Peu importe votre secteur d’activité, l’importance du site Web de votre organisation ne peut être surestimée. C’est le visage public de l’entreprise, il est toujours ouvert et a le potentiel de convertir les visiteurs occasionnels en clients fidèles.

Dans cet esprit, quand vient le temps de repenser ou de construire un tout nouveau site Web, qui vous décidez de diriger l’effort est l’une des décisions les plus critiques que vous prendrez. Mais comment commencez-vous même le processus? Pour beaucoup, la première étape consiste à créer une demande de proposition (ou DP).

Cet article vous expliquera comment rédiger une proposition de refonte de site Web qui:

• Fournira des informations clés aux agences qui leur permettront de créer des propositions meilleures et plus précises
• Priorisez votre liste de souhaits de fonctionnalités pour vous aligner sur vos objectifs
• Attirer une agence avec laquelle vous aimerez réellement travailler
• Vous aider à éviter les surprises
• Créer un meilleur résultat final

Nous avons également inclus un modèle de demande de propositions de site Web gratuit et personnalisable.DOC télécharger qui décrit toutes les informations dont vous aurez besoin.

En tant qu’agence interactive, nous avons vu beaucoup d’appels d’offres au fil des ans, et ils ne sont pas tous créés égaux. En réfléchissant sérieusement aux informations que vous incluez dans la demande de proposition de refonte du site Web, vous vous économiserez un temps considérable plus tard pour répondre aux questions des agences.

Lié: Tous les projets de site Web n’exigent pas que les clients remplissent un document de demande de proposition. Si votre projet de site Web est de plus petite envergure ou de budget, il vous suffit de remplir ce questionnaire et d’entamer une conversation.

En incluant des informations sur vos objectifs, vos exigences en matière de fonctionnalités, votre budget et vos échéanciers de manière organisée, vous vous présenterez comme un client connaissant et respectant la meilleure façon dont une agence peut vous aider à les atteindre – en d’autres termes, un client avec lequel les meilleures agences voudront travailler! Alors que de nombreuses agences comptent sur les appels d’offres pour créer de nouvelles affaires, y répondre prend beaucoup de temps, suppose que vous avez toutes les réponses avant même de commencer et encourage les jeux inutiles entre les parties.

Cela dit, plutôt qu’une liste exhaustive d’exigences et de tactiques, votre RFP de site Web devrait être utilisée pour créer une opportunité pour les agences de vous aider à résoudre un problème. Nous avons eu de nombreuses conversations avec des clients où ils demandent des tactiques qui ne sont probablement pas le meilleur moyen d’atteindre leurs objectifs.

Les tendances numériques changent rapidement; il est presque impossible de rester au courant de chaque nouveau développement. Les clients gagnent en restant ouverts d’esprit et prêts à tirer parti des nouvelles techniques. Après tout, vous embauchez une agence pour son expertise – en les limitant uniquement aux solutions que vous avez déjà proposées, vous excluez l’immensité de leur créativité et de leur expérience.

Connexes:Notre liste de contrôle de refonte de site Web en 14 étapes peut vous aider à vous préparer à la refonte de votre site Web et à éviter les pièges et les obstacles courants en cours de route.

Si vous êtes ouvert à toutes les possibilités, la DP devrait vraiment être encadrée comme le début d’une conversation. Construire un site Web réussi nécessite une chimie personnelle (vous passerez les prochains mois à travailler en étroite collaboration avec ces personnes, après tout), donc baser cette décision uniquement sur un seul document de proposition qui vous a été envoyé par e-mail n’est probablement pas le meilleur moyen d’atteindre vos objectifs.

Comment rédiger une RFP de refonte de site Web

Tout d’abord, couvrons le niveau d’information de base que chaque RFP devrait inclure.

1. Introduction / Résumé: Dans un seul paragraphe, détaillez pourquoi vous émettez cette DP et ce que vous recherchez. Est-ce une refonte ou une mise à jour? Les fournisseurs liront ce paragraphe pour s’assurer que ce que vous recherchez correspond à leurs compétences.
2. Contexte: Donnez-nous la vue de 10 000 pieds qui nous permettra de voir comment ce projet s’inscrit dans les flux de travail et les objectifs de l’ensemble de l’organisation. Pourquoi vous voulez entreprendre ce projet est probablement tout aussi important que ce que vous voulez faire.
3. Objectifs prioritaires: Quels objectifs commerciaux voulez-vous que ce site Web influence? Pour être clair, un objectif de site Web n’est PAS de « Créer un site Web dynamique et intuitif qui engagera et excitera nos utilisateurs. »Toute agence de design qui fait preuve de diligence raisonnable créera un site Web intuitif et engageant. Un objectif n’est pas non plus ce que vous voulez que le site Web fasse (la fonctionnalité du site vient plus tard). Concentrez-vous plutôt sur les résultats souhaités de ce projet. Ceux-ci devraient être des objectifs INTELLIGENTS, tels que:
   • Augmenter les prospects clients générés par le site Web de 1 500 / mois à 2 500/ mois d’ici le 30 juin 2017
   • Augmenter les visites sur le site de 50% (de 1 000/ mois à 1 500 par mois) pour le lancement de notre nouveau produit d’ici le 30 septembre 2018
   • Générer 250 000 donations en dons pour soutenir notre campagne de financement d’ici la fin de l’année
4. Équipe de projet: Inclure les noms et titres de toutes les personnes qui seront impliquées dans ce projet; plus précisément, dont l’approbation sera nécessaire à chaque étape. Cela aide l’agence à élaborer un plan de communication approprié pour le projet qui facilitera le travail de chacun.
5. Utilisateurs: Qui essayez-vous d’atteindre avec votre site Web? Incluez non seulement leurs informations démographiques, mais également leurs problèmes que la visite de votre site Web peut potentiellement résoudre. Les agences transformeront généralement ces utilisateurs en personnages utilisateurs, qui seront utilisés pour élaborer une stratégie de contenu et des expériences Web personnalisées.
6. Processus souhaité: S’il y a des étapes spécifiques que vous souhaitez suivre ou que vous pensez pouvoir ignorer, n’hésitez pas à appeler cela. Par exemple, si vous avez récemment fait l’objet d’une étude de recherche approfondie sur les utilisateurs qui peut être confiée à la nouvelle équipe, informez-le aux agences afin qu’elles ne supposent pas qu’elles devront recommencer à zéro avec des enquêtes et des entretiens auprès des utilisateurs afin de formuler leurs recommandations stratégiques.
7. Chronologie de la DP : Utilisez cette section pour indiquer aux agences quand elles doivent vous envoyer leurs réponses. Indiquez quand ils entendront s’ils sont finalistes et le calendrier des réunions de suivi (plus à ce sujet plus tard). Enfin, faites savoir à tout le monde quand vous comptez prendre une décision.
8. Chronologie du projet: Informez tout le monde au début quand vous souhaitez que le projet soit terminé et s’il y a quelque chose qui motive cette date, comme un lancement de produit ou un événement.
9. Budget : De nombreux clients hésitent à fournir un budget dès le départ. Cependant, le partage de cette information dès le départ aidera les organismes à formuler de bien meilleures recommandations et fera gagner du temps à tout le monde. Les agences qui sont bien en dehors de votre prix peuvent s’excuser poliment, tandis que les fournisseurs qui conviennent bien ont la liberté de suggérer des moyens créatifs pour atteindre davantage de vos objectifs. Si vous ne connaissez pas votre budget, vous n’êtes probablement pas prêt à envoyer une demande de proposition de refonte de site Web. De plus, si vous avez un calendrier de paiement ou des limites d’exercice, ce serait le moment idéal pour les divulguer.
10. Informations sur le site Web existant: Tout le monde sait que votre site Web actuel n’est pas parfait (c’est pourquoi vous rédigez un appel d’offres pour la refonte du site Web). Mais utilisez cette section pour expliquer quels éléments fonctionnent et quels sont vos principaux points douloureux.
11. Exigences de fonctionnalité: Détaillez toutes les fonctionnalités dont vous aurez besoin pour votre nouveau site Web, en étant le plus précis possible. Cette liste peut inclure ce que le site Web doit faire ainsi que les principaux types de contenu. Quelques exemples de fonctionnalités pourraient inclure:
    • Mise en page réactive
    • Possibilité de modifier des pages clés via un système de gestion de contenu
    • Calendrier des événements avec système d’enregistrement
    • Afficher un contenu personnalisé basé sur l’historique de navigation Web de l’utilisateur
    • Carte interactive des emplacements des bureaux
12. Intégrations / Exigences technologiques: Énumérez et détaillez toutes les fonctionnalités essentielles à la réussite de ce projet. Le site doit-il être construit dans un CMS spécifique comme WordPress ou Drupal? Pourquoi? Existe-t-il un système tiers comme Salesforce ou Blackbaud qui doit être intégré à votre site? Comment les utilisez-vous? Hébergez-vous le site ou avez-vous besoin d’un hébergement externe?
13. Exigences de la proposition: Maintenant que vous avez mis votre âme à nu, c’est là que vous pouvez demander à vos fournisseurs potentiels tout ce que vous devez savoir pour prendre une décision éclairée. Plus les questions de refonte de votre site Web sont spécifiques, plus il vous sera facile de comparer les réponses des fournisseurs lorsque vous commencerez à obtenir des réponses.

OK, alors maintenant que vous avez rempli le plan d’appel d’offres de refonte de votre site Web, vous êtes prêt à l’envoyer à tous vos amis de l’agence, n’est-ce pas? Maaaaybe…

Passons à 11

Si vous voulez vraiment impressionner les destinataires de la demande de propositions du site Web et montrer que vous êtes organisé, voici quelques informations de crédit supplémentaires que vous pouvez inclure qui aideront vos réponses

1. Ensemble compétitif: Listez les trois concurrents qui vous prennent le plus souvent des affaires. Les agences peuvent comparer votre positionnement et voir comment elles abordent des obstacles similaires pour vous aider à vous démarquer de votre nouveau site Web.
2. Comparables: Dans cette section, répertoriez tous les sites Web qui peuvent vous inspirer pour des moyens innovants que d’autres entreprises qui ne sont pas dans votre secteur d’activité rencontrent des problèmes similaires. Par exemple, si vous travaillez pour un organisme à but non lucratif dont l’objectif est d’augmenter les dons en ligne, vous pouvez répertorier des sites de commerce électronique ou de publication qui utilisent très bien différents contenus et flux d’utilisateurs pour améliorer les taux de conversion.
3. Guide de style : Si votre entreprise dispose d’un guide de style Web établi, incluez-le ici pour définir les paramètres du processus de conception.
4. Matériel de marketing: Incluez tout document imprimé, vidéo ou autre que vous envisagez de continuer à utiliser pour vous assurer que le site Web présente un aspect cohérent. Toutes les notes sur lesquelles les tactiques fonctionnent ou sont sous-performantes seraient également utiles.

Ce n’est que le début

Comme vous m’avez peut-être entendu dire précédemment, une demande de proposition de refonte de site Web devrait être le début d’une conversation qui plonge dans les objectifs, les utilisateurs et la messagerie de votre entreprise. Si vous commencez avec un modèle (même le nôtre), n’hésitez pas à le modifier pour mieux répondre à vos besoins. Cela vous mettra, vous et les agences avec lesquelles vous entrez en contact, à un bien meilleur point de départ.

Faites vos recherches et envoyez votre RFP de site Web aux agences avec des services et des échantillons de travail qui correspondent à vos besoins.

Utilisez les réponses que vous recevez pour sélectionner un groupe de finalistes que vous pouvez présenter et rencontrer en personne. Vous devez sélectionner une agence qui correspond à votre personnalité – et il n’est pas possible de juger uniquement par e-mail.

Si vous suivez ces conseils, vous serez en bonne voie vers un nouveau site Web génial. Tout au long du processus, vous en apprendrez beaucoup sur vos utilisateurs, votre entreprise et votre stratégie numérique – cela devrait être amusant!

Maintenant, pour la partie que vous attendiez our notre modèle de RFP de refonte de site Web est lié ci-dessous. N’hésitez pas à le personnaliser pour répondre à vos besoins et n’oubliez pas de nous en envoyer une copie lorsque vous aurez terminé! Nous sommes ravis de parler de votre prochain projet!