Hay muchas caras nuevas en el trabajo. Sabes que esto significa que la empresa está creciendo — lo cual es algo bueno. Pero también sabes que necesitarás capacitar a todos estos nuevos empleados, lo cual es algo aterrador. Porque la orientación de los nuevos empleados tiene un gran impacto en la lealtad y la productividad del personal.

Usted leyó que el 69% de los empleados tienen más probabilidades de permanecer en una empresa durante al menos tres años después de una gran experiencia de incorporación. Y que un nuevo empleado puede tardar entre 8 meses y 2 años en alcanzar la productividad total, dependiendo de su orientación. Por lo tanto, realmente te gustaría seguir todas las mejores prácticas para crear una orientación efectiva para nuevos empleados.

Has venido al lugar correcto. Estas pautas integrales de orientación para nuevos empleados incluyen todo lo que necesita saber sobre la planificación y la racionalización de su proceso de orientación para nuevos empleados. Desde este menú, puedes saltar a la sección que más te interese.

1. 1. ¿Qué es la orientación para nuevos empleados?
      1.1 ¿Qué tan importante es la orientación de los nuevos empleados?1.2 ¿Cuál es el propósito de la orientación de los nuevos empleados?
   2. ¿Cuál es la diferencia entre orientación e incorporación?2.1 ¿Cuánto tiempo debe durar la orientación de los nuevos empleados?
   3. Cómo planificar la orientación para nuevos empleados
      3.1 Qué incluir en la orientación para nuevos empleados
      3.2 Roles y responsabilidades en la orientación para empleados
   4. Dirigir la orientación en línea para empleados remotos
      4.1 Ayudar a los nuevos empleados a utilizar herramientas de trabajo remoto
      4.2 Organizar reuniones y presentaciones virtuales
      4.3 Cree un repositorio de conocimientos en línea
   5. Cómo optimizar el flujo de su proceso de nueva contratación
      5.1 Haga una nueva lista de verificación de orientación para empleados
      5.2 Use un Sistema de Gestión de aprendizaje
      5.3 Establezca estándares coherentes (y solicite comentarios)

Capítulo 1: ¿Qué es la nueva orientación para empleados?

La capacitación de orientación para nuevos empleados es el proceso de introducción de nuevos empleados a sus tareas laborales, procesos de la empresa y equipos. Pero también es el comienzo de una relación entre el empleado y su empleador. Al igual que cualquier relación, un comienzo inestable generalmente conduce a un final inminente.

¿Qué importancia tiene la orientación a los nuevos empleados?

Imagínese esto: cada nuevo empleado recibe un elegante paquete de bienvenida preimpreso en su primer día. Un mentor experto y amigable los ayuda a entrar en su nuevo entorno de trabajo y les ofrece una visita guiada a la oficina. Luego, en su propio tiempo, los empleados trabajan a través del curso de orientación en línea de la empresa para aprender más sobre la cultura corporativa y sus responsabilidades laborales. Finalmente, salen a almorzar con su nuevo equipo.

Ahora imagínese esto: los nuevos empleados son recibidos por una cara desconocida en la recepción y dirigidos a su silo con un manual de empleado de cien páginas escondido de forma segura debajo del brazo. Una vez que han descubierto (por sí solos) cómo iniciar sesión en su correo electrónico, encuentran instrucciones de su nuevo jefe (a quien, por cierto, no han visto desde la entrevista final) y comienzan a trabajar.

Es fácil ver cuál de estos escenarios dejaría al nuevo empleado sintiéndose más desconcertado, abrumado y solo. La cosa es que es poco probable que los empleados que se sienten de esta manera se vuelvan leales a la empresa. Más aún, sin una capacitación exhaustiva sobre el trabajo y la empresa, es probable que los nuevos empleados tarden meses en alcanzar la productividad total en sus funciones.

Cuando la orientación de una empresa se parece más al segundo escenario, pierde totalmente el propósito de la orientación para nuevos empleados.

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¿Cuál es el propósito de la orientación para nuevos empleados?

Muchas empresas ven la orientación como un proceso administrativo, donde los empleados se familiarizan con las reglas, firman sus contratos y se ponen a trabajar. Casi puedes imaginar a un gerente eliminando elementos de su lista de verificación imaginaria de orientación para nuevos empleados, pensando con orgullo que otra tarea exigente está hecha. La verdad es que hay mucho más en la orientación. El verdadero propósito de la orientación para nuevos empleados es integrar mental y emocionalmente a los empleados en la organización y equiparlos con las habilidades, las herramientas y el apoyo que necesitan para alcanzar su potencial.

Porque con cada nuevo empleado que se une a tu empresa, es seguro asumir que quieren hacer una contribución significativa, que les gustaría sentirse leales a su equipo y que debes darles todos los recursos que necesitan para tener éxito. Si estas suposiciones son difíciles de hacer, es probable que haya cometido algunos errores en el proceso de contratación.

Capítulo 2: ¿Cuál es la diferencia entre orientación e incorporación?

Antes de discutir los temas a incluir en su plan de orientación para nuevos empleados, necesitamos hacer la distinción entre orientación e incorporación.

Los términos » orientación «y» incorporación » a menudo se usan indistintamente, pero en realidad, son dos conceptos separados. Y necesitas las dos cosas.

Puedes pensar en la orientación para nuevos empleados como una primera cita: es un evento único que te da la información suficiente para decidir si te gusta la persona o no. Del mismo modo, la orientación es un evento que dura solo unas horas o unos días. Su propósito es presentar a los nuevos empleados a la empresa, a su equipo y, por supuesto, a su trabajo.

Por otro lado, la incorporación es como una cita. Con una duración de entre 90 días y un año completo, la incorporación incluye capacitación y experiencias en el trabajo que brindan a los empleados una visión más profunda de la empresa y su trabajo. Durante la incorporación, los empleados forman vínculos con los miembros de su equipo, se integran en la cultura de la empresa, comienzan a tener ideas y sugerencias y descubren formas, no solo de realizar sus trabajos, sino de mejorar su rendimiento.

¿Cuánto tiempo debe durar la orientación de los nuevos empleados?

Aunque la orientación es un proceso relativamente breve, los nuevos empleados tardarán más de un día en conocer a sus nuevos compañeros de trabajo y comenzar a sentirse cómodos con su nuevo papel. Por lo tanto, al orientar y capacitar a los nuevos empleados, una buena regla general a seguir es: no apresure el proceso. Espere al menos una semana antes de tachar todos los elementos de su lista de verificación de orientación para nuevos empleados y pasar a la capacitación oficial.

Capítulo 3: Planificación de su nuevo programa de orientación para el personal

Ahora que entendemos el propósito de la capacitación de inducción, este próximo capítulo explorará cómo hacer que la orientación para nuevos empleados sea divertida y atractiva. Como con la mayoría de las cosas, ¡todo comienza con un plan!

Qué incluir en la orientación para nuevos empleados

Decidir qué incluir en tu programa de orientación puede parecer una tarea imposible. Hay mucho que aprender sobre el trabajo y la empresa, y mucha gente para conocer. ¿Por dónde empiezas?

Recuerde que los nuevos empleados tendrán 90 días o más para familiarizarse con las tareas, las personas y los procesos durante su incorporación. Sin embargo, para la orientación, intente atenerse a estos temas importantes:

Veamos con más detalle cada punto de esta lista de verificación de incorporación de nuevos empleados:

Papeleo e información de nuevos empleados

El papeleo puede no ser la parte más emocionante de la orientación, pero es necesario. Desde las normas y políticas de la empresa hasta los formularios de impuestos, los empleados necesitan conocer los límites y las expectativas de su trabajo y espacio de trabajo. Asegúrese de incluir documentos como una oferta de empleo firmada, el manual del empleado de su empresa, etc.

Para un proceso de papeleo rápido y conveniente, haga que estos documentos sean accesibles en su LMS para que los empleados los lean y firmen. Luego, si alguna vez quieren volver a estos documentos, pueden ubicarlos en el mismo lugar.

Bienvenida e introducciones

Una cálida bienvenida contribuye en gran medida a que los empleados se sientan parte del equipo, especialmente cuando viene de más de una persona. Todo lo que se necesita es un pequeño esfuerzo de algunas personas.

Para que los nuevos empleados se sientan apreciados, envíales una carta de bienvenida firmada por el CEO. A continuación, pídale a su gerente que los lleve a una visita guiada a la oficina y que les muestre dónde se encuentran las salas de reuniones, los baños y los espacios comunes importantes. Luego, para presentarlos adecuadamente a su equipo, organice un almuerzo. De esta manera, los nuevos empleados pueden conocer a sus colegas en un entorno divertido y neutral.

Finalmente, querrás dar a los empleados un paquete de bienvenida con algunos regalos, como papelería de marca y una camiseta de la empresa, para hacerles saber lo emocionados que estás de tenerlos en el equipo. Asegúrese de incluir también un programa de orientación para los nuevos empleados para tener una idea clara de las próximas actividades.

Acceso a la oficina

No hay muchas cosas peores que llegar a un nuevo trabajo a tiempo, solo para descubrir que no puede entrar al edificio o estacionar su automóvil. Para evitar situaciones incómodas como esta, organice el estacionamiento, tarjetas de acceso y un mapa de oficina para los nuevos empleados en su primer día de trabajo. Recuerda compartir detalles útiles con antelación, por ejemplo, haz saber a los nuevos miembros de tu equipo que el primer día tendrán que llevar su identificación y mostrársela al guardia de seguridad para entrar en el edificio.

Hardware y software

Para ser un miembro productivo del equipo, es probable que sus nuevos empleados necesiten usar herramientas para la comunicación, la gestión de proyectos, el seguimiento del tiempo, los procesos de recursos humanos y, posiblemente, incluso para hacer su trabajo. Por ejemplo, un redactor digital podría necesitar aprender a usar la herramienta SEO de la empresa para escribir artículos de alto tráfico.

Cree un curso en línea que muestre a los nuevos empleados los pormenores del software que utilizarán. De esta manera, cada nuevo empleado puede aprender en su propio tiempo y a su propio ritmo. No olvides mostrarles cómo usar herramientas físicas, como impresoras y teléfonos.

Capacitación de inducción

Comience a planificar la capacitación de inducción para que los nuevos empleados aprendan las habilidades y los conocimientos que los harán exitosos en su trabajo. Esto podría incluir capacitación técnica específica para el trabajo, capacitación en seguridad o capacitación en habilidades interpersonales para alinear a los empleados con los valores de la empresa. No dejes esto para más tarde. Por el contrario, asegúrese de que los empleados estén al tanto de la próxima capacitación a partir del Día 1 presentándola durante la orientación para nuevos empleados.

Roles y responsabilidades en la orientación para nuevos empleados

La orientación puede sonar como un trabajo para Recursos Humanos, pero, en realidad, es un esfuerzo de equipo. Cuando todos los siguientes roles trabajan juntos, es probable que los nuevos empleados tengan la mejor experiencia de orientación.

Lo mejor es crear una lista detallada con todas las tareas de orientación que deben completarse y quién es responsable de cada una. De esta manera, estará seguro de que nada se le escapa. Por ejemplo, puede crear una hoja de cálculo como esta:

Si no tiene una plantilla instalada, lo tenemos cubierto. A continuación encontrará una nueva plantilla de orientación para empleados que puede descargar y personalizar en función de sus necesidades específicas.

Ahora veamos cómo los diferentes equipos y miembros del equipo pueden garantizar una experiencia de orientación positiva para los nuevos empleados.

RECURSOS humanos

El departamento de recursos Humanos desempeña una de las funciones más importantes, ya que crea una nueva plantilla de orientación para empleados, o un plan de acción, si lo desea. A menudo, Recursos Humanos también organiza las salas de capacitación, el paquete de bienvenida y la configuración del escritorio, y garantiza que los nuevos empleados tengan acceso al LMS de la empresa para la capacitación de incorporación y otras herramientas de capacitación para empleados.

Gerente de equipo

El segundo papel más importante recae en el nuevo gerente del empleado. Como líder del equipo y alguien que interactuará con frecuencia con el empleado, el gerente está en la mejor posición para hacer que los nuevos miembros del equipo se sientan bienvenidos y cómodos. De hecho, el 20% de los nuevos empleados se preocupan más por las expectativas de su supervisor que por sus trabajos reales. Por lo tanto, los gerentes también deben establecer objetivos claros para los nuevos empleados durante la orientación.

Departamento de TI

Quedan muy pocas empresas en el mundo que no utilicen la tecnología para trabajar, aprender e informar. Por lo tanto, es probable que sus nuevos empleados necesiten familiarizarse con las aplicaciones de software y el LMS de la empresa. El equipo técnico desempeñará un papel importante en la orientación y el apoyo al nuevo personal a medida que navega por estas tecnologías.

Nuevo empleado

Esto puede ser una sorpresa, pero los nuevos empleados también deben asumir la responsabilidad de su experiencia de orientación. Al participar plenamente en la capacitación de orientación para nuevos empleados, aprenderán a realizar bien sus trabajos. A través de las interacciones con los miembros de su equipo, se sentirán como si pertenecieran. Y al hacer preguntas cuando están atascados, los nuevos empleados se sentirán cómodos con los sistemas y procesos de la empresa.

Capítulo 4: Orientación en línea para empleados remotos

Los empleados remotos pueden tener más dificultades para aclimatarse y dominar las competencias esenciales en el trabajo que sus homólogos internos. Posteriormente, la orientación y la incorporación de los empleados remotos merecen una atención especial y una organización cuidadosa.

Después de su programa de orientación virtual, los nuevos empleados deben tener un buen conocimiento de sus responsabilidades laborales, herramientas de trabajo e información de la empresa. Lo que es más importante, deben comenzar a sentirse parte del equipo y formar vínculos con sus nuevos colegas.

Aquí hay algunos consejos para un programa de orientación en línea exitoso:

Ayuda a los nuevos empleados a usar herramientas de trabajo remoto

El trabajo remoto ha cobrado prominencia gracias a la tecnología. Los empleados remotos confían en las plataformas de comunicación, las herramientas de videoconferencia y el software de gestión de proyectos para conectarse con sus colegas y optimizar el trabajo en equipo.

Por lo tanto, una prioridad en su orientación virtual es una llamada con su equipo de TI. Su equipo de soporte técnico ayudará a los nuevos empleados a configurar sus cuentas y descargar el software necesario, y también les dará un recorrido por las funciones clave para ayudarlos a comenzar.

Organizar reuniones virtuales y presentaciones

No asuma que una reunión con el gerente del nuevo empleado y el resto del equipo es suficiente. En su lugar, programe diferentes reuniones con diferentes departamentos y equipos. Cada equipo debe hacer una breve presentación para exponer los conceptos básicos de su función y, cuando sea necesario, explicar a su nuevo empleado cómo colaborarán en el futuro.

Aparte de las reuniones de negocios, asegúrese de organizar una reunión informal entre los miembros del equipo más cercanos solo para charlar y presentarse. Esto aliviará un poco la presión y ayudará al nuevo empleado a ver el lado más divertido y relajado de sus compañeros de trabajo.

Crear un repositorio de conocimientos en línea

Las llamadas y reuniones son buenas, pero los nuevos empleados remotos también deben tener en sus manos algunas pautas reales. Estructura de la empresa, visita a la oficina virtual, material de capacitación, beneficios y políticas de la empresa: toda esta información debe documentarse y comunicarse verbalmente. Afortunadamente, no hay escasez de soluciones de almacenamiento en la nube para cargar y guardar todo tipo de contenido.

Si prefiere una solución todo en uno, un Sistema de Gestión de Aprendizaje es la opción adecuada para usted. Con un LMS, puede almacenar y organizar todo su material de orientación en el mismo lugar donde implementa sus cursos de capacitación. Esto elimina la necesidad de que los empleados nuevos y antiguos busquen a través de diferentes plataformas (o peor, a través de correos electrónicos) para encontrar la información que necesitan. Además, no tendrá que pasar por el proceso de crear y compartir todas estas guías cada vez que reciba a un nuevo miembro del equipo: cada nuevo empleado encontrará automáticamente todo lo que necesita en su portal de capacitación.

Capítulo 5: Cómo optimizar el flujo del proceso de nueva contratación

Conocer los temas más importantes para incluir en su programa de orientación para nuevos empleados es un buen comienzo. Aún así, incluso con las ideas más creativas y actividades divertidas, su nueva orientación para empleados solo tendrá éxito si funciona sin problemas para todos los involucrados.

Estos son nuestros mejores consejos para crear una experiencia de orientación perfecta.

Haga una nueva lista de verificación de orientación para empleados

Después de leer estas nuevas pautas de orientación para empleados, comprenderá exactamente qué, cuándo y cómo aprenden los nuevos empleados durante sus primeros días en el trabajo. Pero, como ya hemos comentado, no eres la única persona involucrada en el programa de orientación. Tendrá que confiar en los gerentes, TI y otros empleados de toda la empresa para ofrecer una experiencia positiva.

Por lo tanto, para asegurarse de que todos los empleados reciban la excelente orientación que planeó para ellos, cree una lista de todas las actividades que los nuevos empleados deben completar y quién es responsable de cada una.

Hemos creado una nueva plantilla de lista de verificación de orientación para empleados para usted, que puede descargar, personalizar y probar la próxima vez que reciba a un nuevo empleado:

Al usar una lista de verificación, es fácil rastrear el progreso de un empleado a través de la orientación y detectar cualquier tarea relevante que no se haya completado.

Utilice un Sistema de Gestión de Aprendizaje

La orientación de los nuevos empleados está muy cargada de documentos y administración. Pero afortunadamente, los avances tecnológicos han hecho que sea más fácil que nunca mejorar el proceso de orientación. En lugar de abrumar a los nuevos empleados con una pila de formularios y contratos de recursos humanos por las nubes, los empleados pueden leer, firmar y enviar todo en el sistema de gestión de aprendizaje (LMS).

Un LMS también es perfecto para ofrecer y hacer un seguimiento de la formación de incorporación, especialmente a medida que aumenta el número de nuevas contrataciones. Usa las funciones de gamificación de tu LMS para animar a tus nuevos empleados a aprender más rápido jugando, haciendo pruebas y ganando puntos de recompensa. Obtenga informes personalizados y cree pruebas de seguimiento para garantizar que los empleados no solo disfruten de sus actividades de orientación en línea, sino que también aprendan de ellas.

Establecer estándares coherentes

La orientación de los nuevos empleados debe ser coherente en toda la empresa, lo que significa que todas las personas involucradas en la orientación de los empleados deben comprender la importancia y las expectativas de su función.

Con este fin, explique el propósito de la orientación a los gerentes, el personal de TI y los miembros del equipo del nuevo empleado. Para asegurarse de que llevan a cabo todas sus responsabilidades de orientación, pídales que completen una lista de verificación de orientación para consultar como guía. Si tiene una nueva plantilla de orientación para empleados que puedan usar, mucho mejor. (Si no, vuelve y coge el nuestro!).

ask y pedir comentarios

Ofrecer orientación de alta calidad y consistente a todos los nuevos empleados puede ser complicado, especialmente a medida que aumenta el número de personas involucradas en el proceso de orientación. Por lo tanto, la mejor manera de saber si los empleados encuentran útil la orientación es simplemente preguntarles.

Recopilar comentarios de nuevos empleados durante y después del programa de orientación. Si determinadas actividades de orientación para nuevos empleados se califican mal, discuta estrategias para mejorar con la persona responsable de esas actividades. Después de todo, las tasas de rotación de personal y el rendimiento podrían depender de ello.

A su lado

Esperamos que haya encontrado todas las mejores prácticas para la orientación de nuevos empleados que estaba buscando en esta guía. Si desea ayuda para comenzar, hemos incluido una plantilla de lista de verificación de orientación para empleados. Háganos saber cómo va su orientación.