Una carta de consulta es una solicitud de información que el escritor cree que el lector puede proporcionar. Independientemente del tema, el objetivo es conseguir que el lector responda con una acción que satisfaga la pregunta.La acción tomada puede beneficiar al escritor o al lector, y a veces a ambos. Siendo ese el caso, el alcance debe incluir suficiente información para ayudar al lector a determinar la mejor manera de responder.

Identifique a su Lector

Una carta de consulta debe ser dirigida a la persona que tiene más probabilidades de responder de manera positiva y útil. Si no está seguro de quién podría ser, intente hacer algunas llamadas telefónicas para identificar a una persona de contacto. El nombre de esa persona debe colocarse en el encabezado interior y el saludo de su consulta. También debe incluirse en la línea superior de su sobre.Recuerde que las personas hacen negocios con las personas primero, las empresas en segundo lugar. Cuando se dirige a su lector por su nombre, reconoce su importancia y valor como un ser humano individual.

Establezca su objetivo

El objetivo en una carta de consulta es hacer una solicitud. Le pregunte al lector de algo beneficioso para el escritor, o tomar ventaja de algo que el escritor tiene para ofrecer.Su consulta debe ser específica y breve. Si está haciendo más de una pregunta, podría considerar resaltarlas en una lista con viñetas.

Determine Su Alcance

El alcance de una carta de consulta debe proporcionar suficiente información para que el lector comprenda su objetivo, tome una decisión informada y responda de manera oportuna.Considere a su lector y vaya al grano. ¿Tienen lo que quieres? ¿Pueden hacer lo que pides? Piense en lo que su lector necesitará saber en orden antes de tomar una decisión y enviarle una respuesta.Si va a recibir algún beneficio, puede ser útil explicar con qué propósito se utilizará el beneficio. Si el lector va a recibir algún beneficio, puede ayudar ofrecer un incentivo para responder.

Organice Su Carta

Organizar su carta de consulta establecerá un orden lógico en el que presentar su información. Ya ha comenzado esta tarea estableciendo un objetivo y determinando su alcance. Refiérase a ellos. En conjunto, incluyen gran parte del contenido que se convertirá en el cuerpo de su carta.
Un esquema simple te ayudará a organizarte. Comience por crear una lista de puntos relevantes y colóquelos en el orden secuencial que mejor ayude a su lector. comprende tu consulta. Estos puntos se convertirán en la columna vertebral de su borrador; su esquema se convertirá en una lista de verificación.

Redactar su carta

Trabajar a partir de un esquema es la forma más sencilla de redactar una carta de consulta. Ya te has organizado creando una lista. Refiérase a él y convierta cada fragmento en una oración completa que exprese un solo pensamiento o idea.
Para que sus pensamientos e ideas se transmitan de manera coherente, escriba con una voz que suene lo más natural posible. Intenta escribir tu borrador rápidamente y luego léelo en voz alta. Concéntrate en comunicar tu objetivo al lector. Asegúrese de que el alcance de su carta contenga toda la información relevante incluida en su lista de organización.Tenga en cuenta que está escribiendo un borrador. Por el momento, puede ignorar la ortografía, la gramática, la puntuación, la estructura de oraciones y párrafos. Esos son detalles técnicos a los que prestará atención en el paso final cuando revise y revise su trabajo.

Cierre Su carta

Una carta de consulta debe cerrarse de manera profesional. Una vez que su último párrafo esté escrito, firme entre un cierre de cortesía como «Sinceramente» o «Gracias» y su nombre impreso.Si está escribiendo en conjunto con un deber oficial, coloque su título debajo del nombre impreso. La información adicional, como las observaciones de dictado, la notificación de los archivos adjuntos, los anexos y las copias enviadas a otras personas, debe colocarse debajo de la línea de título.

Revise y Revise su Carta de consulta

Revisar y revisar su carta de consulta es el paso final en el proceso de escritura. Revisará su borrador en este paso, asegurándose de que su objetivo sea claro y su alcance sea conciso. Ponte en el lugar del lector mientras examinas el borrador. Pregúntese, como destinatario, si es capaz de comprender la solicitud rápidamente y si se ha incluido suficiente información para permitir una respuesta oportuna.Primero busque los errores obvios. Compruebe si hay errores de ortografía, estructura de oraciones y gramática. Recuerde que una voz pasiva no es tan dominante como una activa. Quieres que tu consulta sea fuerte, así que escribe con una voz activa.Lo importante a tener en cuenta es la cohesión general de toda la unidad. Busque precisión, claridad y una sensación de integridad. Pregúntese si las transiciones entre párrafos están funcionando y si su punto de vista, tono y estilo son consistentes a lo largo del texto.Examine cuidadosamente sus opciones de palabras. Las palabras ambiguas conducen a la confusión. La jerga y los términos abstractos pueden no entenderse en absoluto y las afectaciones, los clichés y el lenguaje trillado no sirven para ningún propósito real y oscurecerán su objetivo. Quieres ayudar a tu lector a entender exactamente qué es lo que quieres, así que elimina todo lo que no es útil.Y finalmente, si no has escrito una apertura o una conclusión, ahora es el momento. La introducción debe conducir al cuerpo de su carta con una declaración firme sobre el tema de su consulta y suficiente información de apoyo para mantener al lector leyendo. Sus observaciones finales deben reiterar su objetivo con una pregunta que requiera una acción.