La partie « make-or-break » de toute transaction est la deuxième touche, car c’est là que vous commencez à transformer les prospects et les prospects en clients.

L’e-mail peut être le moyen le plus pratique et le plus logique de faire un suivi avec vos prospects après l’intro ou la proposition initiale, mais il présente un inconvénient très grave. Comment empêchez-vous vos e-mails de disparaître simplement dans l’éther de la boîte de réception débordante de votre prospect?

N’ayez crainte !

Nous avons le secret pour faire face à presque toutes les situations de vente qui nécessitent un suivi. À la fin de cet article, vous serez armé d’une collection d’e-mails de suivi qui augmenteront considérablement le taux de réponse de vos prospects, ce qui vous rapportera plus de ventes à long terme.

Nous avons compilé 15 modèles que vous pouvez utiliser pour couvrir presque toutes les situations de vente. Nous avons également ajouté quelques conseils sur le moment de les envoyer, car votre timing est souvent aussi important que le message. En peaufinant, en adaptant et en apprenant de ces modèles, vous pouvez augmenter considérablement votre taux de fermeture.

E-mails de suivi: Comment, Qui et quand

L’une des plus grandes leçons que chaque vendeur doit apprendre est que les clients achèteront lorsqu’ils seront prêts à acheter.

Tous les vendeurs aiment un lead chaud, le genre qui achète immédiatement et demande le moins d’efforts, mais les leads chauds représenteront toujours un petit pourcentage de votre nombre total de prospects. Les ventes réelles se produisent avec des prospects chauds ou froids.

Il y a trois règles que vous devez simplement respecter lorsqu’il s’agit de suivre ces pistes:

1. La patience sera récompensée. Vous devez jouer le long jeu et le suivi de manière cohérente sur une longue période de temps.
2. Assurez-vous que les ventes et le marketing sont alignés et ont des rôles clairs dans le suivi.
3. Vous avez besoin d’un système. Un bon CRM de vente comme Pipedrive aidera grandement à prévenir les situations embarrassantes telles que les courriels en double ou à donner à vos prospects l’impression d’être spammés.

Alors que les points un et trois ci-dessus sont assez simples, de nombreuses entreprises ont du mal avec le point numéro deux. Alors que le marketing est généralement chargé de générer des prospects et des ventes avec leur fermeture, le suivi peut être déroutant.

Le travail d’équipe Conclut Plus de transactions

À qui revient le travail d’échauffement des prospects ? Nous suggérons un système qui utilise un travail d’équipe bien structuré. Assurez-vous que le marketing et les ventes travaillent ensemble pour réchauffer les prospects et gardez à l’esprit ce qui suit à tout moment.

• Il est important que vous envoyiez des informations pertinentes et précieuses à chaque prospect régulièrement, sans relâche et fréquemment.
• Rendre la communication avec les prospects efficace. Si vous avez une énorme liste de prospects, un contact en tête-à-tête devient tout simplement peu pratique et coûteux, d’où notre approche fondée sur un modèle.
• Suivre et enregistrer. Un système comme Pipedrive garantit que chaque contact est enregistré et que les différents suivis sont correctement planifiés et exécutés. Les feuilles de calcul et les rappels de calendrier ne le couperont tout simplement pas si vous envisagez de faire évoluer votre entreprise.
• Préparez votre matériel. Votre équipe a besoin d’un arsenal d’informations spécifiques, utiles et intéressantes que vous pouvez utiliser pour élaborer votre messagerie de suivi. Il n’y a rien de pire qu’un e-mail de suivi qui n’a pas de contenu. Ne râle jamais.

En ce qui concerne le suivi des e-mails, le timing est tout

Il vaut la peine de se souvenir, alors que vos prospects sont dans votre esprit tous les jours, la même chose ne s’applique pas à l’inverse. Vous êtes en concurrence avec des entreprises rivales, d’autres transactions et la faillibilité de la mémoire humaine.

Vous devez vous assurer de rappeler à vos prospects votre produit ou service à des intervalles réguliers, bien pensés et planifiés.

« Connaissez votre client » sera toujours le premier commandement des ventes et c’est la règle d’or lors de la composition de votre stratégie de suivi.

Vous voudrez généralement effectuer la deuxième touche peu de temps après la première. Un ou deux jours est idéal. Rappelez à la perspective de qui vous êtes et de ce dont vous avez discuté et proposez ou demandez une prochaine étape.

L’astuce se trouve plus loin sur la ligne. Connaissez-vous le cycle d’achat suivi par les clients potentiels ? Y a-t-il une fenêtre de budgétisation ou d’approvisionnement que vous connaissez?

Peut-être avez-vous des informations privilégiées sur l’expiration des accords qu’ils ont avec l’un de vos concurrents? Assurez-vous de bien tracer ces événements. De nombreux accords ont été conclus des mois, voire des années après la présentation initiale, grâce à un bon timing et à une bonne persistance.

Assez de discussion: Passons à ces modèles d’e-mails

Cas d’utilisation: Après la réunion initiale

Vous avez rencontré le prospect et passé en revue votre argumentaire de vente. Vous avez quitté la réunion avec la certitude que vous venez de conclure un accord, mais vous êtes là, trois jours plus tard et vous n’avez pas de nouvelles d’eux.

Il s’agit de l’e-mail classique de « rappel doux » ou de « base touchante ». La clé ici est de faire avancer la conversation et de fournir une raison concrète pour une réponse.

Objet: Êtes-vous prêt pour un suivi

Bien qu’il soit important de donner aux prospects le plus d’informations possible dans un premier temps, c’est un bon coup de pouce pour le suivi s’il y avait une question qui restait sans réponse ou qui nécessitait une consultation de votre part. Cela peut même valoir la peine de créer cette situation dans votre argumentaire de vente.

Ligne d’objet : Bonne nouvelle. J’ai les informations que vous avez demandées

Lorsque vous vendez un produit ou un service de nature très complexe ou nécessitant une proposition ou un prix sur mesure, vous aurez probablement du travail à faire après la réunion initiale.

C’est l’un des suivis les plus faciles à écrire, mais beaucoup de gens se trompent encore en essayant d’insérer toutes les informations dans le corps de l’e-mail. Lorsqu’un prospect ouvre un e-mail et voit ce qui ressemble à la valeur de texte d’un roman entier, il vous détestera presque invariablement, vous et votre produit. Donnez-leur toutes les informations dont ils ont besoin, mais permettez-leur de les découvrir à leur rythme et vous obtiendrez beaucoup plus de réponses.

Objet: Voici les informations que vous avez demandées

Cas d’utilisation : À la suite d’un événement déclencheur

Nous supposerons que vous utilisez une forme de suivi et d’analyse sur vos e-mails. Si vous ne l’êtes pas, allez chercher un outil pour le faire tout de suite, nous attendrons que vous reveniez avant de continuer. T’en as un ? OK, continuons. Si vos analyses montrent qu’un prospect a ouvert votre e-mail précédent, cliqué sur un lien et visité votre site, vous devez absolument frapper pendant que le prospect est chaud. Il existe deux options et celle que vous utilisez dépendra de votre style de vente et de votre personnalité.

Ligne d’objet: Voulez-vous plus d’informations?

L’autre option est beaucoup plus simple.

Ligne d’objet: Je vois que vous êtes intéressé par

Cas d’utilisation: Lorsqu’un prospect a des affaires inachevées

Il arrive souvent que la personne que vous avez rencontrée au départ ne soit pas le décideur final et doive s’en aller consulter des collègues ou leur patron. Vous voulez leur donner suffisamment de temps pour le faire, mais aussi garder l’avance bien réchauffée et peut-être même les pousser vers le suivi. Nous suggérons de lui donner environ 4-5 jours ouvrables avant de tirer ce qui suit.

Ligne d’objet: Comme promis, voici plus d’informations sur

Cas d’utilisation: Salon, événement de réseautage ou conférence

Les salons et conférences sont de bons endroits pour rassembler des prospects. Si vous choisissez correctement vos événements, vous atteignez probablement votre marché cible au bon moment. Ils vous ont confié leurs coordonnées et montré un intérêt, donc cet e-mail de suivi peut être facile à écrire, mais il est également facile de se tromper. C’est une excellente occasion de leur donner plus d’informations et de contexte sur votre produit ou service.

Ligne d’objet: Voici les informations que vous vouliez

Cas d’utilisation: Immédiatement après avoir quitté une messagerie vocale

La messagerie vocale et l’e-mail vont ensemble comme du bacon et des œufs. L’impact de suivre l’un avec l’autre jouera souvent en votre faveur. Le secret ici est d’être rapide. Envoyez l’e-mail quelques minutes après avoir quitté la messagerie vocale pour générer le plein effet de ce double acte classique.

Ligne d’objet

Cas d’utilisation: Erreur d’identité

Parfois, trouver la bonne personne à qui parler est la moitié de la bataille. Si vous avez envoyé un e-mail complètement froid après avoir trouvé les coordonnées d’un prospect en ligne, il peut être utile d’envoyer ce qui suit. Ils affirmeront généralement qu’ils sont bien la bonne personne, ou au moins vous renverront à la personne à qui vous devriez parler.

Ligne d’objet: J’espère que vous serez en mesure de me redresser

Cas d’utilisation: Suivre le suivi

C’est là que cela devient intéressant et délicat. Lorsque vous suivez un courrier sans réponse (ou plusieurs d’entre eux), il est très facile de commencer à paraître désespéré ou pleurnichard. C’est là que votre préparation et votre planification porteront leurs fruits. Rappelez-vous quand nous avons mentionné plus tôt que vous deviez développer des informations intéressantes que vous pouviez transmettre aux prospects? Il est maintenant temps de les retirer du stockage et de les libérer.

Ligne d’objet: Quelques choses que vous ne savez peut-être pas sur

Il y a beaucoup à apprendre des campagnes réussies sur les réseaux sociaux. Donnez à votre prospect quelque chose qu’il peut partager avec ses collègues ou son personnel.

Objet: Un cadeau pour vous et votre entreprise

Ligne d’objet: J’espère toujours me connecter avec vous

Si vous faites n’importe quelle forme de marketing de contenu comme les blogs ou la publication, vous avez une excellente excuse pour envoyer un e-mail de suivi.

Ligne d’objet:

Cas utilisateur: La fin amère

Parfois, le meilleur moyen d’obtenir une réponse est de menacer de mettre fin à la relation. Au pire, cet e-mail vous permet de faire un bon nettoyage de votre pipeline et de lâcher des offres qui ne se produisent tout simplement pas. Parfois, il vaut mieux perdre un marché que de continuer à fouetter un cheval mort. À ce stade, vous avez aussi très peu à perdre, donc il n’y a pas de mal à un être un peu effronté tant que vous le gardez respectueux.

Ligne d’objet: Il est vraiment seul ici

L’e-mail classique « Bon entretien ménager » fait du charme et vous donne une excuse parfaite pour prendre contact.

Objet : Puis-je fermer votre fichier ?

Comment créer des processus de suivi qui augmentent le taux de réponse

Avant d’écrire un seul e-mail, vous devrez créer un processus de suivi à l’épreuve des balles (ou resserrer les étapes de votre processus existant).

Commençons par couvrir quatre étapes essentielles que votre processus de suivi doit inclure. Ensuite, nous examinerons les erreurs à éviter ainsi que les moyens d’optimiser votre processus.

Comment le suivi s’intègre dans votre pipeline de ventes

Selon Robert Clay de Marketing Wizdom, seulement 2% des prospects ferment après la première réunion.

Par conséquent, le but de votre pitch initial est de poser les bases et de lancer le processus de découverte. Cela signifie apprendre qui d’autre est impliqué dans le processus d’achat ainsi que la façon dont ils prennent des décisions.

De même, même si vous recevez un « non » à plat, le jeu n’est pas encore terminé.

Pourquoi cela importe-t-il? Simple: la façon dont vous effectuez le suivi dépendra du stade du pipeline de vente auquel se trouve votre prospect.

Votre pipeline de ventes a besoin d’une séquence de suivi à chaque étape. En règle générale, ceux-ci peuvent être décomposés en les étapes suivantes:

1. Acquisition de prospects: Lorsqu’un prospect remplit pour la première fois un formulaire ou prend la première action pour commencer une relation avec vous. Ici, il faut réagir rapidement pour faire grève alors que leur motivation est chaude. Ici, vous devrez faire un suivi si un rendez-vous ou les prochaines étapes ne sont pas confirmés.
2. Hiérarchisation des prospects: Votre messagerie de suivi dépendra des informations que vous avez sur le prospect, ainsi que des mesures qu’il prendra. Par exemple, vous voudrez diriger avec un appel à l’action fort pour ceux qui visitent vos pages de tarification et de fonctionnalités plusieurs fois.
3. Les discussions commencent: La façon dont vous démarrez la relation dépendra de plusieurs facteurs. Par exemple, un décideur principal aura besoin de plus d’informations stratégiques, tandis que des rôles plus « tactiques” valoriseront les spécifications techniques. Faites correspondre vos messages de suivi en fonction de la personne à qui vous parlez.
4. Progression de l’opportunité: Après la conversation initiale, vous voudrez planifier une présentation ou un pitch. À partir de là, vous pouvez organiser un deuxième appel ou une réunion pour discuter des objections et comprendre les délais. Vous devrez mener le prospect d’une étape à l’autre, ce qui nécessite souvent un suivi.

N’ayez pas peur de demander à vos prospects des conseils sur la prochaine étape. Vous pouvez même aller jusqu’à demander comment ils préféreraient être suivis.

Bien qu’ils puissent parfois être difficiles à verrouiller, vous devez toujours viser à terminer l’appel avec une étape suivante clairement définie. Faites-le à la fin d’une réunion ou d’une conférence téléphonique, car vous pouvez comparer les horaires là et ensuite.

Enfin, résumez toujours votre réunion initiale. Cela constitue une excellente raison d’envoyer un e-mail de suivi immédiatement après l’appel. Le bonus de faire cela? Il vous garde au sommet de l’esprit des prospects (et de la boîte de réception) jusqu’à votre prochain appel.

Pour comprendre comment le suivi s’inscrit dans votre pipeline de ventes, il est temps de parler de l’un des éléments les plus critiques: le timing.

Quand envoyer vos messages de suivi

Les bons e-mails de suivi reposent sur le timing. Savoir combien de temps attendre, l’heure de la journée et les jours de la semaine pour envoyer vos courriels de suivi vous aidera à générer un taux de réponse plus généreux.

Voici les différents types d’e-mails de suivi que vous devriez utiliser (et quand les envoyer):

• Après le pitch: Envoyez un suivi un à deux jours après votre présentation initiale. Profitez-en pour passer en revue leurs points douloureux, les remercier de leur temps et inclure un appel à l’action pour les prochaines étapes.
• Examen avec le(s) décideur(s): S’il y a d’autres parties prenantes impliquées dans le processus d’achat, le cycle de vente peut prendre un peu plus de temps. Envoyez un e-mail quatre à cinq jours après le lancement (vous devrez en apprendre davantage sur le processus d’achat lors de cet appel) pour leur donner suffisamment de temps pour parler avec le reste de l’équipe.
• Suivi sans réponse: Vous aurez besoin d’une séquence de suivi lorsque vos e-mails restent sans réponse. Ici, vous pouvez offrir des ressources supplémentaires, leur demander s’ils sont toujours intéressés ou la meilleure façon d’aller de l’avant.
• La rupture: Si vous n’obtenez toujours pas de réponse de vos e-mails de suivi, la dernière chose à faire est de conclure les choses. Vous pouvez soit leur dire que vous fermez leur dossier, soit l’utiliser comme une dernière tentative pour trouver un meilleur moment pour parler.

Le jour et l’heure parfaits pour envoyer des e-mails de suivi dépendront d’une industrie à l’autre. Le meilleur endroit pour regarder? Votre propre CRM.

Regardez quels e-mails génèrent les meilleurs taux de réponse. Analysez les jours de la semaine et l’heure de la journée où ils sont envoyés. Utilisez-le pour planifier le calendrier de votre processus de suivi.

Cet article vous montrera tous les modèles et échantillons d’e-mails dont vous avez besoin pour chacun des scénarios ci-dessus.

Cinq erreurs de suivi à éviter

Juste en développant un processus de suivi cohérent, vous êtes déjà bien en avance sur le jeu.

Mais il y a plusieurs problèmes que vous devez éviter si vous voulez éviter les fissures courantes que vos prospects peuvent traverser.

Parmi toutes les erreurs de suivi commises par les vendeurs, voici les cinq qui ont tendance à attirer les équipes de vente:

1. Pas de suivi rapide: De nombreux leaders d’opinion pensent que vous devriez suivre les prospects cinq minutes après l’envoi d’une demande. Mais c’est irréaliste, car vous n’êtes pas assis au téléphone toute la journée et vous servez peut-être un public international. Cependant, il est important de faire un suivi rapide. Plus vous les quittez longtemps, moins vous aurez de chances d’obtenir une réponse. Mettez des systèmes en place pour vous assurer de réagir le plus rapidement possible.
2. Ne pas se concentrer sur l’entreprise: De nombreux vendeurs font l’erreur de mettre toute leur énergie dans la perspective. Si vous vendez dans de grandes organisations, vous devez interagir avec plusieurs personnes. Toujours trouver autant d’informations sur les autres parties prenantes et le processus d’achat afin d’accueillir tous les décideurs.
3. Ne suit pas assez souvent: Une étude de Velocify a révélé que 93% des leads convertis sont atteints à la sixième tentative. Assurez-vous que vous suivez suffisamment lorsque la relation a commencé. Vous apprendrez à le faire en ajoutant de la valeur plus loin dans ce guide.
4. Ne pas utiliser les canaux préférés: Pour l’anecdote, 90% des prospects voudront avoir de vos nouvelles par e-mail. Mais certains peuvent préférer un appel téléphonique ou une autre forme de communication. S’ils préfèrent un appel téléphonique à un e-mail, demandez-leur quelle heure est la meilleure pour les joindre.
5. Ne pas suivre vos métriques: Sans mesurer votre performance commerciale, vous ne saurez pas si ce que vous faites fonctionne. Utilisez un CRM pour mesurer les taux d’ouverture et de réponse de chacun de vos e-mails afin de voir les performances de chaque e-mail de suivi.

Analysez votre processus de vente existant. Faites attention à l’un des éléments suivants. Créez un plan pour les réparer et les déployer, en vous assurant de former vos vendeurs si nécessaire.

Optimiser vos e-mails de suivi pour augmenter les taux de réponse

Avant de passer aux modèles, parlons de la façon dont vous pouvez améliorer encore votre processus de suivi.

En optimisant ainsi votre processus de vente, vous êtes plus susceptible de voir un taux de réponse (et donc de conversions) plus généreux de vos efforts de suivi.

1. Commencez par la valeur: Dès qu’un nouveau fil entre dans votre pipeline, il peut être tentant de sauter directement dans le terrain. Au lieu de cela, ajoutez autant de valeur que possible à l’avance. Il est peu probable que les nouveaux prospects vous fassent confiance au début, et en les guidant et en agissant comme un conseiller, vous êtes plus susceptible de créer la confiance cruciale pour conclure la transaction.
2. Utilisez des données et des idées: Sauvegardez tout ce que vous dites avec des statistiques tierces et des anecdotes de leaders d’opinion de l’industrie. Vous devez également utiliser des témoignages et des études de cas, présentant les résultats que vous avez générés pour des clients comme eux.
3. Évitez l’automatisation: l’automatisation peut être un outil puissant pour rationaliser certains processus. Mais en ce qui concerne le suivi, vous devez être le plus personnalisé possible. Comme vous le verrez dans les modèles et les exemples ci-dessous, beaucoup d’entre eux nécessitent que vous compreniez l’entreprise de votre prospect. Vous ne pouvez pas obtenir cela dans une séquence chronométrée et automatisée.
4. Continuez à revenir: Selon la complexité de votre offre, vous aurez besoin de plus d’un appel ou d’une réunion pour conclure la transaction. Cela est particulièrement vrai s’il y a plusieurs parties prenantes au sein de l’entreprise. Par conséquent, assurez-vous de garder la conversation ouverte et de passer à l’étape suivante le plus rapidement possible.
5. Ajoutez votre personnalité: Les gens font des affaires avec des gens qu’ils aiment ou qu’ils respectent. Vous devez toujours être vous-même pendant tout le processus de vente, mais surtout lors de vos suivis. Même si vous polarisez, de nombreux décideurs de haut niveau vous respecteront pour avoir respecté vos propres croyances.

Conclusion: S’adapter et apprendre

Vous remarquerez une chose que tous ces modèles ont en commun: ils ne sont pas très longs.

Vos prospects sont probablement occupés et la nature humaine dicte que quiconque ouvre un e-mail et repère un mur de texte va le fermer presque immédiatement. Si vous avez de la chance et qu’ils sont vraiment intéressés, ils prévoient de le lire plus tard.

Dans la plupart des cas cependant, ils ne le regarderont plus jamais. Allez au point et joignez ou liez à tous les gros morceaux d’informations que vous devez envoyer.

Bien sûr, ce ne sont qu’un point de départ. Vous devrez adapter ces modèles en fonction de vos clients et de votre marché, mais ils devraient vous aider à améliorer le taux de réponse à vos suivis.