Cuando sea necesario, sé firme pero discreto.

Aprenda a usar palabras firmes pero diplomáticas incluso cuando corrija a los oponentes. Puedes ser sincero sin ser vulgar.

Haga un buen uso de las preguntas.

La persona que hace las preguntas es a menudo la persona que controla la conversación. Sin embargo, el control no es necesariamente el objetivo. Más bien, el uso de buenas preguntas llegará al corazón del problema y ayudará a involucrar a las personas en el proceso de diálogo y comunicación. Pregunte hasta que haya una aclaración utilizando las preguntas» quién, qué, cuándo, dónde y cómo «y, a veces,» por qué».

Busque momentos didácticos, aclaraciones o autodescubrimiento.

Haga esto deteniendo a la otra persona en puntos críticos y preguntándole qué está pensando.

Busque el momento del registro silencioso.

Este es el momento en el que una persona parece congelarse y reflexionar sobre lo que se dice. Ese es a menudo el lugar en el que la(s) persona (s) está (n) comprometida (s), algo que usted ha dicho ha tocado un acorde y resonado con ella o con él.

Sin embargo, no uses el silencio para frustrar a la otra persona. Si la conversación se está volviendo más difícil de lo que puede soportar en ese momento, explique por qué duda en hablar y luego cierre la discusión.

Averigüe de antemano de qué se trata una conferencia organizada.

Si se le pide que se reúna con alguien y sospecha que no es simplemente para una ocasión divertida o social, pregúntele si la otra persona tiene la cortesía de informarle con anticipación el propósito de la reunión.

Registrar asuntos importantes.

En algunos contextos, esto es crucial, como cuando se encuentra personalmente con un oponente o antagonista, o durante una reunión muy importante de un comité o equipo. Winston Churchill era muy estricto con esta práctica. Una de sus máximas fue: «Creo firmemente en realizar transacciones oficiales por escrito…Que se entienda claramente que todas las instrucciones que emane de mí se hacen por escrito, o deben confirmarse inmediatamente por escrito, y que no acepto la responsabilidad de los asuntos relacionados con la defensa nacional, sobre los cuales se alega que he dado decisiones a menos que se registren por escrito.»(Stephen Hayward, Churchill on Leadership; p. 110)

Comunicar regularmente planes y decisiones a aquellos que necesitan saber.

Las personas que interrumpen lo hacen por una variedad de razones, pocas de las cuales aportan valor o mejoran la conversación. Algunos interrumpen porque no están escuchando. Necesitan escuchar o su tiempo y energía se desperdician. Algunos interrumpen porque tienen poco respeto por ti o por los demás en la conversación. Cuando son así, es una cuestión de desprecio por ti. Difícilmente puede haber un intercambio mutuamente beneficioso cuando hay poco o ningún respeto. Necesitan ser respetuosos. Algunos interrumpen porque son demasiado arrogantes para creer que tienes algo de interés o importancia que compartir. Necesitan un poco de humildad para poder interactuar con los demás de una manera útil y significativa.

Si la otra persona continúa interrumpiendo, termina la conversación y aléjate.

No deje que los asuntos sin resolver queden sin respuesta.

Rara vez los asuntos sin resolver simplemente desaparecen. A menudo, estos problemas vuelven a atormentar su relación más adelante. Si no puede resolver ningún desafío durante su conversación, haga una cita para discutirlo más tarde. Por lo general, es mejor hacer que eso sea la prioridad única de su charla de seguimiento.

Utilizar paráfrasis.

Si un asunto es lo suficientemente importante, vuelve a parafrasear lo que se dijo o haz que tus oyentes te parafraseen lo que has dicho. Esta puede ser una herramienta valiosa para determinar si existe un entendimiento aceptable entre las partes. Puede ser útil asegurarse de que está entendiendo lo que se dice reformulando lo que dijo la otra persona y preguntándole si eso es lo que realmente se dijo o quiso decir.

Resumir reuniones.

En las reuniones, tómese un tiempo al final para resumir lo que se cubrió y a quién se le asignan varias tareas.

Obtener ayuda cuando comunicarse con otra persona es difícil.

Si constantemente tiene dificultades para comunicarse con otra persona, solicite la ayuda de una o dos personas para mejorar la comunicación. A menudo, esto puede resolver el desafío entre personas con conflictos regulares. Tenga en cuenta que no siempre significa que habrá una resolución.

Da el panorama general, pero no utilices generalizaciones en exceso.

Siga conceptos abstractos con ejemplos concretos. Como aconsejan los especialistas en comunicación: pinte un cuadro verbal y conecte los puntos.

Deshazte de las distracciones.

Sea intencional al guardar cosas que pueden robarle a su conversación el nivel de valor que merece. Apagar el teléfono celular, cerrar la tableta o la computadora, quitar los auriculares de la cabeza son formas de hacer esto. No solo no puedes prestar atención consciente al discurso con otras cosas que compiten por la atención de tu mente, estas distracciones en realidad demuestran a los demás que no son lo suficientemente importantes como para tener una conversación significativa.

En el lado positivo, hay beneficios cuando guardas cualquier cosa que pueda interferir en tu discurso con los demás. Los beneficios incluyen, entre otros:

• Poder conversar de una manera más significativa.

• Mostrar respeto mutuo, lo que tiene una gran probabilidad de elevar su relación.

• Aumentar las posibilidades de lograr algo realmente.

• Pueden enfocarse mejor entre sí y en el tema o la agenda.

• Puede recordar la conversación y, lo más probable, los puntos destacados en un momento posterior.