Obtener un Número de Identificación de Empleador debe ser uno de sus primeros pasos al abrir un negocio. Es gratis, simple, y tendrá una cosa menos que hacer en el momento de impuestos. A continuación le explicamos por qué necesita uno y cómo obtenerlo.

¿Qué es un EIN?

EIN significa Número de Identificación del empleador—es un número único de nueve dígitos que identifica a su entidad comercial ante el IRS. Cuando presenta cualquier tipo de declaración de impuestos federales, así es como identificará su negocio. A veces también se llama Número de Identificación Federal de Empleador (FEIN) o Número de Identificación Fiscal Federal (TIN).

Puede pensar en un EIN como un número de seguro social para su negocio. Sin embargo, no se preocupe por mantenerlo seguro, porque a diferencia de un número de seguro social, un EIN no se considera información confidencial.

Tenga cuidado de nunca entregar su EIN a menos que lo necesite; en las manos equivocadas, puede usarse para el robo de identidad.

¿Necesita un EIN?

La mayoría de las personas que trabajan por cuenta propia y los propietarios de pequeñas empresas necesitarán un número de identificación de empleador en algún momento (incluso organizaciones sin fines de lucro), pero está legalmente obligado a obtener un EIN si responde afirmativamente a cualquiera de las siguientes preguntas:

• ¿Su empresa tiene empleados?
• ¿Su negocio opera como una corporación C, corporación S, compañía de responsabilidad limitada (LLC) o sociedad?
• ¿Presenta declaraciones de empleo o de impuestos especiales?
• ¿Retiene impuestos sobre la renta, distintos de los salarios, pagados a un no residente?

De acuerdo con el IRS, los propietarios únicos no requieren un EIN, solo pueden usar su número de seguro social (SSN). La excepción a esto es si usted es un propietario único que desea hacer cualquiera de los anteriores (contratar empleados, incorporar, presentar declaraciones de impuestos especiales, etc.).

Incluso si no está legalmente obligado a tener un EIN, le recomendamos que obtenga uno, ya que también se requiere que abra cuentas bancarias comerciales y tarjetas de crédito, solicite licencias comerciales y asegure algunos tipos de financiamiento.

Obtener un número EIN estatal

Si su estado requiere que pague impuestos estatales sobre la renta, es posible que deba obtener un número EIN estatal. Los detalles cambian de estado a estado, por lo que deberá consultar con la autoridad tributaria de su estado sobre cómo obtener un EIN estatal (si lo necesita).

Solicitar un EIN

Solicitar un EIN es bastante sencillo, pero hay algunos matices dependiendo de dónde se encuentra tu empresa.

Para reducir el estrés asociado con el proceso de solicitud de EIN, prepárese y dedique mucho tiempo, ya que tendrá que completar la solicitud en una sola sesión.

Empresas con sede en los Estados Unidos

Antes de solicitar, asegúrese de tener un número de seguro social o un Número de Identificación de Contribuyente Individual (Individualn) y sepa para qué tipo de empresa está solicitando (solo la «parte responsable» puede solicitar, que es el propietario del negocio).

Probablemente la forma más sencilla (y definitivamente la más rápida) es solicitar en línea en el sitio web del IRS. O bien, puede llenar el formulario SS-4 del IRS y enviarlo por fax o correo al IRS.

Negocios internacionales

Si no tiene residencia legal o un lugar principal de negocios en los Estados Unidos, pero necesita presentar impuestos allí, se le considerará un solicitante internacional.

Obtener un EIN para un solicitante internacional implica un poco más de papeleo, por lo que querrá seguir estas instrucciones del IRS.

Cuando obtengas tu EIN

Asegúrate de anotar tu EIN en algún lugar práctico y memorable para que puedas encontrarlo cuando lo necesites. Si lo extravías, prueba estas tácticas para recuperarlo. Es posible obtener un número de reemplazo, en el peor de los casos.

Cómo hacer una búsqueda de EIN

Puede llegar un momento en el que necesite buscar el EIN de otra empresa, para sus propios fines fiscales o para validar cierta información.

Aquí está cómo:

• Si usted es un empleado y necesita el EIN de su empleador, está en la parte posterior de su formulario W-2
• Si la empresa cotiza en bolsa, use la herramienta EDGAR de la Comisión de Seguridad y Bolsa para buscarlo de forma gratuita
• Si la empresa es de propiedad privada, es posible que deba localizar a su contador para solicitar o usar un servicio de búsqueda (los principiantes pueden comenzar con una prueba gratuita)

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Hay algunos números diferentes que se utilizan para identificar un negocio en función del contexto.

En lo que respecta a la contabilidad y los impuestos, estos números a menudo se conocen genéricamente como identificación fiscal, número de identificación fiscal federal o número de identificación fiscal comercial. Si eres propietario de un negocio y escuchas alguno de estos términos, te están refiriendo a tu EIN.