* lyhytpituuskyselyt koostuvat enintään 12 kysymyksestä
** keskipitkät kyselytutkimukset koostuvat 12-25 kysymyksestä

(a) tutkimustulokset osoittavat kiistattomasti, että kaikissa asiakastutkimuksissa on tärkeää seurata / muistuttaa keskeneräisiä vastaanottajia alkuperäisen kutsun lähettämispäivän jälkeen. Seuranta 10 päivän kuluessa ensimmäisestä kutsusta on optimaalinen.

(b) kannustimen tarjoaminen on erittäin tärkeää – tutkimustulosten mukaan se nostaa vastausprosentteja tyypillisesti 10-15% (riippuen kannustimen laadusta ja houkuttelevuudesta kohdeyleisölle). Monet tutkimusasiantuntijat ovat yksimielisiä siitä, että ”hyödyllinen ja merkityksellinen tieto” on tehokkain tapa kannustaa yritysyleisöä.

”… business-to-business initiatives money (incentives) ei ole koskaan ollut tehokas tapa houkutella tutkimukseen osallistumista. Tämä pitää erityisesti paikkansa, mitä korkeammalle organisaatiossa mennään. Nykypäivän taloudessa todellinen valuutta on tieto. Harkitse tarjoavasi vastaajalle yksilöllisen yhteenvedon havainnoista tai pääsyä muihin tekemiisi tutkimuksiin.”(esim. valkoiset kirjat, palkkakyselyt, taitosuuntaukset, innovatiiviset tapaustutkimukset jne.).

John Towler, psykologi ja luovan Organisaatiosuunnittelun vanhempi osakas, kommentoi myös:

”kannustimet voivat nostaa kyselyvastauksia dramaattisesti. Kokemuksemme on osoittanut, että kannattavan kannustimen tarjoaminen voi houkutella jopa 50 prosenttia niistä ihmisistä, jotka eivät normaalisti täyttäisi kyselyä, viimeistelemään sen ja lähettämään sen. Tämä koskee sekä paperi-ja lyijykynätutkimuksia että Internetissä esitettyjä tutkimuksia.”

alankomaalaisen Maastrichtin yliopiston internetpohjaisten kyselyjen vastausprosentteja ja vastausten laatua koskevassa tutkimuksessa todettiin:

”… tositteet näyttävät olevan tehokkain kannustin pitkissä kyselyissä, kun taas palkintoarvonta on tehokkaampaa lyhyissä kyselyissä. Seurantatutkimus paljasti, että arvonnat, joissa on pieniä palkintoja, mutta suurempi mahdollisuus voittaa, ovat tehokkaimpia lisäämään vastausprosenttia.”

tätä havaintoa tukee Jonathan Nyen (Research Info, 1998) kokemus:

”saimme hiljattain päätökseen puhtaasti verkkopohjaisen tutkimusprojektin, jossa lähetimme sähköpostia mahdollisille vastaajille (jotka olivat nykyisiä asiakkaitamme ja asiakkaamme ohjelmiston käyttäjiä) ja pyysimme heitä käymään URL-osoitteessa, jossa kysely järjestettiin. Liittämällä URL-osoitteen alkuperäiseen sähköpostiin teimme kyselytutkimukseen pääsyn erittäin helpoksi.

kannustimena asiakkaamme tarjosi yhtä ohjelmistopakettinsa lisenssiä arkeen kysely oli verkossa, joka arvottiin 7 onnekkaalle vastaajalle.

tämä oli erittäin tehokas ja tuotti yli 20% vasteen.”

(C) mielenkiintoista on, että asiakkaille tehdyt ”Post-Placement” – kyselyt, joissa pyydetään palautetta tietyistä rekrytointitehtävistä viikon tai kahden kuluessa harjoittelusta, antavat paljon suuremman vastausprosentin kuin yleisemmät ”Client Satisfaction Surveys”. Muilta organisaatioilta saatu palaute viittaa siihen, että asiakkaat ovat yleensä melko vastaanottavaisia viimeaikaista toimeksiantoa koskeville palautepyynnöille lyhyen kyselyn kautta. Näyttää kuitenkin olevan käsitys, että ”Asiakastyytyväisyyskyselyt” ovat pitempiä ja että tulokset ehkä ”hukkuvat” vastausten mereen.

Peoplepulsen tutkimus muista rekrytoimattomista asiakkaista, jotka tekevät verkossa asiakastyytyväisyyskyselyjä, vahvistaa tämän-tyypillinen vastausprosentti on 10-20% kannustimilla ja seurantamuistutuksilla.

kyselyjä suunnitteleva ja hallinnoiva yhdysvaltalainen yritys CustomInsight esitti seuraavat kommentit vastausprosenttien ja kyselytyyppien välisestä yhteydestä:

”vastausprosentit vaihtelevat suuresti erityyppisissä kyselyissä. Asiakastyytyväisyyskyselyissä ja markkinatutkimuskyselyissä vastausprosentit ovat usein 10-30 prosentin luokkaa. Henkilöstökyselyissä vastausprosentti on tyypillisesti 25-60. Riippumatta siitä, minkä tyyppisestä kyselystä on kyse, sillä voi olla suuri vaikutus kyselyyn vastanneiden määrään.”

(d) onnistuneesti sijoitetuille hakijoille lähetetyt Post-placement-kyselyt antavat tyypillisesti erinomaiset vastausprosentit nykyisille Peoplse-asiakkaille.

(e) tutkimusten mukaan sähköpostikyselykutsujen Personointi voi nostaa vastausprosentteja vähintään 7%. Dirk Heerweghin vuonna 2005 julkaisema tutkimus personoiduista kutsuista verkkokyselyihin (esim. ”Dear John” vastakohtana ”Dear Customer”) kattoi yli 2 500 kyselyyn vastannutta ja päätteli, että henkilökohtainen kysely kutsuu lisäämään vastausprosentteja 7,8 prosenttiyksiköllä. Lisäksi vastaajat, jotka saivat henkilökohtaisia kutsuja, olivat 2,6% epätodennäköisempiä jättäytymään pois ennen kaikkien kyselykysymysten täyttämistä.