les sujets les plus importants à inclure dans votre programme d’orientation pour nouvelle embauche est un bon début. Pourtant, même avec les idées les plus créatives et les activités amusantes, l’orientation de votre nouvel employé ne sera réussie que si elle se déroule sans problème pour toutes les personnes impliquées.

Voici nos meilleurs conseils pour créer une expérience d’orientation transparente.

Faites une liste de contrôle pour l’orientation des nouveaux employés

Après avoir lu ces lignes directrices pour l’orientation des nouveaux employés, vous comprendrez exactement ce que les nouveaux employés apprennent, quand et comment ils le font pendant leurs premiers jours de travail. Mais, comme nous l’avons déjà discuté, vous n’êtes pas la seule personne impliquée dans le programme d’orientation. Vous devrez compter sur les gestionnaires, l’informatique et les autres employés de l’entreprise pour offrir une expérience positive.

Ainsi, pour vous assurer que tous les employés reçoivent la bonne orientation que vous leur avez prévue, créez une liste de contrôle de toutes les activités que les nouveaux employés doivent accomplir, et qui est responsable de chacune.

Nous avons créé pour vous un nouveau modèle de liste de contrôle d’orientation des employés que vous pourrez télécharger, personnaliser et essayer la prochaine fois que vous accueillerez un nouvel employé:

À l’aide d’une liste de contrôle, il est facile de suivre les progrès d’un employé grâce à l’orientation et de repérer toutes les tâches pertinentes qui n’ont pas été terminées.

Utiliser un Système de gestion de l’apprentissage

L’orientation des nouveaux employés est notoirement lourde de documents et d’administration. Mais heureusement, les progrès technologiques ont rendu plus facile que jamais l’amélioration du processus d’orientation. Plutôt que d’accabler les nouveaux employés avec une pile démesurée de formulaires et de contrats RH, les employés peuvent lire, signer et soumettre tout sur le système de gestion de l’apprentissage (LMS).

Un LMS est également parfait pour dispenser et suivre la formation à l’intégration, d’autant plus que le nombre de nouvelles recrues augmente. Utilisez les fonctionnalités de gamification de votre LMS pour encourager vos nouveaux employés à apprendre plus rapidement en jouant à des jeux, en répondant à des quiz et en gagnant des points de récompense. Obtenez des rapports personnalisés et créez des tests de suivi pour vous assurer que les employés apprécient non seulement leurs activités d’orientation en ligne, mais apprennent également d’eux.

Établir des normes cohérentes

L’orientation des nouveaux employés doit être cohérente dans toute l’entreprise, ce qui signifie que chaque personne impliquée dans l’orientation des employés doit comprendre l’importance et les attentes de son rôle.

À cette fin, expliquez le but de l’orientation aux gestionnaires, au personnel informatique et aux membres de l’équipe du nouvel employé. Pour s’assurer qu’ils s’acquittent de toutes leurs responsabilités d’orientation, demandez-leur de remplir une liste de contrôle d’orientation à consulter à titre de guide. Si vous avez un nouveau modèle d’orientation des employés qu’ils peuvent utiliser, tant mieux. (Sinon, retournez et prenez le nôtre!).

andet demandez des commentaires

Fournir une orientation de haute qualité et cohérente à tous les nouveaux employés peut être difficile, d’autant plus que le nombre de personnes impliquées dans le processus d’orientation augmente. Ainsi, la meilleure façon de savoir si les employés trouvent l’orientation utile est de simplement leur demander.

Recueillir les commentaires des nouveaux employés pendant et après le programme d’orientation. Si certaines activités d’orientation des nouveaux employés sont mal notées, discutez des stratégies d’amélioration avec la personne responsable de ces activités. Après tout, les taux de roulement et les performances de votre personnel pourraient en dépendre.

À vous

Nous espérons que vous avez trouvé toutes les meilleures pratiques pour l’orientation des nouveaux employés que vous recherchiez dans ce guide. Si vous souhaitez de l’aide pour commencer, nous avons inclus un modèle de liste de contrôle d’orientation des employés. Faites-nous savoir comment se déroule votre orientation.