Un barème de frais de planification d’événements compétitif peut assurer le succès et la rentabilité de votre entreprise. Malheureusement, de nombreux planificateurs d’événements professionnels ont du mal à établir un taux équitable pour leurs services de planification, en particulier lors du premier démarrage de leur entreprise.

Divers facteurs entrent en jeu dans la détermination des frais. Ces facteurs peuvent inclure le type d’événements que vous planifiez, les dépenses d’exploitation et les frais généraux. De plus, les barèmes de frais peuvent également varier en fonction de l’endroit où vous êtes en affaires. La réalité est que vous pouvez généralement facturer beaucoup plus pour vos services dans une grande région métropolitaine que dans les banlieues. Au-delà de ce que votre marché local est prêt à payer, il existe plusieurs façons différentes de structurer vos frais.

Taux horaire

Avec l’option de tarification à l’heure, vous avez les meilleures chances de vous assurer d’être entièrement rémunéré pour tout le temps que vous passez à planifier un événement. Les frais de planification d’événements associés à cette option peuvent varier d’environ 25 per l’heure à 125 per l’heure, mais cela dépendra naturellement de votre expérience et de vos qualifications.

Gardez à l’esprit qu’avec ce type de barème de frais, vous devrez conserver des dossiers détaillés afin de pouvoir fournir à vos clients une facture détaillée. Il est également généralement judicieux de fournir à vos clients une estimation du nombre d’heures que vous devrez consacrer à leur événement, qui peut devenir une forme d’art en fonction de qui est votre client et de ce qu’il attend.

Pourcentage des dépenses

Lorsque vous voulez garder les choses simples et ne pas avoir à vous soucier des heures facturables, la tarification en pourcentage peut être un bon moyen de monétiser votre travail acharné. Avec cette option, vous établissez simplement un prix basé sur un pourcentage spécifié du budget total de l’événement, ce qui peut souvent être plus digeste pour le client et plus lucratif pour vous-même.

La fourchette typique se situe entre 15% et 35%, mais cela variera en fonction de ce que vous êtes en mesure de négocier avec votre client. De toute évidence, ce type de barème de frais présente certains avantages et inconvénients. L’option frais par pourcentage peut être très rentable si vous ne passez pas beaucoup de temps sur un événement. Inversement, vous pouvez vous vendre vraiment à découvert si vous passez beaucoup d’heures sur un événement à petit budget.

Commission

La tarification par taux de commission est une autre option à considérer. Avec cette option, vous devrez négocier une réduction auprès de tous les différents fournisseurs de services. Gardez à l’esprit qu’il n’est généralement pas une bonne pratique commerciale de facturer également vos clients de planification d’événements en utilisant une autre forme de facturation, mais avec le bon projet, cela peut avoir beaucoup de sens.

Disons par exemple que vous organisez une grande conférence technologique. Vous savez que tous les participants vont créer une entreprise, et si vous pouvez trouver un moyen de suivre les ventes, vous pourriez faire une aubaine incroyable si l’événement est un succès et qu’il y a beaucoup de ventes. Inversement, si l’événement flops, il ne vous reste plus rien pour votre effort.

Frais de projet fixes

Bien que les clients préfèrent souvent les frais de projet fixes afin de savoir précisément combien un événement va leur coûter à l’avance, cela peut présenter certains inconvénients pour vous. En premier lieu, il vous incombe de gérer le budget.

Par conséquent, vous devez également être responsable d’anticiper les différentes situations dans lesquelles les circonstances pourraient changer, impactant ainsi le budget. Dans la plupart des cas, le barème forfaitaire des frais de projet est utilisé pour des événements groupés dans lesquels des frais peuvent être calculés par personne participant à l’événement.

Gardez à l’esprit que quelle que soit la façon dont vous choisissez de facturer vos services, il est important de vous assurer que toutes vos dépenses et frais généraux sont suffisamment couverts tout en laissant beaucoup de place au profit.