Como propietario de una pequeña empresa, es posible que le resulte más fácil guardar un poco de efectivo para compras pequeñas o incidentales en lugar de tomarse la molestia de emitir un cheque cada vez. Este fondo almacenado se llama caja chica.

¿Qué es la caja chica?

El efectivo para gastos menores es una pequeña cantidad de efectivo que las empresas tienen a mano, en un cajón o caja cerrada con llave, para pagar gastos comerciales menores. En las pequeñas empresas, por lo general hay un fondo de caja chica. Sin embargo, en las empresas más grandes, cada departamento o edificio puede tener su propio fondo de caja chica.

El fondo de caja chica se establece como una cantidad fija designada previamente, que a menudo oscila entre 30 y 300 dólares, según la empresa. Cuando esta cantidad designada previamente se agota, el fondo se repone.

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¿Para qué utilizan las empresas el efectivo para gastos menores?

Las empresas utilizan fondos de caja chica para cubrir gastos comerciales menores que no es práctico pagar con cheque.

Las empresas utilizan fondos de caja chica para cubrir gastos comerciales menores que no es práctico pagar con cheque.

Ejemplos de gastos de caja chica:

• Regalos para clientes, como flores o tarjetas de felicitación
• Suministros de oficina, como bolígrafos o papel de impresora
• Sellos postales
• Reembolsar a los empleados los gastos de la pequeña empresa, como refrigerios para una reunión de personal

No debe usar fondos de caja chica para gastos operativos, como salarios, salarios, bienes o servicios, ni para hacer anticipos de cheques de pago.

¿Quién controla el fondo de caja chica?

Cada fondo de caja para gastos menores es administrado por un custodio de caja para gastos menores. En una pequeña empresa, esta persona suele ser el gerente de la oficina u otro empleado de confianza.

El custodio de caja chica es responsable de:

• Determinar la validez de las solicitudes de caja chica
• Desembolsar fondos de caja chica
• Rastrear los gastos de caja chica
• Hacer cumplir las políticas de caja chica de la compañía

¿Cómo funcionan los desembolsos y reposiciones de caja chica?

Los desembolsos de efectivo para gastos menores se realizan mediante el uso de recibos/comprobantes de efectivo para gastos menores, que se pueden comprar en una tienda de suministros de oficina. El recibo / comprobante normalmente refleja:

• Fecha de desembolso de efectivo
• Cantidad de desembolso
• Nombre de la persona que recibió el pago
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• Nombre de la cuenta del libro mayor el gasto se cargará a

Los recibos de caja chica junto con el saldo de caja chica restante debe ser igual al monto inicial del fondo de caja chica, es decir, el monto original que se colocó en el cajón o caja de caja chica.

Cuando el saldo de caja para gastos menores alcanza un cierto nivel bajo, puede reponer el fondo emitiendo un cheque por el monto de los recibos. Esto hará que el fondo de caja chica vuelva al nivel original.

Qué incluir en su póliza de caja chica

Una póliza de caja chica bien construida incluye:

• Una declaración de política que explica el propósito del fondo de caja chica y la cantidad máxima de fondos permitidos para cada gasto
• Para qué se puede y no se puede usar petty

Otros contactos relacionados y sus funciones

Cómo rastrear el efectivo para gastos menores

Puede rastrear el efectivo para gastos menores mediante el registro y la conciliación.

Cada vez que el custodio del efectivo para gastos menores solicite y reciba nuevos fondos de efectivo para gastos menores, a cambio de los recibos, se deben hacer asientos en el libro mayor para registrar la transacción. Específicamente, registre los gastos de caja chica, que deben ser iguales a los recibos, como un débito y el monto de reposición como un crédito (a su cuenta de efectivo).Como se indicó anteriormente, el saldo restante de caja para gastos menores debe ser igual a la diferencia entre la cantidad inicial de caja para gastos menores y los desembolsos efectuados. Si hay un exceso o escasez, trate de encontrar la fuente de la discrepancia, que podría deberse a cualquier número o razón, como un error matemático o el desembolso de fondos sin recibo.

Si está administrando efectivo para gastos menores de manera adecuada, no debería tener ningún problema para equilibrar sus transacciones. Pero si hay escasez, tendrá que dar cuenta de la pérdida haciendo un débito adicional en el libro mayor. Por el contrario, si hay un exceso, anótelo como un crédito adicional para dar cuenta de la ganancia.

Prácticas recomendadas para mantenerlo seguro

Siempre guarde su caja de efectivo para gastos menores en un área segura, como una caja fuerte o un archivador cerrado con llave.

• El custodio de su caja chica debe ser una persona honesta, confiable y ética que entienda la importancia de proteger el sistema de caja chica
• Guarde siempre su caja chica en un área segura, como una caja fuerte o un archivador cerrado. En ningún momento se debe dejar la caja abierta para que los clientes o empleados no autorizados vean
• Realice conciliaciones periódicas para detectar discrepancias y garantizar una administración precisa de caja chica
• Desarrolle controles internos estrictos para administrar fondos de caja chica
• No proporcione una la persona es la única autoridad sobre su caja chica. Otra persona debe revisar el trabajo del custodio y verificar periódicamente el saldo de caja chica
• Restringir el acceso a caja chica solo a un número limitado de personal verificado

Por último, revise la Publicación 583 del IRS para conocer las reglas y recomendaciones de caja chica