El IRS anunció que, con efecto inmediato, las direcciones donde se encuentran los formularios 941 en papel el correo ha cambiado. El IRS recomienda verificar los sobres preimpresos que se usan para enviar las declaraciones de impuestos de negocios para confirmar que la dirección es correcta para evitar retrasos. (Vea las direcciones de correo actualizadas del Formulario 941 que comienzan en la página 3.)

Al mismo tiempo, el IRS alienta a los empleadores a considerar la presentación electrónica de sus declaraciones de impuestos federales sobre el empleo.

Los formularios 940, 941, 943, 944 o 945 del IRS se usan para reportar información de impuestos de empleo y todos ellos se pueden presentar electrónicamente al IRS. La presentación electrónica puede ahorrar tiempo a los empleadores al realizar cálculos y rellenar formularios y horarios mediante un proceso de entrevista paso a paso. Una vez presentada, la información está rápidamente disponible para el IRS, lo que reduce el tiempo de procesamiento.

El IRS afirma que la presentación electrónica es el método más preciso para presentar declaraciones. Los empleadores que presentan electrónicamente sus declaraciones de impuestos federales sobre el empleo reciben alertas de información faltante, lo que garantiza que sus declaraciones presentadas electrónicamente tengan menos errores y reduce la posibilidad de que los empleadores reciban avisos del IRS.

El IRS se toma muy en serio la protección de la información personal y la seguridad de la presentación electrónica es una de las principales prioridades de la agencia. Los estándares de seguridad de archivos electrónicos ayudan al IRS a confirmar que la información tributaria está protegida de brechas de seguridad. El IRS requiere que todos los proveedores de archivos electrónicos autorizados del IRS se aseguren de que solo los usuarios autorizados tengan acceso a información segura.

El IRS acusa recibo de las declaraciones presentadas electrónicamente dentro de las 24 horas y retiene la información en la declaración de impuestos, para que el declarante o el profesional de impuestos la puedan acceder en todo momento. A diferencia de presentar una declaración en papel, la presentación electrónica le asegura al declarante que la declaración de impuestos se encuentra en el IRS y no se extravía ni se pierde en el correo.

Hay dos opciones para presentar electrónicamente declaraciones de impuestos sobre la nómina:

• Auto-archivo
• Las empresas compran software aprobado por el IRS. Una lista de proveedores ofrece opciones basadas en el año fiscal pertinente.
• Los propietarios de negocios pueden tener que pagar una tarifa para presentar electrónicamente sus declaraciones.
• El software de impuestos requiere una firma. El contribuyente tiene la opción de solicitar un PIN de firma en línea o escanear y adjuntar el Formulario 8453-EMP, Declaración de Impuestos Laborales para una Declaración electrónica del IRS.
• Tener un archivo profesional de impuestos en nombre de la empresa
• Utilice el Servicio de Localización de Proveedores de archivos electrónicos del IRS Autorizado para encontrar un profesional de impuestos que ofrezca este servicio.

Solo el propietario de la empresa puede solicitar un PIN de firma en línea. Terceros, como abogados, asesores fiscales, preparadores de declaraciones de impuestos u otros profesionales de impuestos, no pueden solicitar un PIN en nombre de la empresa, ni pueden usar el PIN para firmar declaraciones en nombre de sus clientes.

Para obtener más información sobre la presentación electrónica de declaraciones de impuestos sobre la nómina, consulte la Página Formularios Electrónicos de Impuestos sobre el Empleo.