”La communication est la clé de toute entreprise mondiale » – Anita Roddick

Les progrès technologiques de notre époque ont permis aux gens du monde entier de communiquer sans frontières. Par exemple, vous pouvez écrire un message électronique à n’importe qui sur la planète Terre et obtenir une réponse en quelques minutes, voire quelques secondes.

Cependant, il y a certains moments où vous n’avez tout simplement pas accès à la boîte aux lettres de votre e-mail.

Mais de nos jours, peu importe votre profession, votre réussite professionnelle dépendra énormément de l’efficacité et de l’efficience de votre communication.

Par conséquent, lorsque vous n’êtes pas disponible pour répondre en temps opportun aux e-mails que vous recevez, vous devez faire de votre mieux pour en informer vos collègues et vos clients, ainsi que quand pourrez-vous répondre à leurs messages.

Heureusement, faire cela à l’ère d’Internet est une chose très simple. Dans notre monde numérisé, les gens ont trouvé tant de solutions aux problèmes dont nous ne savions même pas l’existence.

Avec l’aide de logiciels, les gens peuvent désormais tout configurer comme ils le souhaitent. Par exemple, un logiciel tel que Microsoft Outlook vous aidera à créer vos e-mails de réponse automatique hors bureau.

Il est facile à utiliser et YouTube regorge de tutoriels utiles sur ces sujets. Vous devriez certainement le vérifier! Je vais joindre des liens ci-dessous.

Une fois que vous avez décidé de définir l’un de ces e-mails à réponse automatique, vous vous demanderez quoi y inclure.

Si c’est la première fois que vous configurez un message électronique hors du bureau, cela peut être une tâche ardue, alors voici cet article pour vous aider dans cette situation.

QUAND LES GENS UTILISENT DES MESSAGES ÉLECTRONIQUES HORS DU BUREAU?

Tout d’abord, laissez-nous découvrir quels sont les cas et les situations que vous utiliserez pour répondre automatiquement aux e-mails externes.

Par exemple, vous pouvez les utiliser lorsque vous êtes hors de la ville à des fins professionnelles ou de formation, que vous êtes en vacances avec votre famille ou en congé de maladie.

De plus, vous devrez peut-être les utiliser lorsque vous prenez un congé de deuil; lorsque vous êtes trop occupé ou avez des engagements de travail urgents à faire à ce moment-là.

D’un autre côté, vous ne voudrez peut-être tout simplement pas être dérangé par les e-mails pendant une certaine période afin de pouvoir vous concentrer sur autre chose.

Alors maintenant, plongeons-nous dans les raisons pour lesquelles les gens devraient certainement utiliser les e-mails de réponse automatique pour les situations hors bureau.

POURQUOI DEVRIEZ-VOUS UTILISER DES MESSAGES ÉLECTRONIQUES HORS BUREAU?

Vous devriez envisager de configurer un message de réponse automatique pour l’une des raisons suivantes:

Facilite votre travail

Laisser votre boîte de réception pendant une longue période sans surveillance est une chose très irresponsable à faire.

Peu importe que vous soyez le chef du département ou une partie de l’équipe, être sensible aux personnes qui vous contactent est essentiel dans chaque environnement de travail.

C’est pourquoi, pour vous donner l’air professionnel à tout moment, des e-mails à réponse automatique ont été créés. Vous recevez un nouveau courrier dans votre boîte aux lettres, mais vous n’arrivez pas à y répondre ? Ensuite, le répondeur de messagerie externe le fera à votre place. Incroyable, hein ?

Cet outil vous fera gagner beaucoup de nerfs et de temps à penser à vos e-mails sans réponse. Vous ne penserez même pas que vous perdrez le contact avec vos collègues et partenaires.

Vous reporterez simplement votre communication de manière très polie.

Pratique

Imaginez que vous êtes en vacances et que vous avez besoin de vous détendre pleinement. Cependant, vous craignez que vos clients et associés ne sachent que vous n’êtes pas disponible.

Ainsi, vous serez obligé de vérifier fréquemment votre boîte aux lettres pendant vos vacances. Ce ne serait pas beaucoup de vacances, non? D’un autre côté, si vous suiviez une formation très importante pendant quelques jours et que vous n’êtes pas disponible pour vérifier votre courrier, vous ne vous concentreriez pas beaucoup sur l’apprentissage de nouvelles choses si vous étiez constamment pris en compte avec vos courriels sans réponse.

Les e-mails à réponse automatique hors bureau sont synonymes du mot « commodité » dans ces situations. Il suffit de tout configurer correctement et vous êtes prêt à partir.

Les expéditeurs seront informés très rapidement et ils pourront prendre d’autres mesures ou contacter d’autres personnes s’ils ont des problèmes urgents.

Nous discuterons également de ce qu’il faut faire en cas d’urgence ci-dessous.

Faites savoir aux gens pourquoi vous n’êtes pas disponible

Il est en effet important d’informer vos collègues et partenaires de vos absences et du moment où vous serez à nouveau disponible.

Certains d’entre eux peuvent comprendre vaguement pourquoi vous êtes absent de votre poste de travail; certains n’ont peut-être aucune idée de votre localisation.

Partager ces informations dans votre réponse à l’extérieur du bureau, sans aucun inconvénient pour vous, est la meilleure solution.

Dans ce cas, votre image professionnelle ne sera pas lésée en donnant l’impression que vous êtes absent du travail sans raison. Par conséquent, si vous êtes quelqu’un qui apprécie sa réputation de travail, vous devriez certainement envisager de configurer la réponse automatique pour la prochaine fois que vous êtes absent.

Ne vous fera pas paraître non professionnel

Parfois, vous serez dans une situation très difficile de ne pas pouvoir répondre à vos collègues, clients ou partenaires en temps opportun. À leurs yeux, vous commencerez à sembler très peu professionnel et arrogant, comme quelqu’un qui ignore simplement les e-mails et les considère comme peu importants.

Par conséquent, pour éviter que ce type de chose ne se produise, vous devriez commencer à envisager de définir des e-mails à réponse automatique, même pour de courtes absences du travail.

Alors, maintenant que nous avons discuté en profondeur de l’importance de ces e-mails et de la raison pour laquelle vous devriez les utiliser, laissez-nous discuter de ce que vous devriez inclure dans vos e-mails professionnels en dehors du bureau.

8 EXEMPLES D’E-MAILS PROFESSIONNELS EN DEHORS DU BUREAU

Tous les types d’e-mails discutés ci-dessous sont appropriés pour être utilisés dans n’importe quel environnement de travail. Ils sont à la fois informatifs et professionnels, car ils donnent les informations essentielles sur votre absence et le moment de votre retour au travail. Ces informations peuvent également être partagées avec les expéditeurs d’e-mails de manière créative, tout en respectant les normes professionnelles.

Les e-mails créatifs hors bureau sont également appréciés et bienvenus dans presque tous les environnements de travail. Donnez de la liberté à votre imagination et à votre pensée créative; profitez de l’occasion pour écrire un e-mail mémorable à la personne qui communique avec vous.

Passons en revue quelques exemples d’e-mails que vous devriez envisager de définir comme e-mails à réponse automatique avant de quitter votre bureau.

Le plus simple

Le premier et le plus court est un e-mail contenant uniquement des informations vitales. Que doit savoir l’expéditeur ? La chose la plus essentielle – pendant combien de temps serez-vous indisponible.

Quand pourront-ils enfin vous joindre ?

Cher (Expéditeur),

Salutations et merci de m’avoir envoyé un e-mail.
Actuellement, je suis en congé et je ne peux pas répondre personnellement à votre courrier.
Je serai absent de (le moment où votre absence commence) jusqu’à (le moment où votre absence se termine).
Je répondrai à votre email très prochainement à mon arrivée.

Sincèrement,
XXX

On voit clairement que l’e-mail ci-dessus donne les détails les plus importants sur votre absence. Ces informations devraient être suffisantes pour la plupart des personnes qui vous enverront un e-mail pendant que vous êtes absent du travail.

Cependant, certains expéditeurs peuvent être disposés à discuter avec vous de questions professionnelles avec certains délais.

Que ferez-vous dans cette situation?

Regardons l’exemple suivant.

Un peu plus détaillé mais toujours simple

Si vous craignez que les informations de l’exemple précédent ne soient pas suffisantes, vous pouvez également ajouter un contact d’urgence. Cela garantira que la personne qui vous contactera sera en mesure de communiquer ses problèmes, offres, commandes, etc., avec celui qui peut vous couvrir pendant votre absence.

Dans ce cas, vous devez fournir des noms, des numéros de téléphone professionnels ou des adresses e-mail pour pouvoir aider l’expéditeur de l’e-mail. Qui sait de quel type d’urgence cela peut être?

Voyons l’exemple d’un tel e-mail.

Cher (Expéditeur),

Merci beaucoup de m’avoir envoyé un e-mail.
Actuellement, je suis en congé et je ne peux pas répondre personnellement à votre courrier. Si c’est urgent, voici un contact d’urgence avec lequel vous pouvez communiquer: (Coordonnées de cette personne telles que son nom, son adresse e-mail, son téléphone professionnel, etc.)
Je serai absent jusqu’au (le jour où votre absence se terminera).
Je vous contacterai dès que je reviendrai travailler.
Merci de votre compréhension et de votre patience.

Sincèrement,
XXX

C’est l’exemple de l’e-mail que vous voyez le plus lorsque vous recevez des e-mails de réponse automatique et l’e-mail hors du bureau le plus concis qui fournit tout ce que le destinataire doit savoir.

Un e-mail qui mène à un abonnement

En plus d’informer l’expéditeur des informations générales sur votre départ ou votre indisponibilité, vous pouvez utiliser cette opportunité pour conduire l’expéditeur à l’endroit où vous le souhaitez.Il peut s’agir d’une offre d’abonnement à une newsletter, d’un lien vers une vidéo ou un site internet, etc. En d’autres termes, vous pouvez bénéficier d’autres façons de ce moment de communication – comme gagner un nouveau client ou un nouvel abonné à une liste de diffusion.

Alors allez-y, insérez un lien valide ou une invitation!

Cher (Expéditeur),

Merci de m’envoyer un e-mail. Actuellement, je ne suis pas en poste et je ne peux pas répondre personnellement à votre e-mail.
Je serai absent jusqu’au (le jour où votre absence se terminera).
Veuillez vous assurer de communiquer vos problèmes urgents à cette personne: (coordonnées de cette personne).
En attendant, vous devriez certainement vérifier ceci (lien, invitation). Envoyez-moi vos avis plus tard.
Je vous contacterai très bientôt. Merci de votre compréhension.

Sincèrement,
XXX

Certainement, après avoir reçu cet e-mail, l’expéditeur sera intéressé par le lien et / ou l’offre que vous fournissez.

Saisissez l’opportunité et profitez-en plus tard.

Qui sait ce que le fait de cliquer sur ce lien entraînera?

Un e-mail qui mène aux médias sociaux

Vous n’avez peut-être aucun indice, mais la personne qui vous envoie un e-mail pendant votre absence peut avoir une opportunité commerciale sérieuse pour vous.

Dans la réponse automatisée à l’extérieur du bureau, vous pouvez ajouter des liens vers vos pages professionnelles de médias sociaux ou vers la page Web de votre entreprise.

Cette information donnera plus d’informations à votre expéditeur sur vous / votre entreprise pour les garder intéressés à poursuivre l’affaire lorsque vous retournerez au travail.

Alternativement, si l’affaire ne peut pas attendre votre retour, ils peuvent essayer de vous joindre sur les profils de médias sociaux que vous vérifiez pendant votre absence.

Cher (Expéditeur),

Merci de m’envoyer un e-mail. Actuellement, je suis en congé et je serai absent de / à (la période de votre absence).
Si vous avez des moyens urgents, n’hésitez pas à me contacter via cette page Facebook (ou d’autres pages de médias sociaux où vous serez disponible). En outre, vous pouvez contacter la société via cette page Web (lien vers le site Web de la société)
Désolé pour tout inconvénient que cela pourrait causer.
Je vous contacterai très bientôt. Merci de votre compréhension.

Sincèrement,
XXX

Ce type d’e-mail est idéal pour l’établissement de relations et la coopération future entre votre entreprise et l’entreprise de l’expéditeur ou vous et l’expéditeur lui-même.

Il établira des relations plus étroites et plus amicales entre les deux parties.

Un e-mail d’information

Outre les types d’e-mails qui mènent à l’abonnement et aux médias sociaux, discutons du dernier qui comprend un lien d’information ou / et une pièce jointe.

Si vous attendez que quelqu’un vous envoie un e-mail pour vous demander des éclaircissements (ou si les gens vous envoient généralement un e-mail / votre poste de travail afin que vous puissiez leur donner des informations), vous pouvez inclure ces informations dans votre message électronique hors bureau, ainsi que d’ajouter des liens vers des sources utiles sur le sujet.

En d’autres termes, ce type d’e-mail fournira un lien vers les documents pouvant être utilisés par l’expéditeur de l’e-mail.

De cette façon, vous donnerez certainement des réponses aux questions de l’expéditeur sans répondre personnellement.

Voyons-le dans l’exemple.

Cher (Expéditeur),

Merci de m’avoir envoyé un e-mail, mais veuillez accepter mes excuses pour ne pas être disponible. Je serai absent pour (la période de temps).
Si ma supposition est correcte, alors vous m’envoyez un e-mail pour des informations sur (le sujet). Ci-joint, je partage des fichiers utiles et voici quelques liens que vous devriez certainement consulter.
J’espère que j’ai pu aider. Je vous contacterai bientôt à mon retour.

Best,
XXX

Comme ça, vous pouvez toujours fournir du matériel utile à ceux qui pourraient avoir besoin de votre aide pendant que vous buvez des cocktails sur une plage.

Un créatif

Vous prendrez bientôt une pause de travail, alors autant en profiter pour écrire un e-mail amusant ou créatif. Une blague ou une histoire amusante sera certainement appréciée.

Ce type d’e-mail externe vous donnera la chance d’utiliser votre créativité à son plein potentiel et vous surprendrez joliment votre expéditeur lorsqu’il recevra un e-mail comme celui-ci:

Hé là,

J’ai été enlevé par des extraterrestres et c’est le seul message que j’ai pu créer.
Ils m’ont dit qu’ils me ramèneraient au travail le (date de votre retour).
En attendant, si vous souhaitez vous connecter avec quelqu’un d’autre encore sur mon précieux lieu de travail, voici quelques contacts (coordonnées).

À bientôt hopefully espérons que
XXX

Laissez libre cours à votre imagination et écrivez ce que vous voulez (toujours approprié dans un cadre professionnel, bien sûr).

Vous pouvez utiliser des références de films, d’émissions de télévision ou de livres, vous pouvez également raconter une histoire drôle ou intéressante.

Je suis sûr que si vous essayez, vous compilerez certainement un e-mail hors bureau plus créatif que celui ci-dessus.

Ajoutez des images mignonnes à votre courrier

Qui n’aime pas les chiots mignons? En plus des informations essentielles, vous pouvez ajouter une image pour montrer que vous vous souciez de l’expéditeur ou de la planète. D’adorables chiots, chatons ou autres petits animaux qui donneront le sourire à tout le monde peuvent être ajoutés à votre e-mail de réponse automatique à l’extérieur du bureau.

Vous pouvez simplement trouver une photo gratuite sur Internet à utiliser pour ce type d’e-mail, mais la culture de votre entreprise dictera le bon type de photo que vous devez sélectionner à cet effet.

Hé là,

Veuillez accepter mes excuses pour ne pas avoir répondu à votre e-mail immédiatement. J’ai joint une image d’un chiot mignon que j’ai trouvé sur le Web, afin que vous ne vous fâchiez pas contre meJ.
Je vous donne également les contacts de mon partenaire que vous pouvez contacter si vous avez des problèmes urgents à discuter.
Je serai bientôt de retour.

Sincèrement,
XXX

Cet exemple est vraiment adorable et mignon. Cependant, tout le monde ne sera pas disposé à l’utiliser dans sa communication officielle. Certains peuvent même trouver non professionnel ou inapproprié de définir un tel e-mail à réponse automatique, alors en cas de doute, vérifiez auprès de votre superviseur.

Libérez le poète en vous

Comme nous avons déjà discuté d’exemples d’e-mails externes avec un contenu drôle et mignon, il est maintenant temps d’explorer un exemple avec un poème. Oui, vous l’avez bien lu – un poème.

Ici encore, vous êtes libre d’utiliser votre créativité et votre talent d’écriture.

Cher expéditeur,

Les roses sont rouges,
Les violettes sont bleues,
Je suis en congé,

À qui devriez-vous écrire?
Voici les contacts de mon personnage de confiance: (coordonnées)

Sincèrement,
XXX

Pas si difficile, non? Dans un très court e-mail ici, vous avez montré votre génialité et en même temps, vous avez donné les informations nécessaires à l’expéditeur. Vous devriez viser à être court et informatif ici. Ici, je crois aussi que vous pourriez écrire un meilleur poème que moi, alors travaillez votre magie d’écriture.

Mélangez tout

Dans cet article, j’ai réussi à trouver plusieurs idées sur la façon d’écrire des e-mails de réponse automatique à la fois créatifs et formels – vous êtes libre d’utiliser l’un de ceux-ci. De plus, vous pouvez utiliser un mélange des e-mails ci-dessus; créez simplement un e-mail parfait pour vous.

Vous aimerez peut-être la combinaison d’un générateur de plomb et y ajouter une histoire amusante. Vous pouvez également ajouter des images de chiots ou de chatons mignons, puis écrire un poème et le définir comme e-mail à réponse automatique.

Selon les directives de correspondance de votre entreprise, vous pourriez être libre d’utiliser votre imagination et d’exprimer votre propre personnalité dans les e-mails à réponse automatique que vos associés recevront pendant votre absence du travail. Tout le monde a certaines caractéristiques uniques et il n’existe pas de « taille unique » lorsqu’il s’agit d’écrire des e-mails de réponse automatique hors bureau.

CONCLUSION

Dans notre monde numérisé, même un appel ou un message manqué peut avoir des conséquences dramatiques pour vous, votre carrière et votre employeur. Communiquer vos problèmes, vos absences et d’autres problèmes importants est essentiel pour vous positionner pour réussir sur votre lieu de travail. La réactivité rapide est une qualité que les personnes qui travaillent avec vous apprécieront toujours.