Où obtenir le formulaire 941

Le formulaire 941 est disponible en ligne sur le site Web de l’IRS. Vous pouvez télécharger une copie vierge ou la compléter en ligne, puis l’enregistrer sur votre disque dur et imprimer la copie finie.

Avant de Remplir le Formulaire 941

Utilisez la base de salaire de la Sécurité sociale pour l’année en cours: 137 700 $ pour 2020 et 142 800 for pour 2021. Assurez-vous d’avoir cessé de retenir la sécurité sociale pour les employés les mieux payés en fonction de ce seuil. Les employés n’ont pas à payer d’impôt de sécurité sociale sur les gains supérieurs à ce montant.

Vous devez également inclure la taxe d’assurance-maladie supplémentaire de 0,9% pour les employés dont le salaire atteint 200 000 $ pour l’année.

Comment remplir le formulaire IRS 941

Le formulaire 941 est un rapport trimestriel, donc les chiffres que vous incluez ne concernent que le trimestre spécifique. Assurez-vous de cocher la bonne case « Rapport pour ce trimestre » en haut à droite du formulaire.

Partie 1

Il s’agit de la déclaration et du calcul de votre impôt sur la masse salariale.

• Ligne 1 : Entrez le nombre d’employés qui ont été payés au cours du trimestre. Incluez les employés qui ont reçu un salaire, un pourboire ou une autre rémunération.
• Ligne 2 : Inscrivez la rémunération imposable totale versée à ces employés au cours du trimestre. Il s’agit du même montant qui serait inclus dans le formulaire W-2 de l’employé pour ce trimestre.
• Ligne 3 : Déclarez le total de l’impôt fédéral sur le revenu retenu sur la rémunération des employés au cours du trimestre, y compris les salaires, les pourboires, les avantages sociaux et les prestations supplémentaires d’indemnisation du chômage.
  Ligne 4: Cochez cette case si aucune rémunération des employés n’était soumise à la Sécurité sociale ou à l’impôt sur l’assurance-maladie.
  Lignes 5a-5e : Cette section comporte deux colonnes pour chaque entrée. La colonne 1 est le total et la colonne 2 est le calcul du pourcentage d’impôt. Entrez le total des salaires imposables de la sécurité sociale dans la colonne 1, ligne 5a, et multipliez par.124. Inscrivez le montant dans la colonne 2. Faites de même pour les pourboires à la ligne 5b. Entrez le total des salaires et des pourboires imposables de l’assurance-maladie dans la colonne 1, ligne 5c, et multipliez par.029. Entrez le résultat dans la colonne 2.
  Entrez les salaires imposables et les pourboires soumis à la taxe supplémentaire sur l’assurance-maladie à la ligne 5d, et multipliez par 0,009.
• Ajoutez les montants de la colonne 2 de 5a, 5b, 5c et 5d, et entrez le total en 5e.
• Ligne 5, Avis et demande de la Section 3121 (q) – Taxe due sur les Pourboires non déclarés: L’IRS vous enverra un Avis et une demande de la Section 3121 (q) s’il détermine qu’un employé pourboire a des pourboires sous-déclarés. Vous devez déclarer et payer la partie des impôts de l’employé et de l’employeur de la FICA sur ces pourboires non déclarés. Vous n’êtes pas tenu de retenir et de payer la part des impôts des employés de la FICA sur les pourboires non déclarés.

La section suivante concerne les ajustements au total:

• La ligne 7 est un ajustement pour les fractions de cents. Utilisez l’arrondi traditionnel – si sous la moitié arrondie vers le bas, si la moitié ou plus arrondir vers le haut. Utilisez le signe négatif, pas des parenthèses, pour les diminutions.
• La ligne 8 est un rajustement pour l’indemnité de maladie. Il s’agit d’une réduction de la part des employés des impôts sur la sécurité sociale et l’assurance-maladie qui ont été retenus et déposés par un tiers payeur.
• La ligne 9 est un ajustement pour les pourboires et l’assurance-vie temporaire collective. Il s’agit d’un rajustement négatif de la part de l’employé non perçu des impôts de la FICA sur les pourboires et les primes d’assurance-vie temporaire collective payées pour les anciens employés.
• Les lignes 11a, 11b et 11c sont des rajustements pour certains types de crédits d’impôt. Ligne 11a pour un rajustement pour un crédit d’impôt pour activités de recherche. La ligne 11b concerne la partie non remboursable du crédit d’impôt pour les paiements admissibles de congé de maladie et de congé familial. La ligne 11c concerne la partie non remboursable du Crédit pour maintien en poste des employés.
• La ligne 11d totalise les taxes pour ces crédits d’impôt, à partir des lignes 11a, 11b et 11c.
• La ligne 12 est un calcul du total des impôts après ajustements et crédits non remboursables (ligne 10 moins ligne 11d).
• La ligne 13a représente le total des dépôts pour le trimestre. La ligne 13b est le montant différé de la part patronale de l’impôt sur la sécurité sociale. La ligne 13c est la partie remboursable du crédit d’impôt pour les salaires admissibles en congé de maladie et en congé familial. La ligne 13d est la partie remboursable du crédit de rétention de l’employeur. La ligne 13e est le total des lignes 13a, 13b, 13c et 13d. La ligne 13f est le total des avances pour les crédits d’impôt liés à la COVID (provenant de la production du formulaire IRS 7200). La ligne 13g représente le total des dépôts, des reports et des crédits remboursables moins les avances, en soustrayant la ligne 13f de la ligne 13e.

La feuille de calcul 1 des Instructions du Formulaire 941 peut vous aider à calculer vos remboursements d’impôt et vos reports pour le Crédit admissible pour congé de maladie et congé familial et le Crédit de maintien en poste des employés.

L’étape suivante consiste à déterminer si vous avez un solde dû ou un trop-payé.

• Vous avez un solde dû si le total des dépôts à la ligne 13g est inférieur au total des taxes à la ligne 12. Inscrivez le solde dû à la ligne 14.
• Vous avez un trop-payé si le total des dépôts et des crédits à la ligne 13g est supérieur au total des impôts à la ligne 12. Inscrivez le montant du trop-payé à la ligne 15. Vous pouvez l’appliquer à votre prochain retour, ou vous pouvez demander un remboursement.

Partie 2

La partie 2 est le calendrier des dépôts de paie. Vous devez entrer l’impôt à payer pour chaque mois du trimestre si vous êtes un déposant mensuel. Joignez l’annexe B/Formulaire 941, indiquant l’impôt à payer pour chaque dépôt semestriel si vous êtes un déposant semestriel.

Vous pouvez payer tout montant dû avec le formulaire 941, ou vous pouvez déposer le paiement si le montant total de la taxe à la ligne 12 est inférieur à 2 500 $. Vous pouvez également déposer si la ligne 12 du formulaire 941 du dernier trimestre était inférieure à 2 500 $ et que vous n’aviez pas d’obligation de dépôt de 100 000day le jour suivant au cours du trimestre en cours. Sinon, vous devez effectuer des dépôts selon votre calendrier de dépôt, mensuellement ou semestriellement.

Parties 3, 4 et 5

La partie 3 pose des questions sur votre entreprise et la partie 4 demande si l’IRS peut communiquer avec votre tiers désigné si vous en avez un. Il peut s’agir d’une personne que vous avez embauchée pour préparer votre formulaire 941 ou pour préparer vos charges sociales.

N’oubliez pas de signer le formulaire dans la partie 5 et d’inclure les autres informations demandées dans cette section avant de soumettre le formulaire. Vérifiez les erreurs, en particulier celles qui pourraient entraîner un paiement insuffisant. Il est préférable de corriger les erreurs avant d’envoyer le formulaire car cela vous aidera à éviter les amendes et les pénalités.

Le Formulaire 941 Peut-Il Être Déposé Par Voie Électronique?

Vous pouvez soumettre le formulaire 941 par voie électronique en utilisant le fichier électronique fédéral, et vous pouvez payer tout solde d’impôt dû par voie électronique en utilisant un logiciel de préparation d’impôt ou par l’intermédiaire de votre fiscaliste.

Où envoyer le formulaire 941

Le site Web de l’IRS comprend une page expliquant où déposer vos impôts pour le formulaire 941, ainsi que des adresses postales.

Exigences pour le dépôt du formulaire 941

Le formulaire 941 de l’IRS est dû quatre fois par an:

• 30 Avril pour le Trimestre 1 (Janvier, Février, Mars)
• 31 Juillet pour le trimestre 2 (Avril, Mai, Juin)
• 31 Octobre pour le trimestre 3 (Juillet, Août, Septembre)
• 31 Janvier de l’année suivante pour le trimestre 4 (Octobre, Novembre, Décembre)

La date d’échéance ajustée sera le jour ouvrable suivant si une date d’échéance arrive un jour férié ou un jour de fin de semaine. Par exemple, la date d’échéance pour un paiement le 31 juillet serait le lundi août. 2, si le 31 juillet tombe un samedi de cette année.

Vous avez 10 jours de plus après la date d’échéance pour produire le formulaire 941 pour le trimestre si vous avez effectué vos dépôts d’impôt sur la masse salariale pour le trimestre complètement et à temps. Voici les dates de dépôt si vous répondez à ces critères :

• Au plus tard le 10 mai pour le premier trimestre se terminant le 31 mars
• Au plus tard en août. 10 pour le deuxième trimestre se terminant le 30 juin
• D’ici nov. 10 pour le troisième trimestre se terminant en septembre. 30
• D’ici février. 10 pour le quatrième trimestre se terminant en décembre. 31

Utilisez le formulaire 941 pour prendre des reports de crédit d’impôt pour coronavirus

L’IRS permet aux entreprises de différer le paiement de certaines taxes sur l’emploi dans le cadre de deux crédits d’impôt introduits pendant la pandémie de coronavirus 2020.

• Le Crédit d’impôt pour la rétention des employés (CRE) encourage les entreprises à continuer de payer leurs employés si l’entreprise a été touchée par la COVID-19. Ce crédit d’impôt est disponible jusqu’au 30 juin 2021 et s’applique à la part patronale de l’impôt sur la sécurité sociale sur un maximum de 70 % du salaire de l’employé (limité à un CRE maximal de 7 000 ER par employé et par trimestre). Les employeurs peuvent recevoir le crédit d’impôt avant de produire leurs déclarations de revenus en réduisant simplement leurs dépôts d’impôt sur l’emploi.
• Les crédits d’impôt pour congés de maladie et congés familiaux aident les employeurs qui doivent accorder des congés de maladie payés et des congés familiaux aux employés qui ne peuvent pas travailler en raison de la COVID-19. Votre entreprise peut bénéficier de ces crédits d’impôt en conservant une partie des impôts sur l’emploi liés aux salaires des employés au lieu de les déposer. Ce crédit est disponible pour tout congé de maladie ou de famille qui survient entre le 1er avril 2020 et le 31 mars 2021.

Vous pouvez déclarer le report de l’impôt sur l’emploi en utilisant le formulaire 941. Ce formulaire a été modifié pour le deuxième trimestre de 2020 afin de tenir compte de ce changement.