Votre proposition d’événement est avant tout le reflet de votre client. Parce que la planification d’un événement nécessite de personnaliser cet événement en fonction des besoins et du budget de votre client, votre proposition doit refléter un événement personnel et unique. Vous pouvez utiliser un modèle comme guide général pour commencer à rédiger votre proposition d’événement, mais ensuite l’adapter et inclure les services individuels fournis pour chaque client.

Une note Avant de commencer

La première étape consiste à rencontrer votre client potentiel pour discuter de ce qu’il a en tête pour cet événement, de son objectif, du nombre d’invités et de ce qu’il espère accomplir. En plus de la date, de l’heure et du lieu souhaité, notez toutes les idées concernant le thème, la restauration, l’esthétique générale, les couleurs ou l’ambiance discutées lors de cette réunion.

Mise en route de la Proposition d’événement

Chaque proposition doit être écrite en pensant au client. La planification d’événements est une entreprise de service, et ce service, cette touche personnelle et cette approche créative sont ce qui rend un événement réussi et mémorable, deux caractéristiques qui contribuent grandement à générer de nouveaux clients pour votre entreprise. Les propositions doivent être bien écrites et soigneusement étudiées, en fournissant les détails nécessaires pour que le client puisse imaginer ce que vous avez en tête.

1. Présentez-vous et le projet. Commencez par une brève introduction à vous et à votre entreprise de planification d’événements. Incluez des détails tels que la durée de votre carrière et votre parcours professionnel. Certains planificateurs mettent cette section à la fin, un peu comme la biographie d’un auteur de livre sur une jaquette ou une couverture arrière.
2. Rédigez une description attrayante de l’événement. Résumez l’événement réel, y compris les détails discutés lors de vos réunions, tels que l’objectif de l’événement, le calendrier général, le nombre d’invités et les lieux possibles. Si vous n’êtes pas un écrivain qualifié, trouvez ou embauchez quelqu’un de compétent avec des mots pour donner à cette section autant d’attrait que possible.
3. Liste de tous les services fournis. Cette section est particulièrement importante. Le client doit savoir précisément quels services vous fournirez pour cet événement. Une liste de contrôle avec des puces montre clairement les différents services inclus. Cette approche fonctionne bien pour les petites fonctions telles que les douches nuptiales ou les dîners de fête et permet au client de voir facilement ce que vous ferez et les fournisseurs que vous utiliserez. Pour les événements plus importants avec plusieurs fonctions, comme un cocktail ou un déjeuner, vous pouvez créer des sections pour chaque aspect de l’événement, puis répertorier les services spécifiques fournis pour chacun.
4. Montrez votre travail précédent. Si vous avez prévu des événements similaires dans le passé, incluez des photos de ces événements pour présenter votre travail. Les représentations visuelles peuvent aider le client à voir ce que vous pouvez faire, et sont une grande assurance pour vous que votre style correspond à sa vision. Avoir des choses à comparer peut vraiment aider à rationaliser l’événement une fois que vient le temps de percer.
5. Incorporer les informations monétaires tout au long. Alors que le client lit peut-être votre proposition et prend en compte tous les détails et les images de l’événement que vous envisagez, cet état d’esprit change généralement de braquet lorsqu’il s’agit de la section qui parle d’argent. Vous ne voulez pas que le processus s’arrête brusquement, alors évitez les changements soudains de langage ou de ton dans toutes les affaires et tous les faits. Intitulez une section « Coûts proposés » et continuez à guider le client à travers les aspects de cet événement en articulant soigneusement les coûts, tout en répartissant les prix tout au long de la proposition. Aidez votre client à voir votre proposition comme une série d’étapes, chacune avec des services différents et des coûts connexes. Fournir un résumé détaillé qui répertorie le prix de chaque article et son objectif afin que le client puisse envisager l’événement et comprendre le coût associé.

Un dernier mot

Le dernier élément de votre proposition est un merci pour leur considération. Fournissez des informations de contact – y compris votre site Web, votre adresse e—mail et votre numéro de téléphone – afin que les clients potentiels puissent vous contacter pour toute question ou, mieux encore, pour vous embaucher.