Ce n’est jamais une conversation facile lorsque vous devez confronter un employé à quelque chose qu’il ne fait pas correctement au travail, mais suivre ces étapes peut vous aider à vous diriger dans la bonne direction. Voici 25 des meilleurs exemples de commentaires constructifs à utiliser par les gestionnaires.

1. Concentrez-vous sur les alternatives
En tant que gestionnaire, vous êtes principalement responsable de fournir un chemin vers le succès à vos employés. Cela s’étend également à toutes les erreurs qu’ils pourraient commettre. Mais lorsque vous fournissez des commentaires constructifs, il est souvent préférable de se concentrer sur des solutions alternatives plutôt que de souligner l’erreur en question. Avoir une solution dans votre manche avant même le début de la réunion de commentaires constructifs vous donne également l’air tout à fait capable à vos subordonnés.

2. Soyez franc Sur les erreurs
Alors que vous ne pouvez pas être trop négatif envers vos employés à moins que vous ne souhaitiez que leurs sentiments soient trop blessés, vous ne devriez pas enrober les choses. Il est important que les commentaires constructifs soient connus pour ce qu’ils disent: l’employé pourrait faire quelque chose de mieux. Soyez franc sur ce sur quoi ils se relâchent et sur ce qu’ils doivent améliorer sans aller trop loin et faire croire qu’il s’agit d’un problème personnel. Souvent, les employés ne veulent pas faire de travail secondaire, mais quelque chose les a gênés et les a empêchés de tout donner.

3. Évitez trop de négativité
Comme mentionné ci-dessus, il est judicieux d’éviter de transformer les séances de commentaires constructifs en moments trop négatifs dans la journée d’un employé. Il suffit d’une seule mauvaise conversation pour gâcher la journée de certaines personnes, ce qui peut se transformer en une journée de travail entière de productivité. Une bonne idée est de trouver ce que vous direz à un employé à l’avance avant d’avoir une conversation de commentaires constructive. Cela vous aidera à éviter de dire quoi que ce soit de trop dramatique ou agressif, d’autant plus que vous prenez en compte les styles de communication individuels.

4. Individualisez vos commentaires
De même, traiter chaque conversation de commentaires constructive comme une discussion individuelle entre vous et un employé est de loin la meilleure solution. La lecture d’une conversation de commentaires constructive à partir d’un morceau de papier ou de la mémoire de cœur est un excellent moyen de réduire l’intérêt des employés et de les aider à régler tout ce que vous dites. Tenez compte de leurs compétences et de leur expérience individuelles lorsque vous fournissez vos commentaires et parlez-leur d’une manière qui fonctionne le mieux pour la transmission d’informations. Vos employés sont des individus, pas des robots.

5. Donnez des directives claires
Lorsque vous avez une conversation de rétroaction constructive, il est important d’inclure des directives claires sur les activités des employés et leurs performances futures. L’utilisation de mesures réelles telles que des objectifs d’amélioration hebdomadaire ou mensuelle est souvent une excellente idée. Cela donne à vos employés des attentes claires et fournit un calendrier. Ils savent qu’ils doivent améliorer ou corriger certains aspects de leur comportement avant ce point, sinon vous aurez une autre conversation constructive.

6. Apportez des choses positives
Les gestionnaires qui ont affaire à des employés particulièrement sensibles voudront probablement utiliser cette tactique de manière assez libérale. Il s’agit d’une stratégie éprouvée consistant à intercaler la critique entre deux compliments, car cela réduit l’impact des commentaires négatifs et permet à l’employé de savoir que vous reconnaissez sa contribution positive. Encore une fois, vous ne pouvez pas aller trop loin avec cela, sauf si vous voulez risquer que votre employé prenne le mauvais message de la conversation dans son ensemble. Mais il n’y a rien de mal à souligner des victoires lorsque vous discutez des endroits où des améliorations pourraient être apportées.

7. Parler dans un lieu privé
Les gestionnaires doivent toujours fournir des commentaires constructifs dans des endroits loin des regards indiscrets du public et des autres employés. Beaucoup de gens se sentent gênés même si les commentaires constructifs ne sont pas si radicaux ou terribles. Mettre vos employés à l’aise en discutant dans la salle de pause lorsque personne n’est là ou dans votre bureau les aidera à recevoir vos commentaires plus gracieusement et les empêchera de ressentir du ressentiment.

8. Écoutez leurs réponses
Trop souvent, les patrons et les managers émettent des commentaires constructifs et s’attendent à ce que la conversation soit simplement terminée. Mais souvent, les employés peuvent avoir des réponses bien pensées et mûres. Cela vous fera du bien d’entendre ces réponses, même si ce ne sont que des excuses. Cela vous lie plus complètement et indique à l’employé que vous êtes prêt à écouter toutes les raisons possibles pour lesquelles il pourrait avoir de mauvaises performances. Vous découvrirez peut-être même qu’ils avaient une raison parfaite d’être en retard, par exemple.

9. Offrez des moyens d’Améliorer
Plusieurs fois, ce ne sont pas seulement les efforts ou les échecs d’un seul employé qui causent un problème; c’est souvent un effort de groupe où plusieurs personnes font des erreurs. Une bonne tactique à utiliser pour les gestionnaires est de souligner que leurs propres lois sont des endroits où ils pourraient s’améliorer. Non seulement cela montre de l’humilité sur le plan personnel, mais cela indique à l’employé que vous travaillerez tous les deux ensemble pour vous améliorer, les faisant se sentir moins seuls et renforçant votre esprit d’équipe.

10. Permettre des échanges écrits
Certains employés font mieux avec des commentaires constructifs écrits plutôt que verbaux. Peut-être que c’est moins intimidant ou qu’ils trouvent qu’ils sont énervés lorsqu’ils doivent s’expliquer en personne. Si vous avez plusieurs personnes comme celle-ci dans votre équipe, vous pourriez envisager de fournir des commentaires constructifs sous forme écrite. Vous pouvez également inclure une feuille de réponse avec les commentaires si vous souhaitez suivre les conseils de réponse mentionnés ci-dessus.

11. Soyez patient
Lorsqu’ils offrent des commentaires constructifs, de nombreux gestionnaires s’attendent à ce qu’une seule conversation soit tout ce qui sera nécessaire pour résoudre un problème. Mais certains employés, même s’ils sont excellents et d’autres aspects, peuvent prendre plusieurs conversations avant d’apporter des changements significatifs. Il est important de modérer votre impatience et de donner aux gens quelques chances de s’améliorer en fonction de la gravité du problème.

12. Soyez cohérent
Si vous devez punir quelqu’un ou offrir des commentaires constructifs, vous devez rester cohérent avec vos interactions entre vos travailleurs. Si les gens disent que seuls certains employés reçoivent des commentaires constructifs pour leurs actions tandis que d’autres sont lâchés, ceux à qui vous offrez des commentaires constructifs n’écouteront probablement pas.

13. Fournir des ressources
Les gestionnaires font souvent des erreurs lors de conversations de rétroaction constructives lorsqu’ils n’offrent pas de ressources ou de matériel de formation pour aider l’employé à corriger son problème. En fait, de nombreux problèmes des employés découlent d’une formation inadéquate ou de leur ignorance de la procédure appropriée pour les choses. Leur donner les matériaux dont ils ont besoin pour améliorer immédiatement montre que vous êtes prêt à travailler avec eux sur la voie de l’amélioration de leurs performances.

14. Ne gardez pas Rancune
Une fois la conversation de commentaires constructifs terminée, c’est tout. Ne le remettez pas en question à moins que votre employé ne le fasse volontairement et ne le traite pas différemment lors d’autres événements professionnels ou dans un proche avenir. Jusqu’à ce qu’un employé prouve le contraire, vous devez les traiter comme des adultes matures qui savent changer leur comportement et agir en conséquence.

15. Soyez Prescriptif, pas accusatif
Adapter vos commentaires constructifs peut être délicat, mais être prescriptif plutôt qu’accusatif est toujours la voie à suivre. Prescriptif signifie que vous expliquez ce que l’employé a mal fait et qu’une solution est prête à être adoptée. Accusatif signifie que vous signalez leur échec comme s’ils voulaient vous faire du mal personnel. Cela provoque du ressentiment et est l’effet inverse que vous voulez de l’une de ces conversations.

16. Ne prenez pas les choses personnellement
Chaque fois qu’un manager dirige une équipe ou une petite entreprise, il est tentant de prendre toute infraction personnellement, surtout si vous vous identifiez fortement à votre entreprise. Mais n’oubliez pas que vos employés ne commettent pas d’erreurs exprès (la plupart du temps), alors ne laissez pas de frustration réelle se déverser dans vos commentaires constructifs. Les employés prennent ce genre de choses et peuvent mal réagir en conséquence.

17. Soyez précis Avec vos commentaires
Il ne fait aucun bien d’être trop général avec vos commentaires, positifs ou négatifs. Lorsque vous proposez des commentaires constructifs, vous devez être précis sur les choses que votre employé pourrait améliorer et les solutions possibles. Ne soyez pas si abstrait et dites-leur simplement qu’ils doivent améliorer leur connexion client ou être meilleurs en ventes. Cela nécessitera que vous étudiiez au préalable, mais c’est nécessaire pour que la conversation de rétroaction soit un succès.

18. Rendre les délais réels
Certains employés ont eu trop de conversations constructives pour compter. En conséquence, ils peuvent ne pas traiter ces conversations avec tout le sérieux qu’ils souhaitent. C’est mal à l’aise que cela vous arrive, mais vous devez respecter vos délais et prendre des mesures de réprimande si votre employé ne s’améliore pas à temps. Cela sert d’exemple au reste de vos employés et peut avoir l’effet constructif souhaité que la conversation était censée inspirer en premier lieu.

19. Soyez ouvert aux suggestions
Alors que c’est votre travail en tant que manager d’avoir plusieurs solutions à portée de main avant de commencer une conversation, votre employé peut également avoir quelques solutions qui lui sont propres. Par exemple, s’ils ne travaillent pas bien avec l’un de leurs collègues, ils pourraient suggérer un transfert dans un autre département. Ne laissez pas vos solutions prédéterminées comme vous à d’autres alternatives, qui peuvent fonctionner mieux que ce que vous avez imaginé.

20. Ne vous fâchez jamais
Un patron ou un manager est censé être au-dessus de la plupart des petites émotions d’un bureau ou d’une entreprise. Même si un employé vous donne une attitude rebelle ou vous répond, vous devez garder le contrôle de vos émotions et ne jamais vous mettre en colère. Non seulement cela vous protège d’une action en justice, mais cela vous montre également comme une personne respectable et mature pour vos autres employés.

21. Ne bavardez pas
Si vous donnez des commentaires constructifs à l’un de vos employés, ne les diffusez pas. Tout comme vous êtes censé obtenir ces commentaires dans un endroit privé, vous ne devez pas non plus parler à quelqu’un d’autre de vos affaires personnelles entre vous et cet employé à moins qu’il ne les évoque en premier. Même dans ce cas, il est probablement préférable de ne pas parler du tout des commentaires; après tout, cela n’implique personne d’autre que vous et l’employé d’origine.

22. Offrez des éloges en conséquence
Les commentaires constructifs sont tous bons, mais vous devriez également féliciter vos employés s’ils apportent des changements significatifs et prennent en compte vos suggestions. Les employés sont plus susceptibles de faire mieux qu’auparavant et de continuer à améliorer leurs efforts s’ils savent que vous remarquez leurs actions à la suite de vos commentaires. Cela ne doit pas nécessairement être flagrant; juste une note sur sa prochaine évaluation des performances suffit généralement pour faire l’affaire.

23. Demandez leur version des faits
S’il y a un problème interpersonnel sur lequel vous devez fournir des commentaires, cela aide à comprendre les deux côtés de l’histoire, pas seulement celui de l’accusateur.En tant que patron ou manager, vous êtes censé être relativement impartial dans tous les litiges. Assurez-vous de ne pas avoir l’impression que quelqu’un est traité injustement en demandant la version des faits de chacun avant de donner votre avis. Cela permet également d’éviter les préjugés dans des situations potentielles où vous pourriez être aveugle d’un côté de la conversation ou favoriser involontairement quelqu’un qui pourrait être en faute.

24. Soyez prompt avec des commentaires
Si un employé fait une erreur ou fait quelque chose nécessitant une rétroaction forte, traitez-le au plus tard le lendemain. Vous ne voulez pas laisser trop de temps s’écouler entre l’incident et vos commentaires. La question ne reste fraîche que si longtemps et un employé pourrait avoir l’impression que vous êtes arbitrairement méchant ou injuste, vous évoquez une infraction qu’il a commise plusieurs mois auparavant. Ceci est également difficile à enregistrer à des fins de ressources humaines et au cas où vous auriez besoin de passer à des réprimandes plus sévères et à un licenciement potentiel.

25. Soyez sincère avec votre préoccupation
Il est important que vos employés sachent que vous êtes sincère avec votre préoccupation au sujet de leur performance et de leurs effets sur l’entreprise, pas seulement en les harcelant parce qu’ils ont fait quelque chose de mal. C’est plus facile si vos employés ont déjà l’impression que vous vous souciez de leur bien-être et de leur performance, donc cet aspect de rétroaction constructive commence par vos activités quotidiennes sur le lieu de travail. Mais même pendant la conversation, vous pouvez dire des choses ou prendre des mesures pour indiquer clairement que vous fournissez des commentaires pour le bien-être général de tout le monde, pas seulement parce que vous aimez punir les contrevenants aux règles.

Conclusion

Le mot clé ici est constructif. Se mettre en colère et accuser votre employé de faire quelque chose de mal ne fera qu’entraîner un sentiment de ressentiment et, à son tour, un problème non résolu. Suivre ces directives et montrer à vos employés que vous vous souciez de leur croissance dans l’entreprise conduira à une solution qui fonctionne pour vous deux et pour l’amélioration de l’entreprise.