Peu de tâches créent de l’anxiété chez les gestionnaires et les employés comme l’examen de performance.

Les gestionnaires ont du mal à trouver un équilibre entre la rétroaction positive et le besoin d’amélioration. Les employés ne savent pas comment prendre les commentaires et commencent à s’inquiéter pour leur travail. Tout ce stress et cette lutte sont évitables si vous, le gestionnaire, abordez la tâche de la bonne manière.

Mais qu’est-ce que « la bonne façon”? Les experts de Sling révèlent 15 conseils pour effectuer un examen de performance (écrit ou en face à face) et vous montrent quatre exemples d’examens de performance qui fonctionnent vraiment.

Qu’est-ce qu’un Examen de performance?

Un examen des performances n’est pas l’occasion de décharger une longue liste de critiques. Il s’agit plutôt d’une évaluation honnête de la performance de l’employé, à la fois bonne et mauvaise. Considérez l’examen des performances comme un moyen de:

• Célébrez les points positifs
• Mettez en lumière les domaines où des améliorations peuvent être apportées

Lorsque vous construisez votre évaluation des performances autour de ces indicateurs, elle fournit à vos employés les informations dont ils ont besoin pour se développer dans leur poste et bénéficier à l’entreprise dans son ensemble.

À Quoi Devrait Ressembler Une Évaluation Des Performances ?

La plupart des évaluations de performances seront basées sur six composants fondamentaux:

• Communication
• Collaboration et travail d’équipe
• Résolution de problèmes
• Qualité et précision du travail
• Présence et fiabilité
• Capacité à atteindre les objectifs et à respecter les délais

La façon dont vous choisissez de formater et de classer ces composants dépend de vous et des besoins de votre entreprise. Certaines entreprises utilisent un système de notation A, B, C, D, F. Certains utilisent un score de 1 à 5 ou de 1 à 10. Certains utilisent des pourcentages.

Quel que soit le système sur lequel vous vous installez, assurez-vous que l’évaluation des performances est facile à lire (si vous utilisez un formulaire écrit) et communique les informations de manière claire et concise.

15 Conseils pour effectuer des examens de performance

Que vous rédigiez un examen de performance écrit, que vous meniez une évaluation en face à face ou que vous fassiez les deux, ces 15 conseils vous aideront à inspirer le meilleur de vos employés.

1)Rendre l’Environnement aussi confortable que Possible

Rendre l’environnement dans lequel vous tenez votre examen de performance aussi confortable que possible contribue grandement à mettre votre employé à l’aise avant même le début de la réunion.

Imaginez-vous à la place de vos employés. Vous entrez dans une salle de conférence caverneuse. Le superviseur à l’extrémité d’une longue table vous dit d’avoir un siège à l’extrémité opposée. Si vous êtes intimidé, il y a de fortes chances que votre employé le soit également.

Il n’y a rien de mal à utiliser une salle de conférence pour une évaluation du rendement, mais asseyez-vous à côté de l’employé plutôt que de 20 pieds et faites ce que vous pouvez pour le mettre à l’aise.

2) Minimiser les distractions

Tenir vos évaluations de performance dans un endroit autre que votre bureau est un moyen idéal de minimiser les distractions. Même de simples interruptions — appels téléphoniques, courriels, bips de votre téléphone portable, quelqu’un qui frappe à votre porte – diminuent l’efficacité et le caractère poignant de ce que vous avez à dire.

Si vous décidez de tenir un examen de performance dans votre bureau (ce qui est un excellent moyen de mettre vos employés à l’aise), faites taire vos téléphones, éteignez votre courrier électronique et accrochez un panneau « Ne pas déranger” à votre porte avant le début de la réunion.

3)Utilisez la Description de poste

De nombreux gestionnaires se demandent par où commencer lorsqu’ils sont confrontés à la mise en place d’une évaluation de la performance. Notre suggestion: revoir la description du poste. Que ce soit pour un serveur, un coureur de nourriture, un représentant du service à la clientèle ou autre chose, posez-vous ces questions comme base pour le reste de votre avis:

• L’employé a-t-il satisfait à toutes les responsabilités et exigences énumérées dans la description de poste?
• Certains aspects manquaient-ils ?

Pendant que vous regardez la description de poste, assurez-vous qu’elle est à jour. La position a-t-elle changé par rapport à la rédaction de la description? De nouvelles fonctions ont-elles été instaurées depuis l’embauche de l’employé? Ce n’est que lorsque la description de poste est à jour et exacte que vous serez en mesure de fournir un examen de performance équitable.

4) Effectuez des examens fréquemment

Ne faites pas de votre examen de performance un événement annuel. Faites plutôt part de vos commentaires tout au long de l’année. De nombreuses entreprises effectuent des examens de performance à la fin des grands projets. Certains les fixent tous les trois mois.

Choisissez une fréquence adaptée à votre entreprise et à vos employés. Et assurez-vous que l’examen des performances n’est pas une surprise. Vos employés devraient savoir quand cela arrive.

5)Ne laissez pas Seulement les Performances récentes Colorer votre Évaluation

Ne laissez pas l’activité la plus récente de vos employés colorer votre évaluation. Un examen du rendement doit être basé sur tout ce qui s’est passé depuis le dernier examen, pas seulement la semaine ou le mois écoulé.

Lorsque vous regardez la vue d’ensemble — pas seulement le moment où le mois dernier l’employé a sauvé un gros projet ou le temps qu’il a manqué une échéance critique — cela peut vous aider à être plus objectif avec vos commentaires.

6)Basez l’Examen Sur des Points clés

À sa base, un examen de performance devrait être basé sur trois points clés :

• Compétences de base propres à l’entreprise.
• Compétences spécifiques au poste.
• Réalisation.

Les deux premières compétences peuvent inclure des compétences telles que l’organisation, la connaissance de l’entreprise / du produit, l’attitude et tout ce qui est important pour le travail. Si votre entreprise n’a pas encore défini ces compétences, c’est le bon moment pour le faire.

Pour vous inspirer, revenez sur les six compétences fondamentales de la revue de performance À quoi devrait ressembler ? section ci-dessus.

7)Peser chaque Aspect du rendement de l’Employé

Chacune des compétences et des points clés mentionnés ci-dessus diffère en importance. C’est pourquoi il est essentiel de peser chaque aspect de la performance de vos employés.

Par exemple, les compétences spécifiques à l’entreprise (comme l’engagement envers l’organisation) devraient valoir 20%. Les compétences spécifiques au poste (comme l’orientation service à la clientèle) devraient valoir 30%. La réalisation (capacité à atteindre les objectifs et à respecter les délais) devrait valoir 50%.

Vous ne savez pas comment traiter tous ces nombres? Voici une formule simple.

• Le poids (par exemple, 20%) x la note (par exemple, 80%)

Donc, si votre employé obtient une note de 80% sur les compétences spécifiques à l’entreprise, de 90% sur les compétences spécifiques au poste et de 95% sur la réussite, la formule finale ressemblerait à ceci:

• (20 x 0,80) + (30 x 0,90) + (50 x 0.95) = 16 + 27 + 47.5 = 90.5

En utilisant ce calcul, vous pouvez rendre certaines parties de la performance plus ou moins influentes sur le score final.

8)Effectuer une évaluation annuelle du rendement en face à face

Une évaluation écrite du rendement est utile pour des évaluations plus fréquentes, mais il est avantageux de procéder à une évaluation en face à face au moins une fois par an. Vous pouvez transmettre beaucoup avec votre ton de voix et vos expressions. Ces choses ne se retrouvent pas dans une lettre, aussi bien écrite soit-elle.

L’examen de performance en face à face permet également d’avoir une discussion sur le travail de votre employé, plutôt qu’un simple monologue unilatéral.

9)Dirigez avec le positif

Que votre avis soit écrit ou en personne, dirigez toujours avec le positif. Cela place l’employé dans un état d’esprit favorable et le rend plus réceptif aux suggestions d’amélioration qui viendront plus tard.

10)Terminez Par Le Positif

Considérez votre évaluation de performance comme un sandwich: les points positifs sont le pain et les points négatifs sont la viande, la laitue et les condiments.

Comme nous l’avons mentionné, c’est une bonne idée de diriger avec le positif pour mettre la bonne ambiance pour l’examen des performances, mais il est également judicieux de terminer sur une note positive.

Il y a de fortes chances que la dernière chose dont vous parlez soit ce dont l’employé se souvient le plus. Si cette dernière chose est négative, cela pourrait affecter tout ce qu’ils font à leur retour au travail. Terminez sur une note positive – même si l’employé a beaucoup de choses à travailler — pour qu’il se sente bien dans sa peau et en sécurité dans son travail.

11)Soyez ouvert &Honnête avec les employés

L’honnêteté est la meilleure politique, alors n’ayez pas peur d’être ouvert avec vos employés sur leurs performances. N’enduisez pas votre évaluation de sucre ou ne faites pas le tour de la brousse. Vos employés sauront quand vous êtes trop flatteur, et le processus d’examen est assez difficile sans que vos employés déchiffrent ce que vous essayez de dire.

12)Incluez les commentaires des pairs &Auto-évaluations

Avant de présenter votre avis à un employé, recueillez les commentaires de ses collègues. Cela peut également être informatif pour votre analyse si vous demandez à l’employée elle-même comment elle pense qu’elle va. Les commentaires des pairs et les auto-évaluations peuvent contribuer grandement à vous donner une image la plus complète possible du rendement d’un employé.

13)Utilisez la bonne langue

Les mots que vous utilisez sont tout aussi importants que le message que vous essayez de communiquer. C’est pourquoi il est essentiel d’utiliser le bon langage lors de l’évaluation des performances. Soyez aussi clair et précis que possible sans paraître banal et insincère.

Évitez les termes généraux comme « bon », « excellent » et « excellent ». » Optez plutôt pour des mots d’action comme:

• Excelle
• Décisif
• Réactif
• Dédié
• Bien informé
• Honnête
• Approfondi

Ces types de mots sont plus descriptifs et, par conséquent, plus significatifs.

C’est aussi une bonne idée de créer une liste de phrases de force et de faiblesse pour les parties communes de l’examen des performances, telles que:

• Attendance
• Attitude
• Customer Service
• Dependability
• Flexibility
• Interpersonal Skills
• Leadership
• Performance
• Teamwork
• Time Management

For example, a strength phrase for performance is:

Mal excels at developing strategies that deliver results.

Une phrase faible pour la performance est:

Ne prend pas d’initiative à moins d’y être invité.

Une phrase de force pour l’attitude est:

Ne laisse pas les circonstances difficiles la faire tomber.

Une phrase de faiblesse pour l’attitude est:

L’attitude négative dans certaines situations a tendance à causer des problèmes.

Avec une liste de phrases de force et de faiblesse comme celles—ci sous la main lorsque vous effectuez un examen – que ce soit écrit ou en face à face – vous pouvez être aussi descriptif que possible. Assurez-vous simplement d’élaborer les phrases que vous choisissez afin que l’employé ait une idée claire de ce que vous voulez dire.

14)Fixer des objectifs

La révision des anciens objectifs et la définition de nouveaux objectifs sont un élément crucial de toute évaluation de performance réussie.

Lorsque vous fixez des objectifs à vos employés, vous leur donnez quelque chose à travailler. Vous leur donnez un moyen de quantifier leurs performances. Ils peuvent regarder ce qu’ils font et demander: « Cette habitude me rapproche-t-elle de mes objectifs? Que puis-je faire pour qu’il soit plus facile d’atteindre ces objectifs? »

15)Fournir Une Rétroaction Informelle Avant Et Après L’Évaluation Du Rendement

Éviter de limiter la rétroaction aux occasions officielles et planifiées une ou deux fois par an. Proposez des évaluations et des suggestions informelles tout au long de l’année.

S’il y a quelque chose sur lequel un employé doit travailler, assurez-vous d’en prendre note dans son dossier afin que vous puissiez vous y référer au moment de l’examen annuel du rendement. Cela aidera l’employé à travailler sur ses forces et ses faiblesses tous les jours.

Et ne négligez pas de fournir également des commentaires aux employés les plus performants. Faites-leur savoir qu’ils font du bon travail pour qu’ils ne pensent pas qu’ils doivent changer. Même un simple e-mail ou une note de « bon travail” sur leur bureau contribue grandement à les aider à se sentir comme une partie précieuse de l’équipe.

4 Exemples d’Examens de Performance Qui Fonctionnent

Voici quatre exemples d’examens de performance qui fonctionnent vraiment. Nous avons inclus un bon, un satisfaisant, un médiocre et un examen combiné.

Bonne critique

Kalee dépasse toutes les attentes dans son rôle de serveur. Elle a toujours une attitude positive. Elle s’adapte facilement aux changements rapides du lieu de travail. Elle travaille bien sous pression seule et avec d’autres membres de l’équipe. Elle est soucieuse des détails et accomplit les tâches en temps opportun. Elle cherche même des responsabilités supplémentaires lorsque son emploi du temps le permet.

Avis satisfaisant

Shep répond à toutes les attentes de l’entreprise dans son rôle de représentant du service client. Il s’adapte bien aux demandes des clients et aux charges de travail changeantes. Il garde un sens du détail et une attitude positive même sous pression. Ces compétences, cependant, se font au détriment de la gestion du temps. Et bien que Shep montre une aptitude au leadership, il ne recherche pas activement de formation ou d’opportunités de leadership.

Mauvaise critique

Parfois, Jane peut être très efficace dans son travail de chef de quart lorsqu’elle est engagée dans son travail. Malheureusement, Jane est souvent en retard, ce qui a un impact sérieux sur les heures productives de sa journée de travail. Au cours du prochain trimestre, nous aimerions que Jane se concentre sur la présence — elle est arrivée et prête à travailler au début de son quart de travail.

Combination Review

River répond à certaines des attentes de l’entreprise dans son rôle de barista, mais est bien en deçà des autres. Elle écoute activement, gère son temps efficacement et est toujours consciencieuse de la qualité de son travail. River doit faire preuve de professionnalisme en tout temps et, bien qu’elle travaille bien seule, bénéficierait grandement de compétences supplémentaires en matière de renforcement de l’équipe.

Utilisez Les Bons Outils Pour Faciliter Votre Journée De Travail

Les 15 conseils de cette liste faciliteront certainement votre travail lorsque le temps d’examen des performances sera écoulé. Mais pour simplifier vos responsabilités au quotidien, vous avez besoin d’une solution de planification comme Sling. Sling vous permet de contrôler complètement l’horaire de travail de vos employés avec des fonctionnalités puissantes telles que:

• Shifts
• Horloge
• Messages
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• Tâches

Chacune de ces fonctionnalités est conçue pour rationaliser le processus de planification et garder tout, et tout le monde, organisé et en bon fonctionnement. Et si le temps que vous pouvez économiser n’est pas suffisant, Sling vous permet également d’économiser de l’argent. Sling est gratuit et disponible pour un nombre illimité d’employés.

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