Une décharge de dossiers médicaux est une autorisation écrite pour les fournisseurs de soins de santé de communiquer des informations au patient ainsi qu’à une autre personne que le patient.

La Loi fédérale sur la portabilité et la responsabilité de l’assurance maladie de 1996 (HIPAA) et les lois de l’État exigent que les fournisseurs de soins de santé ne divulguent pas les informations d’un patient sans autorisation valide, sauf dans des circonstances limitées requises ou autorisées par la loi.

Quand utiliser un formulaire de décharge des dossiers médicaux

Les dossiers des patients sont les principaux dossiers commerciaux du fournisseur de soins de santé, mais ils sont également des dossiers confidentiels d’informations dont la divulgation est partiellement contrôlée par le patient.

Vous avez besoin de ce formulaire lors de la diffusion d’informations NON liées aux éléments suivants:

• Traitement médical du patient
• Paiement des traitements médicaux
• Opérations de soins de santé

De plus, les fournisseurs de soins de santé ont le droit de facturer les coûts raisonnables de copie des dossiers du patient. De nombreux fournisseurs veulent un paiement avant de publier des enregistrements. Santé IL donne un aperçu de la loi de l’État et détaille les honoraires maximaux que les médecins et les hôpitaux peuvent facturer aux patients pour des copies de dossiers.

Contactez le fournisseur de soins de santé pour savoir combien seront les frais de copie, le cas échéant, et incluez le paiement avec la publication des documents signés. Selon un article publié en 2005 dans PubMed Central, les ”coûts raisonnables » pour la copie d’enregistrements varient largement de 2 à 55 dollars pour les enregistrements courts de 15 pages et de 15 à 585 dollars pour les enregistrements plus longs de 500 pages.

Conséquences de la non-utilisation d’un Formulaire de décharge de dossiers médicaux

Les fournisseurs de soins de santé ont le devoir de veiller à ce que les renseignements ne soient communiqués qu’aux personnes et aux organisations dûment autorisées. La conséquence primordiale de ne pas utiliser de communiqué est que le fournisseur de soins de santé ne divulguera pas l’information. Les patients ont le droit de poursuivre toute personne qui communique illégalement leurs informations sans leur consentement. Par conséquent, les fournisseurs de soins de santé ne divulgueront aucune information sans publication de documents valides.

En cas de doute quant à la nécessité d’une publication de documents, faites-en signer un, car cela accélérera la publication des informations.

Situations courantes d’utilisation d’un formulaire de décharge médicale

Les informations d’un patient sont souvent demandées aux fins suivantes:

Assurance: Les compagnies d’assurance utilisent les informations pour souscrire des polices d’assurance vie et maladie, payer des réclamations pour blessures corporelles et payer des réclamations d’indemnisation des travailleurs.

Poursuite du traitement: Lorsqu’un patient est dirigé vers un spécialiste ou qu’il déménage et change de fournisseur de soins de santé, le nouveau fournisseur voudra examiner les antécédents du patient.

Juridique: Dans les cas de blessures corporelles, les dossiers fournissent la preuve des blessures physiques, aident à calculer les dommages et à déterminer la cause des blessures ou, dans un cas de faute professionnelle médicale, à déterminer si le fournisseur de soins de santé a fait preuve de soins raisonnables.

Employeur: Sur le lieu de travail, les employeurs effectuent des examens préalables à l’emploi et des tests de laboratoire qui se rapportent à des exigences spécifiques de l’emploi, utilisent des informations médicales pour déterminer l’aptitude au travail et documentent les congés de maladie.

Recherche: Les essais cliniques et les études médicales utilisent des informations identifiables pour mener des recherches.

Marijuana médicinale: Votre médecin enregistrera probablement un besoin de marijuana médicinale dans vos dossiers. Si un dispensaire a besoin d’une preuve supplémentaire, il peut être nécessaire de fournir ce formulaire.

Ce qu’il faut inclure dans un Formulaire de décharge de dossiers médicaux

Pour être valide, une simple décharge de dossiers doit inclure au moins les éléments suivants :

Demande autorisée : Les noms ou autres pièces d’identité spécifiques de la personne autorisée à faire la divulgation demandée.

Destinataire: Les noms ou toute autre identification spécifique du destinataire des informations.

Informations spécifiques: Une description des informations à utiliser ou à divulguer, identifiant les informations de manière spécifique et significative.

Risque de divulgation : Une déclaration du risque potentiel que les informations soient divulguées à nouveau par le destinataire et ne soient plus protégées.

Expiration: Date d’expiration ou événement d’expiration qui se rapporte au patient ou au but de l’utilisation ou de la divulgation.

Révocation: Une déclaration du droit du patient de révoquer l’autorisation.

Objectif : Une description de chaque objectif de l’utilisation ou de la divulgation demandée.

Refus de signer: Si le traitement, le paiement, l’inscription ou l’admissibilité aux prestations peuvent être conditionnés à l’autorisation et aux conséquences du refus de signer la décharge.

Date et signature: Si le représentant autorisé du patient signe la décharge, une description de l’autorité du représentant autorisé à agir pour le patient doit également être fournie.

Comme référence, une version est connue sous d’autres noms:

• Autorisation médicale
• Autorisation de divulguer des renseignements sur la santé
• Libération HIPAA
• Autorisation HIPAA

Échantillon de formulaire de libération des dossiers médicaux

L’exemple de formulaire de libération des dossiers médicaux ci-dessous détaille un accord entre le patient, la personne qui divulguera les renseignements et la personne qui recevra les renseignements. Le patient autorise le libérateur à communiquer ses informations médicales au récepteur car le patient change de médecin.

Lorsque vous considérez votre santé, vous pouvez également choisir quelqu’un pour être votre agent de santé avec un formulaire de procuration médicale.